Jeśli używasz edytora PDF kilka razy w roku, prawdopodobnie nie potrzebujesz płatnego. Podpisanie formularza, łączenie plików, wyciąganie stron, zaczernianie numeru konta i zmniejszanie pliku do wysłania mailem można zrobić darmowymi narzędziami, w tym Kopitiam, który działa w przeglądarce, bez konta i bez znaku wodnego.

Płatne pakiety są warte swojej ceny przy cięższej pracy: edycji istniejącego tekstu w miejscu, odczytywaniu zeskanowanych archiwów przez OCR, tworzeniu formularzy do wypełnienia i certyfikowanych podpisach cyfrowych. Ten poradnik dopasowuje typowe zadania do darmowych opcji, pokazuje, jak sprawdzić darmowe narzędzie, zanim powierzysz mu osobisty dokument, i uczciwie mówi, gdzie darmowe narzędzia nie wystarczają.

Dopasuj narzędzie do zadania

Zacznij od zadania, a nie od programu. Oto zadania, które większość ludzi faktycznie ma, i narzędzie Kopitiam, które wykonuje każde z nich.

  • Wypełnienie i podpisanie formularza: Edytuj PDF. Znajduje pola formularza przy otwieraniu pliku, a przycisk Podpis pozwala narysować albo wpisać podpis.
  • Poprawienie literówki albo złej daty: narzędzie Zakryj w Edytuj PDF ukrywa stare słowa i pozwala wpisać nowe na wierzchu.
  • Połączenie plików w jeden: Połącz PDF. Dodaj po kolei każdy plik i przeciągnij strony we właściwej kolejności.
  • Wysłanie tylko niektórych stron: Wyodrębnij strony tworzy nowy PDF z wybranych stron, a Podziel PDF dzieli jeden plik na kilka.
  • Usunięcie danych prywatnych: Anonimizuj PDF usuwa zakryty tekst z pliku, zamiast tylko malować na nim prostokąt.
  • Zmniejszenie pliku do wysłania mailem: Kompresuj PDF, z trybami Bezstratna, Mniejsze zdjęcia i Mocna.
  • Poprawienie stron leżących bokiem albo do góry nogami: Obróć PDF albo Uporządkuj PDF, żeby za jednym razem obracać, zmieniać kolejność i usuwać strony.
  • Oznaczenie pliku jako wersji roboczej: Znak wodny PDF nanosi na każdą stronę tekst, np. WERSJA ROBOCZA lub POUFNE.
  • Wyciągnięcie słów do edycji: PDF do Word i tekstu eksportuje plik .docx, zwykły tekst albo Markdown.
  • Przechodzenie między obrazami a plikami PDF: JPG do PDF i PDF do JPG.

Wszystkie te narzędzia PDF działają w Twojej przeglądarce, a Twój plik nie jest przesyłany na serwer. Gdy strona narzędzia się wczyta, działa dalej po zerwaniu połączenia.

Przykład: odcinki wypłaty do wniosku kredytowego

Załóżmy, że bank prosi o trzy ostatnie odcinki wypłaty w jednym PDF, a każdy przyszedł jako osobny plik. Otwórz Połącz PDF, dodaj trzy pliki i przeciągnij strony w kolejności dat. Jeśli na odcinkach jest coś, czego bank nie potrzebuje, np. Twój numer EPF, użyj narzędzia Anonimizuj PDF, żeby to zaczernić. Jeśli wynik jest za duży dla formularza przesyłania w banku, przepuść go przez Kompresuj PDF.

Żaden z tych kroków nie wymaga abonamentu i żaden nie wysyła danych o Twoim wynagrodzeniu na serwer. Właśnie takiego układu szuka większość okazjonalnych użytkowników.

Co „darmowe” często oznacza gdzie indziej

Wiele narzędzi, które nazywają się darmowymi, ma haczyk, który wychodzi dopiero na końcu. Znajomość najczęstszych oszczędza robienia pracy dwa razy.

  • Znak wodny na pobranym pliku, dopóki nie wykupisz wyższego planu.
  • Limit liczby plików, które możesz przetworzyć dziennie, albo limit rozmiaru pliku.
  • Wymóg rejestracji przed przyciskiem pobierania.
  • Darmowy okres próbny, który zmienia się w abonament, jeśli go nie anulujesz.
  • Przesyłanie pliku na serwer, żeby wykonać pracę, co może być w porządku przy menu, ale nie przy skanie paszportu.

Kopitiam jest opłacany z reklam wyświetlanych obok narzędzi. Nie ma znaku wodnego, konta ani dziennego limitu. Kod nie ustala limitu rozmiaru pliku, więc praktycznym pułapem jest pamięć Twojego urządzenia: bardzo duży skan będzie przetwarzany wolniej na starszym telefonie niż na laptopie.

Jak sprawdzić darmowe narzędzie, zanim mu zaufasz

Nie musisz wierzyć na słowo żadnemu narzędziu, także naszemu. Trzy szybkie testy powiedzą Ci większość tego, co musisz wiedzieć.

  1. Najpierw wypróbuj je na pliku testowym. Wykonaj całe zadanie i otwórz pobrany plik. Jeśli jest znak wodny albo prośba o rejestrację, dowiesz się o tym, zanim w grę wejdzie Twój prawdziwy dokument.
  2. Sprawdź, czy do działania potrzebuje internetu. Wczytaj narzędzie, wyłącz Wi-Fi i wykonaj zadanie. Narzędzie, które nadal kończy pracę, wykonuje ją na Twoim urządzeniu. To, które się nie uda, prawdopodobnie wysyłało gdzieś Twój plik.
  3. Przeczytaj politykę prywatności i poszukaj słów przesyłanie, przechowywanie i usuwanie. Jeśli pliki trafiają na serwer, sprawdź, jak długo są przechowywane.

Gdzie darmowe narzędzia nie wystarczają

Uczciwe mówienie o ograniczeniach jest bardziej przydatne niż udawanie, że darmowe narzędzie robi wszystko. To zadania, przy których lepszym wyborem jest płatny edytor albo narzędzie innego rodzaju.

  • Edycja istniejącego tekstu w miejscu. Kopitiam zakrywa stare słowa i pozwala wpisać nowe na wierzchu, zwykłą czcionką. Przepisanie oryginalnego tekstu jego własną czcionką, z przełamywaniem wierszy, to trudniejszy problem i zwykle płatna funkcja.
  • Zamiana skanów na tekst do przeszukiwania. PDF do Word i tekstu w Kopitiam wymaga pliku PDF, który już ma tekst. Edytor potrafi odczytać zeskanowany formularz, żeby znaleźć pola, ale nie sprawi, że całe zeskanowane archiwum da się przeszukiwać.
  • Certyfikowane podpisy cyfrowe. Narzędzie Podpis w Kopitiam umieszcza obraz Twojego podpisu. Niektóre umowy i formularze urzędowe wymagają podpisu opartego na certyfikacie, który zapisuje, kto podpisał i czy plik się zmienił. Do nich użyj dedykowanej usługi podpisu elektronicznego.
  • Tworzenie formularzy. Kopitiam wypełnia formularze, ale nie tworzy pól do wypełnienia przez inne osoby.
  • Praca wsadowa. Jeśli przetwarzasz setki plików tygodniowo, pakiet na komputer z działaniami wsadowymi zaoszczędzi Ci godziny.
Jedyna pomyłka, która wyrządza prawdziwą szkodę: ukrycie tekstu to nie jego usunięcie. Czarny prostokąt albo białe zakrycie narysowane na wierzchu zostawia oryginalne słowa w pliku i każdy może je skopiować. W Kopitiam narzędzie Zakryj w Edytuj PDF ukrywa, a usuwa tylko Anonimizuj PDF.

Anonimizuj PDF usuwa tekst, odtwarzając każdą anonimizowaną stronę jako obraz, więc nie zostaje nic do odzyskania. Haczyk polega na tym, że reszty tekstu na tej stronie też nie da się już zaznaczyć. Strony, których nie anonimizujesz, są kopiowane bez zmian.

Darmowe opcje, które możesz już mieć

Zanim cokolwiek zainstalujesz, sprawdź, co masz na urządzeniu. Twoja przeglądarka potrafi otwierać i drukować pliki PDF, a drukowanie do Zapisz jako PDF tworzy świeżą kopię, co może też odblokować plik, do którego znasz hasło. Nowsze wersje Microsoft Word potrafią otworzyć PDF i zamienić go na edytowalny dokument. Telefony i Maki zwykle mają podstawowe narzędzia do adnotacji, którymi dodasz podpis albo notatkę.

Te wbudowane narzędzia wystarczą do jednorazowych zadań. Robi się z nimi niewygodnie przy łączeniu, dzieleniu, prawidłowej anonimizacji i kompresji, i tu darmowy zestaw narzędzi w przeglądarce wypełnia lukę bez instalowania kolejnej aplikacji.

Kiedy warto zapłacić

Płać, gdy praca jest częsta i ciężka: codziennie edytujesz istniejący tekst w umowach, przepuszczasz przez OCR całe pudła zeskanowanych dokumentów, potrzebujesz certyfikowanych podpisów albo numerujesz dokumenty na potrzeby postępowania dowodowego. Wtedy płatny pakiet oszczędza realny czas, a abonament ma sens.

Jeśli otwierasz edytor PDF kilka razy w roku, zachowaj pieniądze. Używaj darmowego narzędzia, które nie dodaje znaku wodnego, nie wymaga rejestracji i nie przesyła Twojego pliku, a do płatnych opcji wróć w dniu, w którym z niego wyrośniesz.