Wil je een PDF gratis naar Word omzetten, open dan de tool PDF naar Word en tekst van Kopitiam, sleep je PDF erin, kies Word (.docx) onder Exporteren als en druk op Omzetten en downloaden. Je krijgt een bewerkbare .docx die opent in Microsoft Word, Google Docs of LibreOffice. Het omzetten gebeurt in je browser, dus de PDF wordt niet geüpload.

Het werkt als de PDF echte, selecteerbare tekst bevat, en het neemt de woorden en hun leesvolgorde mee, niet de exacte opmaak. Gescande PDF’s hebben geen tekst om eruit te halen. De rest van deze handleiding legt uit hoe je je bestand controleert, hoe het Word-document eruit zal zien en wat je doet als het resultaat niet is wat je hoopte.

Controleer eerst of je PDF tekst bevat

Open de PDF in een willekeurige lezer en probeer een zin met je cursor te selecteren. Worden de woorden een voor een gemarkeerd, dan heeft de PDF een tekstlaag en werkt omzetten. Wordt de hele pagina gemarkeerd als een afbeelding, of gebeurt er niets, dan is het een scan of een afbeelding, en staan er geen woorden in het bestand om terug te halen.

Deze test kost vijf seconden en verklaart de meeste teleurstellende omzettingen. Een loonstrook die je van het HR-portaal van je werk hebt gedownload, bevat meestal tekst. Dezelfde loonstrook, geprint en weer ingescand, niet.

Zo zet je een PDF stap voor stap om naar Word

  1. Open PDF naar Word en tekst en sleep je PDF naar de plek waar Sleep hier een PDF staat, of klik om een bestand te kiezen.
  2. Kies onder Exporteren als voor Word (.docx). De andere keuzes zijn Platte tekst (.txt) en Markdown (.md).
  3. Druk op Omzetten en downloaden. Tijdens het werk staat er Bezig… op de knop.
  4. Het Word-bestand wordt opgeslagen met dezelfde naam als je PDF, eindigend op .docx. Open het in Word, Google Docs of LibreOffice Writer.
  5. Bewerk de tekst en sla hem vanuit je tekstverwerker weer op als PDF als je er een nodig hebt.

Wat je in het Word-bestand ziet

Weten wat je kunt verwachten, scheelt veel opruimwerk. Kopitiam leest de tekst op elke pagina, groepeert die van boven naar beneden in regels en schrijft die regels in een echt Word-document.

  • Elke regel van de PDF wordt een eigen alinea. Een zin die in de PDF over twee regels liep, komt aan als twee korte alinea’s.
  • Grotere, korte regels, zoals titels en namen van hoofdstukken, worden Word-koppen (Kop 1 tot Kop 3), dus het navigatiedeelvenster toont een overzicht.
  • In een document met meer dan één pagina begint elke pagina met een regel van drie streepjes en een paginakop, zoals ‘Page 2’, zodat je weet waar je bent.
  • Tekst die naast elkaar staat, zoals het label en het antwoord in een formulier of twee kolommen, wordt in aparte alinea’s gesplitst in plaats van aan elkaar geplakt.
  • Afbeeldingen, tabellen, kleuren, vet en de oorspronkelijke lettertypen komen niet mee. De tekst gebruikt de standaardstijl van Word.
  • Het paginaformaat staat op US Letter. Print je op A4, verander het dan in de indelingsinstellingen van Word.
Dit is een tekstexport, geen kopie van de opmaak. Het haalt de woorden eruit zodat je ze kunt bewerken. Moet het document er precies zo uitzien als het origineel, met één kleine wijziging, zet het dan niet om: bewerk de PDF zelf met de tools Afdekken en Tekst in PDF bewerken.

Met een paar minuten in Word maak je van de export een net document. Verwijder de paginakoppen en de regels met streepjes als je ze niet nodig hebt. Voeg zinnen samen die over regels verdeeld waren. Selecteer dan alles en pas de stijl toe die je wilt, zodat het hele document één lettertype en één regelafstand heeft.

Bij lange documenten is het vaak sneller om opnieuw te beginnen vanuit de tekst dan om met de opmaak te worstelen. Kopieer de alinea’s die je nodig hebt naar een nieuw document of je eigen sjabloon.

Word, platte tekst of Markdown?

  • Word (.docx): als je het document gaat bewerken en als document gaat versturen, zoals een cv of een brief bijwerken.
  • Platte tekst (.txt): als je alleen de woorden wilt, bijvoorbeeld om bedragen van een loonstrook in een spreadsheet te plakken, of om in een lang rapport te zoeken.
  • Markdown (.md): als de tekst naar een website, een notitie-app of een wiki gaat. Koppen worden gemarkeerd met #-tekens, en pagina’s worden gescheiden door een lijn en een paginakop.

Als omzetten niet werkt

Zegt Kopitiam dat er geen selecteerbare tekst is gevonden en lijkt de PDF een scan, dan staat er niets in het bestand om om te zetten. Je kunt het dan overtypen, of het eerst door een OCR-programma halen, dat de letters in de afbeelding herkent en een tekstlaag toevoegt. De converter van Kopitiam doet geen OCR. Wil je in plaats daarvan elke pagina als afbeelding, gebruik dan PDF naar JPG.

  • Een gescand paspoort of IC: er is geen tekst om eruit te halen. PDF naar JPG geeft je een afbeelding van elke pagina.
  • Een mix van getypte en gescande pagina’s: de getypte pagina’s worden omgezet en de gescande komen er leeg uit.
  • Een met een wachtwoord beveiligde PDF: Kopitiam kan vergrendelde bestanden nog niet openen. Open hem met het wachtwoord in je PDF-lezer, gebruik Afdrukken en dan Opslaan als PDF, en zet die kopie om.
  • Een PDF met bewerkingsbeperkingen: die werkt meestal wel. Beperkingen houden wijzigingen tegen, maar PDF naar Word en tekst leest het bestand alleen.
  • Onleesbare tekens of onzinletters: sommige PDF’s, vaak oudere of met ongewone lettertypen, leggen niet vast voor welke letters hun vormen staan. De tekst ziet er op het scherm goed uit, maar kan niet worden uitgelezen. OCR is de enige oplossing.
  • Een bankafschrift of prijslijst die uit tabellen bestaat: de getallen komen mee, maar de kolommen niet. Platte tekst is hier vaak makkelijker te ordenen dan Word.

Kopitiam of de eigen import van je tekstverwerker?

Recente versies van Microsoft Word kunnen een PDF rechtstreeks openen en proberen de opmaak na te bouwen, en Google Docs kan iets vergelijkbaars vanuit Google Drive. Die route doet meer moeite om het uiterlijk te behouden, maar de resultaten wisselen en drukke pagina’s kunnen lastig te bewerken uitvallen. Bij Google Docs wordt het bestand ook eerst naar je Google Drive geüpload.

Kopitiam maakt de omgekeerde ruil: eenvoudige, schone tekst die makkelijk te bewerken is, gemaakt op je apparaat. Wil je het ontwerp behouden, probeer dan je tekstverwerker. Wil je de woorden, of is het document privé, gebruik dan Kopitiam.

Een uitgewerkt voorbeeld: een huurcontract bijwerken

Stel dat je verhuurder het huurcontract van vorig jaar als PDF heeft gestuurd, en jullie hebben afgesproken het te verlengen met een nieuwe huur en datum. Veranderen er maar een paar woorden, bewerk de PDF dan rechtstreeks: dek de oude huur af met Afdekken, typ de nieuwe en behoud de oorspronkelijke opmaak. Veranderen er meerdere artikelen, zet het dan om naar Word, bewerk de artikelen, pas één consequente stijl toe en sla een nieuwe PDF op. Lees in beide gevallen het resultaat naast het origineel door voordat iemand tekent.

Is het privé?

Ja. De tekst wordt in je browser uitgelezen en het Word-bestand wordt op je apparaat gemaakt. Je PDF wordt niet geüpload, en zodra de pagina geladen is, blijft de tool werken als je verbinding wegvalt. De code stelt geen limiet aan de bestandsgrootte; heel lange documenten duren gewoon langer, vooral op een oudere telefoon.