För att konvertera en PDF till Word gratis öppnar du Kopitiams verktyg PDF till Word och text, släpper in din PDF, väljer Word (.docx) under Exportera som och trycker på Extrahera och ladda ner. Du får en redigerbar .docx som öppnas i Microsoft Word, Google Docs eller LibreOffice. Konverteringen körs i webbläsaren, så PDF:en laddas inte upp.

Det fungerar när PDF:en innehåller riktig, markerbar text, och det tar med orden och deras läsordning snarare än den exakta layouten. Inskannade PDF:er har ingen text att extrahera. Resten av guiden förklarar hur du kontrollerar din fil, hur Word-dokumentet kommer att se ut och vad du gör när resultatet inte blev som du hoppades.

Kontrollera först att din PDF har text

Öppna PDF:en i valfri läsare och försök markera en mening med markören. Om orden markeras ett i taget har PDF:en ett textlager och konverteringen kommer att fungera. Om hela sidan markeras som en bild, eller ingenting händer, är det en skanning eller en bild, och det finns inga ord i filen att återskapa.

Det här testet tar fem sekunder och förklarar de flesta konverteringar som gör en besviken. Ett lönebesked som laddats ner från företagets HR-portal har oftast text. Samma lönebesked utskrivet och inskannat igen har det inte.

Konvertera en PDF till Word steg för steg

  1. Öppna PDF till Word och text och släpp din PDF där det står Släpp en PDF här, eller klicka för att välja en fil.
  2. Under Exportera som väljer du Word (.docx). De andra alternativen är Ren text (.txt) och Markdown (.md).
  3. Tryck på Extrahera och ladda ner. Knappen visar Extraherar… medan den arbetar.
  4. Word-filen sparas med samma namn som din PDF, med .docx på slutet. Öppna den i Word, Google Docs eller LibreOffice Writer.
  5. Redigera texten och spara den sedan som PDF igen från din ordbehandlare om du behöver en.

Det här ser du i Word-filen

Att veta vad du kan vänta dig sparar mycket städande. Kopitiam läser texten på varje sida, grupperar den i rader uppifrån och ner och skriver in raderna i ett riktigt Word-dokument.

  • Varje rad i PDF:en blir ett eget stycke. En mening som bröts över två rader i PDF:en kommer fram som två korta stycken.
  • Större, korta rader, som titlar och avsnittsnamn, blir Word-rubriker (Rubrik 1 till Rubrik 3), så att navigeringsfönstret visar en disposition.
  • I ett dokument med mer än en sida börjar varje sida med en rad med tre streck och en sidrubrik på engelska, till exempel Page 2, så att du hittar rätt.
  • Text som står bredvid varandra, som etiketten och svaret i ett formulär eller två spalter, delas upp i separata stycken i stället för att flyta ihop.
  • Bilder, tabeller, färger, fetstil och de ursprungliga typsnitten följer inte med. Texten använder Words standardformat.
  • Sidstorleken är inställd på US Letter. Om du ska skriva ut på A4, ändra det under Layout i Word.
Det här är en textexport, inte en kopia av layouten. Den får ut orden så att du kan redigera dem. Om dokumentet måste se exakt ut som originalet, med en liten ändring, ska du inte konvertera det: redigera själva PDF:en med verktygen Täck och Text i Redigera PDF.

Några minuter i Word gör exporten till ett rent dokument. Ta bort sidrubrikerna och strecklinjerna om du inte behöver dem. Slå ihop meningar som delats över rader. Markera sedan allt och använd det format du vill ha, så att hela dokumentet har ett typsnitt och ett radavstånd.

För långa dokument går det ofta snabbare att bygga upp dem på nytt från texten än att slåss med formateringen. Kopiera de stycken du behöver till ett nytt dokument eller din egen mall.

Word, ren text eller Markdown?

  • Word (.docx): när du ska redigera och skicka dokumentet som ett dokument, till exempel uppdatera ett CV eller ett brev.
  • Ren text (.txt): när du bara vill ha orden, till exempel för att klistra in siffror från ett lönebesked i ett kalkylblad eller söka i en lång rapport.
  • Markdown (.md): när texten ska in på en webbplats, i en anteckningsapp eller en wiki. Rubriker markeras med #-tecken, och sidor skiljs åt med en linje och en sidrubrik.

När konverteringen inte fungerar

Om Kopitiam säger att ingen markerbar text hittades och PDF:en ser ut som en skanning, finns det inget i filen att konvertera. Dina val är att skriva in texten igen, eller att först köra filen genom ett OCR-program, som känner igen bokstäverna i bilden och lägger till ett textlager. Kopitiams konverterare gör inte OCR. För att få varje sida som en bild i stället, använd PDF till JPG.

  • Ett inskannat pass eller IC: det finns ingen text att extrahera. PDF till JPG ger dig en bild av varje sida.
  • En blandning av maskinskrivna och inskannade sidor: de maskinskrivna sidorna konverteras, och de inskannade blir tomma.
  • En lösenordsskyddad PDF: Kopitiam kan inte öppna låsta filer än. Öppna den med lösenordet i din PDF-läsare, använd Skriv ut och sedan Spara som PDF, och konvertera den kopian.
  • En PDF med redigeringsbegränsningar: den här fungerar oftast. Begränsningarna stoppar ändringar, men PDF till Word och text läser bara filen.
  • Förvrängda tecken eller meningslösa bokstäver: vissa PDF:er, ofta äldre eller sådana med ovanliga typsnitt, registrerar inte vilka bokstäver deras former står för. Texten ser rätt ut på skärmen men kan inte läsas ut. OCR är den enda lösningen.
  • Ett kontoutdrag eller en prislista som består av tabeller: siffrorna följer med, men inte kolumnerna. Ren text är ofta lättare att reda ut än Word här.

Kopitiam eller ordbehandlarens egen import?

Nya versioner av Microsoft Word kan öppna en PDF direkt och försöka bygga upp dess layout igen, och Google Docs kan göra något liknande från Google Drive. Den vägen anstränger sig mer för att behålla utseendet, men resultaten varierar och fullmatade sidor kan bli besvärliga att redigera. Med Google Docs laddas filen dessutom först upp till din Google Drive.

Kopitiam gör den motsatta avvägningen: enkel, ren text som är lätt att redigera, skapad på din enhet. Om du vill behålla designen, prova din ordbehandlare. Om du vill ha orden, eller om dokumentet är privat, använd Kopitiam.

Ett exempel: uppdatera ett hyresavtal

Säg att din hyresvärd skickade förra årets hyresavtal som en PDF, och ni har kommit överens om att förnya det med en ny hyra och ett nytt datum. Om bara några få ord ändras, redigera PDF:en direkt: täck över den gamla hyran, skriv in den nya och behåll den ursprungliga layouten. Om flera klausuler ändras, konvertera den till Word, redigera klausulerna, använd ett enhetligt format och spara en ny PDF. Hur du än gör, läs resultatet sida vid sida med originalet innan någon skriver under.

Är det privat?

Ja. Texten extraheras i webbläsaren och Word-filen byggs på din enhet. Din PDF laddas inte upp, och när sidan har laddats fortsätter verktyget att fungera om anslutningen bryts. Koden har ingen gräns för filstorlek. Mycket långa dokument tar bara längre tid, särskilt på en äldre mobil.