Alcuni strumenti PDF online gratuiti sono sicuri per i file riservati e altri no, e visti da fuori sembrano quasi uguali. Quelli sicuri elaborano il file nel browser e non lo caricano mai. Quelli rischiosi lo caricano, lo conservano per un tempo che non puoi controllare e si finanziano in modi che non spiegano.

Puoi distinguerli con qualche controllo che la prima volta richiede cinque minuti e poi pochi secondi. Ecco la checklist, raggruppata in base a cosa ti dice ogni controllo, seguita da come valutare le risposte per i diversi tipi di documento.

Controlli da 1 a 4: dove viene elaborato il file?

È la cosa più importante, perché un file che non lascia mai il tuo dispositivo non può essere diffuso, conservato o passato ad altri dal sito.

  • Controllo 1, la dichiarazione sulla pagina dello strumento. «Funziona nel browser» o «il tuo file non lascia mai il dispositivo» è una dichiarazione precisa e verificabile. «Sicuro», «crittografato» o «rispettiamo la tua privacy» non dice nulla su dove avviene il lavoro.
  • Controllo 2, un passaggio di caricamento. Una barra di avanzamento che sale prima che succeda qualsiasi altra cosa, anche per un file di una pagina, di solito è il file che viaggia verso un server.
  • Controllo 3, la prova offline. Carica la pagina dello strumento, spegni il Wi-Fi, poi fai passare un PDF di prova innocuo. Se funziona ancora, l’elaborazione è locale.
  • Controllo 4, la scheda Rete, se ti senti a tuo agio a usarla. La prossima sezione spiega come.

Come leggere la scheda Rete senza essere uno sviluppatore

Ogni browser desktop può mostrarti cosa invia una pagina. In Chrome, Edge o Firefox premi F12 (oppure fai clic destro sulla pagina e scegli Ispeziona), poi apri la scheda Rete. Tienila aperta mentre trascini dentro un file di prova e usi lo strumento.

  • Ignora le cose piccole. Annunci, analisi statistiche, font e immagini generano tutti richieste di pochi kilobyte. Quasi ogni sito web le ha.
  • Guarda la colonna delle dimensioni. Se il tuo PDF di prova pesa 2 MB e parte una richiesta di circa 2 MB quando lo trascini dentro, è il tuo file che viene caricato.
  • Guarda il metodo. Un caricamento di solito è una richiesta POST o PUT, spesso verso un indirizzo che contiene parole come upload, task o process.
  • Ripeti con il download. Alcuni siti elaborano in locale ma rimandano il risultato a un server per «conservarlo». Il download dovrebbe creare un file senza che parta una richiesta grande.

Su un telefono non c’è una scheda Rete facile da usare, quindi fai la prova offline. Carica lo strumento, attiva la modalità aereo, poi prova un file di prova. Ricordati di disattivarla dopo.

Controlli da 5 a 8: cosa dice l’informativa sulla privacy?

Se uno strumento carica il file, l’informativa sulla privacy ti dice quanto conta. Cerca nella pagina «file», «documenti», «eliminare» e «conservare».

  • Controllo 5, la conservazione. «I file vengono eliminati dopo un’ora» significa che hanno avuto il tuo file per un’ora. Verifica se vale anche per gli utenti gratuiti e per i backup.
  • Controllo 6, l’uso dei tuoi contenuti. Guarda se i documenti possono essere usati per migliorare i servizi o addestrare sistemi. Se è vago, considera la risposta un sì.
  • Controllo 7, chi altro lo tocca. Cerca l’elenco dei responsabili del trattamento e dei fornitori di hosting, e in quale paese si trovano i server.
  • Controllo 8, un contatto reale. Una società con un nome, un indirizzo e un modo per chiedere la cancellazione sono il minimo. Anche nessuna informativa è una risposta.

Controlli da 9 a 12: come si finanzia e cosa ti chiede?

  • Controllo 9, un finanziamento visibile. Annunci o un piano a pagamento sono modi normali per pagare uno strumento gratuito. Quando non riesci proprio a capire come guadagna un sito, fai più attenzione a cosa gli dai.
  • Controllo 10, un muro di registrazione. Se ti chiedono di accedere dopo che hai fatto il lavoro, solo per scaricare, è segno che il sito vuole la tua email più di quanto voglia te come utente.
  • Controllo 11, programmi di installazione ed estensioni. Un sito PDF che insiste per farti scaricare qualcosa, installare un’estensione del browser o concedere le notifiche per finire un lavoro semplice chiede molto più accesso di quanto serva.
  • Controllo 12, il download stesso. Il risultato dovrebbe essere un PDF. Un file che finisce in .exe, uno .zip inatteso o una catena di reindirizzamenti prima del file sono un motivo per fermarsi.
L’errore più comune è fidarsi della parola «sicuro». Un lucchetto e HTTPS significano che il file è crittografato durante il viaggio verso il server. Non dicono nulla su cosa gli succede una volta arrivato.

Quanto conta ogni controllo dipende dal documento

Non serve la stessa attenzione per ogni file. Una guida di massima:

  • Poco in gioco, come il menù di un bar, una brochure pubblica o il volantino di un evento scolastico. Va bene qualsiasi strumento affidabile. I controlli 11 e 12 valgono comunque.
  • Personale, come una busta paga, un estratto conto o un contratto di locazione. Preferisci uno strumento che supera i controlli da 1 a 4. Se carica il file, dovrebbe superare chiaramente quelli da 5 a 8.
  • Documenti d’identità, come la scansione di un passaporto, di un IC o di una patente. Usa uno strumento che elabora nel browser e nient’altro. La scansione di un documento d’identità finita in giro è difficile da rimediare.
  • Dati di altre persone, come archivi clienti, cartelle di pazienti o documenti delle risorse umane. Vengono prima le regole della tua organizzazione. Leggi sulla protezione dei dati come il PDPA della Malesia e il GDPR dell’UE impongono alle organizzazioni di tenere al sicuro i dati personali.

Quando uno strumento non supera un controllo

Non superare il controllo 3 non rende disonesto uno strumento. Alcuni lavori, come il riconoscimento del testo su larga scala nelle scansioni, spesso si fanno sui server, e un’informativa chiara può renderlo accettabile per i file comuni. Non superarlo mentre dichiara di funzionare nel browser è un’altra cosa: quella dichiarazione non è vera, quindi non fidarti del resto.

Se hai già caricato qualcosa di riservato su un sito di cui ora dubiti, cerca la sua procedura per richiedere la cancellazione e usala. Se si trattava di un documento d’identità o di dati bancari, fai attenzione ai tentativi di phishing che ti ripetono quei dati.

Ripeti ogni tanto i controlli sugli strumenti che usi spesso. I siti vengono venduti, cambiano modo di finanziarsi o spostano una funzione su un server, e lo strumento che hai controllato l’anno scorso oggi potrebbe funzionare in modo diverso. Uno strumento nei preferiti che all’improvviso mostra una barra di caricamento merita un secondo sguardo.

Come se la cava Kopitiam con la stessa checklist

È giusto far passare anche il nostro strumento. Gli strumenti PDF di Kopitiam elaborano il file nel browser e non lo caricano mai, e continuano a funzionare se la connessione cade dopo il caricamento della pagina. Non ci sono account, muri prima del download o programmi da installare.

Cosa invia il sito: Kopitiam si finanzia con la pubblicità, quindi il tuo browser chiede al nostro partner pubblicitario un annuncio da mostrare. Se accetti le statistiche nel banner dei cookie, eventi anonimi registrano cose come quale strumento è stato aperto, mai il file o il suo nome. Se scegli solo i cookie essenziali, le statistiche non vengono caricate. I font arrivano da Google Fonts. La pagina sulla privacy elenca tutto, e puoi verificarlo tu stesso nella scheda Rete.