Κάποια δωρεάν online εργαλεία PDF είναι ασφαλή για ευαίσθητα αρχεία και κάποια όχι, και απ’ έξω μοιάζουν σχεδόν ίδια. Τα ασφαλή επεξεργάζονται το αρχείο σας στον browser σας και δεν το ανεβάζουν ποτέ. Τα ριψοκίνδυνα το ανεβάζουν, το κρατούν για χρόνο που δεν ελέγχετε, και χρηματοδοτούνται με τρόπους που δεν εξηγούν.

Μπορείτε να τα ξεχωρίσετε με λίγους ελέγχους που την πρώτη φορά παίρνουν πέντε λεπτά και μετά δευτερόλεπτα. Ακολουθεί η λίστα ελέγχου, ομαδοποιημένη ανάλογα με το τι σας λέει κάθε έλεγχος, και μετά το πώς να σταθμίσετε τις απαντήσεις για διάφορα είδη εγγράφων.

Έλεγχοι 1 έως 4: πού επεξεργάζεται το αρχείο σας;

Αυτό μετράει περισσότερο, γιατί ένα αρχείο που δεν φεύγει ποτέ από τη συσκευή σας δεν μπορεί να διαρρεύσει, να κρατηθεί ή να δοθεί σε άλλους από τον ιστότοπο.

  • Έλεγχος 1, η δήλωση στη σελίδα του εργαλείου. Το «λειτουργεί στον browser σας» ή «το αρχείο σας δεν φεύγει ποτέ από τη συσκευή σας» είναι συγκεκριμένη δήλωση που μπορεί να ελεγχθεί. Το «ασφαλές», «κρυπτογραφημένο» ή «σεβόμαστε το απόρρητό σας» δεν λέει τίποτα για το πού γίνεται η δουλειά.
  • Έλεγχος 2, ένα βήμα ανεβάσματος. Μια μπάρα προόδου που ανεβαίνει πριν γίνει οτιδήποτε άλλο, ακόμη και για αρχείο μίας σελίδας, είναι συνήθως το αρχείο που ταξιδεύει προς έναν server.
  • Έλεγχος 3, το τεστ χωρίς σύνδεση. Φορτώστε τη σελίδα του εργαλείου, κλείστε το Wi-Fi και μετά περάστε από το εργαλείο ένα αδιάφορο δοκιμαστικό PDF. Αν λειτουργεί ακόμη, η επεξεργασία γίνεται τοπικά.
  • Έλεγχος 4, η καρτέλα Network, αν νιώθετε άνετα με αυτήν. Η επόμενη ενότητα δείχνει πώς.

Πώς να διαβάσετε την καρτέλα Network χωρίς να είστε προγραμματιστής

Κάθε browser υπολογιστή μπορεί να σας δείξει τι στέλνει μια σελίδα. Σε Chrome, Edge ή Firefox, πατήστε F12 (ή δεξί κλικ στη σελίδα και «Επιθεώρηση»), και ανοίξτε την καρτέλα Network. Κρατήστε την ανοιχτή όσο αφήνετε ένα δοκιμαστικό αρχείο και εκτελείτε το εργαλείο.

  • Αγνοήστε τα μικρά. Οι διαφημίσεις, τα analytics, οι γραμματοσειρές και οι εικόνες κάνουν όλα αιτήματα λίγων kilobyte. Σχεδόν κάθε ιστότοπος τα έχει.
  • Κοιτάξτε τη στήλη μεγέθους. Αν το δοκιμαστικό σας PDF είναι 2 MB και φεύγει ένα αίτημα περίπου 2 MB τη στιγμή που το αφήνετε, αυτό είναι το αρχείο σας που ανεβαίνει.
  • Κοιτάξτε τη μέθοδο. Ένα ανέβασμα είναι συνήθως αίτημα POST ή PUT, συχνά προς διεύθυνση με λέξεις όπως upload, task ή process.
  • Επαναλάβετε με τη λήψη. Κάποιοι ιστότοποι επεξεργάζονται τοπικά αλλά στέλνουν το αποτέλεσμα πίσω σε server για να το «αποθηκεύσουν». Η λήψη πρέπει να δημιουργεί αρχείο χωρίς να φεύγει μεγάλο αίτημα.

Στο κινητό δεν υπάρχει εύκολη καρτέλα Network, οπότε κάντε το τεστ χωρίς σύνδεση. Φορτώστε το εργαλείο, ενεργοποιήστε τη λειτουργία πτήσης και δοκιμάστε ένα δοκιμαστικό αρχείο. Θυμηθείτε να την απενεργοποιήσετε μετά.

Έλεγχοι 5 έως 8: τι λέει η πολιτική απορρήτου;

Αν ένα εργαλείο ανεβάζει όντως το αρχείο, η πολιτική απορρήτου σας λέει πόσο σημαντικό είναι αυτό. Ψάξτε στη σελίδα για λέξεις όπως «αρχεία», «έγγραφα», «διαγραφή» και «διατήρηση».

  • Έλεγχος 5, η διατήρηση. Το «τα αρχεία διαγράφονται μετά από μία ώρα» σημαίνει ότι είχαν το αρχείο σας για μία ώρα. Σημειώστε αν αυτό ισχύει και για τους δωρεάν χρήστες, και για τα αντίγραφα ασφαλείας.
  • Έλεγχος 6, η χρήση του περιεχομένου σας. Δείτε αν τα έγγραφα μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τη βελτίωση υπηρεσιών ή την εκπαίδευση συστημάτων. Αν η διατύπωση είναι αόριστη, υποθέστε ότι ναι.
  • Έλεγχος 7, ποιος άλλος το αγγίζει. Ψάξτε τη λίστα με τους εκτελούντες την επεξεργασία και τους παρόχους φιλοξενίας, και σε ποια χώρα βρίσκονται οι servers.
  • Έλεγχος 8, πραγματικά στοιχεία επικοινωνίας. Μια εταιρεία με όνομα, μια διεύθυνση και ένας τρόπος να ζητήσετε διαγραφή είναι το ελάχιστο. Αν δεν υπάρχει καθόλου πολιτική, κι αυτό είναι απάντηση.

Έλεγχοι 9 έως 12: πώς χρηματοδοτείται, και τι σας ζητά;

  • Έλεγχος 9, χρηματοδότηση που φαίνεται. Οι διαφημίσεις ή ένα πακέτο επί πληρωμή είναι συνηθισμένοι τρόποι να πληρωθεί ένα δωρεάν εργαλείο. Όταν δεν μπορείτε να καταλάβετε καθόλου πώς βγάζει χρήματα ένας ιστότοπος, προσέξτε περισσότερο τι του δίνετε.
  • Έλεγχος 10, ο τοίχος λογαριασμού. Αν σας ζητά να συνδεθείτε αφού έχετε κάνει τη δουλειά, μόνο για να κατεβάσετε, είναι ένδειξη ότι ο ιστότοπος θέλει το email σας περισσότερο από το να σας έχει πελάτη.
  • Έλεγχος 11, προγράμματα εγκατάστασης και επεκτάσεις. Ένας ιστότοπος PDF που σας σπρώχνει σε λήψη προγράμματος, επέκταση browser ή άδεια ειδοποιήσεων για να τελειώσει μια απλή δουλειά ζητά πολύ περισσότερη πρόσβαση από όση χρειάζεται η δουλειά.
  • Έλεγχος 12, η ίδια η λήψη. Το αποτέλεσμα πρέπει να είναι PDF. Ένα αρχείο που τελειώνει σε .exe, ένα απροσδόκητο .zip ή μια αλυσίδα ανακατευθύνσεων πριν από το αρχείο είναι λόγος να σταματήσετε.
Το πιο συνηθισμένο λάθος είναι να εμπιστευτείτε τη λέξη «ασφαλές». Το λουκέτο και το HTTPS σημαίνουν ότι το αρχείο κρυπτογραφείται στη διαδρομή του προς τον server. Δεν λένε τίποτα για το τι του συμβαίνει όταν φτάσει.

Πόσο μετράει κάθε έλεγχος εξαρτάται από το έγγραφο

Δεν χρειάζεται την ίδια προσοχή κάθε αρχείο. Ένας πρόχειρος οδηγός:

  • Χαμηλό ρίσκο, όπως ένας κατάλογος καφετέριας, ένα δημόσιο φυλλάδιο ή ένα φέιγ βολάν για σχολική εκδήλωση. Οποιοδήποτε αξιόπιστο εργαλείο κάνει. Οι έλεγχοι 11 και 12 ισχύουν πάντως.
  • Προσωπικά, όπως ένα εκκαθαριστικό μισθοδοσίας, ένα αντίγραφο κίνησης λογαριασμού ή ένα μισθωτήριο. Προτιμήστε εργαλείο που περνά τους ελέγχους 1 έως 4. Αν ανεβάζει, πρέπει να περνά καθαρά τους 5 έως 8.
  • Έγγραφα ταυτότητας, όπως σάρωση διαβατηρίου, IC ή διπλώματος οδήγησης. Χρησιμοποιήστε μόνο εργαλείο που κάνει την επεξεργασία στον browser σας. Μια σάρωση ταυτότητας που διέρρευσε δύσκολα ξεγίνεται.
  • Δεδομένα άλλων, όπως αρχεία πελατών, φάκελοι ασθενών ή έγγραφα ανθρώπινου δυναμικού. Οι κανόνες του οργανισμού σας έρχονται πρώτοι. Οι νόμοι προστασίας δεδομένων, όπως ο PDPA της Μαλαισίας και ο GDPR της ΕΕ, επιβάλλουν στους οργανισμούς υποχρεώσεις να κρατούν ασφαλή τα προσωπικά δεδομένα.

Όταν ένα εργαλείο αποτυγχάνει σε έναν έλεγχο

Η αποτυχία στον έλεγχο 3 δεν κάνει ένα εργαλείο ανέντιμο. Κάποιες δουλειές, όπως η αναγνώριση κειμένου σε μεγάλη κλίμακα σε σαρώσεις, γίνονται συχνά σε servers, και μια σαφής πολιτική μπορεί να το κάνει αποδεκτό για συνηθισμένα αρχεία. Η αποτυχία ενώ το εργαλείο ισχυρίζεται ότι λειτουργεί στον browser σας είναι άλλο θέμα: ο ισχυρισμός δεν είναι αληθής, οπότε μην εμπιστεύεστε και τα υπόλοιπα.

Αν έχετε ήδη ανεβάσει κάτι ευαίσθητο σε ιστότοπο για τον οποίο τώρα έχετε αμφιβολίες, ψάξτε τη διαδικασία αιτήματος διαγραφής του και χρησιμοποιήστε την. Αν ήταν έγγραφο ταυτότητας ή τραπεζικά στοιχεία, προσέχετε για phishing που σας επαναλαμβάνει αυτά τα στοιχεία.

Επαναλαμβάνετε τους ελέγχους πότε πότε για τα εργαλεία που χρησιμοποιείτε συχνά. Οι ιστότοποι πωλούνται, αλλάζουν τρόπο χρηματοδότησης ή μεταφέρουν μια λειτουργία σε server, και το εργαλείο που ελέγξατε πέρσι μπορεί να λειτουργεί αλλιώς σήμερα. Ένα εργαλείο στους σελιδοδείκτες σας που ξαφνικά δείχνει μπάρα ανεβάσματος αξίζει δεύτερη ματιά.

Πώς τα πάει το Kopitiam στην ίδια λίστα ελέγχου

Είναι δίκαιο να περάσουμε και το δικό μας εργαλείο από αυτήν. Τα εργαλεία PDF του Kopitiam επεξεργάζονται το αρχείο σας στον browser και δεν το ανεβάζουν ποτέ, και συνεχίζουν να λειτουργούν αν πέσει η σύνδεση αφού φορτώσει η σελίδα. Δεν υπάρχει λογαριασμός, τοίχος λήψης ή πρόγραμμα εγκατάστασης.

Τι στέλνει ο ιστότοπος: το Kopitiam χρηματοδοτείται από διαφημίσεις, οπότε ο browser σας ζητά από τον συνεργάτη μας για διαφημίσεις μια διαφήμιση για προβολή. Αν αποδεχτείτε τα analytics στο banner των cookies, ανώνυμα συμβάντα καταγράφουν πράγματα όπως ποιο εργαλείο άνοιξε, ποτέ το αρχείο ή το όνομά του. Αν επιλέξετε «Μόνο τα απαραίτητα», τα analytics δεν φορτώνουν. Οι γραμματοσειρές έρχονται από το Google Fonts. Η σελίδα απορρήτου τα αναφέρει όλα, και μπορείτε να το επιβεβαιώσετε μόνοι σας στην καρτέλα Network.