Да. Почти всеки PDF носи метаданни, които никога не сте въвеждали: име на автор, приложението, което го е създало, софтуера, който е записал PDF файла, и кога е създаден и последно променен. Често има и заглавие и ключови думи, понякога останали от шаблон. Нищо от това не се вижда на страницата, но всеки, който получи файла, може да го прочете за няколко секунди.

Повечето от тях можете да видите в свойствата на документа в програмата си за PDF. Правилното им премахване означава да запишете ново копие без тези полета и да проверите за другите скрити неща, които един PDF може да носи, като коментари и отговори във формуляри, които не са метаданни, но изтичат по същия начин.

Какви метаданни има в един PDF

PDF файлът съхранява метаданни на две места. Полетата с информация за документа са тези, които програмата ви показва. Много файлове имат и блок с XMP метаданни, който може да повтаря същите данни и да добавя още.

  • Автор (Author): често истинското ви име или потребителското име на компютъра ви, попълнено от приложението, което е създало файла.
  • Създател (Creator) и Производител (Producer): приложението и PDF софтуерът, понякога с номера на версиите, например текстообработваща програма, система за заплати или софтуерът на скенер.
  • Дати на създаване и промяна: кога файлът е създаден за пръв път и кога е записан последно, обикновено до секундата.
  • Заглавие, Тема и Ключови думи: понякога зададени нарочно, често наследени от шаблон или по-стар документ.
  • Допълнения в XMP: в зависимост от приложението, неща като идентификатор на документа, история на инструментите за редактиране или бележка за авторско право.

Други скрити неща, които пътуват с един PDF

Метаданните са частта, за която хората знаят. Ето тези, които ги изненадват:

  • Коментари и лепящи бележки: забележки от преглед като „първо провери заплатата му“ остават във файла, освен ако не бъдат изтрити, дори когато панелът с коментари е затворен.
  • Отговори в полета на формуляри: попълненият формуляр носи отговорите си като данни, които някои системи четат директно.
  • Скрит текстов слой: сканиран PDF, минал през OCR, има невидим, търсим текст под изображението, включително всяка част, която сте мислели, че сте изрязали или покрили.
  • Съдържание под правоъгълник: черен или бял правоъгълник, начертан върху текст, го скрива на екрана, но текстът все още е във файла и може да бъде копиран.
  • Прикачени файлове: един PDF може да съдържа други файлове, показвани само в панела с прикачени файлове.
  • По-ранни версии: някои приложения записват промените, като ги добавят в края на файла, така че по-старото съдържание може все още да е вътре.

Защо има значение, с истински примери

  • Договор за наем, направен от шаблона на агент, пази името на предишния наемател в полето си „Заглавие“.
  • CV, изпратено на нов работодател, има името на настоящия ви работодател в „Автор“, защото сте го писали на служебен лаптоп.
  • Оферта с дата миналия петък има дата на промяна тази сутрин, което може да повдигне въпроси при спор.
  • Заличен фиш за заплата все още показва пълното име в полето „Заглавие“, така че заличаването не е защитило нищо.

Как да проверите какво разкрива вашият PDF

  1. Отворете файла в програма за PDF на компютър. Приложенията за телефон рядко показват пълните свойства.
  2. Отворете свойствата на документа. В Acrobat Reader са в „Файл“, „Свойства“. Във вградените програми за преглед на Chrome и Firefox са в менюто на програмата. На Mac Preview ги показва в „Инструменти“, „Покажи инспектора“.
  3. Прочетете полетата Автор, Заглавие, Тема, Ключови думи, Създател, Производител, Създаден и Променен.
  4. Отворете панелите с коментари и прикачени файлове, ако програмата ви ги има, и потърсете нещо, което не сте очаквали.
  5. Опитайте да селектирате и копирате текст около всичко, което сте покрили или зачернили. Ако можете да го поставите някъде, той все още е във файла.

Програмите показват полетата с информация за документа, а не XMP блока. Ако трябва да видите всичко, безплатният инструмент за команден ред ExifTool изброява и двете.

Какво прави Kopitiam с метаданните

Kopitiam няма редактор на метаданни, но всеки инструмент третира метаданните по определен начин и е полезно да знаете кой как.

  • „Редактиране на PDF“, „Обединяване на PDF“, „Разделяне на PDF“, „Извличане на страници“, „Подреждане на PDF“ и „Заличаване в PDF“ създават нов файл от страниците ви. Оригиналните Заглавие, Автор, Тема, Ключови думи и XMP блок не се пренасят. Създател и Производител се задават на pdf-lib, библиотеката с отворен код, която Kopitiam използва, а двете дати се задават на момента, в който изтегляте.
  • „Завъртане на PDF“, „Воден знак в PDF“ и „Номериране на страници“ записват промените в същия файл. Оригиналните Заглавие, Автор, Ключови думи и дата на създаване остават. Производител става pdf-lib, а датата на промяна става времето, в което изтегляте.
  • „Компресиране на PDF“ в режим „Без загуби“ или „Смали снимките“ изчиства Заглавие, Автор, Тема, Ключови думи, Създател и Производител. Датите на създаване и промяна и всеки XMP блок остават.
  • „Компресиране на PDF“ в режим „Силно“ изгражда всяка страница наново като картинка в нов файл, така че нито едно от оригиналните полета не се пренася, а текстът вече не е селектируем.
Изчистването на метаданните не изчиства страниците. Инструментите, които създават нов файл, пак копират всяка страница такава, каквато е, включително коментарите и полетата на формуляри на нея. Проверете ги отделно и използвайте „Заличаване в PDF“, а не начертан правоъгълник, за всичко на страницата, което трябва да изчезне.

Бърз начин да изчистите файл, преди да го изпратите

  1. Проверете файла, както е описано по-горе, и си отбележете какво искате да махнете.
  2. Отворете го в „Подреждане на PDF“, оставете страниците както са и щракнете „Изтегли подредения PDF“. Новото копие няма оригиналните Заглавие, Автор, Тема, Ключови думи или XMP блок.
  3. Ако на страницата има текст за премахване, например номер на IC във фиш за заплата, използвайте вместо това „Заличаване в PDF“ и щракнете „Заличи и изтегли“. Той също създава нов файл, така че същите метаданни отпадат, а заличеният текст се премахва, а не се покрива.
  4. Отворете изтегленото копие и проверете отново свойствата на документа и панела с коментари, преди да го изпратите.

Новото копие ще казва, че е създадено от pdf-lib, с днешна дата. Това разкрива коя библиотека е записала файла, а не кои сте вие, но е добре да го знаете.

Особени случаи и кога да не използвате Kopitiam

  • Файлове, защитени с парола или с ограничения: Kopitiam все още не може да отваря заключени PDF файлове. Отворете файла с паролата му в програмата си и използвайте „Печат“, „Запазване като PDF“, за да направите отключено копие. Това копие също е ново, със собствени метаданни, така че го проверете.
  • Сканирани документи: полето Производител често назовава скенера или приложението за сканиране. Ако сканът има OCR текстов слой, „Заличаване в PDF“ премахва този скрит текст в отбелязаните от вас области, а не само видимото изображение.
  • Много големи файлове: всичко работи на устройството ви, така че практическата граница е паметта му. Скан от 300 страници може да е бавен на по-стар телефон; компютърът се справя по-добре.
  • Когато датите имат значение: ако един запис трябва да запази оригиналната си дата на създаване, не го пускайте през инструмент, който създава нов файл. „Завъртане на PDF“, „Воден знак в PDF“, „Номериране на страници“ и „Компресиране на PDF“ в режим „Без загуби“ или „Смали снимките“ запазват датата на създаване. Редактирането, обединяването, разделянето, извличането, подреждането, заличаването и силното компресиране я нулират.
  • Когато трябва да зададете метаданни, например подходящо заглавие на публикуван отчет: използвайте приложението, което е създало документа. Kopitiam не може да записва собствени полета.

PDF инструментите на Kopitiam работят в браузъра ви, така че файлът, който почиствате, не се качва на сървър по пътя. За чувствителни документи това е половината от смисъла.