Aby prawidłowo zanonimizować PDF, potrzebujesz narzędzia, które usuwa treść pod czarnym prostokątem, a nie tylko rysuje prostokąt na wierzchu. Potem sprawdzasz zapisany plik: spróbuj zaznaczyć, skopiować i wyszukać zaczernione słowa. Jeśli nic się nie pojawi, anonimizacja się udała.

Narysowanie czarnego prostokąta w edytorze albo użycie czarnego zakreślacza zmienia tylko wygląd strony. Tekst nadal jest w pliku i każdy może go skopiować w kilka sekund. Sądy, urzędy i gazety już nieraz przez pomyłkę opublikowały dokumenty w ten sposób. Oto dlaczego tak się dzieje i jak tego uniknąć.

Dlaczego czarny prostokąt niczego nie usuwa

Strona PDF to lista instrukcji rysowania: umieść ten tekst tutaj, tę linię tam, to zdjęcie w tamtym rogu. Czarny prostokąt to jeszcze jedna instrukcja, dodana na wierzchu. Instrukcja tekstu pod spodem pozostaje nietknięta, więc zaznacz wszystko i kopiuj, wyszukiwanie albo dowolne narzędzie do wyciągania tekstu nadal znajdzie te słowa.

To samo dotyczy innych sposobów, którymi ludzie próbują coś ukryć:

  • Czarne wyróżnienie w Wordzie, a potem eksport do PDF. Słowa eksportują się jako zwykły tekst z czarnym tłem.
  • Białe zakrycie albo zakrycie w pasującym kolorze. Tak działa własne narzędzie Zakryj w Edytuj PDF w Kopitiam, co jest właściwe przy poprawianiu literówki, a niewłaściwe przy ukrywaniu numeru konta.
  • Kształt albo naklejka dodana jako komentarz. Komentarze może ukryć, przesunąć albo usunąć każdy, kto otworzy plik.
  • Przycięcie strony. Przycięcie często zmienia tylko widoczny obszar, a odcięta część może nadal być w pliku.
Test, który rozstrzyga sprawę: otwórz zapisany plik, przeciągnij po czarnym obszarze, skopiuj i wklej do notatki. Potem wyszukaj w pliku słowo, które usunięto. Jeśli którakolwiek z tych prób coś znajdzie, tekst nadal tam jest.

Jak zanonimizować PDF w Kopitiam

  1. Otwórz Anonimizuj PDF i upuść plik na stronę albo kliknij, aby go wybrać. Widać wszystkie strony, podpisane Strona 1, Strona 2 i tak dalej.
  2. Przeciągnij po każdym fragmencie tekstu, który ma zniknąć. W miejscu przeciągnięcia pojawia się czarna ramka. Licznik nad stronami pokazuje, ile ramek dodano.
  3. Ramka w złym miejscu? Naciśnij × na tej ramce, żeby ją usunąć, i przeciągnij ponownie.
  4. Przejdź przez wszystkie strony. Nie ma funkcji wyszukaj i zaczernij, więc nazwisko, które pojawia się na ośmiu stronach, wymaga ramki na każdej z nich.
  5. Naciśnij Zaczernij i pobierz. Nowy plik zapisuje się pod nazwą Twojego pliku z dopiskiem -redacted na końcu. Oryginalny plik się nie zmienia.
  6. Przeczytaj notkę, która się pojawi. Powinna mówić, że w żadnym zaczernionym obszarze nie został tekst do zaznaczenia.

Rób każdą ramkę trochę większą niż słowa. Litery takie jak g, j i y wystają pod linię, a ciasno narysowana ramka może zostawić ich ogonki na widoku. Bardzo małe przeciągnięcia, poniżej kilku pikseli, są ignorowane, więc przypadkowe kliknięcie nie doda ramki.

Co Kopitiam naprawdę robi z Twoim plikiem

Każda strona, na której jest co najmniej jedna ramka, zamieniana jest na obraz w wysokiej rozdzielczości, z czarnymi ramkami wmalowanymi w piksele. Nowa strona zawiera tylko ten obraz. Oryginalny tekst, czcionki i ewentualne ukryte warstwy tej strony nie są przenoszone, więc nie ma niczego do zaznaczenia ani wyciągnięcia.

Zanim plik zostanie zapisany, Kopitiam odczytuje piksele w miejscach, gdzie powinny być ramki, i przerywa z błędem, jeśli któraś ramka nie jest jednolicie czarna tam, gdzie ją narysowano. Po zapisaniu sprawdza nowy plik pod kątem tekstu w Twoich ramkach. Gdyby jakiś znalazł, pojawiłoby się ostrzeżenie, żeby nie traktować pliku jako bezpiecznie zanonimizowanego.

Ma to minus, o którym warto wiedzieć. Na zanonimizowanej stronie reszty tekstu też nie da się już zaznaczyć ani wyszukać, a linki i pola formularza na tej stronie przestają działać. Strony bez ramek są kopiowane bez zmian, więc zachowują tekst do zaznaczenia. Wszystko to dzieje się w Twojej przeglądarce, a dokument nigdy nie jest przesyłany.

Co jeszcze może zdradzić Twoje informacje

  • Inne strony. Nazwisko usunięte ze strony 2 może nadal być w stopce strony 9 albo w spisie treści.
  • Komentarze i notatki na stronach, których nie anonimizowano. Te strony są kopiowane bez zmian, więc notatka na stronie 7 nadal tam jest.
  • Kontekst. Usunięcie nazwiska przy pozostawieniu stanowiska, daty i oddziału może sprawić, że osobę łatwo rozpoznać.
  • Nazwa pliku. „Ahmad-salary-review.pdf” mówi bardzo dużo. Zmień nazwę pliku przed wysłaniem.
  • Właściwości dokumentu. Kopitiam tworzy nowy plik, więc oryginalne pola tytułu i autora nie są kopiowane, ale przed udostępnieniem każdego pliku warto sprawdzić jego właściwości w czytniku PDF.

Skany, hasła, telefony i długie dokumenty

  • Zeskanowane dokumenty. Wiele skanerów dodaje niewidoczną warstwę tekstu, żeby skan dało się przeszukiwać. Czarny prostokąt narysowany w zwykłym edytorze zostawia tę warstwę. Kopitiam odtwarza każdą zanonimizowaną stronę jako nowy obraz, więc ukryta warstwa tekstu tej strony też znika.
  • Pliki PDF chronione hasłem. Kopitiam nie otwiera jeszcze zablokowanych plików. Otwórz plik z hasłem w czytniku PDF, użyj Drukuj, a potem Zapisz jako PDF, żeby zrobić odblokowaną kopię, i zanonimizuj tę kopię.
  • Pliki PDF z ograniczeniami edycji. Zobaczysz komunikat, że narzędzie nie może zmienić pliku. Ten sam krok Drukuj i Zapisz jako PDF daje kopię, którą możesz zanonimizować.
  • Na telefonie. Przeciąganie po stronie rysuje ramkę zamiast przewijać, więc kładź palec ostrożnie. Przy dokumentach z wieloma drobnymi danymi do usunięcia łatwiej pracować na laptopie.
  • Długie albo duże pliki. Zanonimizowane strony stają się obrazami, więc plik z wieloma takimi stronami się powiększa. Jeśli potem jest za duży, żeby wysłać go mailem, przepuść go przez Kompresuj PDF. Każda strona jest najpierw rysowana w Twojej przeglądarce, więc bardzo długi skan może działać wolno na starszym urządzeniu.

Sprawdź wynik przed wysłaniem

  1. Otwórz pobrany plik, a nie ten, który wciąż jest na ekranie, w swoim zwykłym czytniku PDF.
  2. Przeciągnij po każdej czarnej ramce i spróbuj skopiować. Nic nie powinno się wkleić.
  3. Użyj wyszukiwania w czytniku dla dwóch lub trzech usuniętych słów.
  4. Przy dokładnym sprawdzeniu przepuść zanonimizowany plik przez PDF do Word i tekstu i przeczytaj wynik. Usuniętych słów nie powinno być nigdzie.
  5. Przewiń raz każdą stronę i poszukaj czegoś, co mogło umknąć.

Kiedy Kopitiam nie jest właściwym narzędziem

Kopitiam nadaje się do codziennej anonimizacji: wyciągu bankowego do wniosku wizowego, odcinka wypłaty do najmu, skanu paszportu z zaczernionym numerem. Nie jest stworzony do postępowań dowodowych ani wniosków o dostęp do informacji publicznej, gdzie może być trzeba znaleźć każde wystąpienie słowa na setkach stron, opatrzyć każdą ramkę kodem podstawy, zachować możliwość przeszukiwania reszty strony albo prowadzić rejestr tego, co usunięto. Do tego służy profesjonalne oprogramowanie do anonimizacji.