Να στείλω ένα έγγραφο ως PDF ή ως αρχείο Word;

Στείλτε PDF όταν το έγγραφο είναι τελικό και πρέπει να φαίνεται ίδιο σε όλους. Στείλτε αρχείο Word μόνο όταν θέλετε ο παραλήπτης να το επεξεργαστεί, ή όταν ζητά συγκεκριμένα .docx. Αν έχετε αμφιβολία, ο κανόνας είναι: επεξεργασία σε Word, αποστολή ως PDF.

Είναι ένα PDF πιο ασφαλές από ένα έγγραφο Word;

Όχι από μόνο του. Ένα PDF κρατά σταθερή τη διάταξη, αλλά οποιοσδήποτε με PDF editor μπορεί να προσθέσει ή να καλύψει κείμενο. Για να δείξει ότι ένα έγγραφο δεν άλλαξε από τότε που στάλθηκε, χρειάζεται ψηφιακή υπογραφή, και για να μείνει ιδιωτικό πρέπει να ελέγχετε ποιος το λαμβάνει.

Γιατί το έγγραφο Word μου φαίνεται διαφορετικό στον υπολογιστή κάποιου άλλου;

Το Word αναδιατάσσει το κείμενο με τις γραμματοσειρές και τις ρυθμίσεις σελίδας του υπολογιστή που το ανοίγει. Αν λείπει μια γραμματοσειρά, χρησιμοποιείται υποκατάστατο και οι γραμμές και οι αλλαγές σελίδας μετακινούνται. Η εξαγωγή σε PDF σταθεροποιεί τη διάταξη για κάθε αναγνώστη.

Μπορώ να μετατρέψω ένα PDF πίσω σε επεξεργάσιμο έγγραφο Word;

Ναι, αν το PDF περιέχει πραγματικό κείμενο. Το PDF σε Word & κείμενο του Kopitiam σας δίνει ένα .docx με τις λέξεις σε σειρά ανάγνωσης, αλλά όχι την αρχική διάταξη, τους πίνακες ή τις εικόνες. Ένα σαρωμένο PDF δεν έχει κείμενο για εξαγωγή, οπότε χρειάζεται πρώτα OCR.

Είναι καλύτερο το Google Docs ή το Word για ομαδική εργασία;

Το Google Docs είναι συνήθως πιο εύκολο, γιατί όλοι επεξεργάζονται ένα ζωντανό αντίγραφο στον browser με σχόλια και ιστορικό εκδόσεων. Το Word λειτουργεί κι αυτό αν το αρχείο κοινοποιείται μέσω OneDrive ή SharePoint. Η αποστολή αντιγράφων .docx πέρα δώθε με email είναι το σημείο όπου χάνονται εκδόσεις.

PDF, Word ή Google Docs: ποιο να χρησιμοποιήσετε;

Η σύντομη απάντηση: γράψτε σε Word ή Google Docs, στείλτε ως PDF. Το Word και το Google Docs είναι για έγγραφο που ακόμη αλλάζει. Αναδιατάσσουν το κείμενο καθώς γράφετε, καταγράφουν τις αλλαγές και αφήνουν άλλους να δουλέψουν πάνω του. Το PDF είναι για έγγραφο που έχει τελειώσει και πρέπει να φαίνεται ίδιο σε όποιον το ανοίξει, σε οποιαδήποτε συσκευή.

Άρα το ερώτημα δεν είναι ποιο φορμά είναι καλύτερο. Είναι σε ποιο στάδιο βρίσκεται το έγγραφο. Χρησιμοποιήστε Word αν γράφετε μόνοι σας, Google Docs αν γράφουν πολλοί μαζί, και PDF όταν τελειώσει. Ο υπόλοιπος οδηγός καλύπτει τις περιπτώσεις όπου αυτός ο κανόνας θέλει δεύτερη σκέψη.

Πώς διαφέρουν πραγματικά τα τρία

Διάταξη. Το Word και το Google Docs αναδιατάσσουν: αλλάξτε γραμματοσειρά, μέγεθος σελίδας ή εκτυπωτή, και οι γραμμές μετακινούνται. Ένα PDF στερεώνει κάθε λέξη σε ένα σημείο της σελίδας, οπότε η σελίδα 3 είναι η σελίδα 3 παντού.
Γραμματοσειρές. Ένα αρχείο Word χρησιμοποιεί τις γραμματοσειρές που είναι εγκατεστημένες στον υπολογιστή που το ανοίγει. Αν λείπει μια γραμματοσειρά, μπαίνει άλλη στη θέση της και η διάταξη μπορεί να μετατοπιστεί. Ένα PDF συνήθως έχει τις γραμματοσειρές του μέσα στο αρχείο.
Επεξεργασία. Το Word και το Google Docs είναι φτιαγμένα για επεξεργασία. Ένα PDF μπορεί να επεξεργαστεί, αλλά είναι άβολο, γιατί αποθηκεύει κείμενο σε θέσεις και όχι παραγράφους που ρέουν.
Συνεργασία. Το Google Docs αφήνει πολλούς να επεξεργάζονται ταυτόχρονα το ίδιο ζωντανό αντίγραφο. Το Word το κάνει κι αυτό μέσω OneDrive ή SharePoint, αλλά πολλοί ακόμη στέλνουν αρχεία .docx πέρα δώθε με email. Ένα PDF είναι συνήθως το τελικό αντίγραφο ενός ατόμου.
Πού βρίσκεται. Ένα .docx ή .pdf είναι αρχείο στη συσκευή σας. Ένα Google Doc βρίσκεται σε λογαριασμό Google και κοινοποιείται με σύνδεσμο και δικαιώματα.

Πότε το Word είναι η σωστή επιλογή

Χρησιμοποιήστε Word όταν είστε ο κύριος συντάκτης και θέλετε πλήρη έλεγχο: στυλ, επικεφαλίδες, πίνακες, υποσημειώσεις, πίνακα περιεχομένων, πρότυπα του γραφείου σας. Λειτουργεί χωρίς σύνδεση, και το .docx είναι το φορμά που τα περισσότερα άλλα εργαλεία διαβάζουν και γράφουν αξιόπιστα.

Το Word είναι επίσης το σωστό φορμά όταν η άλλη πλευρά πρέπει να αλλάξει το κείμενο. Ένας ιδιοκτήτης που συντάσσει ένα μισθωτήριο, για παράδειγμα, μπορεί να στείλει ένα .docx ώστε να προτείνετε αλλαγές με την Παρακολούθηση αλλαγών. Μόλις συμφωνήσουν και οι δύο πλευρές, γίνεται PDF για υπογραφή.

Πότε το Google Docs είναι η σωστή επιλογή

Χρησιμοποιήστε Google Docs όταν το έγγραφο είναι ομαδική δουλειά: μια αναφορά ομάδας, σημειώσεις σύσκεψης, μια πρόταση επιτροπής. Όλοι επεξεργάζονται ένα ζωντανό αντίγραφο, τα σχόλια βρίσκονται δίπλα στο κείμενο, και το ιστορικό εκδόσεων δείχνει ποιος άλλαξε τι. Η λειτουργία Προτάσεων δουλεύει όπως η Παρακολούθηση αλλαγών.

Τα αντίτιμα είναι ότι βρίσκεται στον λογαριασμό Google κάποιου, χρειάζεται σύνδεση εκτός αν η λειτουργία εκτός σύνδεσης ρυθμίστηκε από πριν, και οι σύνθετες διατάξεις είναι δυσκολότερες από ό,τι στο Word. Όταν τελειώσει, χρησιμοποιήστε Αρχείο, μετά Λήψη, μετά Έγγραφο PDF (.pdf) για να στείλετε το τελικό αντίγραφο.

Πότε να στείλετε PDF

Στείλτε PDF τη στιγμή που το έγγραφο είναι τελικό και δεν πρέπει να αλλάξει: ένα τιμολόγιο, μια προσφορά, μια υπογεγραμμένη συμφωνία, ένα εκκαθαριστικό μισθοδοσίας, μια αναφορά που πηγαίνει για εκτύπωση, μια φόρμα που συμπληρώσατε. Ο παραλήπτης βλέπει ακριβώς ό,τι βλέπετε εσείς, είτε το ανοίξει σε κινητό, σε Mac ή σε έναν παλιό υπολογιστή γραφείου.

Τιμολόγια, αποδείξεις και εκκαθαριστικά μισθοδοσίας: PDF, ώστε οι αριθμοί και η διάταξη να μη μετακινούνται.
Συμβόλαια και μισθωτήρια: σύνταξη σε Word, υπογραφή και κοινοποίηση της τελικής εκδοχής ως PDF.
Ένα βιογραφικό: το PDF κρατά τη διάταξή σας. Αν μια πύλη εργασίας ή ένας recruiter ζητά .docx, στείλτε ό,τι σας ζητούν, γιατί κάποια συστήματα αξιολόγησης διαβάζουν πιο εύκολα αρχεία Word.
Οτιδήποτε για εκτύπωση: PDF, ώστε το τυπογραφείο να έχει τις ίδιες αλλαγές σελίδας που ελέγξατε.
Κάτι που ο αναγνώστης πρέπει να επεξεργαστεί: όχι PDF. Στείλτε καλύτερα το αρχείο Word ή κοινοποιήστε το Google Doc.

Ένα PDF δεν είναι κλειδαριά. Πολλοί στέλνουν PDF νομίζοντας ότι κανείς δεν μπορεί να το αλλάξει. Οποιοσδήποτε με PDF editor μπορεί να προσθέσει ή να καλύψει κείμενο. Ένα PDF σταθεροποιεί τη διάταξη, όχι το περιεχόμενο. Αν χρειάζεται να δείξετε ότι ένα έγγραφο δεν άλλαξε από τότε που το στείλατε, αυτή είναι δουλειά της ψηφιακής υπογραφής, όχι του φορμά.

Μετατροπή από το ένα στο άλλο, βήμα βήμα

Δεν είστε ποτέ κλειδωμένοι. Την καλύτερη μετατροπή την κάνει συνήθως η εφαρμογή που έφτιαξε το αρχείο, γιατί ξέρει την αρχική διάταξη.

Word σε PDF: στο Word, χρησιμοποιήστε Αρχείο, μετά Αποθήκευση ως (ή Εξαγωγή), και διαλέξτε PDF. Έτσι κρατάτε ακριβώς τη διάταξη, τους πίνακες και τις εικόνες σας.
Google Docs σε PDF: Αρχείο, μετά Λήψη, μετά Έγγραφο PDF (.pdf).
Word σε PDF χωρίς Word: ανοίξτε τη Μετατροπή σε PDF του Kopitiam, αφήστε το .docx και πατήστε «Μετατροπή & λήψη PDF». Κρατά το κείμενο, τις επικεφαλίδες και την έντονη ή πλάγια γραφή σε καθαρές σελίδες A4. Οι πίνακες, οι στήλες και οι εικόνες απλοποιούνται, οπότε χρησιμοποιήστε την εξαγωγή του ίδιου του Word όταν η διάταξη μετράει.
Εικόνες σε PDF: στο ίδιο εργαλείο Μετατροπή σε PDF, προσθέστε ένα ή περισσότερα αρχεία JPG ή PNG, διαλέξτε μέγεθος σελίδας («Όσο η εικόνα», «Σελίδα A4» ή «Σελίδα Letter») και κατεβάστε ένα PDF.
PDF πίσω σε Word: ανοίξτε το PDF σε Word & κείμενο του Kopitiam, διαλέξτε «Word (.docx)» στο «Εξαγωγή ως» και πατήστε «Εξαγωγή & λήψη». Παίρνετε ένα επεξεργάσιμο έγγραφο με τις λέξεις σε σειρά ανάγνωσης. Η διάταξη, οι πίνακες και οι εικόνες δεν αναδημιουργούνται.

Το Google Drive μπορεί επίσης να ανοίξει ένα PDF με το Google Docs, και οι πρόσφατες εκδόσεις του Word για υπολογιστή μπορούν να ανοίξουν και να μετατρέψουν ένα PDF. Τα αποτελέσματα διαφέρουν στις σύνθετες διατάξεις, οπότε ελέγξτε το αρχείο που μετατράπηκε πριν βασιστείτε σε αυτό.

Όταν κάτι πάει στραβά

Το αρχείο από PDF σε Word είναι κενό ή το εργαλείο λέει ότι δεν βρέθηκε επιλέξιμο κείμενο. Το PDF είναι σάρωση, δηλαδή απλώς εικόνες σελίδων. Δεν υπάρχει κείμενο για εξαγωγή. Χρειάζεστε πρώτα OCR (αναγνώριση κειμένου), ή μπορείτε να ξαναπληκτρολογήσετε τα κομμάτια που χρειάζεστε.
Το αρχείο Word που προέκυψε φαίνεται λιτό. Αυτό είναι αναμενόμενο από μια εξαγωγή κειμένου. Αν χρειάζεται μόνο να διορθώσετε μια ημερομηνία ή έναν αριθμό, η επεξεργασία του PDF είναι πιο γρήγορη από το να το ξαναφτιάξετε σε Word.
Το PDF δεν ανοίγει γιατί έχει κωδικό πρόσβασης. Το Kopitiam δεν ανοίγει ακόμη κλειδωμένα PDF. Ανοίξτε το με τον κωδικό του στο πρόγραμμα ανάγνωσης PDF, χρησιμοποιήστε «Εκτύπωση», μετά «Αποθήκευση ως PDF» για να φτιάξετε ξεκλείδωτο αντίγραφο, και χρησιμοποιήστε αυτό το αντίγραφο.
Η διάταξη πηδάει όταν κάποιος άλλος ανοίγει το αρχείο Word σας. Του λείπει μια γραμματοσειρά ή έχει διαφορετικές ρυθμίσεις σελίδας. Στείλτε PDF για οτιδήποτε η διάταξη μετράει.
Κάποιοι χαρακτήρες εμφανίζονται ως κουτάκια ή ερωτηματικά μετά τη μετατροπή ενός .docx. Ο μετατροπέας του Kopitiam σας λέει για ποιους χαρακτήρες δεν βρήκε γραμματοσειρά που να μπορεί να χρησιμοποιήσει. Ελέγξτε αυτές τις γραμμές, ή εξαγάγετε καλύτερα από το Word.

Μικρές αλλαγές σε ένα τελικό PDF

Μερικές φορές έχετε μόνο το PDF: μια φόρμα από μια δημόσια υπηρεσία, μια προσφορά από έναν προμηθευτή, μια συμφωνία που κάποιος έχει ήδη εξαγάγει. Η επιστροφή στο Word για μία αλλαγή είναι συχνά περισσότερη δουλειά απ’ όση αξίζει.

Το εργαλείο Επεξεργασία PDF του Kopitiam καλύπτει τις συνηθισμένες περιπτώσεις. Το «Κείμενο» προσθέτει νέο κείμενο οπουδήποτε στη σελίδα. Η «Κάλυψη & αντικατάσταση» βάζει ένα κουτί στο ίδιο χρώμα πάνω από μια λέξη και ένα επεξεργάσιμο πλαίσιο κειμένου από πάνω, κάτι που ταιριάζει για να διορθώσετε ένα τυπογραφικό λάθος ή μια ημερομηνία. Η «Υπογραφή» σας αφήνει να σχεδιάσετε υπογραφή, και η «Συμπλήρωση» βρίσκει τα συμπληρώσιμα πεδία μιας φόρμας. Έχετε υπόψη ότι η «Κάλυψη & αντικατάσταση» κρύβει το παλιό κείμενο αντί να το διαγράφει, οπότε οι αρχικές λέξεις είναι ακόμη στο αρχείο από κάτω. Για να αφαιρέσετε ευαίσθητο κείμενο, χρησιμοποιήστε καλύτερα την Απόκρυψη, που το αφαιρεί πραγματικά.

Αν ξαναγράφετε ολόκληρες παραγράφους, γυρίστε στην πηγή. Ζητήστε από τον αποστολέα το αρχείο Word, ή μετατρέψτε το PDF σε Word και ξαναφτιάξτε τη διάταξη. Ένας PDF editor είναι για μικρές, τελικές πινελιές.

Είναι ιδιωτική η μετατροπή και η επεξεργασία;

Κάθε εργαλείο PDF του Kopitiam, μαζί με τη Μετατροπή σε PDF και το PDF σε Word & κείμενο, λειτουργεί στον browser σας. Το αρχείο σας δεν ανεβαίνει σε server, και τα εργαλεία συνεχίζουν να λειτουργούν αν πέσει η σύνδεσή σας αφού φορτώσει η σελίδα. Η μόνη εξαίρεση είναι το κείμενο σε κάποια μη λατινικά αλφάβητα, που μπορεί να χρειαστεί λήψη γραμματοσειράς από το Kopitiam την πρώτη φορά που χρησιμοποιείται. Δεν υπάρχει λογαριασμός ούτε υδατογράφημα. Τα πολύ μεγάλα αρχεία περιορίζονται μόνο από τη μνήμη της συσκευής σας, οπότε ένα παλιότερο κινητό μπορεί να δυσκολευτεί με μια μεγάλη σάρωση που ένα laptop χειρίζεται εύκολα.