Για να μετατρέψετε δωρεάν ένα PDF σε Word, ανοίξτε το εργαλείο PDF σε Word & κείμενο του Kopitiam, αφήστε το PDF σας, διαλέξτε «Word (.docx)» στο «Εξαγωγή ως» και πατήστε «Εξαγωγή & λήψη». Παίρνετε ένα επεξεργάσιμο .docx που ανοίγει σε Microsoft Word, Google Docs ή LibreOffice. Η μετατροπή γίνεται στον browser σας, οπότε το PDF δεν ανεβαίνει.

Λειτουργεί όταν το PDF περιέχει πραγματικό, επιλέξιμο κείμενο, και μεταφέρει τις λέξεις και τη σειρά ανάγνωσής τους και όχι την ακριβή διάταξη. Τα σαρωμένα PDF δεν έχουν κείμενο για εξαγωγή. Ο υπόλοιπος οδηγός εξηγεί πώς να ελέγξετε το αρχείο σας, πώς θα μοιάζει το έγγραφο Word, και τι να κάνετε όταν το αποτέλεσμα δεν είναι αυτό που ελπίζατε.

Πρώτα, ελέγξτε ότι το PDF σας έχει κείμενο

Ανοίξτε το PDF σε οποιοδήποτε πρόγραμμα ανάγνωσης και δοκιμάστε να επισημάνετε μια πρόταση με τον κέρσορα. Αν οι λέξεις επισημαίνονται μία μία, το PDF έχει επίπεδο κειμένου και η μετατροπή θα λειτουργήσει. Αν όλη η σελίδα επισημαίνεται σαν εικόνα, ή δεν γίνεται τίποτα, είναι σάρωση ή εικόνα, και δεν υπάρχουν λέξεις στο αρχείο για ανάκτηση.

Αυτό το τεστ παίρνει πέντε δευτερόλεπτα και εξηγεί τις περισσότερες απογοητευτικές μετατροπές. Ένα εκκαθαριστικό μισθοδοσίας που κατεβάσατε από την πύλη προσωπικού της εταιρείας σας έχει συνήθως κείμενο. Το ίδιο εκκαθαριστικό τυπωμένο και ξανασαρωμένο δεν έχει.

Μετατροπή PDF σε Word βήμα βήμα

  1. Ανοίξτε το PDF σε Word & κείμενο και αφήστε το PDF σας εκεί που λέει «Αφήστε ένα PDF εδώ», ή κάντε κλικ για να επιλέξετε αρχείο.
  2. Στο «Εξαγωγή ως», διαλέξτε «Word (.docx)». Οι άλλες επιλογές είναι «Απλό κείμενο (.txt)» και «Markdown (.md)».
  3. Πατήστε «Εξαγωγή & λήψη». Το κουμπί δείχνει «Εξαγωγή…» όσο δουλεύει.
  4. Το αρχείο Word αποθηκεύεται με το ίδιο όνομα με το PDF σας, με κατάληξη .docx. Ανοίξτε το σε Word, Google Docs ή LibreOffice Writer.
  5. Επεξεργαστείτε το κείμενο, και μετά αποθηκεύστε το ξανά ως PDF από τον επεξεργαστή κειμένου σας αν χρειάζεστε PDF.

Τι θα δείτε στο αρχείο Word

Αν ξέρετε τι να περιμένετε, γλιτώνετε πολύ τακτοποίημα. Το Kopitiam διαβάζει το κείμενο κάθε σελίδας, το ομαδοποιεί σε γραμμές από πάνω προς τα κάτω και γράφει αυτές τις γραμμές σε ένα κανονικό έγγραφο Word.

  • Κάθε γραμμή του PDF γίνεται ξεχωριστή παράγραφος. Μια πρόταση που αναδιπλώθηκε σε δύο γραμμές στο PDF έρχεται ως δύο σύντομες παράγραφοι.
  • Οι μεγαλύτερες, σύντομες γραμμές, όπως τίτλοι και ονόματα ενοτήτων, γίνονται επικεφαλίδες του Word (Επικεφαλίδα 1 έως Επικεφαλίδα 3), οπότε το παράθυρο περιήγησης δείχνει ένα διάγραμμα.
  • Σε έγγραφο με περισσότερες από μία σελίδες, κάθε σελίδα ξεκινά με μια γραμμή από τρεις παύλες και μια επικεφαλίδα σελίδας, όπως «Page 2», ώστε να βρίσκετε πού είστε.
  • Κείμενο που βρίσκεται δίπλα δίπλα, όπως η ετικέτα και η απάντηση μιας φόρμας ή δύο στήλες, χωρίζεται σε ξεχωριστές παραγράφους αντί να ενώνεται.
  • Οι εικόνες, οι πίνακες, τα χρώματα, η έντονη γραφή και οι αρχικές γραμματοσειρές δεν μεταφέρονται. Το κείμενο χρησιμοποιεί το προεπιλεγμένο στυλ του Word.
  • Το μέγεθος σελίδας ορίζεται σε US Letter. Αν θα τυπώσετε σε A4, αλλάξτε το στις ρυθμίσεις Διάταξης του Word.
Αυτή είναι εξαγωγή κειμένου, όχι αντίγραφο της διάταξης. Βγάζει τις λέξεις ώστε να μπορείτε να τις επεξεργαστείτε. Αν χρειάζεστε το έγγραφο να μοιάζει ακριβώς με το αρχικό, με μία μικρή αλλαγή, μην το μετατρέψετε: επεξεργαστείτε το ίδιο το PDF με τα εργαλεία «Κάλυψη» και «Κείμενο» της Επεξεργασίας PDF.

Λίγα λεπτά στο Word κάνουν την εξαγωγή καθαρό έγγραφο. Διαγράψτε τις επικεφαλίδες σελίδας και τις γραμμές με παύλες αν δεν τις χρειάζεστε. Ενώστε όσες προτάσεις χωρίστηκαν σε γραμμές. Μετά επιλέξτε τα πάντα και εφαρμόστε το στυλ που θέλετε, ώστε όλο το έγγραφο να έχει μία γραμματοσειρά και ένα διάστιχο.

Για μεγάλα έγγραφα, είναι συχνά πιο γρήγορο να το ξαναφτιάξετε από το κείμενο παρά να παλεύετε με τη μορφοποίηση. Αντιγράψτε τις παραγράφους που χρειάζεστε σε ένα καινούργιο έγγραφο ή στο δικό σας πρότυπο.

Word, απλό κείμενο ή Markdown;

  • Word (.docx): όταν θα επεξεργαστείτε και θα στείλετε το έγγραφο ως έγγραφο, όπως όταν ενημερώνετε ένα βιογραφικό ή μια επιστολή.
  • Απλό κείμενο (.txt): όταν θέλετε μόνο τις λέξεις, για παράδειγμα για να επικολλήσετε ποσά από ένα εκκαθαριστικό σε υπολογιστικό φύλλο, ή για να κάνετε αναζήτηση σε μια μεγάλη αναφορά.
  • Markdown (.md): όταν το κείμενο πηγαίνει σε ιστότοπο, εφαρμογή σημειώσεων ή wiki. Οι επικεφαλίδες σημειώνονται με σύμβολα #, και οι σελίδες χωρίζονται με μια γραμμή και μια επικεφαλίδα σελίδας.

Όταν η μετατροπή δεν λειτουργεί

Αν το Kopitiam λέει ότι δεν βρέθηκε επιλέξιμο κείμενο και το PDF μοιάζει με σάρωση, δεν υπάρχει τίποτα στο αρχείο για μετατροπή. Οι επιλογές σας είναι να το ξαναπληκτρολογήσετε, ή να το περάσετε πρώτα από πρόγραμμα OCR, που αναγνωρίζει τα γράμματα στην εικόνα και προσθέτει επίπεδο κειμένου. Ο μετατροπέας του Kopitiam δεν κάνει OCR. Για να πάρετε κάθε σελίδα ως εικόνα, χρησιμοποιήστε το PDF σε JPG.

  • Ένα σαρωμένο διαβατήριο ή IC: δεν υπάρχει κείμενο για εξαγωγή. Το PDF σε JPG σας δίνει μια εικόνα κάθε σελίδας.
  • Ένας συνδυασμός από δακτυλογραφημένες και σαρωμένες σελίδες: οι δακτυλογραφημένες σελίδες μετατρέπονται, και οι σαρωμένες βγαίνουν κενές.
  • Ένα PDF με κωδικό πρόσβασης: το Kopitiam δεν ανοίγει ακόμη κλειδωμένα αρχεία. Ανοίξτε το με τον κωδικό στο πρόγραμμα ανάγνωσης PDF, χρησιμοποιήστε «Εκτύπωση» και μετά «Αποθήκευση ως PDF», και μετατρέψτε αυτό το αντίγραφο.
  • Ένα PDF με περιορισμούς επεξεργασίας: αυτό συνήθως λειτουργεί. Οι περιορισμοί εμποδίζουν τις αλλαγές, αλλά το PDF σε Word & κείμενο μόνο διαβάζει το αρχείο.
  • Αλλοιωμένοι χαρακτήρες ή γράμματα χωρίς νόημα: κάποια PDF, συχνά παλιότερα ή με ασυνήθιστες γραμματοσειρές, δεν καταγράφουν ποιο γράμμα αντιστοιχεί σε κάθε σχήμα. Το κείμενο φαίνεται σωστό στην οθόνη αλλά δεν μπορεί να διαβαστεί. Η μόνη λύση είναι το OCR.
  • Ένα αντίγραφο κίνησης λογαριασμού ή ένας τιμοκατάλογος φτιαγμένος από πίνακες: οι αριθμοί μεταφέρονται, οι στήλες όχι. Εδώ το απλό κείμενο είναι συχνά πιο εύκολο να τακτοποιηθεί από το Word.

Kopitiam ή η εισαγωγή του ίδιου του επεξεργαστή κειμένου;

Οι πρόσφατες εκδόσεις του Microsoft Word μπορούν να ανοίξουν απευθείας ένα PDF και να προσπαθήσουν να ξαναφτιάξουν τη διάταξή του, και το Google Docs μπορεί να κάνει κάτι παρόμοιο από το Google Drive. Αυτός ο δρόμος προσπαθεί περισσότερο να κρατήσει την εμφάνιση, αλλά τα αποτελέσματα διαφέρουν και οι γεμάτες σελίδες μπορεί να βγουν δύσκολες στην επεξεργασία. Με το Google Docs, το αρχείο ανεβαίνει επίσης πρώτα στο Google Drive σας.

Το Kopitiam κάνει την αντίθετη επιλογή: απλό, καθαρό κείμενο που επεξεργάζεται εύκολα, φτιαγμένο στη συσκευή σας. Αν θέλετε να κρατήσετε τον σχεδιασμό, δοκιμάστε τον επεξεργαστή κειμένου σας. Αν θέλετε τις λέξεις, ή αν το έγγραφο είναι ιδιωτικό, χρησιμοποιήστε το Kopitiam.

Ένα παράδειγμα: ανανέωση μισθωτηρίου

Ας πούμε ότι ο ιδιοκτήτης σας έστειλε το περσινό μισθωτήριο ως PDF, και συμφωνήσατε να το ανανεώσετε με νέο ενοίκιο και νέα ημερομηνία. Αν αλλάζουν μόνο λίγες λέξεις, επεξεργαστείτε απευθείας το PDF: καλύψτε το παλιό ενοίκιο με την «Κάλυψη», πληκτρολογήστε το νέο, και κρατήστε την αρχική διάταξη. Αν αλλάζουν αρκετοί όροι, μετατρέψτε το σε Word, επεξεργαστείτε τους όρους, εφαρμόστε ένα ενιαίο στυλ και αποθηκεύστε νέο PDF. Όπως και να έχει, διαβάστε το αποτέλεσμα δίπλα δίπλα με το αρχικό πριν υπογράψει οποιοσδήποτε.

Είναι ιδιωτικό;

Ναι. Το κείμενο εξάγεται μέσα στον browser σας και το αρχείο Word φτιάχνεται στη συσκευή σας. Το PDF σας δεν ανεβαίνει, και αφού φορτώσει η σελίδα, το εργαλείο συνεχίζει να λειτουργεί αν πέσει η σύνδεσή σας. Ο κώδικας δεν βάζει όριο μεγέθους αρχείου· τα πολύ μεγάλα έγγραφα απλώς παίρνουν περισσότερο χρόνο, ειδικά σε ένα παλιότερο κινητό.