Manche kostenlosen PDF-Tools im Netz sind für sensible Dateien sicher, manche nicht, und von außen sehen sie fast gleich aus. Die sicheren verarbeiten deine Datei in deinem Browser und laden sie nie hoch. Die riskanten laden sie hoch, behalten sie für eine Zeit, auf die du keinen Einfluss hast, und finanzieren sich auf eine Weise, die sie nicht erklären.

Du kannst sie mit ein paar Prüfungen auseinanderhalten, die beim ersten Mal fünf Minuten dauern und danach Sekunden. Hier ist die Checkliste, gruppiert nach dem, was jede Prüfung dir verrät, gefolgt davon, wie du die Antworten für verschiedene Arten von Dokumenten gewichtest.

Prüfungen 1 bis 4: Wo wird deine Datei verarbeitet?

Das ist am wichtigsten, denn eine Datei, die dein Gerät nie verlässt, kann von der Seite weder geleakt noch aufbewahrt noch weitergegeben werden.

  • Prüfung 1, die Aussage auf der Tool-Seite. „Läuft in deinem Browser“ oder „deine Datei verlässt nie dein Gerät“ ist eine konkrete, überprüfbare Aussage. „Sicher“, „verschlüsselt“ oder „wir respektieren deine Privatsphäre“ sagt nichts darüber, wo die Arbeit passiert.
  • Prüfung 2, ein Upload-Schritt. Ein Fortschrittsbalken, der hochläuft, bevor irgendetwas anderes passiert, selbst bei einer einseitigen Datei, ist meist die Datei auf dem Weg zu einem Server.
  • Prüfung 3, der Offline-Test. Lade die Tool-Seite, schalte das WLAN aus und lass dann eine harmlose Test-PDF durchlaufen. Funktioniert es weiterhin, findet die Verarbeitung lokal statt.
  • Prüfung 4, der Netzwerk-Tab, wenn du dich damit wohlfühlst. Der nächste Abschnitt zeigt, wie das geht.

Den Netzwerk-Tab lesen, ohne Entwickler zu sein

Jeder Desktop-Browser kann dir zeigen, was eine Seite sendet. Drück in Chrome, Edge oder Firefox F12 (oder klicke mit der rechten Maustaste auf die Seite und wähle „Untersuchen“) und öffne dann den Tab „Netzwerk“. Lass ihn offen, während du eine Testdatei hineinziehst und das Tool laufen lässt.

  • Ignoriere die Kleinigkeiten. Werbung, Analyse, Schriften und Bilder erzeugen alle Anfragen von wenigen Kilobyte. Fast jede Website hat sie.
  • Schau auf die Spalte mit der Größe. Wenn deine Test-PDF 2 MB groß ist und beim Hineinziehen eine Anfrage von etwa 2 MB hinausgeht, wird deine Datei hochgeladen.
  • Schau auf die Methode. Ein Upload ist normalerweise eine POST- oder PUT-Anfrage, oft an eine Adresse mit Wörtern wie upload, task oder process darin.
  • Wiederhole das beim Download. Manche Seiten verarbeiten lokal, schicken das Ergebnis aber an einen Server zurück, um es zu „speichern“. Der Download sollte eine Datei erzeugen, ohne dass eine große Anfrage hinausgeht.

Auf dem Handy gibt es keinen einfachen Netzwerk-Tab, nutze dort stattdessen den Offline-Test. Lade das Tool, schalte den Flugmodus ein und probiere dann eine Testdatei aus. Denk daran, ihn danach wieder auszuschalten.

Prüfungen 5 bis 8: Was steht in der Datenschutzerklärung?

Wenn ein Tool hochlädt, sagt dir die Datenschutzerklärung, wie viel das ausmacht. Durchsuche die Seite nach „Dateien“, „Dokumente“, „löschen“ und „aufbewahren“.

  • Prüfung 5, Aufbewahrung. „Dateien werden nach einer Stunde gelöscht“ heißt, dass sie deine Datei eine Stunde lang hatten. Achte darauf, ob das auch für kostenlose Nutzer gilt und auch für Backups.
  • Prüfung 6, Nutzung deiner Inhalte. Schau, ob Dokumente verwendet werden dürfen, um Dienste zu verbessern oder Systeme zu trainieren. Ist es vage formuliert, geh von Ja aus.
  • Prüfung 7, wer sonst noch Zugriff hat. Such nach der Liste der Auftragsverarbeiter und Hosting-Anbieter und danach, in welchem Land die Server stehen.
  • Prüfung 8, ein echter Kontakt. Ein namentlich genanntes Unternehmen, eine Adresse und ein Weg, die Löschung zu verlangen, sind das Minimum. Gar keine Datenschutzerklärung ist auch eine Antwort.

Prüfungen 9 bis 12: Wie finanziert es sich, und was verlangt es von dir?

  • Prüfung 9, eine sichtbare Finanzierung. Werbung oder ein Bezahltarif sind übliche Wege, ein kostenloses Tool zu finanzieren. Wenn du überhaupt nicht erkennen kannst, wie eine Seite Geld verdient, sei vorsichtiger mit dem, was du ihr gibst.
  • Prüfung 10, eine Konto-Sperre. Wenn du dich erst nach getaner Arbeit anmelden sollst, nur um herunterzuladen, ist das ein Zeichen, dass die Seite eher deine E-Mail-Adresse will als deine Kundschaft.
  • Prüfung 11, Installer und Erweiterungen. Eine PDF-Seite, die dir einen Download, eine Browser-Erweiterung oder die Erlaubnis für Benachrichtigungen aufdrängt, um eine einfache Aufgabe abzuschließen, verlangt viel mehr Zugriff, als die Aufgabe braucht.
  • Prüfung 12, der Download selbst. Das Ergebnis sollte eine PDF sein. Eine Datei mit der Endung .exe, ein unerwartetes .zip oder eine Kette von Weiterleitungen vor der Datei ist ein Grund aufzuhören.
Der häufigste Fehler ist, dem Wort „sicher“ zu vertrauen. Ein Schloss-Symbol und HTTPS bedeuten, dass die Datei auf dem Weg zum Server verschlüsselt ist. Sie sagen nichts darüber, was mit ihr passiert, sobald sie dort ankommt.

Wie viel jede Prüfung zählt, hängt vom Dokument ab

Du brauchst nicht bei jeder Datei die gleiche Sorgfalt. Eine grobe Orientierung:

  • Wenig auf dem Spiel, etwa eine Café-Speisekarte, eine öffentliche Broschüre oder ein Flyer für ein Schulfest. Jedes seriöse Tool ist in Ordnung. Die Prüfungen 11 und 12 gelten trotzdem.
  • Persönlich, etwa eine Gehaltsabrechnung, ein Kontoauszug oder ein Mietvertrag. Bevorzuge ein Tool, das die Prüfungen 1 bis 4 besteht. Wenn es hochlädt, sollte es 5 bis 8 eindeutig bestehen.
  • Ausweisdokumente, etwa ein Scan von Reisepass, IC oder Führerschein. Nutze ein Tool, das in deinem Browser verarbeitet, und sonst keines. Ein geleakter Ausweisscan lässt sich kaum rückgängig machen.
  • Daten anderer Leute, etwa Kundendaten, Patientenakten oder Personalunterlagen. Die Regeln deiner Organisation gehen vor. Datenschutzgesetze wie der PDPA in Malaysia und die DSGVO der EU verpflichten Organisationen, personenbezogene Daten sicher zu halten.

Wenn ein Tool eine Prüfung nicht besteht

Wer Prüfung 3 nicht besteht, ist deshalb nicht unehrlich. Manche Aufgaben, etwa Texterkennung im großen Stil bei Scans, werden oft auf Servern erledigt, und eine klare Datenschutzerklärung kann das für gewöhnliche Dateien akzeptabel machen. Sie nicht zu bestehen und gleichzeitig zu behaupten, im Browser zu laufen, ist etwas anderes: Diese Aussage stimmt nicht, also vertrau auch dem Rest nicht.

Wenn du schon etwas Sensibles auf eine Seite hochgeladen hast, der du jetzt nicht mehr traust, such nach ihrem Verfahren für Löschanfragen und nutze es. War es ein Ausweisdokument oder Bankdaten, achte auf Phishing, das dir genau diese Angaben vorhält.

Wiederhole die Prüfungen ab und zu für die Tools, die du oft nutzt. Seiten werden verkauft, ändern ihre Finanzierung oder verlagern eine Funktion auf einen Server, und das Tool, das du letztes Jahr geprüft hast, funktioniert heute vielleicht anders. Ein Tool in deinen Lesezeichen, das plötzlich einen Upload-Balken zeigt, ist einen zweiten Blick wert.

Wie Kopitiam bei derselben Checkliste abschneidet

Fairerweise prüfen wir unser eigenes Tool genauso. Die PDF-Tools von Kopitiam verarbeiten deine Datei im Browser und laden sie nie hoch, und sie funktionieren weiter, wenn die Verbindung abbricht, nachdem die Seite geladen ist. Es gibt kein Konto, keine Sperre vor dem Download und keinen Installer.

Was die Seite sendet: Kopitiam finanziert sich über Werbung, also fragt dein Browser bei unserem Werbepartner eine Anzeige an. Wenn du im Cookie-Banner der Analyse zustimmst, erfassen anonyme Ereignisse Dinge wie das geöffnete Tool, nie die Datei oder ihren Namen. Wählst du „Nur notwendige“, wird die Analyse nicht geladen. Schriften kommen von Google Fonts. Die Datenschutzseite listet all das auf, und du kannst es selbst im Netzwerk-Tab nachprüfen.