Ja. Nästan varje PDF bär på metadata som du aldrig har skrivit in: ett författarnamn, programmet som skapade den, programvaran som skrev PDF:en och när den skapades och senast ändrades. Ofta finns det också en titel och nyckelord, ibland kvar från en mall. Inget av det syns på sidan, men alla som får filen kan läsa det på några sekunder.

Du kan se det mesta under Dokumentegenskaper i din PDF-läsare. Att ta bort det ordentligt innebär att spara en ny kopia utan de fälten, och att kontrollera de andra dolda saker som en PDF kan bära på, som kommentarer och formulärsvar, som inte är metadata men läcker på samma sätt.

Vilken metadata som finns i en PDF

En PDF lagrar metadata på två ställen. Fälten för dokumentinformation är de som din läsare visar. Många filer har också ett block med XMP-metadata, som kan upprepa samma uppgifter och lägga till fler.

  • Författare (Author): ofta ditt riktiga namn eller användarnamnet på din dator, ifyllt av programmet som skapade filen.
  • Skapare och Producent (Creator och Producer): programmet och PDF-programvaran, ibland med versionsnummer, till exempel en ordbehandlare, ett lönesystem eller en skanners programvara.
  • Datum för Skapad och Ändrad (Created och Modified): när filen först skapades och senast sparades, oftast på sekunden.
  • Titel, Ämne och Nyckelord (Title, Subject och Keywords): ibland satta med avsikt, ofta ärvda från en mall eller ett äldre dokument.
  • XMP-tillägg: beroende på programmet saker som ett dokument-ID, historik över redigeringsverktyg eller en upphovsrättsnotis.

Andra dolda saker som följer med en PDF

Metadata är den del som folk känner till. De här är de som överraskar:

  • Kommentarer och fästisar: granskningsanteckningar som ”kolla hans lön först” stannar i filen om de inte tas bort, även när kommentarspanelen är stängd.
  • Svar i formulärfält: ett ifyllt formulär bär sina svar som data, som vissa system läser direkt.
  • Ett dolt textlager: en inskannad PDF som har körts genom OCR har osynlig, sökbar text under bilden, inklusive alla delar som du trodde att du hade beskurit eller täckt över.
  • Innehåll under en ruta: en svart eller vit rektangel som ritats över text döljer den på skärmen, men texten finns kvar i filen och kan kopieras.
  • Bilagor: en PDF kan innehålla andra filer, som bara visas i panelen för bilagor.
  • Tidigare versioner: vissa program sparar ändringar genom att lägga till dem i slutet av filen, så äldre innehåll kan fortfarande finnas inuti den.

Varför det spelar roll, med verkliga exempel

  • Ett hyresavtal som gjorts från en mäklares mall har kvar den förra hyresgästens namn i fältet Titel.
  • Ett CV som skickas till en ny arbetsgivare har din nuvarande arbetsgivares namn i Författare, eftersom du skrev det på en jobbdator.
  • En offert daterad förra fredagen har ett ändringsdatum från i morse, vilket kan väcka frågor i en tvist.
  • Ett maskerat lönebesked visar fortfarande hela namnet i fältet Titel, så maskeringen har inte skyddat någonting.

Så kontrollerar du vad din PDF avslöjar

  1. Öppna filen i en PDF-läsare på en dator. Mobilappar visar sällan alla egenskaper.
  2. Öppna Dokumentegenskaper. I Acrobat Reader finns det under Arkiv, Egenskaper. I de inbyggda visarna i Chrome och Firefox finns det i visarens meny. På en Mac visar Förhandsvisning det under Verktyg, Visa inspektör.
  3. Läs fälten Författare, Titel, Ämne, Nyckelord, Skapare, Producent, Skapad och Ändrad.
  4. Öppna panelerna för kommentarer och bilagor, om din läsare har dem, och leta efter något du inte väntade dig.
  5. Försök markera och kopiera text runt allt som du har täckt över eller svärtat. Om du kan klistra in den någonstans finns den kvar i filen.

Läsare visar fälten för dokumentinformation, inte XMP-blocket. Om du behöver se allt listar det kostnadsfria kommandoradsverktyget ExifTool båda.

Vad Kopitiam gör med metadata

Kopitiam har ingen metadataredigerare, men varje verktyg behandlar metadata på ett fast sätt, och det hjälper att veta vilket som är vilket.

  • Redigera PDF, Slå ihop, Dela, Extrahera sidor, Ordna och Maskera bygger en ny fil av dina sidor. Ursprunglig Titel, Författare, Ämne, Nyckelord och XMP-block följer inte med. Skapare och Producent sätts till pdf-lib, biblioteket med öppen källkod som Kopitiam använder, och båda datumen sätts till ögonblicket då du laddar ner.
  • Rotera, Vattenmärke och Lägg till sidnummer sparar ändringarna i samma fil. Ursprunglig Titel, Författare, Nyckelord och Skapad-datum finns kvar. Producent blir pdf-lib och Ändrad blir tiden då du laddar ner.
  • Komprimera i läget Förlustfri eller Krymp bilder tömmer Titel, Författare, Ämne, Nyckelord, Skapare och Producent. Datumen Skapad och Ändrad och ett eventuellt XMP-block finns kvar.
  • Komprimera i läget Stark bygger om varje sida som en bild i en ny fil, så inga av de ursprungliga fälten följer med, och texten går inte längre att markera.
Att rensa metadata rensar inte sidorna. Verktyg som bygger en ny fil kopierar fortfarande varje sida som den är, inklusive kommentarer och formulärfält på den sidan. Kontrollera dem separat, och använd Maskera, inte en ritad ruta, för allt på sidan som måste bort.

Ett snabbt sätt att rensa en fil innan du skickar den

  1. Kontrollera filen som beskrivs ovan och notera vad du vill få bort.
  2. Öppna den i Ordna PDF, låt sidorna vara som de är och klicka på Ladda ner ordnad PDF. Den nya kopian har ingen ursprunglig Titel, Författare, Ämne, Nyckelord eller XMP-block.
  3. Om det finns text på sidan som ska bort, till exempel ett IC-nummer på ett lönebesked, använd Maskera PDF i stället och klicka på Maskera och ladda ner. Det bygger också en ny fil, så samma metadata försvinner, och den maskerade texten tas bort i stället för att täckas över.
  4. Öppna den nedladdade kopian och kontrollera Dokumentegenskaper och kommentarspanelen igen innan du skickar den.

Den nya kopian kommer att ange att den har skapats av pdf-lib, med dagens datum. Det avslöjar vilket bibliotek som skrev filen, inte vem du är, men det är bra att veta.

Specialfall och när du inte ska använda Kopitiam

  • Lösenordsskyddade eller begränsade filer: Kopitiam kan inte öppna låsta PDF-filer än. Öppna filen med lösenordet i din läsare och använd Skriv ut, Spara som PDF för att göra en olåst kopia. Den kopian är också ny, med sin egen metadata, så kontrollera den.
  • Inskannade dokument: fältet Producent anger ofta skannern eller skannerappen. Om skanningen har ett OCR-textlager tar Maskera bort den dolda texten i de områden du markerar, inte bara den synliga bilden.
  • Mycket stora filer: allt körs på din enhet, så den praktiska gränsen är minnet i din enhet. En skanning på 300 sidor kan gå långsamt på en äldre mobil. En dator klarar det bättre.
  • När datumen spelar roll: om ett dokument måste behålla sitt ursprungliga Skapad-datum, kör det inte genom ett verktyg som bygger en ny fil. Rotera, Vattenmärke, Lägg till sidnummer och Komprimera i läget Förlustfri eller Krymp bilder behåller Skapad-datumet. Redigera, Slå ihop, Dela, Extrahera, Ordna, Maskera och Stark komprimering återställer det.
  • När du behöver ange metadata, till exempel en riktig titel för en publicerad rapport: använd programmet som skapade dokumentet. Kopitiam kan inte skriva egna fält.

Kopitiams PDF-verktyg körs i webbläsaren, så filen du rensar laddas inte upp till någon server på vägen. För känsliga dokument är det halva poängen.