Niektóre darmowe narzędzia PDF online są bezpieczne dla poufnych plików, a niektóre nie, i z zewnątrz wyglądają prawie tak samo. Bezpieczne przetwarzają plik w Twojej przeglądarce i nigdy go nie przesyłają. Ryzykowne przesyłają go, przechowują przez czas, na który nie masz wpływu, i utrzymują się w sposób, którego nie wyjaśniają.

Odróżnisz je kilkoma kontrolami, które za pierwszym razem zajmują pięć minut, a potem kilka sekund. Oto lista kontrolna, pogrupowana według tego, co mówi każda kontrola, a po niej wskazówki, jak ważyć odpowiedzi przy różnych rodzajach dokumentów.

Kontrole 1–4: gdzie przetwarzany jest Twój plik?

To jest najważniejsze, bo pliku, który nigdy nie opuszcza Twojego urządzenia, strona nie może ujawnić, zatrzymać ani komuś przekazać.

  • Kontrola 1: deklaracja na stronie narzędzia. „Działa w przeglądarce” albo „plik nie opuszcza Twojego urządzenia” to konkretna deklaracja, którą da się sprawdzić. „Bezpieczne”, „szyfrowane” czy „szanujemy Twoją prywatność” nic nie mówią o tym, gdzie odbywa się praca.
  • Kontrola 2: etap przesyłania. Pasek postępu, który rośnie, zanim cokolwiek innego się wydarzy, nawet przy jednostronicowym pliku, to zwykle plik w drodze na serwer.
  • Kontrola 3: test offline. Załaduj stronę narzędzia, wyłącz Wi-Fi i przepuść przez nie niegroźny testowy PDF. Jeśli nadal działa, przetwarzanie odbywa się lokalnie.
  • Kontrola 4: karta Sieć, jeśli czujesz się z nią swobodnie. Następna sekcja pokazuje, jak to zrobić.

Jak czytać kartę Sieć, nie będąc programistą

Każda przeglądarka na komputerze potrafi pokazać, co wysyła strona. W Chrome, Edge lub Firefoksie naciśnij F12 (albo kliknij stronę prawym przyciskiem i wybierz Zbadaj), a potem otwórz kartę Sieć. Trzymaj ją otwartą, gdy upuszczasz testowy plik i uruchamiasz narzędzie.

  • Pomiń drobiazgi. Reklamy, analityka, czcionki i obrazy wysyłają żądania po kilka kilobajtów. Ma je prawie każda strona internetowa.
  • Patrz na kolumnę rozmiaru. Jeśli Twój testowy PDF ma 2 MB i po upuszczeniu go wychodzi żądanie o rozmiarze około 2 MB, to właśnie przesyłany jest Twój plik.
  • Patrz na metodę. Przesyłanie to zwykle żądanie POST lub PUT, często na adres ze słowami takimi jak upload, task albo process.
  • Powtórz to przy pobieraniu. Niektóre strony przetwarzają lokalnie, ale odsyłają wynik na serwer, by go „przechować”. Pobranie powinno utworzyć plik bez wysyłania dużego żądania.

Na telefonie nie ma łatwo dostępnej karty Sieć, więc użyj testu offline. Załaduj narzędzie, włącz tryb samolotowy i spróbuj z testowym plikiem. Pamiętaj, żeby potem go wyłączyć.

Kontrole 5–8: co mówi polityka prywatności?

Jeśli narzędzie przesyła plik, polityka prywatności mówi, jak bardzo to ma znaczenie. Wyszukaj na stronie słowa „pliki”, „dokumenty”, „usuwanie” i „przechowywanie”.

  • Kontrola 5: przechowywanie. „Pliki są usuwane po godzinie” oznacza, że mieli Twój plik przez godzinę. Sprawdź, czy dotyczy to także darmowych użytkowników i kopii zapasowych.
  • Kontrola 6: wykorzystanie Twoich treści. Sprawdź, czy dokumenty mogą służyć do ulepszania usług lub trenowania systemów. Jeśli zapis jest mglisty, załóż, że tak.
  • Kontrola 7: kto jeszcze ma do nich dostęp. Szukaj listy podmiotów przetwarzających i dostawców hostingu oraz kraju, w którym stoją serwery.
  • Kontrola 8: prawdziwy kontakt. Nazwa firmy, adres i sposób na zgłoszenie prośby o usunięcie to minimum. Brak jakiejkolwiek polityki to też odpowiedź.

Kontrole 9–12: z czego się utrzymuje i czego od Ciebie chce?

  • Kontrola 9: widoczne źródło finansowania. Reklamy lub płatny plan to normalne sposoby na opłacenie darmowego narzędzia. Gdy w ogóle nie wiesz, jak strona zarabia, uważaj bardziej na to, co jej dajesz.
  • Kontrola 10: ściana logowania. Prośba o zalogowanie się po wykonaniu pracy, tylko po to, by pobrać plik, to znak, że stronie bardziej zależy na Twoim mailu niż na Tobie jako kliencie.
  • Kontrola 11: instalatory i rozszerzenia. Strona z PDF, która do prostego zadania wciska program do pobrania, rozszerzenie przeglądarki albo zgodę na powiadomienia, prosi o dużo większy dostęp, niż to zadanie wymaga.
  • Kontrola 12: samo pobieranie. Wynikiem powinien być PDF. Plik z końcówką .exe, niespodziewany .zip albo łańcuch przekierowań przed pobraniem to powód, by przerwać.
Najczęstszy błąd to ufanie słowu „bezpieczne”. Kłódka i HTTPS oznaczają, że plik jest szyfrowany w drodze na serwer. Nie mówią nic o tym, co się z nim dzieje, gdy tam dotrze.

Waga każdej kontroli zależy od dokumentu

Nie każdy plik wymaga tej samej ostrożności. Orientacyjnie:

  • Niska stawka, na przykład menu kawiarni, publiczna broszura albo ulotka szkolnego wydarzenia. Każde renomowane narzędzie wystarczy. Kontrole 11 i 12 nadal obowiązują.
  • Dokumenty osobiste, na przykład pasek wypłaty, wyciąg bankowy albo umowa najmu. Wybieraj narzędzie, które przechodzi kontrole 1–4. Jeśli przesyła plik, powinno wyraźnie przejść kontrole 5–8.
  • Dokumenty tożsamości, na przykład skan paszportu, IC lub prawa jazdy. Używaj wyłącznie narzędzia, które przetwarza plik w przeglądarce. Wyciek skanu dowodu trudno odkręcić.
  • Dane innych osób, na przykład dane klientów, dokumentacja pacjentów albo dokumenty kadrowe. Najpierw obowiązują zasady Twojej organizacji. Przepisy o ochronie danych, takie jak malezyjska PDPA i unijne RODO, nakładają na organizacje obowiązek zabezpieczania danych osobowych.

Gdy narzędzie nie przechodzi kontroli

Niezaliczona kontrola 3 nie czyni narzędzia nieuczciwym. Niektóre zadania, takie jak rozpoznawanie tekstu na dużą skalę w skanach, często wykonuje się na serwerach, a jasna polityka może sprawić, że przy zwykłych plikach jest to do przyjęcia. Co innego, gdy narzędzie jej nie przechodzi, a twierdzi, że działa w przeglądarce: ta deklaracja jest nieprawdziwa, więc nie ufaj reszcie.

Jeśli już przesłałeś coś poufnego na stronę, co do której masz teraz wątpliwości, znajdź jej procedurę zgłaszania prośby o usunięcie i z niej skorzystaj. Jeśli był to dokument tożsamości lub dane bankowe, uważaj na phishing, który cytuje Ci te dane.

Co jakiś czas powtarzaj kontrole dla narzędzi, z których często korzystasz. Strony są sprzedawane, zmieniają sposób finansowania albo przenoszą funkcję na serwer, a narzędzie sprawdzone w zeszłym roku dziś może działać inaczej. Narzędzie z zakładek, które nagle pokazuje pasek przesyłania, warto sprawdzić jeszcze raz.

Jak Kopitiam wypada na tej samej liście

Uczciwie będzie sprawdzić też nasze narzędzie. Narzędzia PDF Kopitiam przetwarzają plik w przeglądarce i nigdy go nie przesyłają, a gdy strona się załaduje, działają dalej nawet po zerwaniu połączenia. Nie ma konta, ściany przed pobraniem ani instalatora.

Co strona wysyła: Kopitiam utrzymuje się z reklam, więc Twoja przeglądarka prosi naszego partnera reklamowego o reklamę do wyświetlenia. Jeśli zaakceptujesz analitykę w banerze cookies, anonimowe zdarzenia zapisują na przykład, które narzędzie zostało otwarte, nigdy plik ani jego nazwę. Jeśli wybierzesz tylko niezbędne, analityka się nie ładuje. Czcionki pochodzą z Google Fonts. Strona prywatności wymienia to wszystko, a Ty możesz to sam sprawdzić w karcie Sieć.