Het korte antwoord: schrijf in Word of Google Docs, verstuur als PDF. Word en Google Docs zijn voor een document dat nog verandert. Ze laten tekst opnieuw doorlopen terwijl je typt, houden wijzigingen bij en laten anderen eraan meewerken. Een PDF is voor een document dat af is en er hetzelfde uit moet zien voor iedereen die het opent, op elk apparaat.

De vraag is dus niet welk formaat beter is. De vraag is in welk stadium het document zit. Gebruik Word als je alleen schrijft, Google Docs als meerdere mensen samen schrijven, en PDF als het af is. De rest van deze gids behandelt de gevallen waarin je over die regel nog even moet nadenken.

Hoe de drie echt verschillen

  • Opmaak. Word en Google Docs laten tekst opnieuw doorlopen: verander het lettertype, het paginaformaat of de printer en de regels verschuiven. Een PDF zet elk woord vast op een plek op de pagina, dus pagina 3 is overal pagina 3.
  • Lettertypen. Een Word-bestand gebruikt de lettertypen die zijn geïnstalleerd op de computer waarop het wordt geopend. Ontbreekt een lettertype, dan wordt er een ander voor in de plaats gezet en kan de opmaak verschuiven. Een PDF draagt zijn lettertypen meestal in het bestand mee.
  • Bewerken. Word en Google Docs zijn gemaakt om te bewerken. Een PDF kan worden bewerkt, maar dat is onhandig, omdat hij tekst op vaste posities opslaat in plaats van doorlopende alinea’s.
  • Samenwerken. In Google Docs kunnen meerdere mensen tegelijk dezelfde live kopie bewerken. Word kan dat ook via OneDrive of SharePoint, maar veel mensen mailen nog steeds .docx-bestanden heen en weer. Een PDF is meestal de afgeronde kopie van één persoon.
  • Waar het staat. Een .docx of .pdf is een bestand op je apparaat. Een Google-document staat in een Google-account en wordt gedeeld via een link en machtigingen.

Wanneer Word de juiste keuze is

Gebruik Word als jij de hoofdauteur bent en volledige controle wilt: stijlen, koppen, tabellen, voetnoten, een inhoudsopgave, sjablonen van je werk. Het werkt offline, en .docx is het formaat dat de meeste andere tools betrouwbaar lezen en schrijven.

Word is ook het juiste formaat als de andere kant de tekst moet kunnen wijzigen. Een verhuurder die een huurcontract opstelt, kan bijvoorbeeld een .docx sturen zodat jij wijzigingen kunt voorstellen met Wijzigingen bijhouden. Zodra beide kanten akkoord zijn, wordt het een PDF om te ondertekenen.

Wanneer Google Docs de juiste keuze is

Gebruik Google Docs als het document groepswerk is: een teamrapport, notulen, een voorstel van een commissie. Iedereen bewerkt één live kopie, opmerkingen staan naast de tekst en de versiegeschiedenis laat zien wie wat heeft gewijzigd. De modus Voorstellen werkt zoals Wijzigingen bijhouden.

De nadelen zijn dat het in iemands Google-account staat, dat het een verbinding nodig heeft tenzij de offlinemodus vooraf is ingesteld, en dat ingewikkelde opmaak lastiger is dan in Word. Is het af, gebruik dan Bestand, dan Downloaden, dan PDF-document (.pdf) om de definitieve kopie te versturen.

Wanneer je een PDF stuurt

Stuur een PDF zodra het document definitief is en niet meer mag veranderen: een factuur, een offerte, een ondertekende overeenkomst, een loonstrook, een rapport dat naar de drukker gaat, een formulier dat je hebt ingevuld. De ontvanger ziet precies wat jij ziet, of hij het nu opent op een telefoon, een Mac of een oude kantoor-pc.

  • Facturen, bonnen en loonstroken: PDF, zodat de bedragen en de opmaak niet kunnen verschuiven.
  • Contracten en huurcontracten: stel ze op in Word, onderteken en deel de definitieve versie als PDF.
  • Een cv: PDF houdt je opmaak intact. Vraagt een vacatureportaal of recruiter om .docx, stuur dan wat ze vragen, want sommige selectiesystemen lezen Word-bestanden makkelijker.
  • Alles om af te drukken: PDF, zodat de drukker dezelfde pagina-einden krijgt die jij hebt gecontroleerd.
  • Iets wat de lezer moet bewerken: geen PDF. Stuur dan het Word-bestand of deel het Google-document.
Een PDF is geen slot. Mensen sturen vaak een PDF in de veronderstelling dat niemand hem kan wijzigen. Iedereen met een PDF-editor kan tekst toevoegen of afdekken. Een PDF zet de opmaak vast, niet de inhoud. Moet je kunnen aantonen dat een document niet is veranderd sinds je het verstuurde, dan is dat de taak van een digitale handtekening, niet van het bestandsformaat.

Omzetten tussen de drie, stap voor stap

Je zit nooit vast. De beste omzetting doe je meestal met de app die het bestand maakte, want die kent de oorspronkelijke opmaak.

  1. Word naar PDF: gebruik in Word Bestand, dan Opslaan als (of Exporteren), en kies PDF. Zo blijven je opmaak, tabellen en afbeeldingen precies behouden.
  2. Google Docs naar PDF: Bestand, dan Downloaden, dan PDF-document (.pdf).
  3. Word naar PDF zonder Word: open Omzetten naar PDF van Kopitiam, sleep de .docx erin en druk op Omzetten en PDF downloaden. Het behoudt de tekst, koppen en vet of cursief op nette A4-pagina’s. Tabellen, kolommen en afbeeldingen worden vereenvoudigd, dus gebruik de eigen export van Word als de opmaak ertoe doet.
  4. Afbeeldingen naar PDF: voeg in dezelfde tool Omzetten naar PDF een of meer JPG- of PNG-bestanden toe, kies een paginaformaat (Passend bij beeld, A4-pagina of Letter-pagina) en download één PDF.
  5. PDF terug naar Word: open PDF naar Word en tekst van Kopitiam, kies Word (.docx) onder Exporteren als en druk op Omzetten en downloaden. Je krijgt een bewerkbaar document met de woorden in leesvolgorde. Opmaak, tabellen en afbeeldingen worden niet nagebouwd.

Google Drive kan een PDF ook openen met Google Docs, en recente desktopversies van Word kunnen een PDF openen en omzetten. De resultaten wisselen bij ingewikkelde opmaak, dus controleer het omgezette bestand voordat je erop vertrouwt.

Als het misgaat

  • Het Word-bestand uit de PDF is leeg, of de tool zegt dat er geen selecteerbare tekst is gevonden. De PDF is een scan, en dat zijn gewoon afbeeldingen van pagina’s. Er is geen tekst om eruit te halen. Je hebt eerst OCR (tekstherkenning) nodig, of je typt de delen die je nodig hebt opnieuw.
  • Het omgezette Word-bestand ziet er kaal uit. Dat is te verwachten van een tekstexport. Moet je alleen een datum of een bedrag aanpassen, dan is de PDF bewerken sneller dan hem in Word opnieuw opbouwen.
  • De PDF opent niet omdat hij een wachtwoord heeft. Kopitiam kan vergrendelde PDF’s nog niet openen. Open hem met het wachtwoord in je PDF-lezer, gebruik Afdrukken, dan Opslaan als PDF om een ontgrendelde kopie te maken, en gebruik die kopie.
  • De opmaak verspringt als iemand anders je Word-bestand opent. Diegene mist een lettertype of heeft andere pagina-instellingen. Stuur een PDF voor alles waarbij de opmaak ertoe doet.
  • Sommige tekens verschijnen als vakjes of vraagtekens na het omzetten van een .docx. De converter van Kopitiam vertelt je voor welke tekens hij geen bruikbaar lettertype had. Controleer die regels, of exporteer in plaats daarvan vanuit Word.

Kleine wijzigingen in een afgeronde PDF

Soms heb je alleen de PDF: een formulier van een overheidsloket, een offerte van een leverancier, een overeenkomst die iemand al heeft geëxporteerd. Voor één wijziging terug naar Word gaan, is vaak meer werk dan het waard is.

De tool PDF bewerken van Kopitiam regelt de veelvoorkomende gevallen. Tekst voegt overal op de pagina nieuwe tekst toe. Afdekken en vervangen legt een vak in een passende kleur over een woord en zet er een bewerkbaar tekstvak bovenop, handig om een typfout of een datum te verbeteren. Met Signeer teken je een handtekening, en Invullen vindt de invulbare velden in een formulier. Let op: Afdekken en vervangen verbergt de oude tekst in plaats van hem te verwijderen, dus de oorspronkelijke woorden staan er nog onder in het bestand. Om gevoelige tekst te verwijderen, gebruik je in plaats daarvan PDF zwartlakken, dat hem echt verwijdert.

Herschrijf je hele alinea’s, ga dan terug naar de bron. Vraag de afzender om het Word-bestand, of zet de PDF om naar Word en bouw de opmaak opnieuw op. Een PDF-editor is voor kleine, laatste aanpassingen.

Is omzetten en bewerken privé?

Elke PDF-tool van Kopitiam, ook Omzetten naar PDF en PDF naar Word en tekst, werkt in je browser. Je bestand wordt niet naar een server geüpload, en de tools blijven werken als je verbinding wegvalt nadat de pagina geladen is. De enige uitzondering is tekst in sommige niet-Latijnse schriften, waarvoor de eerste keer misschien een lettertype van Kopitiam moet worden gedownload. Er is geen account en geen watermerk. Heel grote bestanden worden alleen begrensd door het geheugen van je apparaat, dus een oudere telefoon kan moeite hebben met een grote scan die een laptop makkelijk aankan.