เมทาดาทา PDF ที่ซ่อนอยู่ มีอะไรบ้าง และวิธีตรวจสอบ

มี PDF แทบทุกไฟล์พกเมทาดาทาที่คุณไม่เคยพิมพ์เอง ได้แก่ ชื่อผู้เขียน แอปที่สร้างไฟล์ ซอฟต์แวร์ที่เขียน PDF และเวลาที่สร้างและแก้ไขล่าสุด หลายครั้งยังมีชื่อเรื่องและคำสำคัญด้วย บางทีหลงเหลือมาจากเทมเพลต ทั้งหมดนี้ไม่แสดงบนหน้า แต่ใครก็ตามที่ได้รับไฟล์อ่านได้ในไม่กี่วินาที

คุณดูส่วนใหญ่ได้ใน Document Properties ของโปรแกรมอ่าน PDF การลบออกให้ถูกวิธีคือบันทึกสำเนาใหม่ที่ไม่มีช่องข้อมูลเหล่านั้น และตรวจสิ่งซ่อนเร้นอื่นๆ ที่ PDF พกมาได้ เช่น ความคิดเห็นและคำตอบในแบบฟอร์ม ซึ่งไม่ใช่เมทาดาทา แต่รั่วไหลได้แบบเดียวกัน

ใน PDF มีเมทาดาทาอะไรบ้าง

PDF เก็บเมทาดาทาไว้สองที่ ช่องข้อมูลเอกสาร (document information) คือส่วนที่โปรแกรมอ่านของคุณแสดง ไฟล์จำนวนมากยังมีบล็อกเมทาดาทา XMP ซึ่งอาจซ้ำรายละเอียดเดียวกันและเพิ่มเติมอีก

• Author: มักเป็นชื่อจริงของคุณหรือชื่อผู้ใช้ในคอมพิวเตอร์ ซึ่งแอปที่สร้างไฟล์กรอกให้
• Creator และ Producer: แอปและซอฟต์แวร์ PDF บางครั้งมีหมายเลขเวอร์ชันด้วย เช่น โปรแกรมประมวลผลคำ ระบบเงินเดือน หรือซอฟต์แวร์ของเครื่องสแกน
• วันที่ Created และ Modified: เวลาที่สร้างไฟล์ครั้งแรกและบันทึกล่าสุด มักละเอียดถึงวินาที
• Title, Subject และ Keywords: บางครั้งตั้งใจใส่ แต่บ่อยครั้งติดมาจากเทมเพลตหรือเอกสารเก่า
• ข้อมูลเพิ่มเติมใน XMP: ขึ้นอยู่กับแอป เช่น รหัสเอกสาร ประวัติเครื่องมือที่ใช้แก้ไข หรือประกาศลิขสิทธิ์

สิ่งซ่อนเร้นอื่นๆ ที่ติดไปกับ PDF

เมทาดาทาเป็นส่วนที่คนรู้จัก ส่วนเหล่านี้คือสิ่งที่ทำให้คนพลาด

• ความคิดเห็นและโน้ตติดหน้า: ข้อความรีวิวอย่าง “เช็กเงินเดือนเขาก่อน” จะอยู่ในไฟล์จนกว่าจะลบ แม้แผงความคิดเห็นจะปิดอยู่
• คำตอบในช่องแบบฟอร์ม: แบบฟอร์มที่กรอกแล้วพกคำตอบไว้เป็นข้อมูล ซึ่งบางระบบอ่านได้โดยตรง
• ชั้นข้อความที่ซ่อนอยู่: PDF ที่สแกนแล้วผ่าน OCR จะมีข้อความที่มองไม่เห็นแต่ค้นหาได้อยู่ใต้รูปภาพ รวมถึงส่วนที่คุณคิดว่าครอปหรือปิดทับไปแล้ว
• เนื้อหาใต้กล่อง: สี่เหลี่ยมสีดำหรือสีขาวที่วาดทับข้อความจะซ่อนข้อความบนหน้าจอ แต่ข้อความยังอยู่ในไฟล์และคัดลอกได้
• ไฟล์แนบ: PDF มีไฟล์อื่นอยู่ข้างในได้ ซึ่งแสดงเฉพาะในแผงไฟล์แนบ
• เวอร์ชันก่อนหน้า: บางแอปบันทึกการเปลี่ยนแปลงด้วยการต่อท้ายไฟล์ เนื้อหาเก่าจึงอาจยังอยู่ข้างใน

ทำไมเรื่องนี้สำคัญ พร้อมตัวอย่างจริง

• สัญญาเช่าที่ทำจากเทมเพลตของนายหน้ายังมีชื่อผู้เช่าคนก่อนอยู่ในช่อง Title
• เรซูเม่ที่ส่งให้นายจ้างใหม่มีชื่อนายจ้างปัจจุบันอยู่ใน Author เพราะคุณเขียนบนแล็ปท็อปที่ทำงาน
• ใบเสนอราคาที่ลงวันที่ศุกร์ที่แล้วมีวันที่ Modified เป็นเมื่อเช้านี้ ซึ่งอาจทำให้เกิดคำถามเมื่อมีข้อพิพาท
• สลิปเงินเดือนที่ปิดบังข้อมูลแล้วยังแสดงชื่อเต็มอยู่ในช่อง Title การปิดบังจึงไม่ได้ปกป้องอะไรเลย

วิธีตรวจว่า PDF ของคุณเปิดเผยอะไรบ้าง

1. เปิดไฟล์ในโปรแกรมอ่าน PDF บนคอมพิวเตอร์ แอปในโทรศัพท์แทบไม่เคยแสดงคุณสมบัติครบ
2. เปิด Document Properties ใน Acrobat Reader อยู่ใต้ File, Properties ในตัวดู PDF ที่มากับ Chrome และ Firefox อยู่ในเมนูของตัวดู บน Mac แอป Preview แสดงไว้ใต้ Tools, Show Inspector
3. อ่านช่อง Author, Title, Subject, Keywords, Creator, Producer, Created และ Modified
4. เปิดแผงความคิดเห็นและไฟล์แนบ ถ้าโปรแกรมอ่านของคุณมี แล้วดูว่ามีอะไรที่ไม่ได้คาดไว้หรือไม่
5. ลองเลือกและคัดลอกข้อความรอบๆ สิ่งที่คุณปิดทับหรือถมดำไว้ ถ้าวางที่อื่นได้ แสดงว่ายังอยู่ในไฟล์

โปรแกรมอ่านแสดงช่องข้อมูลเอกสาร ไม่ได้แสดงบล็อก XMP ถ้าต้องการดูทั้งหมด เครื่องมือบรรทัดคำสั่งฟรีอย่าง ExifTool แสดงได้ทั้งสองส่วน

Kopitiam ทำอะไรกับเมทาดาทา

Kopitiam ไม่มีตัวแก้ไขเมทาดาทา แต่แต่ละเครื่องมือจัดการเมทาดาทาแบบตายตัว และการรู้ว่าเครื่องมือไหนทำแบบไหนจะช่วยได้

• แก้ไข PDF, รวม, แยก, ดึงหน้า, จัดเรียง และปิดบังข้อมูล สร้างไฟล์ใหม่จากหน้าของคุณ Title, Author, Subject, Keywords และบล็อก XMP เดิมจะไม่ติดมา Creator และ Producer ถูกตั้งเป็น pdf-lib ซึ่งเป็นไลบรารีโอเพนซอร์สที่ Kopitiam ใช้ และวันที่ทั้งสองถูกตั้งเป็นเวลาที่คุณดาวน์โหลด
• หมุน ใส่ลายน้ำ และใส่เลขหน้า บันทึกการเปลี่ยนแปลงลงในไฟล์เดิม Title, Author, Keywords และวันที่ Created เดิมยังอยู่ Producer กลายเป็น pdf-lib และ Modified กลายเป็นเวลาที่คุณดาวน์โหลด
• บีบอัดในโหมด ไม่เสียคุณภาพ หรือ ย่อรูปภาพ จะล้าง Title, Author, Subject, Keywords, Creator และ Producer ให้ว่าง ส่วนวันที่ Created และ Modified และบล็อก XMP ที่มีอยู่ยังคงอยู่
• บีบอัดในโหมด บีบอัดสูง สร้างทุกหน้าใหม่เป็นรูปภาพในไฟล์ใหม่ ช่องข้อมูลเดิมจึงไม่ติดมาเลย และข้อความจะเลือกไม่ได้อีก

วิธีล้างไฟล์แบบรวดเร็วก่อนส่ง

1. ตรวจไฟล์ตามที่อธิบายไว้ข้างบน แล้วจดว่าต้องการเอาอะไรออก
2. เปิดใน จัดเรียงหน้า PDF ปล่อยหน้าไว้ตามเดิม แล้วคลิก ดาวน์โหลด PDF ที่จัดเรียงแล้ว สำเนาใหม่จะไม่มี Title, Author, Subject, Keywords หรือบล็อก XMP เดิม
3. ถ้ามีข้อความบนหน้าที่ต้องเอาออก เช่น หมายเลข IC บนสลิปเงินเดือน ให้ใช้ ปิดบังข้อมูล PDF แทน แล้วคลิก ปิดบังและดาวน์โหลด เครื่องมือนี้สร้างไฟล์ใหม่เช่นกัน เมทาดาทาเดียวกันจึงถูกทิ้งไป และข้อความที่ปิดบังจะถูกลบออก ไม่ใช่แค่ปิดทับ
4. เปิดสำเนาที่ดาวน์โหลดมา แล้วตรวจ Document Properties และแผงความคิดเห็นอีกครั้งก่อนส่ง

สำเนาใหม่จะระบุว่าสร้างโดย pdf-lib และมีวันที่ของวันนี้ ข้อนี้เปิดเผยว่าไลบรารีไหนเขียนไฟล์ ไม่ได้เปิดเผยว่าคุณเป็นใคร แต่ก็ควรรู้ไว้

กรณีพิเศษ และเมื่อไรที่ไม่ควรใช้ Kopitiam

• ไฟล์ที่มีรหัสผ่านหรือถูกจำกัดสิทธิ์: Kopitiam ยังเปิด PDF ที่ล็อกไว้ไม่ได้ ให้เปิดไฟล์ด้วยรหัสผ่านในโปรแกรมอ่าน แล้วใช้ พิมพ์ บันทึกเป็น PDF เพื่อสร้างสำเนาที่ไม่ล็อก สำเนานั้นเป็นไฟล์ใหม่ด้วย มีเมทาดาทาของตัวเอง จึงควรตรวจดู
• เอกสารที่สแกนมา: ช่อง Producer มักระบุชื่อเครื่องสแกนหรือแอปสแกน ถ้าไฟล์สแกนมีชั้นข้อความ OCR ปิดบังข้อมูล จะลบข้อความที่ซ่อนอยู่นั้นในพื้นที่ที่คุณกำหนดด้วย ไม่ใช่แค่รูปภาพที่มองเห็น
• ไฟล์ขนาดใหญ่มาก: ทุกอย่างทำงานบนอุปกรณ์ของคุณ ขีดจำกัดจริงจึงเป็นหน่วยความจำของอุปกรณ์ ไฟล์สแกน 300 หน้าอาจช้าบนโทรศัพท์รุ่นเก่า คอมพิวเตอร์รับมือได้ดีกว่า
• เมื่อวันที่มีความสำคัญ: ถ้าเอกสารต้องคงวันที่ Created เดิมไว้ อย่านำไปผ่านเครื่องมือที่สร้างไฟล์ใหม่ หมุน ใส่ลายน้ำ ใส่เลขหน้า และบีบอัดในโหมด ไม่เสียคุณภาพ หรือ ย่อรูปภาพ จะคงวันที่ Created ไว้ ส่วนแก้ไข รวม แยก ดึงหน้า จัดเรียง ปิดบังข้อมูล และการบีบอัดแบบ บีบอัดสูง จะรีเซ็ตวันที่นั้น
• เมื่อต้องตั้งค่าเมทาดาทาเอง เช่น ชื่อเรื่องที่เหมาะสมสำหรับรายงานที่จะเผยแพร่: ให้ใช้แอปที่สร้างเอกสาร Kopitiam เขียนช่องข้อมูลแบบกำหนดเองไม่ได้

เครื่องมือ PDF ของ Kopitiam ทำงานในเบราว์เซอร์ของคุณ ไฟล์ที่คุณกำลังล้างจึงไม่ถูกอัปโหลดไปยังเซิร์ฟเวอร์ระหว่างทาง สำหรับเอกสารสำคัญ นั่นคือครึ่งหนึ่งของเหตุผลที่ทำแบบนี้