คำตอบสั้นๆ คือ เขียนใน Word หรือ Google Docs แล้วส่งเป็น PDF Word และ Google Docs มีไว้สำหรับเอกสารที่ยังเปลี่ยนอยู่ ข้อความจะจัดบรรทัดใหม่ขณะพิมพ์ ติดตามการแก้ไขได้ และให้คนอื่นร่วมทำงานด้วยได้ PDF มีไว้สำหรับเอกสารที่เสร็จแล้วและต้องดูเหมือนกันสำหรับทุกคนที่เปิด บนอุปกรณ์ใดก็ได้

คำถามจึงไม่ใช่ว่ารูปแบบไหนดีกว่า แต่เป็นว่าเอกสารอยู่ในขั้นไหน ใช้ Word ถ้าคุณเขียนคนเดียว ใช้ Google Docs ถ้าหลายคนเขียนด้วยกัน และใช้ PDF เมื่อเสร็จแล้ว ส่วนที่เหลือของคู่มือนี้พูดถึงกรณีที่กฎนี้ต้องคิดอีกที

ทั้งสามแบบต่างกันจริงๆ อย่างไร

  • เลย์เอาต์ Word และ Google Docs จัดบรรทัดใหม่ได้ เปลี่ยนฟอนต์ ขนาดหน้า หรือเครื่องพิมพ์ แล้วบรรทัดก็ขยับ PDF ตรึงทุกคำไว้กับตำแหน่งบนหน้า หน้า 3 จึงเป็นหน้า 3 ทุกที่
  • ฟอนต์ ไฟล์ Word ใช้ฟอนต์ที่ติดตั้งอยู่ในคอมพิวเตอร์ที่เปิดไฟล์ ถ้าไม่มีฟอนต์นั้น ระบบจะใช้ฟอนต์อื่นแทนและเลย์เอาต์อาจเลื่อน PDF มักพกฟอนต์ไว้ในตัวไฟล์
  • การแก้ไข Word และ Google Docs สร้างมาเพื่อการแก้ไข PDF แก้ไขได้แต่ไม่สะดวก เพราะเก็บข้อความที่วางตามตำแหน่ง ไม่ใช่ย่อหน้าที่ไหลต่อกัน
  • การทำงานร่วมกัน Google Docs ให้หลายคนแก้ไขสำเนาสดเดียวกันได้พร้อมกัน Word ก็ทำได้ผ่าน OneDrive หรือ SharePoint แต่หลายคนยังส่งไฟล์ .docx ทางอีเมลไปมา PDF มักเป็นสำเนาฉบับเสร็จของคนคนเดียว
  • ที่อยู่ของไฟล์ .docx หรือ .pdf เป็นไฟล์บนอุปกรณ์ของคุณ Google Doc อยู่ในบัญชี Google และแชร์ด้วยลิงก์และสิทธิ์การเข้าถึง

เมื่อไรที่ Word เป็นตัวเลือกที่ถูกต้อง

ใช้ Word เมื่อคุณเป็นผู้เขียนหลักและต้องการควบคุมทุกอย่าง ทั้งสไตล์ หัวเรื่อง ตาราง เชิงอรรถ สารบัญ และเทมเพลตจากที่ทำงาน มันทำงานออฟไลน์ได้ และ .docx เป็นรูปแบบที่เครื่องมืออื่นส่วนใหญ่อ่านและเขียนได้อย่างน่าเชื่อถือ

Word ยังเป็นรูปแบบที่ถูกต้องเมื่ออีกฝ่ายต้องแก้ไขข้อความ เช่น เจ้าของห้องที่ร่างสัญญาเช่าส่ง .docx มาได้ เพื่อให้คุณเสนอการแก้ไขด้วย Track Changes เมื่อทั้งสองฝ่ายตกลงกันแล้ว ก็เปลี่ยนเป็น PDF สำหรับเซ็น

เมื่อไรที่ Google Docs เป็นตัวเลือกที่ถูกต้อง

ใช้ Google Docs เมื่อเอกสารเป็นงานกลุ่ม เช่น รายงานของทีม บันทึกการประชุม หรือข้อเสนอของคณะกรรมการ ทุกคนแก้ไขสำเนาสดเดียวกัน ความคิดเห็นอยู่ข้างข้อความ และประวัติเวอร์ชันแสดงว่าใครเปลี่ยนอะไร โหมด Suggesting ทำงานคล้าย Track Changes

ข้อแลกเปลี่ยนคือมันอยู่ในบัญชี Google ของใครสักคน ต้องเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต เว้นแต่จะตั้งค่าโหมดออฟไลน์ไว้ล่วงหน้า และเลย์เอาต์ที่ซับซ้อนทำยากกว่าใน Word เมื่อเสร็จแล้ว ให้ใช้ File แล้ว Download แล้ว PDF Document (.pdf) เพื่อส่งสำเนาฉบับสุดท้าย

เมื่อไรที่ควรส่ง PDF

ส่ง PDF ทันทีที่เอกสารเป็นฉบับสุดท้ายและไม่ควรเปลี่ยนอีก เช่น ใบแจ้งหนี้ ใบเสนอราคา ข้อตกลงที่เซ็นแล้ว สลิปเงินเดือน รายงานที่จะส่งโรงพิมพ์ หรือแบบฟอร์มที่คุณกรอกแล้ว ผู้รับจะเห็นเหมือนที่คุณเห็นทุกอย่าง ไม่ว่าจะเปิดบนโทรศัพท์ Mac หรือคอมพิวเตอร์เก่าในออฟฟิศ

  • ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ และสลิปเงินเดือน: PDF เพื่อให้ตัวเลขและเลย์เอาต์ไม่เลื่อน
  • สัญญาและสัญญาเช่า: ร่างใน Word แล้วเซ็นและแชร์ฉบับสุดท้ายเป็น PDF
  • CV หรือเรซูเม่: PDF รักษาเลย์เอาต์ของคุณไว้ ถ้าพอร์ทัลหางานหรือผู้สรรหาขอ .docx ให้ส่งตามที่ขอ เพราะระบบคัดกรองบางระบบอ่านไฟล์ Word ได้ง่ายกว่า
  • อะไรก็ตามที่จะพิมพ์: PDF เพื่อให้โรงพิมพ์ได้การแบ่งหน้าแบบเดียวกับที่คุณตรวจไว้
  • สิ่งที่ผู้อ่านต้องแก้ไข: ไม่ใช่ PDF ให้ส่งไฟล์ Word หรือแชร์ Google Doc แทน
PDF ไม่ใช่กุญแจล็อก หลายคนส่ง PDF โดยคิดว่าไม่มีใครเปลี่ยนได้ ใครก็ตามที่มีโปรแกรมแก้ไข PDF เพิ่มหรือปิดทับข้อความได้ PDF ตรึงเลย์เอาต์ ไม่ได้ตรึงเนื้อหา ถ้าคุณต้องแสดงว่าเอกสารไม่ได้เปลี่ยนตั้งแต่ที่ส่งไป นั่นคือหน้าที่ของลายเซ็นดิจิทัล ไม่ใช่ของรูปแบบไฟล์

แปลงไปมาระหว่างกัน ทีละขั้นตอน

คุณไม่เคยติดอยู่กับรูปแบบไหน การแปลงที่ดีที่สุดมักทำโดยแอปที่สร้างไฟล์ เพราะมันรู้เลย์เอาต์ต้นฉบับ

  1. Word เป็น PDF: ใน Word ใช้ File แล้ว Save As (หรือ Export) แล้วเลือก PDF วิธีนี้รักษาเลย์เอาต์ ตาราง และรูปภาพไว้ตรงทุกอย่าง
  2. Google Docs เป็น PDF: File แล้ว Download แล้ว PDF Document (.pdf)
  3. Word เป็น PDF โดยไม่ต้องมี Word: เปิด แปลงเป็น PDF ของ Kopitiam วางไฟล์ .docx ลงไป แล้วกด แปลงและดาวน์โหลด PDF เครื่องมือนี้เก็บข้อความ หัวเรื่อง และตัวหนาหรือตัวเอียงไว้บนหน้า A4 ที่สะอาดตา ตาราง คอลัมน์ และรูปภาพจะถูกทำให้เรียบง่ายขึ้น จึงควรใช้การส่งออกของ Word เองเมื่อเลย์เอาต์มีความสำคัญ
  4. รูปภาพเป็น PDF: ในเครื่องมือ แปลงเป็น PDF เดียวกัน เพิ่มไฟล์ JPG หรือ PNG หนึ่งไฟล์ขึ้นไป เลือกขนาดหน้า (พอดีกับรูป หน้า A4 หรือ หน้า Letter) แล้วดาวน์โหลดเป็น PDF ไฟล์เดียว
  5. PDF กลับเป็น Word: เปิด PDF เป็น Word และข้อความ ของ Kopitiam เลือก Word (.docx) ใต้ ส่งออกเป็น แล้วกด ดึงข้อความและดาวน์โหลด คุณจะได้เอกสารที่แก้ไขได้ซึ่งคำเรียงตามลำดับการอ่าน เลย์เอาต์ ตาราง และรูปภาพไม่ถูกสร้างขึ้นใหม่

Google Drive ยังเปิด PDF ด้วย Google Docs ได้ และ Word บนคอมพิวเตอร์รุ่นใหม่ๆ ก็เปิด PDF แล้วแปลงได้ ผลลัพธ์ไม่แน่นอนเมื่อเลย์เอาต์ซับซ้อน จึงควรตรวจไฟล์ที่แปลงแล้วก่อนนำไปใช้

เมื่อมีปัญหา

  • ไฟล์ที่แปลงจาก PDF เป็น Word ว่างเปล่า หรือเครื่องมือบอกว่าไม่พบข้อความที่เลือกได้ PDF นั้นเป็นไฟล์สแกน ซึ่งเป็นแค่รูปภาพของหน้า ไม่มีข้อความให้ดึงออกมา คุณต้องทำ OCR (การรู้จำข้อความ) ก่อน หรือพิมพ์ส่วนที่ต้องการใหม่
  • ไฟล์ Word ที่แปลงแล้วดูเรียบๆ นั่นเป็นเรื่องปกติของการส่งออกข้อความ ถ้าคุณแค่ต้องแก้วันที่หรือตัวเลข การแก้ไข PDF เร็วกว่าการสร้างใหม่ใน Word
  • PDF เปิดไม่ได้เพราะมีรหัสผ่าน Kopitiam ยังเปิด PDF ที่ล็อกไว้ไม่ได้ ให้เปิดด้วยรหัสผ่านในโปรแกรมอ่าน PDF ใช้ พิมพ์ แล้ว บันทึกเป็น PDF เพื่อสร้างสำเนาที่ไม่ล็อก แล้วใช้สำเนานั้น
  • เลย์เอาต์กระโดดเมื่อคนอื่นเปิดไฟล์ Word ของคุณ เขาไม่มีฟอนต์บางตัว หรือตั้งค่าหน้าต่างกัน ให้ส่ง PDF สำหรับอะไรก็ตามที่เลย์เอาต์มีความสำคัญ
  • ตัวอักษรบางตัวแสดงเป็นกล่องหรือเครื่องหมายคำถามหลังแปลง .docx ตัวแปลงของ Kopitiam จะบอกว่าตัวอักษรไหนไม่มีฟอนต์ให้ใช้ ตรวจบรรทัดเหล่านั้น หรือส่งออกจาก Word แทน

แก้ไขเล็กน้อยใน PDF ที่เสร็จแล้ว

บางครั้งคุณมีแค่ PDF เช่น แบบฟอร์มจากหน่วยงานราชการ ใบเสนอราคาจากซัพพลายเออร์ หรือข้อตกลงที่มีคนส่งออกมาแล้ว การกลับไปใช้ Word เพื่อแก้จุดเดียวมักเสียแรงเกินคุ้ม

เครื่องมือ แก้ไข PDF ของ Kopitiam รับมือกรณีทั่วไปได้ ข้อความ เพิ่มข้อความใหม่ที่ใดก็ได้บนหน้า ปิดทับและแทนที่ วางกล่องสีเดียวกันทับคำแล้ววางกล่องข้อความที่แก้ไขได้ไว้ด้านบน เหมาะกับการแก้คำผิดหรือวันที่ เซ็น ให้คุณวาดลายเซ็น และ กรอกอัตโนมัติ หาช่องที่กรอกได้ในแบบฟอร์ม พึงรู้ว่า ปิดทับและแทนที่ ซ่อนข้อความเดิมไว้ ไม่ได้ลบ คำเดิมจึงยังอยู่ในไฟล์ข้างใต้ ถ้าจะเอาข้อความสำคัญออก ให้ใช้ ปิดบังข้อมูล แทน ซึ่งลบออกจริง

ถ้าคุณกำลังเขียนใหม่ทั้งย่อหน้า ให้กลับไปที่ต้นทาง ขอไฟล์ Word จากผู้ส่ง หรือแปลง PDF เป็น Word แล้วสร้างเลย์เอาต์ใหม่ โปรแกรมแก้ไข PDF มีไว้สำหรับเก็บรายละเอียดเล็กๆ ขั้นสุดท้าย

การแปลงและแก้ไขเป็นส่วนตัวไหม

เครื่องมือ PDF ทุกตัวของ Kopitiam รวมถึง แปลงเป็น PDF และ PDF เป็น Word และข้อความ ทำงานในเบราว์เซอร์ของคุณ ไฟล์ของคุณไม่ถูกอัปโหลดไปยังเซิร์ฟเวอร์ และเครื่องมือยังทำงานต่อได้ถ้าการเชื่อมต่อหลุดหลังจากโหลดหน้าเว็บแล้ว ข้อยกเว้นเดียวคือข้อความในอักษรที่ไม่ใช่ละตินบางระบบ ซึ่งอาจต้องดาวน์โหลดฟอนต์จาก Kopitiam ในครั้งแรกที่ใช้ ไม่ต้องมีบัญชีและไม่มีลายน้ำ ไฟล์ขนาดใหญ่มากถูกจำกัดแค่ด้วยหน่วยความจำของอุปกรณ์ โทรศัพท์รุ่นเก่าจึงอาจมีปัญหากับไฟล์สแกนใหญ่ๆ ที่แล็ปท็อปจัดการได้สบาย