Коротка відповідь: пишіть у Word чи Google Docs, надсилайте як PDF. Word і Google Docs — для документа, який ще змінюється. Вони перерозподіляють текст, поки ви друкуєте, відстежують правки й дають іншим людям працювати над ним. PDF — для документа, який готовий і має однаково виглядати для кожного, хто його відкриє, на будь-якому пристрої.

Тож питання не в тому, який формат кращий. Питання в тому, на якому етапі документ. Використовуйте Word, якщо пишете самі, Google Docs, якщо пишуть кілька людей разом, і PDF, коли все готово. Решта посібника розглядає випадки, коли це правило варто обміркувати ще раз.

Чим вони насправді відрізняються

  • Розміщення. Word і Google Docs перерозподіляють текст: змініть шрифт, розмір сторінки чи принтер, і рядки зсунуться. PDF закріплює кожне слово в певному місці сторінки, тож сторінка 3 скрізь є сторінкою 3.
  • Шрифти. Файл Word використовує шрифти, установлені на комп’ютері, де його відкривають. Якщо шрифту немає, підставляється інший, і розміщення може зсунутися. PDF зазвичай несе свої шрифти всередині файлу.
  • Редагування. Word і Google Docs створені для редагування. PDF можна редагувати, але незручно, бо він зберігає розміщений текст, а не абзаци, що перетікають.
  • Спільна робота. Google Docs дає кільком людям одночасно редагувати ту саму живу копію. Word теж уміє це через OneDrive чи SharePoint, але багато хто досі пересилає файли .docx email туди й назад. PDF — зазвичай готова копія однієї людини.
  • Де він зберігається. .docx чи .pdf — це файл на вашому пристрої. Документ Google Docs зберігається в обліковому записі Google, і ним діляться через посилання й дозволи.

Коли правильний вибір — Word

Використовуйте Word, коли ви головний автор і хочете повного контролю: стилі, заголовки, таблиці, виноски, зміст, шаблони вашого офісу. Він працює офлайн, а .docx — формат, який більшість інших інструментів надійно читають і записують.

Word — правильний формат і тоді, коли інша сторона має змінювати текст. Наприклад, орендодавець, що складає договір оренди, може надіслати .docx, щоб ви запропонували правки в режимі відстеження змін. Коли обидві сторони погодяться, документ стає PDF для підписання.

Коли правильний вибір — Google Docs

Використовуйте Google Docs, коли документ — результат спільної роботи: звіт команди, нотатки зустрічі, пропозиція комітету. Усі редагують одну живу копію, коментарі розташовані поруч із текстом, а історія версій показує, хто що змінив. Режим пропонування працює як відстеження змін.

Компроміси такі: документ зберігається в чиємусь обліковому записі Google, потребує з’єднання, якщо заздалегідь не налаштовано офлайн-режим, а складне розміщення зробити важче, ніж у Word. Коли все готово, скористайтеся «Файл», потім «Завантажити», потім «Документ PDF (.pdf)», щоб надіслати остаточну копію.

Коли надсилати PDF

Надсилайте PDF, щойно документ остаточний і не повинен змінюватися: рахунок, комерційна пропозиція, підписана угода, розрахунковий лист, звіт для друкарні, заповнена форма. Одержувач бачить точно те, що бачите ви, чи відкриє він файл на телефоні, Mac чи старому офісному ПК.

  • Рахунки, чеки й розрахункові листи: PDF, щоб цифри й розміщення не зсунулися.
  • Договори й договори оренди: складайте чернетку у Word, підписуйте й діліться остаточною версією як PDF.
  • Резюме: PDF зберігає ваше розміщення. Якщо портал вакансій чи рекрутер просить .docx, надішліть те, що просять, бо деякі системи відбору легше читають файли Word.
  • Усе для друку: PDF, щоб друкарня отримала ті самі розриви сторінок, які ви перевірили.
  • Те, що читач має редагувати: не PDF. Натомість надішліть файл Word або поділіться документом Google Docs.
PDF — не замок. Люди часто надсилають PDF, думаючи, що ніхто не зможе його змінити. Будь-хто з PDF-редактором може додати чи закрити текст. PDF закріплює розміщення, а не вміст. Якщо треба показати, що документ не змінювався відтоді, як ви його надіслали, це завдання цифрового підпису, а не формату файлу.

Конвертація між ними крок за кроком

Ви ніколи не прив’язані до одного формату. Найкраще конвертацію зазвичай робить програма, у якій створено файл, бо вона знає оригінальне розміщення.

  1. Word у PDF: у Word скористайтеся «Файл», потім «Зберегти як» (або «Експорт»), і виберіть PDF. Так точно зберігаються розміщення, таблиці й зображення.
  2. Google Docs у PDF: «Файл», потім «Завантажити», потім «Документ PDF (.pdf)».
  3. Word у PDF без Word: відкрийте «Конвертувати в PDF» у Kopitiam, перетягніть туди .docx і натисніть «Конвертувати в PDF». Він зберігає текст, заголовки й жирний чи курсив на охайних сторінках A4. Таблиці, колонки й зображення спрощуються, тож коли розміщення важливе, використовуйте власний експорт Word.
  4. Зображення в PDF: у тому самому інструменті «Конвертувати в PDF» додайте один чи кілька файлів JPG або PNG, виберіть формат сторінки («За зображенням», «Сторінка A4» чи «Letter») і завантажте один PDF.
  5. PDF назад у Word: відкрийте «PDF в Word і текст» у Kopitiam, у розділі «Експорт як» виберіть «Word (.docx)» і натисніть «Витягти й завантажити». Ви отримаєте редагований документ зі словами в порядку читання. Розміщення, таблиці й зображення не відновлюються.

Google Drive теж може відкрити PDF у Google Docs, а новіші версії Word для комп’ютера можуть відкрити PDF і конвертувати його. Зі складним розміщенням результати бувають різні, тож перевірте конвертований файл, перш ніж на нього покладатися.

Коли щось іде не так

  • Файл після конвертації PDF у Word порожній, або інструмент каже, що тексту, який можна виділити, не знайдено. PDF — це скан, тобто просто зображення сторінок. Витягати нема чого. Спершу потрібне OCR (розпізнавання тексту), або можна передрукувати потрібні частини.
  • Конвертований файл Word виглядає просто. Для експорту тексту це очікувано. Якщо треба виправити лише дату чи цифру, відредагувати PDF швидше, ніж перебудовувати його у Word.
  • PDF не відкривається, бо має пароль. Kopitiam поки що не відкриває заблоковані PDF. Відкрийте його з паролем у програмі для перегляду PDF, скористайтеся «Друк», потім «Зберегти як PDF», щоб створити незаблоковану копію, і використовуйте її.
  • Розміщення стрибає, коли ваш файл Word відкриває хтось інший. У нього немає шрифту або інші параметри сторінки. Для всього, де розміщення важливе, надсилайте PDF.
  • Після конвертації .docx деякі символи показуються як квадратики чи знаки питання. Конвертер Kopitiam повідомляє, для яких символів не знайшлося придатного шрифту. Перевірте ці рядки або натомість експортуйте з Word.

Невеликі зміни в готовому PDF

Іноді у вас є лише PDF: форма від державної установи, комерційна пропозиція від постачальника, угода, яку хтось уже експортував. Повертатися до Word заради однієї зміни часто не варте зусиль.

Інструмент «Редагувати PDF» у Kopitiam впорається з типовими випадками. «Текст» додає новий текст будь-де на сторінці. «Закрити й замінити» накладає на слово латку відповідного кольору й розміщує зверху редаговане текстове поле, що підходить для виправлення помилки чи дати. «Підпис» дає намалювати підпис, а «Заповнити» знаходить у формі поля для заповнення. Майте на увазі, що «Закрити й замінити» приховує старий текст, а не видаляє його, тож оригінальні слова досі є у файлі під латкою. Щоб прибрати конфіденційний текст, натомість скористайтеся «Зачорнити PDF», що справді його видаляє.

Якщо ви переписуєте цілі абзаци, поверніться до джерела. Попросіть у відправника файл Word або конвертуйте PDF у Word і відновіть розміщення. PDF-редактор — для невеликих останніх штрихів.

Чи конвертація й редагування приватні?

Кожен PDF-інструмент Kopitiam, зокрема «Конвертувати в PDF» і «PDF в Word і текст», працює у вашому браузері. Ваш файл не завантажується на сервер, а інструменти продовжують працювати, якщо з’єднання зникне після завантаження сторінки. Єдиний виняток — текст деякими нелатинськими письмами, для якого під час першого використання може знадобитися шрифт, завантажений із Kopitiam. Немає облікового запису й водяного знака. Дуже великі файли обмежені лише пам’яттю вашого пристрою, тож старіший телефон може не впоратися з великим сканом, який ноутбук обробить легко.