Om du använder en PDF-redigerare några gånger om året behöver du troligen ingen betald. Att signera ett formulär, slå ihop filer, plocka ut sidor, svärta ett kontonummer och krympa en fil så att den kan mejlas går att göra med gratisverktyg, bland annat Kopitiam, som körs i webbläsaren utan konto och utan vattenstämpel.

Betalda programpaket gör skäl för priset vid tyngre arbete: redigera befintlig text på plats, läsa inskannade arkiv med OCR, bygga ifyllbara formulär och certifierade digitala signaturer. Den här guiden matchar vanliga jobb med gratisalternativ, visar hur du kontrollerar ett gratisverktyg innan du anförtror det ett personligt dokument, och är ärlig om var gratisverktyg inte räcker till.

Matcha jobbet med verktyget

Börja med jobbet, inte med programmet. Här är de uppgifter de flesta faktiskt har, och det Kopitiam-verktyg som gör var och en.

  • Fylla i och signera ett formulär: Redigera PDF. Den hittar formulärfält när du öppnar filen, och knappen Signera låter dig rita eller skriva en signatur.
  • Rätta ett stavfel eller fel datum: verktyget Täck i Redigera PDF döljer de gamla orden och låter dig skriva nya ovanpå.
  • Samla filer i en: Slå ihop PDF. Lägg till varje fil i tur och ordning och dra sidorna i ordning.
  • Skicka bara vissa sidor: Extrahera sidor skapar en ny PDF av de sidor du väljer, och Dela PDF delar upp en fil i flera.
  • Ta bort privata uppgifter: Maskera PDF tar bort den täckta texten ur filen, i stället för att bara måla en ruta över den.
  • Göra en fil liten nog att mejla: Komprimera PDF, med lägena Förlustfri, Krymp bilder och Stark.
  • Rätta sidor som ligger på sidan eller upp och ner: Rotera PDF, eller Ordna PDF för att rotera, ändra ordning på och ta bort sidor i ett svep.
  • Märka en fil som utkast: Vattenmärke PDF stämplar text som UTKAST eller KONFIDENTIELLT på varje sida.
  • Få ut orden för att redigera dem: PDF till Word och text exporterar en .docx, ren text eller Markdown.
  • Växla mellan bilder och PDF-filer: JPG till PDF och PDF till JPG.

Alla de här PDF-verktygen körs i webbläsaren, och din fil laddas inte upp till en server. När ett verktygs sida har laddats fortsätter det att fungera om anslutningen bryts.

Ett exempel: lönebesked till en låneansökan

Säg att en bank ber om dina tre senaste lönebesked som en PDF, och att varje lönebesked kom som en egen fil. Öppna Slå ihop PDF, lägg till de tre filerna och dra sidorna i datumordning. Om lönebeskeden visar något som banken inte behöver, som ditt EPF-nummer, använd Maskera PDF för att svärta det. Om resultatet är för stort för bankens uppladdningsformulär, kör det genom Komprimera PDF.

Inget av de stegen kräver en prenumeration, och inget av dem skickar dina löneuppgifter till en server. Det är den avvägning de flesta tillfälliga användare letar efter.

Vad ”gratis” ofta betyder på andra ställen

Många verktyg som kallar sig gratis har en hake som visar sig först i slutet. Om du känner till de vanligaste slipper du göra jobbet två gånger.

  • En vattenstämpel på nedladdningen tills du uppgraderar.
  • Ett tak för hur många filer du kan bearbeta per dag, eller för filstorleken.
  • Ett krav på registrering framför nedladdningsknappen.
  • En gratis provperiod som blir en prenumeration om du inte säger upp den.
  • Uppladdning av din fil till en server för att göra jobbet, vilket kan vara okej för en meny men inte för en passkopia.

Kopitiam betalas av annonser som visas bredvid verktygen. Det finns ingen vattenstämpel, inget konto och inget dagligt tak. Koden sätter ingen gräns för filstorlek, så det praktiska taket är enhetens minne: en mycket stor skanning går långsammare på en äldre telefon än på en bärbar dator.

Så kontrollerar du ett gratisverktyg innan du litar på det

Du behöver inte ta något verktygs ord för det, inte ens vårt. Tre snabba test säger det mesta du behöver veta.

  1. Prova det på en testfil först. Gör hela jobbet och öppna nedladdningen. Om det finns en vattenstämpel eller en uppmaning att registrera dig får du veta det innan ditt riktiga dokument är inblandat.
  2. Kontrollera om det behöver internet för att fungera. Ladda verktyget, stäng av wifi och gör sedan jobbet. Ett verktyg som ändå blir klart gör arbetet på din enhet. Ett som misslyckas skickade troligen din fil någonstans.
  3. Läs integritetspolicyn och leta efter orden ladda upp, lagra och radera. Om filer skickas till en server, se efter hur länge de sparas.

Där gratisverktyg inte räcker till

Att vara ärlig om begränsningarna är mer användbart än att låtsas att ett gratisverktyg klarar allt. Det här är jobben där en betald redigerare, eller en annan sorts verktyg, är det bättre valet.

  • Redigera befintlig text på plats. Kopitiam täcker gamla ord och låter dig skriva nya ovanpå, i ett enkelt typsnitt. Att skriva om originaltexten i dess eget typsnitt, med rader som flödar om, är ett svårare problem och oftast en betalfunktion.
  • Göra skanningar till sökbar text. Kopitiams PDF till Word och text behöver en PDF som redan har text. Redigeraren kan läsa ett inskannat formulär för att hitta fält, men den gör inte ett helt inskannat arkiv sökbart.
  • Certifierade digitala signaturer. Kopitiams verktyg Signera placerar en bild av din signatur. Vissa avtal och myndighetsblanketter kräver en certifikatbaserad signatur som registrerar vem som signerade och om filen har ändrats. Använd en särskild tjänst för e-signering för dem.
  • Bygga formulär. Kopitiam fyller i formulär, det skapar inte ifyllbara fält som andra kan fylla i.
  • Massbearbetning. Om du bearbetar hundratals filer i veckan sparar ett programpaket för datorn med massåtgärder dig timmar.
Den förväxling som orsakar verklig skada: att dölja text är inte att ta bort den. En svart ruta eller ett vitt täckfält ritat ovanpå lämnar originalorden kvar i filen, och vem som helst kan kopiera ut dem. I Kopitiam döljer verktyget Täck i Redigera PDF; bara Maskera PDF tar bort.

Maskera PDF tar bort text genom att bygga om varje sida du maskerar som en bild, så att inget finns kvar att återskapa. Haken är att resten av texten på den sidan inte heller går att markera längre. Sidor som du inte maskerar kopieras över oförändrade.

Gratisalternativ som du kanske redan har

Kontrollera vad som finns på din enhet innan du installerar något. Din webbläsare kan öppna och skriva ut PDF-filer, och utskrift till Spara som PDF ger en ny kopia, vilket också kan låsa upp en fil som du har lösenordet till. Nyare versioner av Microsoft Word kan öppna en PDF och konvertera den till ett redigerbart dokument. Telefoner och Mac-datorer har oftast enkla markeringsverktyg för att lägga till en signatur eller en anteckning.

De inbyggda verktygen räcker för enstaka jobb. Där de blir krångliga är att slå ihop, dela, maskera ordentligt och komprimera, och där fyller en gratis verktygslåda i webbläsaren luckan utan ännu en app att installera.

När det är värt att betala

Betala när arbetet är ofta förekommande och tungt: du redigerar befintlig text i avtal varje dag, du kör OCR på lådvis med inskannade handlingar, du behöver certifierade signaturer, eller du numrerar dokument för juridisk bevisupptagning. Då sparar ett betalt programpaket verklig tid och prenumerationen är vettig.

Om du öppnar en PDF-redigerare några gånger om året, behåll dina pengar. Använd ett gratisverktyg som inte lägger på vattenstämpel, inte tvingar dig att registrera dig och inte laddar upp din fil, och återkom till de betalda alternativen den dag du växer ur det.