Trả lời ngắn gọn: soạn bằng Word hoặc Google Docs, gửi đi dưới dạng PDF. Word và Google Docs dành cho tài liệu còn đang thay đổi. Chúng tự dàn lại chữ khi bạn gõ, theo dõi các chỉnh sửa và cho người khác cùng làm. PDF dành cho tài liệu đã xong và phải hiển thị giống nhau với mọi người mở nó, trên mọi thiết bị.

Vậy câu hỏi không phải định dạng nào tốt hơn, mà là tài liệu đang ở giai đoạn nào. Dùng Word nếu bạn soạn một mình, Google Docs nếu nhiều người cùng soạn, và PDF khi đã xong. Phần còn lại của bài hướng dẫn này nói về những trường hợp mà quy tắc đó cần cân nhắc thêm.

Ba định dạng thực sự khác nhau thế nào

  • Bố cục. Word và Google Docs tự dàn lại chữ: đổi phông chữ, khổ giấy hay máy in là các dòng dịch chuyển. PDF cố định từng chữ vào một vị trí trên trang, nên trang 3 ở đâu cũng là trang 3.
  • Phông chữ. Tệp Word dùng phông chữ cài trên máy tính đang mở nó. Nếu thiếu phông, một phông khác được thay vào và bố cục có thể xê dịch. PDF thường mang phông chữ bên trong tệp.
  • Chỉnh sửa. Word và Google Docs được làm ra để chỉnh sửa. PDF sửa được, nhưng bất tiện, vì nó lưu chữ theo vị trí chứ không phải theo đoạn văn liền mạch.
  • Cộng tác. Google Docs cho nhiều người cùng sửa một bản trực tiếp cùng lúc. Word cũng làm được qua OneDrive hoặc SharePoint, nhưng nhiều người vẫn gửi qua lại tệp .docx bằng email. PDF thường là bản hoàn chỉnh của một người.
  • Nơi lưu. Tệp .docx hay .pdf là một tệp trên thiết bị của bạn. Google Doc nằm trong một tài khoản Google và được chia sẻ bằng liên kết và quyền truy cập.

Khi nào Word là lựa chọn đúng

Dùng Word khi bạn là người soạn chính và muốn toàn quyền kiểm soát: kiểu định dạng, tiêu đề, bảng, chú thích cuối trang, mục lục, các mẫu của công ty. Word chạy được khi không có mạng, và .docx là định dạng mà hầu hết các công cụ khác đọc và ghi ổn định nhất.

Word cũng là định dạng đúng khi bên kia cần sửa nội dung. Ví dụ, chủ nhà soạn hợp đồng thuê nhà có thể gửi tệp .docx để bạn đề xuất chỉnh sửa bằng Track Changes. Khi hai bên đã đồng ý, nó được chuyển thành PDF để ký.

Khi nào Google Docs là lựa chọn đúng

Dùng Google Docs khi tài liệu là việc chung của cả nhóm: báo cáo nhóm, biên bản họp, đề xuất của một ban. Mọi người sửa một bản trực tiếp duy nhất, bình luận nằm ngay cạnh chữ, và lịch sử phiên bản cho biết ai đã sửa gì. Chế độ Đề xuất hoạt động giống Track Changes.

Điểm đánh đổi là tài liệu nằm trong tài khoản Google của ai đó, cần có mạng trừ khi chế độ ngoại tuyến đã được bật từ trước, và bố cục phức tạp khó làm hơn so với Word. Khi xong, dùng Tệp, rồi Tải xuống, rồi Tài liệu PDF (.pdf) để gửi bản cuối cùng.

Khi nào nên gửi PDF

Hãy gửi PDF ngay khi tài liệu đã là bản cuối và không nên thay đổi: hóa đơn, báo giá, thỏa thuận đã ký, phiếu lương, báo cáo gửi đi in, biểu mẫu bạn đã điền. Người nhận thấy đúng những gì bạn thấy, dù họ mở trên điện thoại, máy Mac hay một chiếc PC văn phòng cũ.

  • Hóa đơn, biên lai và phiếu lương: PDF, để con số và bố cục không bị xê dịch.
  • Hợp đồng và hợp đồng thuê nhà: soạn nháp bằng Word, ký và chia sẻ bản cuối cùng dưới dạng PDF.
  • CV hoặc sơ yếu lý lịch: PDF giữ được bố cục của bạn. Nếu cổng tuyển dụng hay nhà tuyển dụng yêu cầu .docx, hãy gửi đúng thứ họ yêu cầu, vì một số hệ thống sàng lọc đọc tệp Word dễ hơn.
  • Bất cứ thứ gì để in: PDF, để nhà in nhận đúng các điểm ngắt trang bạn đã kiểm tra.
  • Thứ người đọc phải sửa: không dùng PDF. Hãy gửi tệp Word hoặc chia sẻ Google Doc.
PDF không phải là ổ khóa. Người ta hay gửi PDF vì nghĩ không ai sửa được. Ai có trình chỉnh sửa PDF cũng thêm hoặc che chữ được. PDF cố định bố cục, không cố định nội dung. Nếu bạn cần chứng minh tài liệu không bị thay đổi kể từ khi bạn gửi, đó là việc của chữ ký số, không phải của định dạng tệp.

Chuyển đổi qua lại, từng bước

Bạn không bao giờ bị trói buộc vào một định dạng. Cách chuyển đổi tốt nhất thường là dùng chính ứng dụng đã tạo ra tệp, vì nó biết bố cục gốc.

  1. Word sang PDF: trong Word, dùng Tệp, rồi Lưu Như (hoặc Xuất), và chọn PDF. Cách này giữ nguyên chính xác bố cục, bảng và ảnh của bạn.
  2. Google Docs sang PDF: Tệp, rồi Tải xuống, rồi Tài liệu PDF (.pdf).
  3. Word sang PDF khi không có Word: mở công cụ Chuyển tệp sang PDF của Kopitiam, thả tệp .docx vào và nhấn Chuyển & tải PDF. Công cụ giữ chữ, tiêu đề và chữ đậm hoặc nghiêng trên các trang A4 gọn gàng. Bảng, cột và ảnh được đơn giản hóa, nên hãy dùng chức năng xuất của chính Word khi bố cục quan trọng.
  4. Ảnh sang PDF: cũng trong công cụ Chuyển tệp sang PDF, thêm một hoặc nhiều tệp JPG hay PNG, chọn khổ giấy (Vừa với ảnh, Khổ A4 hoặc Khổ Letter) và tải xuống một PDF.
  5. PDF trở lại Word: mở công cụ PDF sang Word & văn bản của Kopitiam, chọn Word (.docx) ở mục Xuất dạng, rồi nhấn Trích xuất & tải về. Bạn nhận được tài liệu chỉnh sửa được với các chữ theo thứ tự đọc. Bố cục, bảng và ảnh không được dựng lại.

Google Drive cũng mở được PDF bằng Google Docs, và các bản Word mới trên máy tính có thể mở PDF và chuyển đổi nó. Kết quả thay đổi tùy theo độ phức tạp của bố cục, nên hãy kiểm tra tệp đã chuyển trước khi dùng.

Khi có sự cố

  • Tệp Word chuyển từ PDF bị trống, hoặc công cụ báo không tìm thấy chữ chọn được. PDF đó là bản scan, chỉ là ảnh chụp các trang. Không có chữ nào để lấy ra. Bạn cần OCR (nhận dạng chữ) trước, hoặc gõ lại những phần bạn cần.
  • Tệp Word đã chuyển trông đơn điệu. Điều đó là bình thường với một bản xuất chữ. Nếu bạn chỉ cần sửa một ngày tháng hay một con số, sửa thẳng PDF nhanh hơn dựng lại trong Word.
  • PDF không mở được vì có mật khẩu. Kopitiam chưa mở được PDF bị khóa. Hãy mở tệp bằng mật khẩu trong trình đọc PDF, dùng In, rồi Lưu dưới dạng PDF để tạo bản sao không khóa, và dùng bản sao đó.
  • Bố cục bị nhảy khi người khác mở tệp Word của bạn. Máy họ thiếu phông chữ hoặc có thiết lập trang khác. Hãy gửi PDF cho mọi thứ mà bố cục quan trọng.
  • Một số ký tự hiện thành ô vuông hoặc dấu chấm hỏi sau khi chuyển tệp .docx. Trình chuyển đổi của Kopitiam cho bạn biết những ký tự nào không có phông chữ dùng được. Hãy kiểm tra những dòng đó, hoặc xuất từ Word.

Sửa nhỏ trên một PDF đã hoàn chỉnh

Đôi khi bạn chỉ có PDF: một biểu mẫu từ cơ quan nhà nước, một bảng báo giá từ nhà cung cấp, một thỏa thuận ai đó đã xuất sẵn. Quay lại Word chỉ vì một thay đổi thường tốn công hơn mức đáng bỏ ra.

Công cụ Chỉnh sửa PDF của Kopitiam xử lý được các trường hợp thường gặp. Chữ thêm chữ mới ở bất cứ đâu trên trang. Che & thay chữ đặt một ô cùng màu đè lên một từ và đặt một ô chữ sửa được lên trên, hợp để sửa lỗi chính tả hay ngày tháng. Ký cho bạn vẽ chữ ký, còn Tự điền tìm các ô điền được trên biểu mẫu. Lưu ý rằng Che & thay chữ chỉ che chữ cũ chứ không xóa nó, nên các chữ gốc vẫn còn trong tệp bên dưới. Để xóa chữ nhạy cảm, hãy dùng Che thông tin PDF, công cụ thật sự xóa chữ.

Nếu bạn viết lại cả đoạn văn, hãy quay về tài liệu gốc. Xin người gửi tệp Word, hoặc chuyển PDF sang Word rồi dựng lại bố cục. Trình chỉnh sửa PDF dành cho những chỉnh sửa nhỏ, sau cùng.

Chuyển đổi và chỉnh sửa có riêng tư không?

Mọi công cụ PDF của Kopitiam, kể cả Chuyển tệp sang PDF và PDF sang Word & văn bản, đều chạy trong trình duyệt của bạn. Tệp của bạn không bị tải lên máy chủ, và các công cụ vẫn hoạt động nếu mất kết nối sau khi trang đã tải xong. Ngoại lệ duy nhất là chữ thuộc một số hệ chữ không phải Latin, có thể cần tải một phông chữ từ Kopitiam vào lần đầu dùng. Không cần tài khoản, không có hình mờ. Tệp rất lớn chỉ bị giới hạn bởi bộ nhớ thiết bị của bạn, nên một chiếc điện thoại cũ có thể chật vật với một bản scan lớn mà laptop xử lý dễ dàng.