Ya. Hampir setiap PDF membawa metadata yang anda tidak pernah taip: nama pengarang, aplikasi yang menciptanya, perisian yang menulis PDF itu, dan bila ia dicipta dan kali terakhir diubah. Selalunya ada tajuk dan kata kunci juga, kadangkala tertinggal daripada templat. Semua ini tidak kelihatan pada halaman, tetapi sesiapa yang menerima fail itu boleh membacanya dalam beberapa saat.

Anda boleh melihat kebanyakannya dalam Document Properties (sifat dokumen) pembaca PDF anda. Membuangnya dengan betul bermakna menyimpan salinan baharu tanpa medan-medan itu, dan menyemak perkara tersembunyi lain yang boleh dibawa oleh PDF, seperti komen dan jawapan borang, yang bukan metadata tetapi bocor dengan cara yang sama.

Metadata apa yang ada dalam PDF

PDF menyimpan metadata di dua tempat. Medan maklumat dokumen ialah yang ditunjukkan oleh pembaca anda. Banyak fail juga ada blok metadata XMP, yang boleh mengulang butiran yang sama dan menambah lagi.

  • Pengarang (Author): selalunya nama sebenar anda atau nama pengguna komputer anda, diisi oleh aplikasi yang membuat fail itu.
  • Pencipta dan Pengeluar (Creator dan Producer): aplikasi dan perisian PDF, kadangkala dengan nombor versi, seperti pemproses kata, sistem gaji atau perisian pengimbas.
  • Tarikh Dicipta dan Diubah Suai (Created dan Modified): bila fail mula-mula dibuat dan kali terakhir disimpan, biasanya hingga ke saat.
  • Tajuk, Subjek dan Kata Kunci (Title, Subject dan Keywords): kadangkala ditetapkan dengan sengaja, selalunya diwarisi daripada templat atau dokumen yang lebih lama.
  • Tambahan XMP: bergantung pada aplikasi, perkara seperti ID dokumen, sejarah alat penyuntingan atau notis hak cipta.

Perkara tersembunyi lain yang ikut bersama PDF

Metadata ialah bahagian yang orang tahu. Yang berikut inilah yang selalu memerangkap orang:

  • Komen dan nota lekat: catatan semakan seperti “semak gaji dia dulu” kekal dalam fail kecuali dipadam, walaupun panel komen ditutup.
  • Jawapan medan borang: borang yang diisi membawa jawapannya sebagai data, yang dibaca terus oleh sesetengah sistem.
  • Lapisan teks tersembunyi: PDF imbasan yang telah melalui OCR ada teks halimunan yang boleh dicari di bawah imej, termasuk mana-mana bahagian yang anda sangka sudah dipangkas atau ditutup.
  • Kandungan di bawah kotak: segi empat hitam atau putih yang dilukis di atas teks menyorokkannya di skrin, tetapi teks itu masih dalam fail dan boleh disalin.
  • Lampiran: PDF boleh mengandungi fail lain, yang hanya ditunjukkan dalam panel lampiran.
  • Versi terdahulu: sesetengah aplikasi menyimpan perubahan dengan menambahnya di hujung fail, jadi kandungan lama mungkin masih ada di dalamnya.

Kenapa ia penting, dengan contoh sebenar

  • Perjanjian sewa yang dibuat daripada templat ejen mengekalkan nama penyewa sebelumnya dalam medan Tajuk.
  • Resume yang dihantar kepada majikan baharu ada nama majikan semasa anda dalam medan Pengarang, kerana anda menulisnya pada komputer riba kerja.
  • Sebut harga yang bertarikh Jumaat lepas ada tarikh Diubah Suai pagi ini, yang boleh menimbulkan persoalan dalam pertikaian.
  • Slip gaji yang sudah dihitamkan masih menunjukkan nama penuh dalam medan Tajuk, jadi penghitaman itu tidak melindungi apa-apa.

Cara menyemak apa yang didedahkan oleh PDF anda

  1. Buka fail dalam pembaca PDF di komputer. Aplikasi telefon jarang menunjukkan sifat penuh.
  2. Buka Document Properties. Dalam Acrobat Reader ia di bawah File, Properties. Dalam pemapar terbina dalam Chrome dan Firefox ia ada dalam menu pemapar. Pada Mac, Preview menunjukkannya di bawah Tools, Show Inspector.
  3. Baca medan Author, Title, Subject, Keywords, Creator, Producer, Created dan Modified.
  4. Buka panel komen dan lampiran, jika pembaca anda ada, dan cari apa-apa yang tidak dijangka.
  5. Cuba pilih dan salin teks di sekitar apa-apa yang telah anda tutup atau hitamkan. Jika anda boleh menampalnya di tempat lain, ia masih ada dalam fail.

Pembaca menunjukkan medan maklumat dokumen, bukan blok XMP. Jika anda perlu melihat semuanya, alat baris arahan percuma ExifTool menyenaraikan kedua-duanya.

Apa yang Kopitiam buat kepada metadata

Kopitiam tiada editor metadata, tetapi setiap alat mengendalikan metadata dengan cara yang tetap, dan elok tahu yang mana satu.

  • Sunting PDF, Gabung, Pisah, Ekstrak Halaman, Susun dan Hitamkan membina fail baharu daripada halaman anda. Tajuk, Pengarang, Subjek, Kata Kunci dan blok XMP asal tidak dibawa. Pencipta dan Pengeluar ditetapkan kepada pdf-lib, pustaka sumber terbuka yang digunakan oleh Kopitiam, dan kedua-dua tarikh ditetapkan kepada saat anda memuat turun.
  • Putar, Tera Air dan Tambah Nombor Halaman menyimpan perubahan ke dalam fail yang sama. Tajuk, Pengarang, Kata Kunci dan tarikh Dicipta asal kekal. Pengeluar menjadi pdf-lib dan Diubah Suai menjadi masa anda memuat turun.
  • Mampatkan dalam mod Tanpa kehilangan atau Kecilkan gambar mengosongkan Tajuk, Pengarang, Subjek, Kata Kunci, Pencipta dan Pengeluar. Tarikh Dicipta dan Diubah Suai serta mana-mana blok XMP kekal.
  • Mampatkan dalam mod Kuat membina semula setiap halaman sebagai gambar dalam fail baharu, jadi tiada satu pun medan asal dibawa, dan teks tidak lagi boleh dipilih.
Mengosongkan metadata tidak mengosongkan halaman. Alat yang membina fail baharu masih menyalin setiap halaman sebagaimana adanya, termasuk komen dan medan borang pada halaman itu. Semak semua itu secara berasingan, dan gunakan Hitamkan, bukan kotak yang dilukis, untuk apa-apa pada halaman yang mesti dibuang.

Cara pantas membersihkan fail sebelum menghantarnya

  1. Semak fail seperti yang diterangkan di atas dan catat apa yang mahu dibuang.
  2. Bukanya dalam Susun PDF, biarkan halaman seperti sedia ada, dan klik Muat turun PDF tersusun. Salinan baharu tiada Tajuk, Pengarang, Subjek, Kata Kunci atau blok XMP asal.
  3. Jika ada teks pada halaman yang perlu dibuang, seperti nombor IC pada slip gaji, gunakan Hitamkan PDF dan klik Hitamkan & muat turun. Ia juga membina fail baharu, jadi metadata yang sama digugurkan, dan teks yang dihitamkan dibuang, bukan sekadar ditutup.
  4. Buka salinan yang dimuat turun dan semak Document Properties dan panel komen sekali lagi sebelum anda menghantarnya.

Salinan baharu akan menyatakan ia dihasilkan oleh pdf-lib, dengan tarikh hari ini. Itu mendedahkan pustaka mana yang menulis fail itu, bukan siapa anda, tetapi elok diketahui.

Kes luar biasa dan bila tidak patut guna Kopitiam

  • Fail yang dilindungi kata laluan atau disekat: Kopitiam belum boleh membuka PDF yang berkunci. Buka fail dengan kata laluannya dalam pembaca anda dan guna Cetak, Simpan sebagai PDF untuk membuat salinan tidak berkunci. Salinan itu juga baharu, dengan metadatanya sendiri, jadi semak.
  • Dokumen imbasan: medan Pengeluar selalunya menamakan pengimbas atau aplikasi pengimbas. Jika imbasan ada lapisan teks OCR, Hitamkan membuang teks tersembunyi itu di kawasan yang anda tandakan, bukan hanya imej yang kelihatan.
  • Fail yang sangat besar: semuanya berjalan dalam peranti anda, jadi had sebenarnya ialah memori peranti anda. Imbasan 300 halaman mungkin perlahan pada telefon lama; komputer lebih mampu.
  • Apabila tarikh penting: jika sesuatu rekod mesti mengekalkan tarikh Dicipta asalnya, jangan jalankannya melalui alat yang membina fail baharu. Putar, Tera Air, Tambah Nombor Halaman dan Mampatkan dalam mod Tanpa kehilangan atau Kecilkan gambar mengekalkan tarikh Dicipta. Sunting, Gabung, Pisah, Ekstrak, Susun, Hitamkan dan mampatan Kuat menetapkannya semula.
  • Apabila anda perlu menetapkan metadata, seperti tajuk yang betul untuk laporan yang diterbitkan: gunakan aplikasi yang membuat dokumen itu. Kopitiam tidak boleh menulis medan tersuai.

Alat PDF Kopitiam berjalan dalam pelayar anda, jadi fail yang anda bersihkan tidak dimuat naik ke pelayan sepanjang proses itu. Untuk dokumen sensitif, itu separuh daripada tujuannya.