Det korta svaret: skriv i Word eller Google Docs, skicka som PDF. Word och Google Docs är till för ett dokument som fortfarande ändras. De bryter om texten medan du skriver, spårar ändringar och låter andra arbeta i det. En PDF är till för ett dokument som är färdigt och måste se likadant ut för alla som öppnar det, på vilken enhet som helst.

Frågan är alltså inte vilket format som är bäst, utan vilket skede dokumentet befinner sig i. Använd Word om du skriver ensam, Google Docs om flera skriver tillsammans och PDF när det är klart. Resten av guiden tar upp de fall där regeln kräver en extra tanke.

Hur de tre faktiskt skiljer sig

  • Layout. Word och Google Docs bryter om texten: byt typsnitt, sidstorlek eller skrivare så flyttar sig raderna. En PDF fäster varje ord på en plats på sidan, så sida 3 är sida 3 överallt.
  • Typsnitt. En Word-fil använder de typsnitt som är installerade på datorn som öppnar den. Om ett typsnitt saknas byts ett annat in och layouten kan förskjutas. En PDF bär oftast sina typsnitt inuti filen.
  • Redigering. Word och Google Docs är byggda för redigering. En PDF kan redigeras, men det är krångligt, eftersom den lagrar placerad text i stället för flytande stycken.
  • Samarbete. Google Docs låter flera personer redigera samma levande kopia samtidigt. Word gör det också via OneDrive eller SharePoint, men många mejlar fortfarande .docx-filer fram och tillbaka. En PDF är oftast en persons färdiga kopia.
  • Var den finns. En .docx eller .pdf är en fil på din enhet. Ett Google-dokument finns i ett Google-konto och delas via länk och behörigheter.

När Word är rätt val

Använd Word när du är huvudförfattaren och vill ha full kontroll: format, rubriker, tabeller, fotnoter, en innehållsförteckning, mallar från ditt kontor. Det fungerar offline, och .docx är det format som de flesta andra verktyg läser och skriver på ett tillförlitligt sätt.

Word är också rätt format när motparten behöver ändra texten. En hyresvärd som skriver ett utkast till hyresavtal kan till exempel skicka en .docx så att du kan föreslå ändringar med Spåra ändringar. När båda parter är överens blir det en PDF för signering.

När Google Docs är rätt val

Använd Google Docs när dokumentet är ett grupparbete: en teamrapport, mötesanteckningar, ett förslag från en kommitté. Alla redigerar en levande kopia, kommentarerna sitter bredvid texten och versionshistoriken visar vem som ändrade vad. Förslagsläget fungerar som Spåra ändringar.

Nackdelarna är att det finns i någons Google-konto, att det kräver en anslutning om inte offlineläget har ställts in i förväg och att komplexa layouter är svårare än i Word. När det är klart använder du Arkiv, sedan Ladda ned och sedan PDF-dokument (.pdf) för att skicka den slutliga kopian.

När du ska skicka en PDF

Skicka en PDF i samma ögonblick som dokumentet är slutgiltigt och inte ska ändras: en faktura, en offert, ett signerat avtal, ett lönebesked, en rapport som ska till en skrivare, ett formulär du har fyllt i. Mottagaren ser exakt det du ser, vare sig hen öppnar det i en mobil, en Mac eller en gammal kontorsdator.

  • Fakturor, kvitton och lönebesked: PDF, så att siffrorna och layouten inte kan förskjutas.
  • Kontrakt och hyresavtal: skriv utkastet i Word, signera och dela den slutliga versionen som PDF.
  • Ett CV: PDF behåller din layout. Om en jobbportal eller rekryterare ber om .docx, skicka det de ber om, eftersom vissa urvalssystem läser Word-filer lättare.
  • Allt som ska skrivas ut: PDF, så att skrivaren får samma sidbrytningar som du kontrollerade.
  • Något som läsaren måste redigera: inte en PDF. Skicka Word-filen eller dela Google-dokumentet i stället.
En PDF är inget lås. Folk skickar ofta en PDF i tron att ingen kan ändra den. Vem som helst med en PDF-redigerare kan lägga till eller täcka över text. En PDF låser layouten, inte innehållet. Om du behöver visa att ett dokument inte har ändrats sedan du skickade det, är det en digital signaturs uppgift, inte filformatets.

Konvertera mellan dem, steg för steg

Du är aldrig inlåst. Den bästa konverteringen görs oftast av programmet som skapade filen, eftersom det känner till den ursprungliga layouten.

  1. Word till PDF: i Word använder du Arkiv, sedan Spara som (eller Exportera), och väljer PDF. Det behåller din layout, dina tabeller och bilder exakt.
  2. Google Docs till PDF: Arkiv, sedan Ladda ned, sedan PDF-dokument (.pdf).
  3. Word till PDF utan Word: öppna Kopitiams Konvertera till PDF, släpp in .docx-filen och tryck på Konvertera och ladda ner. Det behåller texten, rubrikerna och fetstil eller kursiv på rena A4-sidor. Tabeller, spalter och bilder förenklas, så använd Words egen export när layouten spelar roll.
  4. Bilder till PDF: i samma verktyg Konvertera till PDF lägger du till en eller flera JPG- eller PNG-filer, väljer en sidstorlek (Anpassa efter bild, A4-sida eller Letter-sida) och laddar ner en PDF.
  5. PDF tillbaka till Word: öppna Kopitiams PDF till Word och text, välj Word (.docx) under Exportera som och tryck på Extrahera och ladda ner. Du får ett redigerbart dokument med orden i läsordning. Layout, tabeller och bilder byggs inte upp igen.

Google Drive kan också öppna en PDF med Google Docs, och nya datorversioner av Word kan öppna en PDF och konvertera den. Resultaten varierar med komplexa layouter, så kontrollera den konverterade filen innan du förlitar dig på den.

När det går fel

  • Filen från PDF till Word är tom eller verktyget säger att ingen markerbar text hittades. PDF:en är en skanning, alltså bara bilder av sidor. Det finns ingen text att plocka ut. Du behöver OCR (textigenkänning) först, eller så kan du skriva in de delar du behöver igen.
  • Den konverterade Word-filen ser enkel ut. Det är väntat av en textexport. Om du bara behöver rätta ett datum eller en siffra går det snabbare att redigera PDF:en än att bygga upp den igen i Word.
  • PDF:en öppnas inte eftersom den har ett lösenord. Kopitiam kan inte öppna låsta PDF-filer än. Öppna den med lösenordet i din PDF-läsare, använd Skriv ut och sedan Spara som PDF för att göra en olåst kopia, och använd den kopian.
  • Layouten hoppar när någon annan öppnar din Word-fil. Hen saknar ett typsnitt eller har andra sidinställningar. Skicka en PDF för allt där layouten spelar roll.
  • Vissa tecken visas som rutor eller frågetecken efter att en .docx har konverterats. Kopitiams konverterare talar om vilka tecken som saknade ett typsnitt som den kunde använda. Kontrollera de raderna, eller exportera från Word i stället.

Små ändringar i en färdig PDF

Ibland har du bara PDF:en: ett formulär från en myndighet, en offert från en leverantör, ett avtal som någon redan har exporterat. Att gå tillbaka till Word för en enda ändring är ofta mer jobb än det är värt.

Kopitiams verktyg Redigera PDF klarar de vanliga fallen. Text lägger till ny text var som helst på sidan. Täck och ersätt lägger en ruta i matchande färg över ett ord och placerar en redigerbar textruta ovanpå, vilket passar för att rätta ett stavfel eller ett datum. Med Signera kan du rita en signatur, och Autofyll hittar de ifyllbara fälten i ett formulär. Tänk på att Täck och ersätt döljer den gamla texten i stället för att radera den, så de ursprungliga orden finns kvar i filen under. För att ta bort känslig text, använd Maskera i stället, som verkligen tar bort den.

Om du skriver om hela stycken, gå tillbaka till källan. Be avsändaren om Word-filen, eller konvertera PDF:en till Word och bygg upp layouten igen. En PDF-redigerare är till för små, sista justeringar.

Är det privat att konvertera och redigera?

Varje PDF-verktyg i Kopitiam, inklusive Konvertera till PDF och PDF till Word och text, körs i webbläsaren. Din fil laddas inte upp till någon server, och verktygen fortsätter att fungera om anslutningen bryts efter att sidan har laddats. Det enda undantaget är text i vissa icke-latinska skriftsystem, som kan behöva ett typsnitt som laddas ner från Kopitiam första gången det används. Det finns inget konto och inget vattenmärke. Mycket stora filer begränsas bara av minnet i din enhet, så en äldre mobil kan ha svårt med en stor skanning som en bärbar dator klarar utan problem.