有些免費線上 PDF 工具處理敏感檔案很安全，有些則不然，而從外表看幾乎一模一樣。安全的工具在你的瀏覽器中處理檔案，從不上傳。有風險的工具會上傳檔案、保留一段你無法控制的時間，並以它們不說明的方式獲利。

只要做幾項檢查就能分辨，第一次大約五分鐘，之後只要幾秒。以下是檢查清單，依每項檢查能告訴你什麼來分組，接著說明面對不同類型的文件時，該怎麼權衡這些答案。

檢查 1 到 4：你的檔案在哪裡處理？

這是最重要的一點，因為從未離開你裝置的檔案，網站就不可能外洩、保留或轉交給別人。

  • 檢查 1：工具頁面上的說法。「在你的瀏覽器中執行」或「你的檔案永遠不會離開你的裝置」是具體、可以驗證的說法。「安全」、「已加密」或「我們重視你的隱私」，完全沒說處理是在哪裡進行。
  • 檢查 2：上傳步驟。在其他事情發生之前就先跑起來的進度條，即使只是一頁的檔案，通常就是檔案正在傳到伺服器。
  • 檢查 3：離線測試。載入工具頁面，關掉 Wi-Fi，再用一份無關緊要的測試 PDF 跑一次。如果還能運作，處理就是在本機進行。
  • 檢查 4：網路分頁，如果你不排斥的話。下一節會說明怎麼看。

不是開發者，也能看懂網路分頁

每個桌面瀏覽器都能讓你看到網頁送出了什麼。在 Chrome、Edge 或 Firefox 中，按下 F12（或在頁面上按右鍵選擇「檢查」），然後開啟「網路」分頁。在你放入測試檔案並執行工具時，保持這個分頁開著。

  • 忽略小東西。廣告、分析、字型和圖片都會發出幾 KB 的請求，幾乎每個網站都有。
  • 看大小欄位。如果你的測試 PDF 是 2 MB，而放入檔案時送出了一個約 2 MB 的請求，那就是你的檔案正在被上傳。
  • 看方法。上傳通常是 POST 或 PUT 請求，網址裡常有 upload、task 或 process 之類的字。
  • 下載時再看一次。有些網站在本機處理，卻把結果傳回伺服器「儲存」。下載應該只是產生檔案，不會有大型請求送出。

手機上沒有方便的網路分頁，所以改用離線測試。載入工具，開啟飛航模式，再試一份測試檔案。之後記得把飛航模式關掉。

檢查 5 到 8：隱私權政策怎麼說？

如果工具確實會上傳，隱私權政策會告訴你這件事有多嚴重。在頁面上搜尋「檔案」、「文件」、「刪除」和「保留」。

  • 檢查 5：保留期限。「檔案會在一小時後刪除」代表他們持有你的檔案一小時。留意這是否也適用於免費使用者，以及備份。
  • 檢查 6：你的內容如何被使用。看看文件是否可能被用來改善服務或訓練系統。如果寫得含糊，就當作是會。
  • 檢查 7：還有誰會經手。找找處理者和主機服務商的清單，以及伺服器位在哪個國家。
  • 檢查 8：真實的聯絡方式。具名的公司、地址，以及要求刪除的管道，是最基本的。完全沒有政策，本身也是一種答案。

檢查 9 到 12：它怎麼賺錢，又要求你什麼？

  • 檢查 9：看得見的資金來源。廣告或付費方案都是免費工具常見的營運方式。如果你完全看不出網站怎麼賺錢，交給它的東西就要更小心。
  • 檢查 10：帳號牆。你把事情做完之後，才被要求登入才能下載，這表示網站想要你的 Email，多過想要你這個客人。
  • 檢查 11：安裝程式和擴充功能。一個 PDF 網站為了完成簡單的工作，卻要你下載程式、安裝瀏覽器擴充功能或允許通知，它要求的權限遠超過這件工作所需。
  • 檢查 12：下載的檔案本身。結果應該是 PDF。結尾是 .exe 的檔案、意料之外的 .zip，或拿到檔案前一連串的重新導向，都是該停下來的理由。
最常見的錯誤，是相信「安全」這兩個字。鎖頭圖示和 HTTPS 代表檔案在傳到伺服器的途中有加密，但完全沒說檔案到了伺服器之後會怎樣。

每項檢查有多重要，要看是什麼文件

不是每個檔案都需要同樣的謹慎。大致參考如下：

  • 風險低，例如咖啡店菜單、公開的宣傳手冊或學校活動傳單。任何有信譽的工具都可以。檢查 11 和 12 仍然適用。
  • 個人文件，例如薪資單、銀行對帳單或租約。優先選擇通過檢查 1 到 4 的工具。如果會上傳，就應該明確通過 5 到 8。
  • 身分證件，例如護照、IC 或駕照掃描檔。只用在你的瀏覽器中處理的工具，其他一律不用。證件掃描檔一旦外洩，很難挽回。
  • 別人的資料，例如客戶紀錄、病歷或人資文件。以你所屬組織的規定為優先。馬來西亞的 PDPA 和歐盟的 GDPR 等資料保護法規，要求組織負起保護個人資料安全的責任。

當工具沒通過某項檢查

沒通過檢查 3，不代表工具不誠實。有些工作，例如對掃描檔進行大規模文字辨識，常常是在伺服器上進行，而清楚的政策可以讓它對一般檔案來說是可接受的。但如果它聲稱在你的瀏覽器中執行，卻沒通過這項檢查，那就是另一回事了：這個說法不是真的，其他說法也別相信。

如果你已經把敏感資料上傳到一個你現在有疑慮的網站，找找它的刪除申請流程並使用它。如果那是證件或銀行資料，要留意那些拿這些資料來取信於你的網路釣魚訊息。

對你常用的工具，偶爾重新檢查一次。網站會被出售、改變營運方式，或把某個功能移到伺服器上，你去年檢查過的工具，今天的運作方式可能已經不同。一個加入書籤的工具突然出現上傳進度條，就值得再看一眼。

Kopitiam 在同一份清單上的表現

拿我們自己的工具來檢查才公平。Kopitiam 的 PDF 工具在瀏覽器中處理你的檔案，從不上傳，而且頁面載入後即使網路斷線也能繼續運作。沒有帳號、沒有下載牆，也沒有安裝程式。

網站確實會送出的東西：Kopitiam 靠廣告營運，所以你的瀏覽器會向我們的廣告合作夥伴要求顯示廣告。如果你在 Cookie 橫幅上接受分析，匿名事件會記錄像是開啟了哪個工具這類資訊，絕不包括檔案或檔名。如果你選擇「僅限必要」，分析就不會載入。字型來自 Google Fonts。隱私權頁面列出了全部內容，你也可以自己在網路分頁中確認。