Để chuyển PDF sang Word miễn phí, hãy mở công cụ PDF sang Word & văn bản của Kopitiam, thả PDF vào, chọn Word (.docx) trong Xuất dạng, rồi nhấn Trích xuất & tải về. Bạn nhận được một tệp .docx chỉnh sửa được, mở được trong Microsoft Word, Google Docs hoặc LibreOffice. Việc chuyển đổi chạy trong trình duyệt, nên PDF không bị tải lên.

Cách này dùng được khi PDF chứa chữ thật, chọn được, và nó lấy ra chữ cùng thứ tự đọc chứ không phải bố cục chính xác. PDF scan không có chữ nào để trích xuất. Phần còn lại của hướng dẫn giải thích cách kiểm tra tệp của bạn, tài liệu Word sẽ trông thế nào, và nên làm gì khi kết quả không như mong đợi.

Trước tiên, kiểm tra PDF có chữ không

Mở PDF trong trình đọc bất kỳ và thử bôi đen một câu bằng con trỏ. Nếu từng chữ được bôi đen lần lượt, PDF có lớp chữ và việc chuyển đổi sẽ thành công. Nếu cả trang được bôi đen như một bức ảnh, hoặc không có gì xảy ra, đó là bản scan hoặc ảnh, và trong tệp không có chữ nào để lấy lại.

Phép thử này mất năm giây và giải thích được hầu hết các lần chuyển đổi gây thất vọng. Phiếu lương tải từ cổng nhân sự của công ty thường có chữ. Cùng phiếu lương đó in ra rồi scan lại thì không.

Chuyển PDF sang Word từng bước

  1. Mở PDF sang Word & văn bản và thả PDF vào chỗ ghi Thả tệp PDF vào đây, hoặc bấm để chọn tệp.
  2. Trong Xuất dạng, chọn Word (.docx). Các lựa chọn khác là Văn bản (.txt) và Markdown (.md).
  3. Nhấn Trích xuất & tải về. Nút sẽ hiện Đang trích xuất… trong lúc xử lý.
  4. Tệp Word được lưu cùng tên với PDF, kết thúc bằng .docx. Mở nó trong Word, Google Docs hoặc LibreOffice Writer.
  5. Sửa chữ, rồi lưu lại thành PDF từ trình soạn thảo nếu bạn cần.

Bạn sẽ thấy gì trong tệp Word

Biết trước điều sẽ thấy giúp bạn đỡ phải chỉnh sửa nhiều. Kopitiam đọc chữ trên mỗi trang, nhóm thành các dòng từ trên xuống dưới, và ghi những dòng đó vào một tài liệu Word thật.

  • Mỗi dòng trong PDF thành một đoạn riêng. Một câu bị xuống dòng qua hai dòng trong PDF sẽ thành hai đoạn ngắn.
  • Những dòng ngắn, chữ to hơn, như tiêu đề và tên mục, thành tiêu đề Word (Heading 1 đến Heading 3), nên ngăn Navigation hiện được dàn ý.
  • Trong tài liệu nhiều trang, mỗi trang bắt đầu bằng một dòng ba dấu gạch ngang và một tiêu đề trang, như Page 2, để bạn biết mình đang ở đâu.
  • Chữ nằm cạnh nhau, như nhãn và câu trả lời của biểu mẫu hoặc hai cột, được tách thành các đoạn riêng thay vì bị dính vào nhau.
  • Ảnh, bảng, màu sắc, chữ đậm và phông chữ gốc không được giữ lại. Chữ dùng kiểu mặc định của Word.
  • Khổ trang được đặt là US Letter. Nếu bạn in trên giấy A4, hãy đổi trong phần cài đặt Layout của Word.
Đây là xuất chữ, không phải bản sao bố cục. Nó lấy chữ ra để bạn chỉnh sửa. Nếu bạn cần tài liệu trông y hệt bản gốc, chỉ với một thay đổi nhỏ, đừng chuyển đổi: hãy sửa chính PDF bằng công cụ Che và Chữ của Chỉnh sửa PDF.

Vài phút trong Word sẽ biến bản xuất thành một tài liệu gọn gàng. Xóa các tiêu đề trang và các dòng gạch ngang nếu bạn không cần. Nối những câu bị tách qua nhiều dòng. Rồi chọn tất cả và áp dụng kiểu bạn muốn, để cả tài liệu dùng một phông chữ và giãn dòng.

Với tài liệu dài, dựng lại từ phần chữ thường nhanh hơn là vật lộn với định dạng. Hãy chép những đoạn bạn cần vào một tài liệu mới hoặc mẫu của riêng bạn.

Word, văn bản thuần hay Markdown?

  • Word (.docx): khi bạn sẽ sửa và gửi nó như một tài liệu, ví dụ cập nhật CV hoặc một lá thư.
  • Văn bản (.txt): khi bạn chỉ cần chữ, ví dụ để dán số liệu từ phiếu lương vào bảng tính, hoặc để tìm kiếm trong một báo cáo dài.
  • Markdown (.md): khi chữ sẽ được đưa vào trang web, ứng dụng ghi chú hoặc wiki. Tiêu đề được đánh dấu bằng ký hiệu #, và các trang được ngăn bằng một đường kẻ và một tiêu đề trang.

Khi chuyển đổi không thành công

Nếu Kopitiam báo không tìm thấy chữ chọn được và PDF trông như bản scan, trong tệp không có gì để chuyển đổi. Bạn có thể gõ lại, hoặc chạy nó qua một chương trình OCR trước, chương trình này nhận dạng các chữ cái trong ảnh và thêm một lớp chữ. Trình chuyển đổi của Kopitiam không làm OCR. Để lấy mỗi trang dưới dạng ảnh, hãy dùng PDF sang JPG.

  • Bản scan hộ chiếu hoặc IC: không có chữ để trích xuất. PDF sang JPG cho bạn ảnh của từng trang.
  • Trộn lẫn trang đánh máy và trang scan: trang đánh máy chuyển đổi được, còn trang scan ra trống.
  • PDF có mật khẩu: Kopitiam chưa mở được tệp bị khóa. Hãy mở nó bằng mật khẩu trong trình đọc PDF, dùng In rồi Lưu dưới dạng PDF, và chuyển đổi bản sao đó.
  • PDF có giới hạn chỉnh sửa: loại này thường vẫn được. Giới hạn ngăn việc thay đổi, nhưng PDF sang Word & văn bản chỉ đọc tệp.
  • Ký tự lộn xộn hoặc chữ vô nghĩa: một số PDF, thường là PDF cũ hoặc dùng phông chữ lạ, không ghi lại hình nét của chúng ứng với chữ cái nào. Chữ trông đúng trên màn hình nhưng không đọc ra được. OCR là cách sửa duy nhất.
  • Sao kê ngân hàng hoặc bảng giá dạng bảng: con số được lấy ra, nhưng cột thì không. Ở đây văn bản thuần thường dễ sắp xếp hơn Word.

Kopitiam hay tính năng nhập sẵn của trình soạn thảo?

Các phiên bản Microsoft Word gần đây có thể mở trực tiếp PDF và cố dựng lại bố cục, và Google Docs có thể làm điều tương tự từ Google Drive. Cách này cố gắng giữ hình thức nhiều hơn, nhưng kết quả không đồng đều và những trang dày đặc có thể ra rất khó sửa. Với Google Docs, tệp còn bị tải lên Google Drive của bạn trước.

Kopitiam chọn sự đánh đổi ngược lại: chữ đơn giản, sạch sẽ, dễ sửa, được tạo ra trên thiết bị của bạn. Nếu bạn muốn giữ thiết kế, hãy thử trình soạn thảo của bạn. Nếu bạn muốn lấy chữ, hoặc tài liệu là riêng tư, hãy dùng Kopitiam.

Ví dụ cụ thể: cập nhật hợp đồng thuê nhà

Giả sử chủ nhà gửi hợp đồng thuê nhà năm ngoái dưới dạng PDF, và hai bên đã đồng ý gia hạn với giá thuê và ngày mới. Nếu chỉ vài chữ thay đổi, hãy sửa trực tiếp PDF: Che giá thuê cũ, gõ giá mới, và giữ bố cục gốc. Nếu nhiều điều khoản thay đổi, hãy chuyển sang Word, sửa các điều khoản, áp dụng một kiểu thống nhất, rồi lưu thành PDF mới. Dù cách nào, hãy đọc kết quả đặt cạnh bản gốc trước khi ai đó ký.

Có riêng tư không?

Có. Chữ được trích xuất ngay trong trình duyệt và tệp Word được dựng trên thiết bị của bạn. PDF của bạn không bị tải lên, và khi trang đã tải xong, công cụ vẫn chạy nếu mất kết nối. Code không đặt giới hạn dung lượng tệp; tài liệu rất dài chỉ mất nhiều thời gian hơn, nhất là trên điện thoại cũ.