Ya. Hampir setiap PDF membawa metadata yang tidak pernah Anda ketik: nama penulis, aplikasi yang membuatnya, software yang menulis PDF-nya, serta kapan file itu dibuat dan terakhir diubah. Sering ada judul dan kata kunci juga, kadang sisa dari sebuah template. Semua itu tidak tampil di halaman, tetapi siapa pun yang menerima file bisa membacanya dalam beberapa detik.

Anda bisa melihat sebagian besarnya di Document Properties pada pembaca PDF Anda. Menghapusnya dengan benar berarti menyimpan salinan baru tanpa kolom-kolom itu, dan memeriksa hal tersembunyi lain yang bisa dibawa PDF, seperti komentar dan jawaban formulir, yang bukan metadata tetapi bocor dengan cara yang sama.

Metadata apa saja yang ada di PDF

PDF menyimpan metadata di dua tempat. Kolom informasi dokumen adalah yang ditampilkan pembaca Anda. Banyak file juga punya blok metadata XMP, yang bisa mengulang detail yang sama dan menambahkan lebih banyak lagi.

  • Author: sering nama asli Anda atau nama pengguna komputer Anda, diisi oleh aplikasi yang membuat file.
  • Creator dan Producer: aplikasi dan software PDF-nya, kadang beserta nomor versi, seperti pengolah kata, sistem penggajian, atau software scanner.
  • Tanggal Created dan Modified: kapan file pertama kali dibuat dan terakhir disimpan, biasanya sampai ke detik.
  • Title, Subject, dan Keywords: kadang diisi dengan sengaja, sering diwarisi dari template atau dokumen lama.
  • Tambahan XMP: tergantung aplikasinya, hal seperti ID dokumen, riwayat alat pengedit, atau keterangan hak cipta.

Hal tersembunyi lain yang ikut terbawa bersama PDF

Metadata adalah bagian yang sudah dikenal orang. Yang berikut inilah yang sering menjebak:

  • Komentar dan catatan tempel: catatan review seperti “cek gajinya dulu” tetap ada di file kecuali dihapus, bahkan ketika panel komentar ditutup.
  • Jawaban kolom formulir: formulir yang sudah diisi membawa jawabannya sebagai data, yang dibaca langsung oleh sebagian sistem.
  • Lapisan teks tersembunyi: PDF hasil scan yang sudah melalui OCR punya teks tak terlihat yang bisa dicari di bawah gambarnya, termasuk bagian yang Anda kira sudah dipotong atau ditutup.
  • Konten di bawah kotak: persegi hitam atau putih yang digambar di atas teks menyembunyikannya di layar, tetapi teksnya masih ada di file dan bisa disalin.
  • Lampiran: PDF bisa berisi file lain, yang hanya terlihat di panel lampiran.
  • Versi sebelumnya: sebagian aplikasi menyimpan perubahan dengan menambahkannya ke akhir file, jadi konten lama masih bisa ada di dalamnya.

Kenapa ini penting, dengan contoh nyata

  • Perjanjian sewa yang dibuat dari template agen masih menyimpan nama penyewa sebelumnya di kolom Title.
  • CV yang dikirim ke calon pemberi kerja memuat nama perusahaan Anda saat ini di Author, karena Anda menulisnya di laptop kantor.
  • Penawaran harga bertanggal Jumat lalu punya tanggal Modified pagi ini, yang bisa menimbulkan pertanyaan dalam sebuah sengketa.
  • Slip gaji yang sudah disensor masih menampilkan nama lengkap di kolom Title, jadi sensornya tidak melindungi apa pun.

Cara memeriksa apa yang diungkap PDF Anda

  1. Buka file di pembaca PDF di komputer. Aplikasi ponsel jarang menampilkan properti lengkap.
  2. Buka Document Properties. Di Acrobat Reader, ada di File, Properties. Di penampil bawaan Chrome dan Firefox, ada di menu penampil. Di Mac, Preview menampilkannya di Tools, Show Inspector.
  3. Baca kolom Author, Title, Subject, Keywords, Creator, Producer, Created, dan Modified.
  4. Buka panel komentar dan lampiran, jika pembaca Anda punya, dan cari apa pun yang tidak Anda duga.
  5. Coba pilih dan salin teks di sekitar apa pun yang Anda tutupi atau hitamkan. Jika bisa Anda tempel di tempat lain, teks itu masih ada di file.

Pembaca menampilkan kolom informasi dokumen, bukan blok XMP. Jika Anda perlu melihat semuanya, alat command-line gratis ExifTool menampilkan keduanya.

Apa yang dilakukan Kopitiam terhadap metadata

Kopitiam tidak punya editor metadata, tetapi setiap alat memperlakukan metadata dengan cara yang tetap, dan ada gunanya mengetahui yang mana.

  • Edit PDF, Gabung, Pisah, Ekstrak halaman, Atur, dan Sensor membangun file baru dari halaman Anda. Title, Author, Subject, Keywords, dan blok XMP asli tidak dibawa. Creator dan Producer diatur ke pdf-lib, library open source yang dipakai Kopitiam, dan kedua tanggal diatur ke saat Anda mengunduh.
  • Putar, Watermark, dan Tambah Nomor Halaman menyimpan perubahan ke file yang sama. Title, Author, Keywords, dan tanggal Created asli tetap ada. Producer menjadi pdf-lib dan Modified menjadi waktu Anda mengunduh.
  • Kompres dalam mode Lossless atau Kecilkan foto mengosongkan Title, Author, Subject, Keywords, Creator, dan Producer. Tanggal Created dan Modified serta blok XMP apa pun tetap ada.
  • Kompres dalam mode Kuat membangun ulang setiap halaman sebagai gambar dalam file baru, jadi tidak ada kolom asli yang terbawa, dan teksnya tidak bisa dipilih lagi.
Membersihkan metadata tidak membersihkan halaman. Alat yang membangun file baru tetap menyalin setiap halaman apa adanya, termasuk komentar dan kolom formulir di halaman itu. Periksa keduanya secara terpisah, dan gunakan Sensor PDF, bukan kotak yang digambar, untuk apa pun di halaman yang harus dihilangkan.

Cara cepat membersihkan file sebelum dikirim

  1. Periksa file seperti dijelaskan di atas dan catat apa yang ingin Anda hilangkan.
  2. Buka di Atur Halaman PDF, biarkan halamannya apa adanya, lalu klik Unduh PDF yang diatur. Salinan barunya tidak punya Title, Author, Subject, Keywords, atau blok XMP asli.
  3. Jika ada teks di halaman yang perlu dihapus, seperti nomor IC di slip gaji, gunakan Sensor PDF dan klik Sensor & unduh. Alat ini juga membangun file baru, jadi metadata yang sama ikut hilang, dan teks yang disensor dihapus, bukan sekadar ditutupi.
  4. Buka salinan yang diunduh dan periksa lagi Document Properties dan panel komentar sebelum Anda mengirimnya.

Salinan baru akan menyatakan bahwa ia dibuat oleh pdf-lib, dengan tanggal hari ini. Itu mengungkap library mana yang menulis file, bukan siapa Anda, tetapi tetap layak diketahui.

Kasus khusus dan kapan sebaiknya tidak memakai Kopitiam

  • File yang dilindungi kata sandi atau dibatasi: Kopitiam belum bisa membuka PDF yang terkunci. Buka file dengan kata sandinya di pembaca Anda dan gunakan Cetak, Simpan sebagai PDF untuk membuat salinan yang tidak terkunci. Salinan itu juga file baru, dengan metadatanya sendiri, jadi periksalah.
  • Dokumen hasil scan: kolom Producer sering menyebut scanner atau aplikasi scanning-nya. Jika hasil scan punya lapisan teks OCR, Sensor PDF menghapus teks tersembunyi itu di area yang Anda tandai, bukan hanya gambar yang terlihat.
  • File yang sangat besar: semuanya berjalan di perangkat Anda, jadi batas praktisnya adalah memori perangkat Anda. Hasil scan 300 halaman bisa lambat di ponsel lama; komputer menanganinya lebih baik.
  • Ketika tanggal itu penting: jika sebuah arsip harus mempertahankan tanggal Created aslinya, jangan memprosesnya dengan alat yang membangun file baru. Putar, Watermark, Tambah Nomor Halaman, dan Kompres dalam mode Lossless atau Kecilkan foto mempertahankan tanggal Created. Edit, Gabung, Pisah, Ekstrak, Atur, Sensor, dan kompresi Kuat mengaturnya ulang.
  • Ketika Anda perlu mengisi metadata, seperti judul yang benar untuk laporan yang diterbitkan: gunakan aplikasi yang membuat dokumen itu. Kopitiam tidak bisa menulis kolom khusus.

Alat PDF Kopitiam berjalan di browser Anda, jadi file yang sedang Anda bersihkan tidak diunggah ke server selama prosesnya. Untuk dokumen sensitif, itu separuh dari tujuannya.