Η επεξεργασία ενός PDF online είναι ασφαλής όταν ο ιστότοπος επεξεργάζεται το αρχείο μέσα στον browser σας και δεν το ανεβάζει ποτέ. Είναι πραγματικός κίνδυνος όταν ο ιστότοπος στέλνει το αρχείο σας στους servers του, γιατί τότε ένα αντίγραφο του εγγράφου σας βρίσκεται σε ένα μηχάνημα που δεν ελέγχετε, για όσο καιρό αποφασίσει να το κρατήσει εκείνη η εταιρεία.

Άρα το ερώτημα δεν είναι στην πραγματικότητα «online ή όχι». Είναι «φεύγει το αρχείο μου από τη συσκευή μου». Μπορείτε να το ελέγξετε μόνοι σας σε περίπου ένα λεπτό, πριν αφήσετε οτιδήποτε προσωπικό. Αυτός ο οδηγός σας δείχνει πώς, και μετά περνά από τις δουλειές που χρειάζεται πιο συχνά να κάνει κανείς με ένα ευαίσθητο PDF.

Τι γίνεται με το αρχείο σας στους περισσότερους ιστότοπους PDF

Πολλά online εργαλεία PDF λειτουργούν με ανέβασμα. Διαλέγετε ένα αρχείο, μια μπάρα προόδου γεμίζει, ο server τους κάνει την αλλαγή και εσείς κατεβάζετε το αποτέλεσμα. Αυτό δουλεύει μια χαρά, αλλά το μισθωτήριο ή η σάρωση του διαβατηρίου σας υπάρχει τώρα και στον server τους, τουλάχιστον για λίγο.

Άλλα εργαλεία κάνουν τη δουλειά μέσα στην ίδια τη σελίδα. Το αρχείο διαβάζεται στη μνήμη του browser σας, αλλάζει εκεί και αποθηκεύεται ξανά στη συσκευή σας ως λήψη. Τίποτα δεν στέλνεται πουθενά, οπότε δεν υπάρχει αντίγραφο αλλού για να σας απασχολεί. Τα εργαλεία PDF του Kopitiam λειτουργούν έτσι. Αν θέλετε τις τεχνικές λεπτομέρειες για το πώς διαφέρουν οι δύο προσεγγίσεις, υπάρχει ξεχωριστό άρθρο με σύνδεσμο στο τέλος.

Ένας έλεγχος ενός λεπτού πριν αφήσετε το αρχείο

Δεν χρειάζεται να πιστέψετε κανέναν ιστότοπο στον λόγο του. Σε ένα laptop, αυτή η δοκιμή σας λέει πολλά:

  1. Ανοίξτε τη σελίδα του εργαλείου και αφήστε τη να φορτώσει πλήρως.
  2. Κλείστε το Wi-Fi ή βγάλτε το καλώδιο δικτύου.
  3. Αφήστε ένα αθώο δοκιμαστικό PDF, όπως έναν παλιό κατάλογο φαγητού ή μια κενή φόρμα.
  4. Κάντε μια μικρή αλλαγή και πατήστε το κουμπί λήψης.
  5. Αν πάρετε πίσω ένα αρχείο που λειτουργεί χωρίς σύνδεση, η δουλειά έγινε στη συσκευή σας. Αν το εργαλείο κολλήσει ή δείξει σφάλμα δικτύου, χρειαζόταν server.

Μετά ανοίξτε ξανά τη σύνδεση πριν φύγετε από τη σελίδα. Χρησιμοποιήστε δοκιμαστικό αρχείο την πρώτη φορά, όχι το πραγματικό έγγραφο, ώστε μια αποτυχημένη δοκιμή να μη σας κοστίσει τίποτα.

Ένα εργαλείο που λειτουργεί εκτός σύνδεσης είναι ισχυρή ένδειξη, όχι νομική εγγύηση. Σας λέει πώς λειτουργεί το εργαλείο σήμερα. Για οτιδήποτε πραγματικά ευαίσθητο, συνδυάστε τη δοκιμή με όσα λέει η σελίδα απορρήτου του ιστότοπου για τα αρχεία σας.

Παράδειγμα: υπογραφή και συμπλήρωση μισθωτηρίου

Ας πούμε ότι ο ιδιοκτήτης σας στέλνει με email ένα μισθωτήριο 12 σελίδων και σας ζητά να συμπληρώσετε τα στοιχεία σας, να μονογράψετε κάθε σελίδα και να υπογράψετε την τελευταία. Να πώς γίνεται στο εργαλείο «Επεξεργασία PDF» του Kopitiam:

  1. Ανοίξτε την «Επεξεργασία PDF» και αφήστε το μισθωτήριο στη σελίδα ή κάντε κλικ για να το επιλέξετε.
  2. Αν το μισθωτήριο έχει πεδία συμπλήρωσης, πατήστε «Συμπλήρωση». Ψάχνει για πεδία φόρμας και τοποθετεί πλαίσια όπου μπορείτε να γράψετε.
  3. Για ό,τι δεν έχει πλαίσιο, διαλέξτε «Κείμενο» και κάντε κλικ εκεί όπου πρέπει να μπουν οι λέξεις.
  4. Διαλέξτε «Υπογραφή», σχεδιάστε την υπογραφή ή τη μονογραφή σας και τοποθετήστε τη σε κάθε σελίδα που τη χρειάζεται.
  5. Πατήστε «Λήψη». Το τελικό αντίγραφο αποθηκεύεται στη συσκευή σας, χωρίς υδατογράφημα.

Ένα πράγμα που πρέπει να ξέρετε: η «Υπογραφή» τοποθετεί μια σχεδιασμένη υπογραφή στη σελίδα, όπως όταν υπογράφετε σε χαρτί. Δεν είναι ψηφιακή υπογραφή με πιστοποιητικό. Αν ο ιδιοκτήτης ή η τράπεζά σας ζητά συγκεκριμένα υπογραφή με ψηφιακό πιστοποιητικό, θα χρειαστείτε ένα εργαλείο φτιαγμένο γι’ αυτό.

Παράδειγμα: διόρθωση λάθους στο δικό σας τιμολόγιο

Ίσως στείλατε στον εαυτό σας ένα τιμολόγιο PDF με λάθος ημερομηνία και δεν έχετε πια το αρχικό αρχείο. Το εργαλείο «Κάλυψη» στην «Επεξεργασία PDF» το αναλαμβάνει. Σύρετε ένα πλαίσιο πάνω από την παλιά ημερομηνία, το Kopitiam βάζει από πάνω ένα κάλυμμα στο ίδιο χρώμα, και γράφετε το νέο κείμενο στο πλαίσιο από πάνω. Ρυθμίστε το «Χρώμα καλύμματος» ώστε να ταιριάζει με τη σελίδα αν το φόντο δεν είναι λευκό.

Η «Κάλυψη» αλλάζει αυτό που δείχνει η σελίδα, όχι αυτό που περιέχει το αρχείο. Το παλιό κείμενο είναι ακόμη από κάτω και μπορεί να επιλεγεί ή να αντιγραφεί. Για να κρύψετε κάτι οριστικά, όπως έναν αριθμό λογαριασμού, χρησιμοποιήστε καλύτερα την «Απόκρυψη PDF», που το αφαιρεί.

Όταν το αρχείο δεν ανοίγει ή συμπεριφέρεται παράξενα

  • PDF με κωδικό: το Kopitiam δεν ανοίγει ακόμη κλειδωμένα αρχεία. Ανοίξτε το στο συνηθισμένο πρόγραμμα ανάγνωσης PDF με τον κωδικό, χρησιμοποιήστε Εκτύπωση και μετά Αποθήκευση ως PDF για να φτιάξετε ξεκλείδωτο αντίγραφο, και επεξεργαστείτε αυτό το αντίγραφο.
  • «Περιορισμοί επεξεργασίας»: κάποια PDF ανοίγουν κανονικά αλλά απαγορεύουν τις αλλαγές. Το ίδιο βήμα, από Εκτύπωση σε Αποθήκευση ως PDF, φτιάχνει ένα επεξεργάσιμο αντίγραφο. Μπορείτε πάντως να μετατρέψετε τις σελίδες σε εικόνες με το «PDF σε JPG» ή να αντιγράψετε το κείμενο με το «PDF σε Word & κείμενο».
  • Σαρωμένο PDF: μια σάρωση είναι εικόνα μιας σελίδας, οπότε δεν υπάρχει υπάρχον κείμενο για να αλλάξει. Μπορείτε πάντως να προσθέσετε από πάνω κείμενο, υπογραφή ή κάλυμμα.
  • Πολύ μεγάλο αρχείο: επειδή όλα γίνονται στη συσκευή σας, το πραγματικό όριο είναι η μνήμη της συσκευής σας, όχι κάποιο όριο μεγέθους. Μια σάρωση 300 σελίδων μπορεί να είναι αργή σε ένα παλιότερο laptop και να αποτύχει σε κινητό. Βοηθά να τη χωρίσετε πρώτα.
  • Στο κινητό: τα εργαλεία λειτουργούν σε browser κινητού, αλλά η ακριβής τοποθέτηση μιας υπογραφής είναι πιο εύκολη σε μεγαλύτερη οθόνη. Μεγεθύνετε πριν την τοποθετήσετε.

Τι φεύγει πράγματι από τη συσκευή σας στο Kopitiam

Είναι λογικό να ρωτήσετε τι στέλνει ο ίδιος ο ιστότοπος όσο δουλεύετε. Το αρχείο σας, το όνομά του και το περιεχόμενό του δεν στέλνονται ποτέ. Το Kopitiam είναι δωρεάν χάρη στις διαφημίσεις, οπότε ο browser σας ζητά από τον συνεργάτη διαφημίσεων μια διαφήμιση για προβολή. Αν πατήσετε «Αποδοχή» στη μπάρα των cookies, ανώνυμα analytics καταγράφουν πράγματα όπως ποιο εργαλείο άνοιξε και αν ολοκληρώθηκε μια λήψη. Αν διαλέξετε «Μόνο τα απαραίτητα», τα analytics δεν φορτώνουν καθόλου. Η πλήρης λίστα βρίσκεται στη σελίδα απορρήτου.

Μετά τη λήψη: τρεις γρήγορες συνήθειες

  • Ανοίξτε το αρχείο που κατεβάσατε πριν το στείλετε. Ελέγξτε ότι η υπογραφή και το κείμενό σας βρίσκονται εκεί όπου τα βάλατε, σε κάθε σελίδα που τα χρειάζεται.
  • Δώστε του ένα λογικό όνομα. Το «tenancy-signed.pdf» είναι πιο καθαρό για τον ιδιοκτήτη από ένα μακρύ όνομα με ημερομηνίες και αριθμούς αντιγράφων, και δεν λέει τίποτα παραπάνω σε κανέναν άλλο.
  • Τακτοποιήστε τον φάκελο Λήψεις. Ένας ασφαλής editor δεν βοηθά αν το εκκαθαριστικό μισθοδοσίας μείνει στις Λήψεις ενός οικογενειακού laptop για έναν χρόνο. Μετακινήστε το σε έναν ιδιωτικό φάκελο ή διαγράψτε τα αντίγραφα που δεν χρειάζεστε.

Πότε να μην το επεξεργαστείτε καθόλου online

Κάποιες περιστάσεις θέλουν άλλο δρόμο, ακόμη και με ένα εργαλείο που δεν ανεβάζει ποτέ:

  • Οι κανόνες του εργοδότη σας λένε ότι τα εμπιστευτικά αρχεία ανοίγουν μόνο σε εγκεκριμένο λογισμικό. Ακολουθήστε τον κανόνα, ό,τι κι αν κάνει το εργαλείο.
  • Είστε σε κοινόχρηστο ή δημόσιο υπολογιστή. Η λήψη καταλήγει στον φάκελο Λήψεις εκείνου του υπολογιστή, οπότε διαγράψτε τη πριν φύγετε.
  • Το έγγραφο χρειάζεται πιστοποιημένη ψηφιακή υπογραφή ή νομικό ίχνος ελέγχου. Χρησιμοποιήστε το σύστημα που ζητά η άλλη πλευρά.
  • Χρειάζεται να αλλάξετε παραγράφους υπάρχοντος κειμένου. Η κάλυψη και το ξαναγράψιμο κάνουν για μια ημερομηνία ή ένα ποσό, αλλά ένα μεγάλο ξαναγράψιμο είναι πιο εύκολο στο αρχικό αρχείο Word, αν μπορείτε να το βρείτε.

Για τις καθημερινές δουλειές, όπως να υπογράψετε, να συμπληρώσετε μια φόρμα, να προσθέσετε μια σημείωση ή να αφαιρέσετε μια σελίδα, ένα εργαλείο που κρατά το αρχείο στη συσκευή σας είναι η ασφαλής επιλογή. Συνήθως είναι και η πιο γρήγορη, γιατί δεν περιμένετε κανένα ανέβασμα.