PDF、Word 還是 Google Docs：該用哪一個？
簡單的答案：用 Word 或 Google Docs 撰寫，用 PDF 寄出。Word 和 Google Docs 是給還在變動的文件用的。你打字時它們會重新排列文字、追蹤修改，也讓其他人一起編輯。PDF 是給已經完成、必須讓每個開啟的人在任何裝置上看起來都一樣的文件用的。
所以問題不是哪種格式比較好，而是文件處在哪個階段。自己一個人寫就用 Word，好幾個人一起寫就用 Google Docs，寫完了就用 PDF。這篇接下來會談那些需要再想一想的情況。
三者實際上有什麼不同
- 版面。Word 和 Google Docs 會重新排列：換了字型、頁面大小或印表機，行就會移動。PDF 把每個字固定在頁面上的某個位置，所以第 3 頁在哪裡都是第 3 頁。
- 字型。Word 檔使用開啟它的電腦上安裝的字型。如果缺少某個字型，就會換成另一個，版面可能跟著跑掉。PDF 通常會把字型包在檔案裡面。
- 編輯。Word 和 Google Docs 是為編輯而設計的。PDF 也能編輯，但不太順手，因為它儲存的是定位好的文字，而不是會流動的段落。
- 協作。Google Docs 讓好幾個人同時編輯同一份即時副本。Word 透過 OneDrive 或 SharePoint 也能做到，但很多人還是用 Email 把 .docx 檔傳來傳去。PDF 通常是某個人的完成版副本。
- 存放位置。.docx 或 .pdf 是你裝置上的一個檔案。Google 文件存放在某個 Google 帳號裡，透過連結和權限分享。
什麼時候適合用 Word
當你是主要作者，想要完全掌控時就用 Word：樣式、標題、表格、註腳、目錄，以及公司提供的範本。它可以離線使用，而 .docx 是其他大多數工具都能可靠讀寫的格式。
當對方需要修改文字時，Word 也是正確的格式。例如，房東在擬租約時可以寄 .docx 給你，讓你用「追蹤修訂」提出修改。雙方都同意之後，再轉成 PDF 來簽署。
什麼時候適合用 Google Docs
當文件是團隊合作的成果時就用 Google Docs：團隊報告、會議紀錄、委員會提案。每個人都編輯同一份即時副本，留言就在文字旁邊，版本記錄會顯示誰改了什麼。「建議」模式的作用就像「追蹤修訂」。
取捨在於它存放在某個人的 Google 帳號裡，除非事先設定好離線模式，否則需要連網，而且複雜的版面比在 Word 裡難做。完成後，使用「檔案」、「下載」、「PDF 文件 (.pdf)」來寄出最終版本。
什麼時候寄出 PDF
文件一定稿、不該再更改，就寄出 PDF：發票、報價單、已簽署的合約、薪資單、要送印的報告、你填好的表格。不管收件人是在手機、Mac 還是舊的辦公室電腦上開啟，看到的都和你看到的一模一樣。
- 發票、收據和薪資單：PDF，這樣數字和版面就不會跑掉。
- 合約和租約：用 Word 擬稿，簽署並以 PDF 分享最終版本。
- 履歷：PDF 能保留你的版面。如果求職網站或招募人員要求 .docx，就照他們的要求寄，因為有些篩選系統比較容易讀取 Word 檔。
- 任何要列印的東西：PDF，這樣印表機拿到的分頁就和你檢查過的一樣。
- 讀者必須編輯的東西：不要用 PDF。改寄 Word 檔，或分享 Google 文件。
互相轉換：逐步說明
你永遠不會被綁死在某個格式。最好的轉換通常由建立檔案的應用程式來做，因為它知道原本的版面。
- Word 轉 PDF：在 Word 中使用「檔案」，然後「另存新檔」（或「匯出」），選擇 PDF。這樣能精確保留你的版面、表格和圖片。
- Google Docs 轉 PDF：「檔案」、「下載」、「PDF 文件 (.pdf)」。
- 沒有 Word 也能把 Word 轉成 PDF：開啟 Kopitiam 的「轉成 PDF」，拖入 .docx，按「轉換並下載 PDF」。它會保留文字、標題和粗體或斜體，放在整齊的 A4 頁面上。表格、欄位和圖片會被簡化，所以版面很重要時，請用 Word 本身的匯出功能。
- 圖片轉 PDF：在同一個「轉成 PDF」工具中，加入一張或多張 JPG 或 PNG 檔，選擇頁面大小（「符合圖片」、「A4 頁面」或「Letter 頁面」），然後下載一個 PDF。
- PDF 轉回 Word：開啟 Kopitiam 的「PDF 轉 Word 與文字」，在「匯出為」下選擇「Word（.docx）」，然後按「擷取並下載」。你會得到一份可編輯的文件，文字依閱讀順序排列。版面、表格和圖片不會重建。
Google Drive 也能用 Google Docs 開啟 PDF，較新的桌機版 Word 也能開啟 PDF 並轉換。遇到複雜版面時效果不一定，所以在依賴轉換後的檔案之前，先檢查一下。
出問題的時候
- PDF 轉成的 Word 檔是空的，或工具說找不到可選取的文字。這個 PDF 是掃描檔，只是頁面的圖片，沒有文字可以取出。你需要先做 OCR（文字辨識），或重新打出你需要的部分。
- 轉換後的 Word 檔看起來很樸素。文字匯出本來就是這樣。如果你只需要修正一個日期或數字，直接編輯 PDF 比在 Word 裡重做更快。
- PDF 有密碼，所以打不開。Kopitiam 目前還無法開啟加密的 PDF。請在你的 PDF 閱讀器中用密碼開啟它，使用「列印」再「另存為 PDF」製作一份未加密的副本，然後使用那份副本。
- 別人開啟你的 Word 檔時版面跑掉了。他們缺少某個字型，或頁面設定不同。只要版面很重要，就寄 PDF。
- 轉換 .docx 之後，有些字元顯示成方框或問號。Kopitiam 的轉檔工具會告訴你哪些字元沒有可用的字型。檢查那幾行，或改從 Word 匯出。
對已完成的 PDF 做小修改
有時候你手上只有 PDF：政府機關的表格、供應商的報價單、別人已經匯出的協議。為了一個修改回到 Word，常常得不償失。
Kopitiam 的「編輯 PDF」工具能處理常見的情況。「文字」可以在頁面任何地方加入新文字。「遮蓋並取代」會在字上蓋一個顏色相同的方框，再在上面放一個可編輯的文字框，適合修正錯字或日期。「簽名」讓你畫出簽名，「自動填寫」會找出表單上可填寫的欄位。請注意，「遮蓋並取代」是把舊文字藏起來，而不是刪除它，所以原本的字仍然在底下的檔案裡。要移除敏感文字，請改用「PDF 塗黑」，它會真正把文字刪除。
如果你要改寫整段文字，就回到原始檔。向寄件人要 Word 檔，或把 PDF 轉成 Word 再重建版面。PDF 編輯器是用來做小小的最後修飾的。
轉檔和編輯有隱私保障嗎？
Kopitiam 的每個 PDF 工具，包括「轉成 PDF」和「PDF 轉 Word 與文字」，都在你的瀏覽器中執行。你的檔案不會被上傳到伺服器，頁面載入完成後就算網路斷線，工具也能繼續使用。唯一的例外是某些非拉丁文字，第一次使用時可能需要從 Kopitiam 下載字型。不需要帳號，也沒有浮水印。非常大的檔案只受你裝置記憶體的限制，所以一份筆電輕鬆就能處理的大掃描檔，舊手機可能會很吃力。
常見問題
- 文件該用 PDF 還是 Word 檔寄出？
- 文件已經定稿、必須讓每個人看起來都一樣時，就寄 PDF。只有在你希望收件人編輯它，或對方明確要求 .docx 時，才寄 Word 檔。如果拿不定主意，原則是用 Word 編輯，用 PDF 寄出。
- PDF 比 Word 文件更安全嗎？
- 單靠格式本身並不會。PDF 能固定版面，但任何有 PDF 編輯器的人都能加入或蓋住文字。要證明文件從寄出後沒有被更改，需要數位簽章；要保護隱私，則要控制誰能收到它。
- 為什麼我的 Word 文件在別人的電腦上看起來不一樣？
- Word 會依照開啟它的電腦上的字型和頁面設定重新排列文字。如果缺少某個字型，就會用替代字型，行和分頁位置也會跟著移動。匯出成 PDF 就能讓每個讀者看到固定的版面。
- 可以把 PDF 轉回可編輯的 Word 文件嗎？
- 可以，前提是 PDF 裡有真正的文字。Kopitiam 的「PDF 轉 Word 與文字」會給你一個 .docx，文字依閱讀順序排列，但不包含原本的版面、表格或圖片。掃描版 PDF 沒有可以擷取的文字，所以需要先做 OCR。
- 團隊專案用 Google Docs 還是 Word 比較好？
- 通常 Google Docs 比較容易，因為每個人都在瀏覽器中編輯同一份即時副本，還有留言和版本記錄。如果檔案是透過 OneDrive 或 SharePoint 分享，Word 也可以。用 Email 把 .docx 副本傳來傳去，才是版本會弄丟的地方。