الجواب المختصر: اكتب في Word أو Google Docs، وأرسل بصيغة PDF. Word وGoogle Docs مخصصان لمستند لا يزال يتغير. يعيدان تدفق النص أثناء الكتابة، ويتتبعان التعديلات، ويتيحان لأشخاص آخرين العمل عليه. أما PDF فمخصص لمستند انتهى ويجب أن يبدو كما هو لكل من يفتحه، على أي جهاز.

إذن السؤال ليس أي صيغة أفضل، بل في أي مرحلة يكون المستند. استخدم Word إن كنت تكتب وحدك، وGoogle Docs إن كان عدة أشخاص يكتبون معًا، وPDF عندما ينتهي. بقية هذا الدليل تتناول الحالات التي تحتاج فيها هذه القاعدة إلى تفكير إضافي.

كيف تختلف الثلاثة فعلًا

  • التخطيط. Word وGoogle Docs يعيدان تدفق النص: غيّر الخط أو حجم الصفحة أو الطابعة فتتحرك الأسطر. أما PDF فيثبّت كل كلمة في موضع على الصفحة، فالصفحة 3 هي الصفحة 3 في كل مكان.
  • الخطوط. ملف Word يستخدم الخطوط المثبّتة على الحاسوب الذي يفتحه. إن كان خط ما غير موجود، يُستبدل بغيره وقد يتغير التخطيط. أما ملف PDF فيحمل خطوطه عادةً داخل الملف.
  • التعديل. Word وGoogle Docs مصممان للتعديل. ملف PDF يمكن تعديله، لكن ذلك غير مريح، لأنه يخزّن نصًا في مواضع محددة لا فقرات متدفقة.
  • التعاون. يتيح Google Docs لعدة أشخاص تعديل النسخة الحية نفسها في آن واحد. ويفعل Word ذلك أيضًا عبر OneDrive أو SharePoint، لكن كثيرين لا يزالون يتبادلون ملفات .docx بالبريد الإلكتروني ذهابًا وإيابًا. أما ملف PDF فهو عادةً النسخة النهائية لشخص واحد.
  • مكان الملف. ملف .docx أو .pdf هو ملف على جهازك. أما مستند Google Docs فيوجد في حساب Google ويُشارَك برابط وأذونات.

متى يكون Word هو الخيار الصحيح

استخدم Word عندما تكون المؤلف الرئيسي وتريد تحكمًا كاملًا: الأنماط، والعناوين، والجداول، والحواشي، وجدول المحتويات، وقوالب مكتبك. يعمل دون اتصال، وصيغة .docx هي الصيغة التي تقرؤها معظم الأدوات الأخرى وتكتبها بموثوقية.

Word هو الصيغة الصحيحة أيضًا عندما يحتاج الطرف الآخر إلى تغيير النص. فمالك العقار الذي يصوغ عقد إيجار، مثلًا، يستطيع إرسال ملف .docx لتقترح تعديلات باستخدام «تعقب التغييرات». وعندما يتفق الطرفان، يصبح ملف PDF للتوقيع.

متى يكون Google Docs هو الخيار الصحيح

استخدم Google Docs عندما يكون المستند جهدًا جماعيًا: تقرير فريق، أو محضر اجتماع، أو مقترح لجنة. يعدّل الجميع نسخة حية واحدة، وتظهر التعليقات بجانب النص، ويُظهر سجل الإصدارات من غيّر ماذا. ووضع «الاقتراح» يعمل مثل «تعقب التغييرات».

التنازلات أنه يوجد في حساب Google لشخص ما، ويحتاج إلى اتصال ما لم يُضبط وضع العمل دون اتصال مسبقًا، والتخطيطات المعقدة أصعب فيه منها في Word. عندما ينتهي، استخدم «ملف» ثم «تنزيل» ثم «مستند PDF (.pdf)» لإرسال النسخة النهائية.

متى ترسل ملف PDF

أرسل ملف PDF لحظة أن يصبح المستند نهائيًا ولا ينبغي أن يتغير: فاتورة، أو عرض سعر، أو اتفاقية موقّعة، أو قسيمة راتب، أو تقرير ذاهب إلى المطبعة، أو نموذج عبّأته. يرى المستلم بالضبط ما تراه، سواء فتحه على هاتف أو Mac أو حاسوب مكتبي قديم.

  • الفواتير والإيصالات وقسائم الرواتب: PDF، حتى لا تتغير الأرقام والتخطيط.
  • العقود وعقود الإيجار: صِغها في Word، ووقّع النسخة النهائية وشاركها بصيغة PDF.
  • السيرة الذاتية: PDF يحافظ على تخطيطك. إن طلبت بوابة وظائف أو جهة توظيف ملف .docx، فأرسل ما يطلبونه، لأن بعض أنظمة الفرز تقرأ ملفات Word بسهولة أكبر.
  • أي شيء للطباعة: PDF، لتحصل المطبعة على فواصل الصفحات نفسها التي راجعتها.
  • شيء يجب على القارئ تعديله: ليس PDF. أرسل ملف Word أو شارك مستند Google Docs بدلًا من ذلك.
ملف PDF ليس قفلًا. كثيرًا ما يرسل الناس ملف PDF ظنًا منهم أن لا أحد يستطيع تغييره. أي شخص لديه محرر PDF يستطيع إضافة نص أو تغطيته. ملف PDF يثبّت التخطيط، لا المحتوى. إن احتجت إلى إثبات أن المستند لم يتغير منذ أرسلته، فهذه مهمة التوقيع الرقمي، لا صيغة الملف.

التحويل بينها خطوة بخطوة

لست مقيّدًا أبدًا. أفضل تحويل يجريه عادةً التطبيق الذي أنشأ الملف، لأنه يعرف التخطيط الأصلي.

  1. من Word إلى PDF: في Word، استخدم «ملف» ثم «حفظ باسم» (أو «تصدير») واختر PDF. يحافظ ذلك على تخطيطك وجداولك وصورك تمامًا.
  2. من Google Docs إلى PDF: «ملف» ثم «تنزيل» ثم «مستند PDF (.pdf)».
  3. من Word إلى PDF دون Word: افتح أداة «تحويل إلى PDF» في Kopitiam، وأفلت ملف .docx واضغط «تحويل وتنزيل PDF». تحافظ على النص والعناوين والخط العريض والمائل على صفحات A4 نظيفة. تُبسَّط الجداول والأعمدة والصور، فاستخدم التصدير الخاص بـ Word عندما يهمك التخطيط.
  4. من الصور إلى PDF: في أداة «تحويل إلى PDF» نفسها، أضف ملف JPG أو PNG أو أكثر، واختر حجم الصفحة («بحجم الصورة» أو «صفحة A4» أو «صفحة Letter») ونزّل ملف PDF واحدًا.
  5. من PDF إلى Word: افتح أداة «PDF إلى Word ونص» في Kopitiam، واختر «Word (.docx)» تحت «تصدير بصيغة»، واضغط «استخراج وتنزيل». تحصل على مستند قابل للتعديل فيه الكلمات بترتيب القراءة. لا يُعاد بناء التخطيط والجداول والصور.

يستطيع Google Drive أيضًا فتح ملف PDF باستخدام Google Docs، وتستطيع الإصدارات الحديثة من Word على الكمبيوتر فتح ملف PDF وتحويله. تختلف النتائج مع التخطيطات المعقدة، فراجع الملف المحوَّل قبل أن تعتمد عليه.

عندما يحدث خطأ

  • ملف Word الناتج من PDF فارغ، أو تقول الأداة إنها لم تجد نصًا قابلًا للتحديد. ملف PDF ممسوح ضوئيًا، أي مجرد صور للصفحات. لا يوجد نص لاستخراجه. تحتاج أولًا إلى OCR (التعرّف على النص)، أو يمكنك إعادة كتابة الأجزاء التي تحتاجها.
  • ملف Word المحوَّل يبدو بسيطًا. هذا متوقع من تصدير نصي. إن كنت تحتاج فقط إلى تصحيح تاريخ أو رقم، فتعديل ملف PDF أسرع من إعادة بنائه في Word.
  • ملف PDF لا يُفتح لأنه محمي بكلمة مرور. لا يستطيع Kopitiam فتح ملفات PDF المقفلة بعد. افتحه بكلمة المرور في قارئ PDF لديك، واستخدم «طباعة» ثم «حفظ كـ PDF» لإنشاء نسخة غير مقفلة، واستخدم تلك النسخة.
  • التخطيط يقفز عندما يفتح شخص آخر ملف Word الخاص بك. ينقصه خط ما أو لديه إعدادات صفحة مختلفة. أرسل ملف PDF لأي شيء يهمك فيه التخطيط.
  • بعض الحروف تظهر كمربعات أو علامات استفهام بعد تحويل ملف .docx. محوّل Kopitiam يخبرك بالحروف التي لم يجد لها خطًا يمكنه استخدامه. راجع تلك الأسطر، أو صدّر من Word بدلًا من ذلك.

تغييرات صغيرة على ملف PDF نهائي

أحيانًا لا يكون لديك إلا ملف PDF: نموذج من جهة حكومية، أو عرض سعر من مورّد، أو اتفاقية صدّرها شخص ما. العودة إلى Word من أجل تغيير واحد كثيرًا ما تكون جهدًا لا يستحق.

أداة «تعديل PDF» في Kopitiam تتعامل مع الحالات الشائعة. «نص» يضيف نصًا جديدًا في أي مكان على الصفحة. و«تغطية واستبدال» تضع مربعًا بلون مطابق فوق كلمة ومربع نص قابلًا للتعديل فوقه، وهذا يناسب تصحيح خطأ إملائي أو تاريخ. و«توقيع» يتيح لك رسم توقيع، و«تعبئة تلقائية» تجد الحقول القابلة للتعبئة في النموذج. انتبه إلى أن «تغطية واستبدال» تُخفي النص القديم ولا تحذفه، فالكلمات الأصلية لا تزال في الملف تحته. لإزالة النص الحساس، استخدم «تعتيم» بدلًا من ذلك، فهو يزيله فعلًا.

إن كنت تعيد كتابة فقرات كاملة، فارجع إلى المصدر. اطلب ملف Word من المرسل، أو حوّل ملف PDF إلى Word وأعد بناء التخطيط. محرر PDF مخصص للّمسات الأخيرة الصغيرة.

هل التحويل والتعديل خاصّان؟

كل أداة PDF في Kopitiam، بما فيها «تحويل إلى PDF» و«PDF إلى Word ونص»، تعمل في متصفحك. لا يُرفع ملفك إلى خادم، وتستمر الأدوات في العمل إن انقطع اتصالك بعد تحميل الصفحة. الاستثناء الوحيد هو النص في بعض الكتابات غير اللاتينية، الذي قد يحتاج إلى تنزيل خط من Kopitiam في أول مرة يُستخدم فيها. لا حساب ولا علامة مائية. الملفات الكبيرة جدًا محدودة فقط بذاكرة جهازك، فقد يواجه هاتف قديم صعوبة مع ملف ممسوح كبير يتعامل معه حاسوب محمول بسهولة.