Krótka odpowiedź: pisz w Word lub Google Docs, wysyłaj jako PDF. Word i Google Docs służą do dokumentu, który wciąż się zmienia. Przelewają tekst w trakcie pisania, śledzą zmiany i pozwalają pracować nad nim innym osobom. PDF jest dla dokumentu, który jest gotowy i musi wyglądać tak samo dla każdego, kto go otworzy, na dowolnym urządzeniu.

Pytanie nie brzmi więc, który format jest lepszy, tylko na jakim etapie jest dokument. Użyj Word, jeśli piszesz sam, Google Docs, jeśli pisze kilka osób razem, a PDF, gdy dokument jest gotowy. Reszta tego poradnika dotyczy sytuacji, w których ta zasada wymaga zastanowienia.

Czym te trzy formaty naprawdę się różnią

  • Układ. Word i Google Docs przelewają tekst: zmień czcionkę, rozmiar strony albo drukarkę, a wiersze się przesuną. PDF przypina każde słowo do miejsca na stronie, więc strona 3 jest wszędzie stroną 3.
  • Czcionki. Plik Word używa czcionek zainstalowanych na komputerze, który go otwiera. Jeśli czcionki brakuje, podstawiana jest inna i układ może się przesunąć. PDF zwykle ma czcionki zapisane w pliku.
  • Edycja. Word i Google Docs są stworzone do edycji. PDF da się edytować, ale jest to niewygodne, bo przechowuje tekst umieszczony w konkretnych miejscach, a nie płynące akapity.
  • Współpraca. Google Docs pozwala kilku osobom edytować tę samą kopię na żywo jednocześnie. Word też to umożliwia przez OneDrive lub SharePoint, ale wiele osób wciąż przesyła sobie pliki .docx mailem. PDF to zwykle gotowa kopia jednej osoby.
  • Gdzie jest przechowywany. Plik .docx lub .pdf leży na Twoim urządzeniu. Dokument Google Docs jest na koncie Google i udostępnia się go linkiem i uprawnieniami.

Kiedy wybrać Word

Używaj Word, gdy jesteś głównym autorem i chcesz mieć pełną kontrolę: style, nagłówki, tabele, przypisy, spis treści, szablony z biura. Działa offline, a .docx to format, który większość innych narzędzi niezawodnie odczytuje i zapisuje.

Word jest też właściwym formatem, gdy druga strona ma zmieniać tekst. Na przykład właściciel mieszkania przygotowujący umowę najmu może wysłać .docx, żebyś mógł zaproponować poprawki w trybie śledzenia zmian. Gdy obie strony się zgodzą, dokument staje się PDF do podpisania.

Kiedy wybrać Google Docs

Używaj Google Docs, gdy dokument jest pracą zespołową: raport zespołu, notatki ze spotkania, propozycja komitetu. Wszyscy edytują jedną kopię na żywo, komentarze są obok tekstu, a historia wersji pokazuje, kto co zmienił. Tryb sugerowania działa jak śledzenie zmian.

Wady są takie, że dokument jest na czyimś koncie Google, wymaga połączenia z internetem, chyba że wcześniej skonfigurowano tryb offline, a złożone układy są trudniejsze niż w Word. Gdy dokument jest gotowy, użyj Plik, potem Pobierz, potem Dokument PDF (.pdf), żeby wysłać ostateczną kopię.

Kiedy wysłać PDF

Wyślij PDF, gdy tylko dokument jest ostateczny i nie powinien się zmieniać: fakturę, wycenę, podpisaną umowę, pasek wypłaty, raport do drukarni, wypełniony formularz. Odbiorca widzi dokładnie to, co Ty, niezależnie od tego, czy otworzy plik na telefonie, Macu czy starym komputerze w biurze.

  • Faktury, paragony i paski wypłaty: PDF, żeby liczby i układ nie mogły się przesunąć.
  • Umowy, w tym umowy najmu: szkic w Word, ostateczną wersję podpisz i udostępnij jako PDF.
  • CV: PDF zachowuje Twój układ. Jeśli portal z ofertami pracy lub rekruter prosi o .docx, wyślij to, o co prosi, bo niektóre systemy selekcji łatwiej odczytują pliki Word.
  • Wszystko do druku: PDF, żeby drukarnia dostała te same podziały stron, które sprawdziłeś.
  • Coś, co odbiorca ma edytować: nie PDF. Wyślij plik Word albo udostępnij dokument Google Docs.
PDF to nie zamek. Ludzie często wysyłają PDF w przekonaniu, że nikt go nie zmieni. Każdy, kto ma edytor PDF, może dodać lub zakryć tekst. PDF utrwala układ, a nie treść. Jeśli musisz wykazać, że dokument nie zmienił się od wysłania, to zadanie dla podpisu cyfrowego, a nie formatu pliku.

Konwersja między formatami krok po kroku

Nigdy nie jesteś na nic skazany. Najlepszą konwersję zwykle robi aplikacja, która utworzyła plik, bo zna oryginalny układ.

  1. Word do PDF: w Word użyj Plik, potem Zapisz jako (lub Eksportuj) i wybierz PDF. Układ, tabele i obrazy zostają dokładnie zachowane.
  2. Google Docs do PDF: Plik, potem Pobierz, potem Dokument PDF (.pdf).
  3. Word do PDF bez Word: otwórz w Kopitiam Konwertuj na PDF, upuść plik .docx i naciśnij Konwertuj i pobierz PDF. Tekst, nagłówki oraz pogrubienie i kursywa trafiają na czyste strony A4. Tabele, kolumny i obrazy są uproszczone, więc gdy liczy się układ, użyj eksportu w samym Word.
  4. Obrazy do PDF: w tym samym narzędziu Konwertuj na PDF dodaj jeden lub więcej plików JPG albo PNG, wybierz rozmiar strony (Do obrazu, Strona A4 lub Letter) i pobierz jeden PDF.
  5. PDF z powrotem do Word: otwórz w Kopitiam PDF do Word i tekstu, wybierz Word (.docx) w Eksportuj jako i naciśnij Wyodrębnij i pobierz. Dostajesz edytowalny dokument ze słowami w kolejności czytania. Układ, tabele i obrazy nie są odtwarzane.

Dysk Google też potrafi otworzyć PDF w Google Docs, a nowsze wersje Word na komputer mogą otworzyć PDF i go przekonwertować. Wyniki przy złożonych układach bywają różne, więc sprawdź przekonwertowany plik, zanim zaczniesz na nim polegać.

Gdy coś pójdzie nie tak

  • Plik z PDF do Word jest pusty albo narzędzie informuje, że nie znaleziono tekstu do zaznaczenia. PDF jest skanem, czyli samymi obrazami stron. Nie ma w nim tekstu do wyciągnięcia. Najpierw potrzebujesz OCR (rozpoznawania tekstu) albo możesz przepisać potrzebne fragmenty.
  • Przekonwertowany plik Word wygląda skromnie. Tego należy się spodziewać po eksporcie tekstu. Jeśli chcesz tylko poprawić datę albo liczbę, edycja PDF jest szybsza niż odbudowywanie go w Word.
  • PDF się nie otwiera, bo ma hasło. Kopitiam nie otwiera jeszcze zablokowanych PDF. Otwórz go z hasłem w swoim czytniku PDF, użyj Drukuj, a potem Zapisz jako PDF, żeby zrobić odblokowaną kopię, i użyj tej kopii.
  • Układ się rozjeżdża, gdy ktoś inny otwiera Twój plik Word. Brakuje mu czcionki albo ma inne ustawienia strony. Wysyłaj PDF wszystko, w czym liczy się układ.
  • Po konwersji pliku .docx niektóre znaki wyświetlają się jako kwadraty lub znaki zapytania. Konwerter Kopitiam informuje, dla których znaków nie miał odpowiedniej czcionki. Sprawdź te wiersze albo zrób eksport w Word.

Drobne zmiany w gotowym PDF

Czasem masz tylko PDF: formularz z urzędu, wycenę od dostawcy, umowę, którą ktoś już wyeksportował. Powrót do Word dla jednej zmiany często nie jest wart zachodu.

Narzędzie Edytuj PDF w Kopitiam radzi sobie z typowymi przypadkami. Tekst dodaje nowy tekst w dowolnym miejscu strony. Zakryj i zastąp kładzie na słowie prostokąt w pasującym kolorze, a na nim edytowalne pole tekstowe, co sprawdza się przy poprawianiu literówki lub daty. Podpis pozwala narysować podpis, a Wypełnij znajduje w formularzu pola do wypełnienia. Pamiętaj, że Zakryj i zastąp ukrywa stary tekst, a nie go usuwa, więc oryginalne słowa wciąż są w pliku pod spodem. Do usuwania poufnego tekstu użyj Anonimizuj, które naprawdę go usuwa.

Jeśli przepisujesz całe akapity, wróć do źródła. Poproś nadawcę o plik Word albo przekonwertuj PDF do Word i odbuduj układ. Edytor PDF służy do drobnych, końcowych poprawek.

Czy konwersja i edycja są prywatne?

Każde narzędzie PDF w Kopitiam, w tym Konwertuj na PDF oraz PDF do Word i tekstu, działa w przeglądarce. Twój plik nie jest wysyłany na serwer, a narzędzia działają dalej, nawet jeśli połączenie zerwie się po załadowaniu strony. Jedyny wyjątek to tekst w niektórych pismach innych niż łacińskie, który przy pierwszym użyciu może wymagać pobrania czcionki z Kopitiam. Nie ma konta ani znaku wodnego. Bardzo duże pliki ogranicza tylko pamięć urządzenia, więc starszy telefon może mieć problem z dużym skanem, z którym laptop poradzi sobie bez trudu.