Aby za darmo przekonwertować PDF na Word, otwórz w Kopitiam narzędzie PDF do Word i tekstu, upuść swój PDF, w polu Eksportuj jako wybierz Word (.docx) i naciśnij Wyodrębnij i pobierz. Dostaniesz edytowalny plik .docx, który otworzysz w Microsoft Word, Google Docs lub LibreOffice. Konwersja działa w przeglądarce, więc PDF nie jest przesyłany.

Działa to, gdy PDF zawiera prawdziwy tekst, który da się zaznaczyć, i przenosi słowa oraz kolejność czytania, a nie dokładny układ. Zeskanowane PDF-y nie mają tekstu do wyodrębnienia. Dalsza część poradnika wyjaśnia, jak sprawdzić plik, jak będzie wyglądał dokument Word i co zrobić, gdy wynik nie jest taki, jak się spodziewałeś.

Najpierw sprawdź, czy Twój PDF ma tekst

Otwórz PDF w dowolnym czytniku i spróbuj zaznaczyć kursorem zdanie. Jeśli słowa zaznaczają się jedno po drugim, PDF ma warstwę tekstową i konwersja zadziała. Jeśli cała strona zaznacza się jak obraz albo nic się nie dzieje, to skan lub obraz, a w pliku nie ma słów do odzyskania.

Ten test zajmuje pięć sekund i wyjaśnia większość rozczarowujących konwersji. Pasek wypłaty pobrany z firmowego portalu kadrowego zwykle ma tekst. Ten sam pasek wydrukowany i zeskanowany z powrotem już nie.

Konwersja PDF na Word krok po kroku

  1. Otwórz PDF do Word i tekstu i upuść swój PDF tam, gdzie widnieje napis Upuść tutaj plik PDF, albo kliknij, aby wybrać plik.
  2. W polu Eksportuj jako wybierz Word (.docx). Pozostałe opcje to Zwykły tekst (.txt) i Markdown (.md).
  3. Naciśnij Wyodrębnij i pobierz. Podczas pracy przycisk pokazuje Wyodrębnianie….
  4. Plik Word zapisze się pod tą samą nazwą co Twój PDF, z końcówką .docx. Otwórz go w Word, Google Docs lub LibreOffice Writer.
  5. Edytuj tekst, a potem, jeśli potrzebujesz PDF, zapisz go ponownie jako PDF w swoim edytorze tekstu.

Co zobaczysz w pliku Word

Wiedza o tym, czego się spodziewać, oszczędza dużo porządkowania. Kopitiam odczytuje tekst na każdej stronie, grupuje go w wiersze od góry do dołu i zapisuje te wiersze w prawdziwym dokumencie Word.

  • Każdy wiersz PDF staje się osobnym akapitem. Zdanie, które w PDF zawijało się na dwa wiersze, trafia jako dwa krótkie akapity.
  • Większe, krótkie wiersze, takie jak tytuły i nazwy sekcji, stają się nagłówkami Word (od Nagłówek 1 do Nagłówek 3), więc okienko nawigacji pokazuje konspekt.
  • W dokumencie z więcej niż jedną stroną każda strona zaczyna się od wiersza z trzema myślnikami i nagłówka Page, na przykład Page 2, żebyś łatwo się odnalazł.
  • Tekst ustawiony obok siebie, na przykład etykieta i odpowiedź w formularzu albo dwie kolumny, jest dzielony na osobne akapity, a nie zlewany razem.
  • Obrazy, tabele, kolory, pogrubienia i oryginalne czcionki nie przechodzą. Tekst ma domyślny styl Word.
  • Rozmiar strony jest ustawiony na US Letter. Jeśli będziesz drukować na A4, zmień go w ustawieniach Układ w Word.
To eksport tekstu, a nie kopia układu. Wyciąga słowa, żebyś mógł je edytować. Jeśli dokument ma wyglądać dokładnie jak oryginał z jedną drobną zmianą, nie konwertuj go: edytuj sam PDF narzędziami Zakryj i Tekst w Edytuj PDF.

Kilka minut w Word zamienia eksport w czysty dokument. Usuń nagłówki Page i wiersze z myślnikami, jeśli ich nie potrzebujesz. Połącz zdania, które rozbiły się na kilka wierszy. Potem zaznacz wszystko i zastosuj wybrany styl, żeby cały dokument miał jedną czcionkę i jednolite odstępy.

Przy długich dokumentach często szybciej jest odbudować dokument z tekstu, niż walczyć z formatowaniem. Skopiuj potrzebne akapity do nowego dokumentu albo własnego szablonu.

Word, zwykły tekst czy Markdown?

  • Word (.docx): gdy będziesz edytować i wysyłać dokument jako dokument, na przykład aktualizując CV albo list.
  • Zwykły tekst (.txt): gdy chcesz tylko słów, na przykład by wkleić liczby z paska wypłaty do arkusza kalkulacyjnego albo przeszukać długi raport.
  • Markdown (.md): gdy tekst trafi na stronę internetową, do aplikacji z notatkami albo do wiki. Nagłówki są oznaczone znakami #, a strony oddzielone linią i nagłówkiem Page.

Gdy konwersja nie działa

Jeśli Kopitiam informuje, że nie znaleziono tekstu do zaznaczenia, a PDF wygląda na skan, w pliku nie ma czego konwertować. Możesz go przepisać albo najpierw przepuścić przez program OCR, który rozpoznaje litery na obrazie i dodaje warstwę tekstową. Konwerter Kopitiam nie wykonuje OCR. Aby dostać każdą stronę jako obraz, użyj PDF do JPG.

  • Zeskanowany paszport lub IC: nie ma tekstu do wyodrębnienia. PDF do JPG da Ci obraz każdej strony.
  • Mieszanka stron pisanych na komputerze i zeskanowanych: strony z tekstem się przekonwertują, a zeskanowane wyjdą puste.
  • PDF chroniony hasłem: Kopitiam nie otwiera jeszcze zablokowanych plików. Otwórz go z hasłem w swoim czytniku PDF, użyj opcji Drukuj, a potem Zapisz jako PDF, i przekonwertuj tę kopię.
  • PDF z ograniczeniami edycji: ten zwykle działa. Ograniczenia blokują zmiany, a PDF do Word i tekstu tylko odczytuje plik.
  • Krzaczki albo bezsensowne litery: niektóre PDF-y, często starsze albo z nietypowymi czcionkami, nie zapisują, jakim literom odpowiadają ich kształty. Tekst wygląda dobrze na ekranie, ale nie da się go odczytać. Jedynym ratunkiem jest OCR.
  • Wyciąg bankowy albo cennik złożony z tabel: liczby przechodzą, ale kolumny nie. Tutaj zwykły tekst często łatwiej uporządkować niż Word.

Kopitiam czy import we własnym edytorze tekstu?

Nowsze wersje Microsoft Word potrafią otworzyć PDF bezpośrednio i spróbować odtworzyć jego układ, a Google Docs może zrobić coś podobnego z Dysku Google. Ta droga bardziej stara się zachować wygląd, ale wyniki bywają różne, a gęste strony mogą wyjść niewygodne w edycji. W przypadku Google Docs plik jest też najpierw przesyłany na Twój Dysk Google.

Kopitiam wybiera odwrotny kompromis: prosty, czysty tekst, łatwy do edycji, przygotowany na Twoim urządzeniu. Jeśli chcesz zachować wygląd, spróbuj w swoim edytorze tekstu. Jeśli chcesz słów albo dokument jest prywatny, użyj Kopitiam.

Przykład: aktualizacja umowy najmu

Załóżmy, że wynajmujący przysłał zeszłoroczną umowę najmu jako PDF, a Wy umówiliście się na przedłużenie z nowym czynszem i datą. Jeśli zmienia się tylko kilka słów, edytuj PDF bezpośrednio: zakryj stary czynsz narzędziem Zakryj, wpisz nowy i zachowaj oryginalny układ. Jeśli zmienia się kilka klauzul, przekonwertuj umowę na Word, popraw klauzule, zastosuj jeden spójny styl i zapisz nowy PDF. W obu przypadkach, zanim ktokolwiek podpisze, przeczytaj wynik obok oryginału.

Czy to prywatne?

Tak. Tekst jest wyodrębniany w przeglądarce, a plik Word powstaje na Twoim urządzeniu. Twój PDF nie jest przesyłany, a gdy strona się załaduje, narzędzie działa dalej, nawet jeśli zerwie się połączenie. Kod nie ustala limitu rozmiaru pliku; bardzo długie dokumenty po prostu trwają dłużej, zwłaszcza na starszym telefonie.