Algunas herramientas PDF online gratis son seguras para archivos confidenciales y otras no, y desde fuera parecen casi iguales. Las seguras procesan tu archivo en tu navegador y nunca lo suben. Las arriesgadas lo suben, lo guardan durante un tiempo que no controlas y se financian de formas que no explican.

Puedes distinguirlas con unas cuantas comprobaciones que llevan cinco minutos la primera vez y segundos después. Aquí tienes la lista, agrupada según lo que te dice cada comprobación, seguida de cómo valorar las respuestas para distintos tipos de documento.

Comprobaciones 1 a 4: ¿dónde se procesa tu archivo?

Esto es lo que más importa, porque un archivo que nunca sale de tu dispositivo no puede filtrarse, guardarse ni pasarse a otros desde la web.

  • Comprobación 1, lo que dice la página de la herramienta. «Funciona en tu navegador» o «tu archivo nunca sale de tu dispositivo» es una afirmación concreta que se puede comprobar. «Seguro», «cifrado» o «respetamos tu privacidad» no dice nada sobre dónde se hace el trabajo.
  • Comprobación 2, un paso de subida. Una barra de progreso que avanza antes de que pase nada más, incluso con un archivo de una página, suele ser el archivo viajando a un servidor.
  • Comprobación 3, la prueba sin conexión. Carga la página de la herramienta, desactiva el wifi y luego pasa por ella un PDF de prueba sin importancia. Si sigue funcionando, el procesamiento es local.
  • Comprobación 4, la pestaña Red, si te manejas con ella. La siguiente sección explica cómo.

Cómo leer la pestaña Red sin ser desarrollador

Cualquier navegador de escritorio puede mostrarte lo que envía una página. En Chrome, Edge o Firefox, pulsa F12 (o haz clic derecho en la página y elige Inspeccionar) y abre la pestaña Red. Déjala abierta mientras sueltas un archivo de prueba y usas la herramienta.

  • Ignora lo pequeño. Los anuncios, la analítica, las fuentes y las imágenes hacen peticiones de unos pocos kilobytes. Casi todas las webs las tienen.
  • Mira la columna de tamaño. Si tu PDF de prueba pesa 2 MB y sale una petición de unos 2 MB cuando lo sueltas, es tu archivo subiéndose.
  • Mira el método. Una subida suele ser una petición POST o PUT, a menudo a una dirección con palabras como upload, task o process.
  • Repite con la descarga. Algunas webs procesan en local pero envían el resultado a un servidor para «guardarlo». La descarga debería crear un archivo sin que salga ninguna petición grande.

En un móvil no hay una pestaña Red a mano, así que usa la prueba sin conexión. Carga la herramienta, activa el modo avión y prueba con un archivo de prueba. Acuérdate de desactivarlo después.

Comprobaciones 5 a 8: ¿qué dice la política de privacidad?

Si una herramienta sí sube archivos, la política de privacidad te dice cuánto importa. Busca en la página «archivos», «documentos», «eliminar» y «conservar».

  • Comprobación 5, la conservación. «Los archivos se eliminan al cabo de una hora» significa que tuvieron tu archivo durante una hora. Fíjate en si eso se aplica también a los usuarios gratuitos y a las copias de seguridad.
  • Comprobación 6, el uso de tu contenido. Mira si los documentos pueden usarse para mejorar los servicios o entrenar sistemas. Si es ambiguo, da por hecho que sí.
  • Comprobación 7, quién más lo toca. Busca la lista de encargados del tratamiento y proveedores de alojamiento, y en qué país están los servidores.
  • Comprobación 8, un contacto real. Una empresa con nombre, una dirección y una forma de pedir la eliminación son lo mínimo. Que no haya ninguna política también es una respuesta.

Comprobaciones 9 a 12: ¿cómo se financia y qué te pide?

  • Comprobación 9, una financiación visible. Los anuncios o un plan de pago son formas normales de pagar una herramienta gratis. Cuando no sabes en absoluto cómo gana dinero una web, ten más cuidado con lo que le das.
  • Comprobación 10, un muro de cuenta. Que te pidan iniciar sesión después de haber hecho el trabajo, solo para descargar, indica que la web quiere tu correo más que tenerte como cliente.
  • Comprobación 11, instaladores y extensiones. Una web de PDF que te empuja a descargar algo, a instalar una extensión del navegador o a dar permiso de notificaciones para terminar una tarea sencilla te pide mucho más acceso del que necesita la tarea.
  • Comprobación 12, la propia descarga. El resultado debería ser un PDF. Un archivo que acaba en .exe, un .zip inesperado o una cadena de redirecciones antes del archivo son motivo para parar.
El error más común es fiarse de la palabra «seguro». Un candado y HTTPS significan que el archivo va cifrado de camino al servidor. No dicen nada de lo que le pasa una vez que llega.

Cuánto importa cada comprobación depende del documento

No necesitas el mismo cuidado con todos los archivos. Una guía aproximada:

  • Poco en juego, como la carta de una cafetería, un folleto público o el cartel de un evento escolar. Cualquier herramienta de confianza sirve. Las comprobaciones 11 y 12 siguen aplicándose.
  • Personal, como una nómina, un extracto bancario o un contrato de alquiler. Elige una herramienta que pase las comprobaciones 1 a 4. Si sube archivos, debería pasar claramente las 5 a 8.
  • Documentos de identidad, como un pasaporte, un IC o un permiso de conducir escaneados. Usa una herramienta que procese en tu navegador, y ninguna otra. Un documento de identidad filtrado es difícil de deshacer.
  • Datos de otras personas, como fichas de clientes, historiales de pacientes o documentos de recursos humanos. Primero van las normas de tu organización. Leyes de protección de datos como la PDPA de Malasia y el RGPD de la UE obligan a las organizaciones a mantener seguros los datos personales.

Cuando una herramienta no pasa una comprobación

No pasar la comprobación 3 no convierte una herramienta en deshonesta. Algunas tareas, como el reconocimiento de texto a gran escala en escaneos, se hacen a menudo en servidores, y una política clara puede hacerlo aceptable para archivos corrientes. No pasarla mientras afirma funcionar en tu navegador es otra cosa: esa afirmación no es cierta, así que no te fíes del resto.

Si ya subiste algo confidencial a una web de la que ahora dudas, busca su proceso de solicitud de eliminación y úsalo. Si era un documento de identidad o datos bancarios, estate atento a mensajes de phishing que te citen esos datos.

Repite las comprobaciones de vez en cuando con las herramientas que usas a menudo. Las webs se venden, cambian su forma de financiarse o pasan una función a un servidor, y la herramienta que comprobaste el año pasado puede funcionar distinto hoy. Si una herramienta que tienes en marcadores de repente muestra una barra de subida, merece una segunda mirada.

Cómo sale Kopitiam en la misma lista

Lo justo es pasar nuestra propia herramienta por ella. Las herramientas PDF de Kopitiam procesan tu archivo en el navegador y nunca lo suben, y siguen funcionando si se corta la conexión después de cargar la página. No hay cuenta, ni muro de descarga, ni instalador.

Lo que la web sí envía: Kopitiam se financia con anuncios, así que tu navegador pide un anuncio a nuestro socio publicitario para mostrarlo. Si aceptas la analítica en el aviso de cookies, unos eventos anónimos registran cosas como qué herramienta se abrió, nunca el archivo ni su nombre. Si eliges Solo esenciales, la analítica no se carga. Las fuentes vienen de Google Fonts. La página de privacidad lo detalla todo, y puedes confirmarlo tú mismo en la pestaña Red.