छोटा जवाब: Word या Google Docs में लिखें, PDF के रूप में भेजें। Word और Google Docs ऐसे डॉक्यूमेंट के लिए हैं जो अभी बदल रहा है। टाइप करते समय वे टेक्स्ट को रीफ़्लो करते हैं, बदलाव ट्रैक करते हैं और दूसरे लोगों को उस पर काम करने देते हैं। PDF ऐसे डॉक्यूमेंट के लिए है जो पूरा हो चुका है और उसे खोलने वाले हर व्यक्ति को, किसी भी डिवाइस पर, एक जैसा दिखना चाहिए।

इसलिए सवाल यह नहीं है कि कौन-सा फ़ॉर्मैट बेहतर है। सवाल यह है कि डॉक्यूमेंट किस चरण में है। अकेले लिख रहे हों तो Word, कई लोग साथ लिख रहे हों तो Google Docs, और काम पूरा हो जाए तो PDF। इस गाइड का बाकी हिस्सा उन मामलों के बारे में है जहाँ इस नियम पर दोबारा सोचना पड़ता है।

तीनों में असल में क्या फ़र्क है

  • लेआउट। Word और Google Docs रीफ़्लो करते हैं: फ़ॉन्ट, पेज साइज़ या प्रिंटर बदलें और लाइनें खिसक जाती हैं। PDF हर शब्द को पेज पर एक जगह पक्का कर देती है, इसलिए पेज 3 हर जगह पेज 3 ही रहता है।
  • फ़ॉन्ट। Word फ़ाइल उसे खोलने वाले कंप्यूटर पर इंस्टॉल फ़ॉन्ट इस्तेमाल करती है। अगर कोई फ़ॉन्ट नहीं है, तो उसकी जगह दूसरा आ जाता है और लेआउट खिसक सकता है। PDF आमतौर पर अपने फ़ॉन्ट फ़ाइल के अंदर ही रखती है।
  • एडिटिंग। Word और Google Docs एडिटिंग के लिए ही बने हैं। PDF को एडिट किया जा सकता है, लेकिन यह मुश्किल है, क्योंकि वह बहते पैराग्राफ़ नहीं, एक-एक जगह पर रखा टेक्स्ट सहेजती है।
  • मिलकर काम करना। Google Docs कई लोगों को एक ही लाइव कॉपी एक साथ एडिट करने देता है। Word भी OneDrive या SharePoint के ज़रिए यह करता है, लेकिन बहुत लोग अब भी .docx फ़ाइलें ईमेल पर आगे-पीछे भेजते हैं। PDF आमतौर पर किसी एक व्यक्ति की पूरी की गई कॉपी होती है।
  • यह कहाँ रहता है। .docx या .pdf आपके डिवाइस पर एक फ़ाइल है। Google Doc किसी Google अकाउंट में रहता है और लिंक व अनुमतियों से शेयर होता है।

Word कब सही विकल्प है

Word तब इस्तेमाल करें जब आप मुख्य लेखक हों और पूरा कंट्रोल चाहते हों: स्टाइल, हेडिंग, टेबल, फ़ुटनोट, विषय-सूची, आपके ऑफ़िस के टेम्पलेट। यह ऑफ़लाइन काम करता है, और .docx वह फ़ॉर्मैट है जिसे ज़्यादातर दूसरे टूल भरोसे से पढ़ और लिख पाते हैं।

जब दूसरे पक्ष को टेक्स्ट बदलना हो, तब भी Word ही सही फ़ॉर्मैट है। मसलन, किराया एग्रीमेंट का ड्राफ़्ट बनाने वाला मकान मालिक .docx भेज सकता है ताकि आप Track Changes से बदलाव सुझा सकें। दोनों पक्षों के सहमत होने पर वह साइन करने के लिए PDF बन जाता है।

Google Docs कब सही विकल्प है

Google Docs तब इस्तेमाल करें जब डॉक्यूमेंट मिलकर बनाया जा रहा हो: टीम की रिपोर्ट, मीटिंग नोट्स, कमेटी का प्रस्ताव। सब एक ही लाइव कॉपी एडिट करते हैं, कमेंट टेक्स्ट के बगल में रहते हैं, और वर्ज़न हिस्ट्री दिखाती है कि किसने क्या बदला। सुझाव मोड (Suggesting) Track Changes की तरह काम करता है।

कमियाँ ये हैं कि यह किसी के Google अकाउंट में रहता है, जब तक पहले से ऑफ़लाइन मोड सेट न हो इसे कनेक्शन चाहिए, और जटिल लेआउट Word से ज़्यादा मुश्किल होते हैं। काम पूरा होने पर फ़ाइनल कॉपी भेजने के लिए File, फिर Download, फिर PDF Document (.pdf) इस्तेमाल करें।

PDF कब भेजें

जैसे ही डॉक्यूमेंट फ़ाइनल हो जाए और उसे नहीं बदलना चाहिए, PDF भेजें: इनवॉइस, कोटेशन, साइन किया एग्रीमेंट, सैलरी स्लिप, प्रिंटर को जाने वाली रिपोर्ट, आपका भरा हुआ फ़ॉर्म। पाने वाला ठीक वही देखता है जो आप देखते हैं, चाहे वह उसे फ़ोन, Mac या ऑफ़िस के पुराने PC पर खोले।

  • इनवॉइस, रसीदें और सैलरी स्लिप: PDF, ताकि नंबर और लेआउट खिसक न सकें।
  • कॉन्ट्रैक्ट और किराया एग्रीमेंट: ड्राफ़्ट Word में बनाएँ, फ़ाइनल वर्ज़न PDF के रूप में साइन और शेयर करें।
  • CV या रिज़्यूमे: PDF आपका लेआउट बनाए रखती है। अगर कोई जॉब पोर्टल या रिक्रूटर .docx माँगे, तो वही भेजें जो माँगा गया है, क्योंकि कुछ स्क्रीनिंग सिस्टम Word फ़ाइलें ज़्यादा आसानी से पढ़ते हैं।
  • प्रिंट होने वाली कोई भी चीज़: PDF, ताकि प्रिंटर को वही पेज ब्रेक मिलें जो आपने जाँचे थे।
  • ऐसी चीज़ जिसे पढ़ने वाले को एडिट करना है: PDF नहीं। इसके बजाय Word फ़ाइल भेजें या Google Doc शेयर करें।
PDF कोई ताला नहीं है। लोग अक्सर यह सोचकर PDF भेजते हैं कि उसे कोई बदल नहीं सकता। PDF एडिटर वाला कोई भी टेक्स्ट जोड़ या ढक सकता है। PDF लेआउट को पक्का करती है, कंटेंट को नहीं। अगर आपको दिखाना है कि भेजने के बाद डॉक्यूमेंट नहीं बदला, तो यह डिजिटल सिग्नेचर का काम है, फ़ाइल फ़ॉर्मैट का नहीं।

एक से दूसरे में कन्वर्ट करना, क़दम-दर-क़दम

आप कभी एक फ़ॉर्मैट में बंधे नहीं रहते। सबसे अच्छा कन्वर्शन आमतौर पर वही ऐप करता है जिसने फ़ाइल बनाई, क्योंकि वह मूल लेआउट जानता है।

  1. Word से PDF: Word में File, फिर Save As (या Export) इस्तेमाल करें, और PDF चुनें। इससे आपका लेआउट, टेबल और इमेज ठीक वैसे ही रहते हैं।
  2. Google Docs से PDF: File, फिर Download, फिर PDF Document (.pdf)।
  3. Word के बिना Word से PDF: Kopitiam का PDF में बदलें खोलें, .docx डालें और बदलें और PDF डाउनलोड करें दबाएँ। यह साफ़ A4 पेजों पर टेक्स्ट, हेडिंग और बोल्ड या इटैलिक बनाए रखता है। टेबल, कॉलम और इमेज सरल कर दिए जाते हैं, इसलिए जब लेआउट मायने रखता हो तो Word का अपना एक्सपोर्ट इस्तेमाल करें।
  4. इमेज से PDF: उसी PDF में बदलें टूल में एक या ज़्यादा JPG या PNG फ़ाइलें जोड़ें, पेज साइज़ चुनें (इमेज जितना, A4 पेज या Letter पेज) और एक PDF डाउनलोड करें।
  5. PDF से वापस Word: Kopitiam का PDF से Word और टेक्स्ट खोलें, इस रूप में एक्सपोर्ट के नीचे Word (.docx) चुनें, और निकालें और डाउनलोड करें दबाएँ। आपको पढ़ने के क्रम में शब्दों वाला एक एडिट करने लायक डॉक्यूमेंट मिलता है। लेआउट, टेबल और इमेज दोबारा नहीं बनाए जाते।

Google Drive भी PDF को Google Docs से खोल सकता है, और Word के हाल के डेस्कटॉप वर्ज़न PDF खोलकर उसे कन्वर्ट कर सकते हैं। जटिल लेआउट में नतीजे अलग-अलग होते हैं, इसलिए भरोसा करने से पहले कन्वर्ट की गई फ़ाइल जाँच लें।

जब कुछ गड़बड़ हो जाए

  • PDF से Word वाली फ़ाइल ख़ाली है या टूल कहता है कि कोई सिलेक्ट करने लायक टेक्स्ट नहीं मिला। PDF एक स्कैन है, यानी सिर्फ़ पेजों की तस्वीरें। निकालने को कोई टेक्स्ट नहीं है। आपको पहले OCR (टेक्स्ट पहचान) चाहिए, या आप ज़रूरी हिस्से दोबारा टाइप कर सकते हैं।
  • कन्वर्ट की गई Word फ़ाइल सादी दिखती है। टेक्स्ट एक्सपोर्ट से यही अपेक्षित है। अगर आपको सिर्फ़ एक तारीख़ या आँकड़ा ठीक करना है, तो Word में दोबारा बनाने से PDF एडिट करना तेज़ है।
  • PDF नहीं खुलती क्योंकि उस पर पासवर्ड है। Kopitiam अभी लॉक की गई PDF नहीं खोल सकता। उसे उसके पासवर्ड के साथ अपने PDF रीडर में खोलें, Print, फिर Save as PDF से एक अनलॉक कॉपी बनाएँ, और वही कॉपी इस्तेमाल करें।
  • कोई और आपकी Word फ़ाइल खोलता है तो लेआउट उछल जाता है। उनके पास कोई फ़ॉन्ट नहीं है या पेज सेटिंग अलग है। जहाँ भी लेआउट मायने रखता हो, PDF भेजें।
  • .docx कन्वर्ट करने के बाद कुछ अक्षर बॉक्स या प्रश्नचिह्न के रूप में दिखते हैं। Kopitiam का कन्वर्टर बताता है कि किन अक्षरों के लिए उसे इस्तेमाल लायक फ़ॉन्ट नहीं मिला। उन लाइनों को जाँचें, या इसके बजाय Word से एक्सपोर्ट करें।

पूरी हो चुकी PDF में छोटे बदलाव

कभी-कभी आपके पास सिर्फ़ PDF होती है: किसी सरकारी दफ़्तर का फ़ॉर्म, किसी सप्लायर का कोटेशन, कोई एग्रीमेंट जिसे किसी ने पहले ही एक्सपोर्ट कर दिया। एक बदलाव के लिए Word पर वापस जाना अक्सर उसकी कीमत से ज़्यादा मेहनत है।

Kopitiam का PDF एडिट करें टूल आम मामलों को संभालता है। टेक्स्ट पेज पर कहीं भी नया टेक्स्ट जोड़ता है। ढकें और बदलें किसी शब्द के ऊपर मिलते रंग का बॉक्स रखता है और उसके ऊपर एक एडिट करने लायक टेक्स्ट बॉक्स लगाता है, जो टाइपो या तारीख़ ठीक करने के लिए ठीक है। साइन से आप सिग्नेचर बना सकते हैं, और ऑटो-फ़िल फ़ॉर्म पर भरने लायक फ़ील्ड ढूँढता है। ध्यान रखें कि ढकें और बदलें पुराने टेक्स्ट को मिटाता नहीं, छिपाता है, इसलिए मूल शब्द नीचे फ़ाइल में अब भी रहते हैं। संवेदनशील टेक्स्ट हटाने के लिए इसके बजाय PDF रिडैक्ट करें इस्तेमाल करें, जो उसे सच में हटा देता है।

अगर आप पूरे पैराग्राफ़ दोबारा लिख रहे हैं, तो स्रोत पर वापस जाएँ। भेजने वाले से Word फ़ाइल माँगें, या PDF को Word में कन्वर्ट करके लेआउट दोबारा बनाएँ। PDF एडिटर छोटे, आख़िरी सुधारों के लिए है।

क्या कन्वर्ट और एडिट करना प्राइवेट है?

PDF में बदलें और PDF से Word और टेक्स्ट समेत Kopitiam का हर PDF टूल आपके ब्राउज़र में चलता है। आपकी फ़ाइल किसी सर्वर पर अपलोड नहीं होती, और पेज लोड होने के बाद कनेक्शन टूट जाए तो भी टूल चलते रहते हैं। एक अपवाद कुछ गैर-लैटिन लिपियों का टेक्स्ट है, जिसके लिए पहली बार इस्तेमाल पर Kopitiam से एक फ़ॉन्ट डाउनलोड करना पड़ सकता है। कोई अकाउंट नहीं, कोई वॉटरमार्क नहीं। बहुत बड़ी फ़ाइलें सिर्फ़ आपके डिवाइस की मेमोरी से सीमित होती हैं, इसलिए जो बड़ा स्कैन लैपटॉप आराम से संभाल लेता है, उस पर पुराना फ़ोन अटक सकता है।