Se você usa um editor de PDF algumas vezes por ano, provavelmente não precisa de um pago. Assinar um formulário, juntar arquivos, separar páginas, cobrir de preto um número de conta e diminuir um arquivo para o e-mail são coisas que dá para fazer com ferramentas grátis, incluindo o Kopitiam, que funciona no seu navegador sem conta e sem marca d’água.

Os pacotes pagos justificam o preço em trabalhos mais pesados: editar o texto existente no lugar, ler arquivos digitalizados com OCR, criar formulários preenchíveis e assinaturas digitais certificadas. Este guia associa tarefas comuns a opções grátis, mostra como avaliar uma ferramenta grátis antes de confiar a ela um documento pessoal e é honesto sobre onde as ferramentas grátis deixam a desejar.

Associe a tarefa à ferramenta

Comece pela tarefa, não pelo programa. Estas são as tarefas que a maioria das pessoas realmente tem, e a ferramenta do Kopitiam que faz cada uma.

  • Preencher e assinar um formulário: Editar PDF. Ele encontra os campos do formulário quando você abre o arquivo, e o botão Assinar permite desenhar ou digitar uma assinatura.
  • Corrigir um erro de digitação ou uma data errada: a ferramenta Cobrir do Editar PDF esconde as palavras antigas e deixa você digitar as novas por cima.
  • Combinar arquivos em um só: Juntar PDF. Adicione cada arquivo, um de cada vez, e arraste as páginas para a ordem certa.
  • Enviar só algumas páginas: o Extrair páginas cria um novo PDF com as páginas que você escolher, e o Dividir PDF corta um arquivo em vários.
  • Remover dados privados: o Tarjar PDF tira do arquivo o texto coberto, em vez de só pintar uma caixa por cima.
  • Deixar um arquivo pequeno o bastante para o e-mail: Comprimir PDF, com os modos Sem perdas, Reduzir fotos e Forte.
  • Corrigir páginas deitadas ou de cabeça para baixo: Girar PDF, ou Organizar PDF para girar, reordenar e excluir páginas de uma vez.
  • Marcar um arquivo como rascunho: o Marca d’água em PDF aplica textos como RASCUNHO ou CONFIDENCIAL em todas as páginas.
  • Tirar as palavras para editá-las: o PDF para Word e texto exporta um .docx, texto simples ou Markdown.
  • Passar entre imagens e PDFs: JPG para PDF e PDF para JPG.

Todas essas ferramentas de PDF funcionam no seu navegador, e seu arquivo não é enviado para um servidor. Depois que a página de uma ferramenta carrega, ela continua funcionando se a sua conexão cair.

Um exemplo prático: holerites para um pedido de empréstimo

Digamos que um banco peça seus três últimos holerites em um só PDF, e cada holerite chegou como um arquivo separado. Abra o Juntar PDF, adicione os três arquivos e arraste as páginas para a ordem das datas. Se os holerites mostram algo de que o banco não precisa, como o seu número do EPF, use o Tarjar PDF para cobrir de preto. Se o resultado ficar grande demais para o formulário de upload do banco, passe-o pelo Comprimir PDF.

Nenhum desses passos precisa de assinatura, e nenhum deles manda os dados do seu salário para um servidor. É essa a troca que a maioria dos usuários ocasionais procura.

O que “grátis” costuma significar em outros lugares

Muitas ferramentas que se dizem grátis têm uma pegadinha que só aparece no final. Conhecer as mais comuns evita que você faça o trabalho duas vezes.

  • Uma marca d’água aplicada no download até você fazer upgrade.
  • Um limite de quantos arquivos você pode processar por dia, ou de tamanho de arquivo.
  • Um cadastro obrigatório na frente do botão de download.
  • Um teste grátis que vira assinatura a menos que você cancele.
  • O envio do seu arquivo para um servidor para fazer o trabalho, o que pode não ter problema para um cardápio, mas não para a digitalização de um passaporte.

O Kopitiam é pago por anúncios mostrados ao lado das ferramentas. Não há marca d’água, nem conta, nem limite diário. O código não define limite de tamanho de arquivo, então o teto prático é a memória do seu dispositivo: uma digitalização muito grande vai ser mais lenta em um celular mais antigo do que em um notebook.

Como avaliar qualquer ferramenta grátis antes de confiar nela

Você não precisa acreditar na palavra de nenhuma ferramenta, incluindo a nossa. Três testes rápidos dizem quase tudo o que você precisa saber.

  1. Teste primeiro com um arquivo de mentira. Faça a tarefa inteira e abra o download. Se houver marca d’água ou pedido de cadastro, você descobre antes de envolver o seu documento real.
  2. Veja se ela precisa de internet para funcionar. Carregue a ferramenta, desligue o Wi-Fi e faça a tarefa. Uma ferramenta que ainda assim termina está fazendo o trabalho no seu dispositivo. Uma que falha provavelmente estava mandando o seu arquivo para algum lugar.
  3. Leia a política de privacidade procurando as palavras upload, armazenar e excluir. Se os arquivos vão para um servidor, procure por quanto tempo eles são guardados.

Onde as ferramentas grátis deixam a desejar

Ser honesto sobre os limites é mais útil do que fingir que uma ferramenta grátis faz tudo. Estas são as tarefas em que um editor pago, ou outro tipo de ferramenta, é a melhor escolha.

  • Editar o texto existente no lugar. O Kopitiam cobre as palavras antigas e deixa você digitar as novas por cima, em uma fonte simples. Redigitar o texto original na própria fonte, com linhas que se reorganizam, é um problema mais difícil e costuma ser um recurso pago.
  • Transformar digitalizações em texto pesquisável. O PDF para Word e texto do Kopitiam precisa de um PDF que já tenha texto. O editor dele consegue ler um formulário digitalizado para encontrar campos, mas não deixa pesquisável um arquivo inteiro de digitalizações.
  • Assinaturas digitais certificadas. A ferramenta Assinar do Kopitiam coloca uma imagem da sua assinatura. Alguns contratos e formulários do governo exigem uma assinatura baseada em certificado, que registra quem assinou e se o arquivo mudou. Use um serviço próprio de assinatura eletrônica nesses casos.
  • Criar formulários. O Kopitiam preenche formulários, mas não cria campos preenchíveis para outras pessoas completarem.
  • Trabalho em lote. Se você processa centenas de arquivos por semana, um pacote para computador com ações em lote vai economizar horas.
A confusão que causa prejuízo de verdade: esconder texto não é removê-lo. Uma caixa preta ou uma cobertura branca desenhada por cima deixa as palavras originais no arquivo, e qualquer pessoa pode copiá-las. No Kopitiam, a ferramenta Cobrir do Editar PDF esconde; só o Tarjar PDF remove.

O Tarjar PDF remove o texto reconstruindo como imagem cada página que você tarja, para que não sobre nada a recuperar. A desvantagem é que o resto do texto dessa página também deixa de ser selecionável. As páginas que você não tarja são copiadas sem alteração.

Opções grátis que você talvez já tenha

Antes de instalar qualquer coisa, veja o que já existe no seu dispositivo. Seu navegador abre e imprime PDFs, e imprimir com Salvar como PDF gera uma cópia nova, o que também pode desbloquear um arquivo de que você tem a senha. Versões recentes do Microsoft Word abrem um PDF e o convertem em um documento editável. Celulares e Macs costumam incluir ferramentas básicas de marcação para adicionar uma assinatura ou uma observação.

Essas ferramentas embutidas servem para tarefas pontuais. Elas ficam desajeitadas na hora de juntar, dividir, tarjar direito e comprimir, e é aí que um kit de ferramentas grátis no navegador preenche a lacuna sem mais um app para instalar.

Quando vale a pena pagar

Pague quando o trabalho é frequente e pesado: você edita o texto existente de contratos todos os dias, faz OCR em caixas de registros digitalizados, precisa de assinaturas certificadas ou numera documentos para a fase de produção de provas de um processo. Aí um pacote pago economiza tempo de verdade e a assinatura faz sentido.

Se você abre um editor de PDF algumas vezes por ano, guarde seu dinheiro. Use uma ferramenta grátis que não coloca marca d’água, não obriga a cadastro e não envia o seu arquivo, e volte às opções pagas no dia em que ela não der mais conta.