PDF से Word कन्वर्ज़न ख़ाली क्यों निकला?

लगभग हमेशा इसलिए कि PDF एक स्कैन है, यानी पेज टेक्स्ट नहीं बल्कि टेक्स्ट की तस्वीरें हैं। जाँचने के लिए PDF रीडर में एक वाक्य हाइलाइट करके देखें। स्कैन को कन्वर्ट करने से पहले टेक्स्ट लेयर बनाने के लिए OCR प्रोग्राम चाहिए।

क्या Word फ़ाइल में मूल लेआउट बना रहेगा?

नहीं। इसमें शब्द, उनका क्रम और मुख्य हेडिंग रहती हैं, लेकिन इमेज, टेबल, फ़ॉन्ट या सटीक जगहें नहीं। ऐसे छोटे बदलाव के लिए जिसमें मूल रूप बना रहना चाहिए, इसके बजाय सीधे PDF ही एडिट करें।

हर लाइन अलग पैराग्राफ़ क्यों है?

कन्वर्टर PDF की हर लाइन को एक पैराग्राफ़ बनाता है, इसलिए जो वाक्य PDF में अगली लाइन पर गए थे वे बँटकर आते हैं। उन्हें Word में जोड़ दें, या टेक्स्ट को नए डॉक्यूमेंट में कॉपी करके अपने-आप फैलने दें।

क्या मैं पासवर्ड वाली PDF को Word में बदल सकता हूँ?

सीधे नहीं। PDF को उसके पासवर्ड के साथ अपने रीडर में खोलें, Print और फिर Save as PDF से बिना लॉक की कॉपी बनाएँ, और उसे कन्वर्ट करें। जिन PDF पर सिर्फ़ एडिटिंग की पाबंदियाँ हैं, वे आमतौर पर इस क़दम के बिना कन्वर्ट हो जाती हैं।

PDF को Word में मुफ़्त कैसे बदलें (और यह कब काम करता है)

PDF को मुफ़्त में Word में बदलने के लिए Kopitiam का PDF से Word और टेक्स्ट टूल खोलें, अपनी PDF डालें, इस रूप में एक्सपोर्ट के नीचे Word (.docx) चुनें, और निकालें और डाउनलोड करें दबाएँ। आपको एडिट करने लायक .docx मिलती है जो Microsoft Word, Google Docs या LibreOffice में खुलती है। कन्वर्ज़न आपके ब्राउज़र में होता है, इसलिए PDF अपलोड नहीं होती।

यह तब काम करता है जब PDF में असली, सिलेक्ट करने लायक टेक्स्ट हो, और यह सटीक लेआउट के बजाय शब्द और उनके पढ़ने का क्रम लाता है। स्कैन की गई PDF में निकालने को कोई टेक्स्ट नहीं होता। यह गाइड आगे बताती है कि अपनी फ़ाइल कैसे जाँचें, Word डॉक्यूमेंट कैसा दिखेगा, और जब नतीजा उम्मीद के मुताबिक़ न हो तो क्या करें।

पहले जाँचें कि आपकी PDF में टेक्स्ट है

PDF को किसी भी रीडर में खोलें और कर्सर से एक वाक्य हाइलाइट करने की कोशिश करें। अगर शब्द एक-एक करके हाइलाइट होते हैं, तो PDF में टेक्स्ट लेयर है और कन्वर्ज़न काम करेगा। अगर पूरा पेज तस्वीर की तरह हाइलाइट होता है, या कुछ नहीं होता, तो यह स्कैन या इमेज है, और फ़ाइल में वापस निकालने को कोई शब्द नहीं हैं।

इस टेस्ट में पाँच सेकंड लगते हैं और इससे ज़्यादातर निराश करने वाले कन्वर्ज़न की वजह समझ आ जाती है। आपकी कंपनी के HR पोर्टल से डाउनलोड की गई सैलरी स्लिप में आमतौर पर टेक्स्ट होता है। वही सैलरी स्लिप प्रिंट करके दोबारा स्कैन की जाए, तो नहीं होता।

PDF को Word में बदलें, क़दम-दर-क़दम

PDF से Word और टेक्स्ट खोलें और अपनी PDF वहाँ छोड़ें जहाँ PDF यहाँ छोड़ें लिखा है, या फ़ाइल चुनने के लिए क्लिक करें।
इस रूप में एक्सपोर्ट के नीचे Word (.docx) चुनें। बाकी विकल्प प्लेन टेक्स्ट (.txt) और Markdown (.md) हैं।
निकालें और डाउनलोड करें दबाएँ। काम चलते समय बटन पर निकाला जा रहा है… दिखता है।
Word फ़ाइल आपकी PDF वाले नाम से ही सेव होती है, आख़िर में .docx के साथ। इसे Word, Google Docs या LibreOffice Writer में खोलें।
टेक्स्ट एडिट करें, फिर ज़रूरत हो तो अपने वर्ड प्रोसेसर से इसे दोबारा PDF के रूप में सेव करें।

Word फ़ाइल में आपको क्या दिखेगा

क्या उम्मीद करें, यह पता हो तो काफ़ी सफ़ाई बच जाती है। Kopitiam हर पेज का टेक्स्ट पढ़ता है, उसे ऊपर से नीचे लाइनों में जमाता है, और उन लाइनों को एक असली Word डॉक्यूमेंट में लिखता है।

PDF की हर लाइन अपना अलग पैराग्राफ़ बनती है। जो वाक्य PDF में दो लाइनों में बँटा था, वह दो छोटे पैराग्राफ़ के रूप में आता है।
बड़ी, छोटी लाइनें, जैसे टाइटल और सेक्शन के नाम, Word हेडिंग (Heading 1 से Heading 3) बनती हैं, इसलिए Navigation pane में एक रूपरेखा दिखती है।
एक से ज़्यादा पेज वाले डॉक्यूमेंट में हर पेज तीन डैश की एक लाइन और एक Page हेडिंग से शुरू होता है, जैसे Page 2, ताकि आप अपनी जगह ढूँढ सकें।
अगल-बगल रखा टेक्स्ट, जैसे फ़ॉर्म का लेबल और जवाब या दो कॉलम, आपस में मिलाने के बजाय अलग पैराग्राफ़ में बाँटा जाता है।
इमेज, टेबल, रंग, बोल्ड और मूल फ़ॉन्ट नहीं आते। टेक्स्ट Word की डिफ़ॉल्ट स्टाइल में होता है।
पेज साइज़ US Letter पर सेट होता है। अगर आप A4 पर प्रिंट करेंगे, तो इसे Word की Layout सेटिंग में बदलें।

यह टेक्स्ट एक्सपोर्ट है, लेआउट की कॉपी नहीं। यह शब्द बाहर निकालता है ताकि आप उन्हें एडिट कर सकें। अगर आपको डॉक्यूमेंट बिल्कुल मूल जैसा, सिर्फ़ एक छोटे बदलाव के साथ चाहिए, तो उसे कन्वर्ट न करें: PDF एडिट करें के ढकें और टेक्स्ट टूल से सीधे PDF ही एडिट करें।

Word में कुछ मिनट लगाकर एक्सपोर्ट एक साफ़ डॉक्यूमेंट बन जाता है। अगर ज़रूरत न हो तो Page हेडिंग और डैश वाली लाइनें हटा दें। जो वाक्य लाइनों में बँट गए थे उन्हें जोड़ दें। फिर सब कुछ सिलेक्ट करके अपनी चाही स्टाइल लगाएँ, ताकि पूरे डॉक्यूमेंट में एक ही फ़ॉन्ट और स्पेसिंग हो।

लंबे डॉक्यूमेंट के लिए फ़ॉर्मेटिंग से जूझने के बजाय टेक्स्ट से दोबारा बनाना अक्सर जल्दी होता है। जिन पैराग्राफ़ की ज़रूरत है उन्हें एक नए डॉक्यूमेंट या अपने टेम्पलेट में कॉपी करें।

Word, प्लेन टेक्स्ट या Markdown?

Word (.docx): जब आप डॉक्यूमेंट को डॉक्यूमेंट के रूप में ही एडिट करके भेजेंगे, जैसे रिज़्यूमे या पत्र अपडेट करना।
प्लेन टेक्स्ट (.txt): जब आपको सिर्फ़ शब्द चाहिए, जैसे सैलरी स्लिप के आँकड़े स्प्रेडशीट में चिपकाने हों, या लंबी रिपोर्ट में सर्च करना हो।
Markdown (.md): जब टेक्स्ट किसी वेबसाइट, नोट्स ऐप या विकी में जा रहा हो। हेडिंग # चिह्नों से चिह्नित होती हैं, और पेज एक लाइन और एक Page हेडिंग से अलग किए जाते हैं।

जब कन्वर्ज़न काम न करे

अगर Kopitiam कहता है कि सिलेक्ट करने लायक कोई टेक्स्ट नहीं मिला और PDF स्कैन जैसी दिखती है, तो फ़ाइल में कन्वर्ट करने को कुछ नहीं है। आपके विकल्प हैं इसे दोबारा टाइप करना, या पहले इसे किसी OCR प्रोग्राम से चलाना, जो इमेज के अक्षर पहचानकर टेक्स्ट लेयर जोड़ता है। Kopitiam का कन्वर्टर OCR नहीं करता। इसके बजाय हर पेज तस्वीर के रूप में पाने के लिए PDF से JPG इस्तेमाल करें।

स्कैन किया हुआ पासपोर्ट या IC: निकालने को कोई टेक्स्ट नहीं है। PDF से JPG आपको हर पेज की इमेज देता है।
टाइप किए और स्कैन किए पेजों का मिश्रण: टाइप किए पेज कन्वर्ट हो जाते हैं, और स्कैन वाले ख़ाली आते हैं।
पासवर्ड से सुरक्षित PDF: Kopitiam अभी लॉक की गई फ़ाइलें नहीं खोल सकता। इसे अपने PDF रीडर में पासवर्ड से खोलें, Print और फिर Save as PDF इस्तेमाल करें, और उस कॉपी को कन्वर्ट करें।
एडिटिंग की पाबंदियों वाली PDF: यह आमतौर पर काम करती है। पाबंदियाँ बदलाव रोकती हैं, लेकिन PDF से Word और टेक्स्ट फ़ाइल को सिर्फ़ पढ़ता है।
बिगड़े हुए अक्षर या बेमतलब के शब्द: कुछ PDF, अक्सर पुरानी या अनोखे फ़ॉन्ट वाली, यह दर्ज नहीं करतीं कि उनकी आकृतियाँ किन अक्षरों के लिए हैं। स्क्रीन पर टेक्स्ट सही दिखता है लेकिन पढ़कर निकाला नहीं जा सकता। इसका एकमात्र इलाज OCR है।
टेबल से बना बैंक स्टेटमेंट या प्राइस लिस्ट: नंबर आ जाते हैं, लेकिन कॉलम नहीं। यहाँ Word से ज़्यादा प्लेन टेक्स्ट को सुलझाना अक्सर आसान होता है।

Kopitiam या आपके वर्ड प्रोसेसर का अपना इम्पोर्ट?

Microsoft Word के नए वर्ज़न सीधे PDF खोलकर उसका लेआउट दोबारा बनाने की कोशिश कर सकते हैं, और Google Docs भी Google Drive से कुछ ऐसा ही कर सकता है। यह तरीका रूप बनाए रखने की ज़्यादा कोशिश करता है, लेकिन नतीजे अलग-अलग होते हैं और भरे-भरे पेज एडिट करने में अटपटे निकल सकते हैं। Google Docs में फ़ाइल पहले आपकी Google Drive पर अपलोड भी होती है।

Kopitiam इसका उल्टा सौदा करता है: सादा, साफ़ टेक्स्ट जो एडिट करने में आसान है, आपके डिवाइस पर बना। अगर आपको डिज़ाइन बनाए रखना है, तो अपना वर्ड प्रोसेसर आज़माएँ। अगर आपको शब्द चाहिए, या डॉक्यूमेंट निजी है, तो Kopitiam इस्तेमाल करें।

एक उदाहरण: किराया एग्रीमेंट अपडेट करना

मान लीजिए आपके मकान मालिक ने पिछले साल का किराया एग्रीमेंट PDF में भेजा है, और आपने नए किराए और तारीख़ के साथ इसे रिन्यू करने पर सहमति दी है। अगर सिर्फ़ कुछ शब्द बदलने हैं, तो सीधे PDF एडिट करें: पुराने किराए को ढकें, नया टाइप करें, और मूल लेआउट बनाए रखें। अगर कई क्लॉज़ बदलने हैं, तो इसे Word में कन्वर्ट करें, क्लॉज़ एडिट करें, एक जैसी स्टाइल लगाएँ, और नई PDF सेव करें। दोनों ही तरीकों में, किसी के साइन करने से पहले नतीजे को मूल के साथ रखकर पढ़ें।

क्या यह प्राइवेट है?

हाँ। टेक्स्ट आपके ब्राउज़र के अंदर निकाला जाता है और Word फ़ाइल आपके डिवाइस पर बनती है। आपकी PDF अपलोड नहीं होती, और पेज लोड होने के बाद कनेक्शन टूट जाए तो भी टूल चलता रहता है। कोड में फ़ाइल साइज़ की कोई सीमा नहीं है; बहुत लंबे डॉक्यूमेंट बस ज़्यादा समय लेते हैं, ख़ासकर पुराने फ़ोन पर।