サイトがブラウザの中でファイルを編集し、一度もアップロードしないなら、PDFのオンライン編集は安全です。サイトがファイルを自社のサーバーに送るなら、現実的なリスクがあります。その場合、あなたの文書のコピーが、自分では管理できないコンピューターの上に、その会社が保管すると決めた期間だけ置かれることになるからです。

つまり、本当の問題は「オンラインかどうか」ではありません。「ファイルが自分の端末の外に出るかどうか」です。個人的なものをドロップする前に、それは自分で1分ほどで確かめられます。このガイドではその方法を紹介し、続いて、機密性の高いPDFでよく必要になる作業を順に見ていきます。

ほとんどのPDFサイトで、ファイルに何が起きているか

オンラインのPDFツールの多くは、アップロードで動いています。ファイルを選ぶと進捗バーが伸び、相手のサーバーが変更を加え、あなたが結果をダウンロードする。それで問題なく使えますが、あなたの賃貸契約書やパスポートのスキャンは、少なくともしばらくの間、相手のサーバーにも存在することになります。

ページそのものの中で作業をするツールもあります。ファイルはブラウザのメモリに読み込まれ、そこで変更され、ダウンロードとして端末に保存されます。どこにも何も送られないので、どこか別の場所にあるコピーを心配する必要がありません。KopitiamのPDFツールはこの方式です。2つの方式がどう違うのか技術的な詳細を知りたい場合は、最後にリンクした別の解説記事をご覧ください。

ファイルをドロップする前の1分チェック

どのサイトの言い分も、そのまま信じる必要はありません。ノートパソコンなら、次のテストで多くのことがわかります。

  1. ツールのページを開き、読み込みが終わるまで待ちます。
  2. Wi-Fiをオフにするか、ネットワークケーブルを抜きます。
  3. 古いメニューや白紙のフォームなど、見られても困らないテスト用のPDFをドロップします。
  4. 小さな変更を加えて、ダウンロードボタンを押します。
  5. 接続がない状態でも使えるファイルが手に入れば、作業はあなたの端末で行われています。ツールが止まったりネットワークエラーが表示されたりしたら、サーバーが必要だったということです。

ページを離れる前に、接続を元に戻してください。最初は本物の文書ではなくテスト用のファイルを使えば、テストに失敗しても何も失いません。

オフラインで動くツールであることは強い目安ですが、法的な保証ではありません。わかるのは、そのツールが今どう動いているかです。本当に機密性の高いものには、このテストと、サイトのプライバシーページにファイルについて書かれていることを組み合わせて判断してください。

例：賃貸契約書に記入して署名する

大家さんから12ページの賃貸契約書がメールで届き、あなたの情報を記入して、各ページにイニシャルを書き、最後のページに署名するよう頼まれたとします。Kopitiamの「PDF編集」ツールでは、次のように進めます。

  1. 「PDF編集」を開き、契約書をページにドロップします（クリックして選ぶこともできます）。
  2. 契約書に入力できる欄があれば、「自動入力」を押します。フォームの入力欄を探し、入力できる欄を配置します。
  3. 欄がないところは、「テキスト」を選んで、文字を入れたい場所をクリックします。
  4. 「署名」を選び、署名やイニシャルを手書きして、必要な各ページに配置します。
  5. 「ダウンロード」を押します。仕上がったコピーが透かしなしで端末に保存されます。

1つ知っておいてほしいことがあります。「署名」は、紙に署名するように、手書きの署名をページに配置するものです。証明書ベースのデジタル署名ではありません。大家さんや銀行がデジタル証明書による署名をはっきり求めている場合は、そのためのツールが必要です。

例：自分の請求書の間違いを直す

日付が間違った請求書のPDFを自分宛てに送ってしまい、元のファイルはもう手元にない、ということもあるでしょう。それは「PDF編集」の「修正」ツールで対応できます。古い日付の上をドラッグして囲むと、Kopitiamが同じ色のカバーで覆うので、その上の欄に新しい文字を入力します。背景が白でない場合は、「カバーの色」をページに合わせてください。

「修正」で変わるのはページの見た目で、ファイルの中身ではありません。古い文字はその下に残っていて、選択したりコピーして取り出したりできます。口座番号のようなものを完全に隠すには、代わりに「PDF墨消し」を使ってください。文字そのものを削除します。

ファイルが開かない、または動きがおかしいとき

  • パスワードで保護されたPDF：Kopitiamはまだロックされたファイルを開けません。いつものPDFリーダーでパスワードを入力して開き、「印刷 → PDFとして保存」でロックなしのコピーを作って、そのコピーを編集してください。
  • 「編集制限」：開くことはできても、変更が禁止されているPDFがあります。同じ「印刷 → PDFとして保存」の手順で、編集できるコピーが作れます。「PDF JPG変換」でページを画像にしたり、「PDF Word・テキスト変換」でテキストを取り出したりすることもできます。
  • スキャンしたPDF：スキャンはページの絵なので、変更できる既存の文字がありません。それでも、その上にテキスト、署名、カバーを追加することはできます。
  • とても大きなファイル：すべてお使いの端末で処理されるので、実際の限界はサイズの上限ではなく、端末のメモリです。300ページのスキャンは古いノートパソコンでは遅く、スマホでは失敗することがあります。先に分割すると楽になります。
  • スマホで使う場合：ツールはスマホのブラウザでも動きますが、署名を正確に配置するのは大きな画面のほうが簡単です。配置する前に拡大してください。

Kopitiamで端末の外に出るもの

作業中にサイト自体が何を送っているのか気になるのは当然です。ファイル、そのファイル名、その中身が送られることはありません。Kopitiamは広告で無料になっているので、ブラウザは広告パートナーに表示する広告をリクエストします。Cookieバナーで「同意する」を押した場合は、匿名のアクセス解析が、どのツールが開かれたか、ダウンロードが完了したかといったことを記録します。「必須のみ」を選ぶと、アクセス解析はまったく読み込まれません。完全な一覧はプライバシーページにあります。

ダウンロードしたあとの3つの習慣

  • 送る前に、ダウンロードしたファイルを開いてください。署名と文字が、必要なすべてのページで、置いた場所にあるかを確認しましょう。
  • わかりやすい名前を付けましょう。「tenancy-signed.pdf」のほうが、日付やコピー番号の入った長い名前より大家さんにとってわかりやすく、ほかの人に余計なことを伝えることもありません。
  • ダウンロードフォルダを片づけましょう。家族で使うノートパソコンのダウンロードフォルダに給与明細が1年間残っていたら、安全な編集ツールを使っても意味がありません。個人用のフォルダに移すか、不要なコピーは削除してください。

そもそもオンラインで編集しないほうがいいとき

アップロードを一切しないツールであっても、別の方法を取るべき状況があります。

  • 勤務先の規則で、機密ファイルは承認されたソフトでしか開けないと決まっている。ツールがどう動くかにかかわらず、規則に従ってください。
  • 共用または公共のパソコンを使っている。ダウンロードしたファイルはそのパソコンのダウンロードフォルダに入るので、離れる前に削除してください。
  • 文書に認証付きのデジタル署名や法的な監査証跡が必要。相手が求めるシステムを使ってください。
  • 既存の文章を段落単位で変える必要がある。日付や数字なら覆って打ち直す方法で足りますが、長い書き直しは、手に入るなら元のWordファイルでするほうが簡単です。

署名、フォームの記入、メモの追加、ページの削除といった日常の作業なら、ファイルを端末に残したままにするツールが安全な選択です。アップロードを待つ必要がないので、たいていはいちばん速い方法でもあります。