短く答えると、WordかGoogle Docsで書いて、PDFで送ります。WordとGoogle Docsは、まだ内容が変わっていく文書のためのものです。入力に合わせてテキストが流し込まれ、変更を記録でき、ほかの人と一緒に作業できます。PDFは、完成していて、どの端末で誰が開いても同じに見えなければならない文書のためのものです。

つまり、どの形式が優れているかではなく、文書がどの段階にあるかが問題です。1人で書くならWord、何人かで一緒に書くならGoogle Docs、完成したらPDFです。このガイドの残りでは、このルールを少し考え直したほうがいいケースを取り上げます。

3つの実際の違い

  • レイアウト：WordとGoogle Docsはテキストを流し込み直します。フォント、用紙サイズ、プリンターを変えると行が動きます。PDFはすべての文字をページ上の位置に固定するので、3ページ目はどこで開いても3ページ目です。
  • フォント：Wordのファイルは、開いたパソコンにインストールされているフォントを使います。フォントがないと別のフォントに置き換えられ、レイアウトがずれることがあります。PDFはたいていファイルの中にフォントを含んでいます。
  • 編集：WordとGoogle Docsは編集するために作られています。PDFも編集はできますが、流れる段落ではなく位置の決まったテキストを保存しているので、扱いにくいです。
  • 共同作業：Google Docsでは、何人かが同じ最新のコピーを同時に編集できます。WordでもOneDriveやSharePointを通せば同じことができますが、今でも.docxファイルをメールでやり取りする人が多くいます。PDFはたいてい、1人の人が仕上げたコピーです。
  • 保存場所：.docxや.pdfは端末の中のファイルです。Google DocsはGoogleアカウントの中にあり、リンクと権限で共有されます。

Wordが合う場面

自分が主な書き手で、スタイル、見出し、表、脚注、目次、職場のテンプレートまで細かく管理したいときはWordを使いましょう。オフラインで使えますし、.docxはほかのツールの多くが確実に読み書きできる形式です。

相手がテキストを変更する必要があるときも、Wordが合う形式です。たとえば賃貸契約書を作っている大家さんは、.docxを送ってくれれば、あなたが「変更履歴の記録」で修正を提案できます。双方が合意したら、署名用にPDFにします。

Google Docsが合う場面

チームの報告書、議事録、委員会の提案書など、みんなで作る文書にはGoogle Docsを使いましょう。全員が1つの最新のコピーを編集し、コメントはテキストの横に付き、変更履歴で誰が何を変えたかがわかります。「提案」モードは「変更履歴の記録」と同じように使えます。

注意点は、誰かのGoogleアカウントの中にあること、事前にオフラインモードを設定していなければネット接続が必要なこと、そして複雑なレイアウトはWordより難しいことです。完成したら、「ファイル」→「ダウンロード」→「PDFドキュメント（.pdf）」で最終版を送りましょう。

PDFで送るべきとき

文書が完成して、もう変わるべきではなくなった時点でPDFを送りましょう。請求書、見積書、署名済みの契約書、給与明細、印刷所に出す報告書、入力済みのフォームなどです。相手がスマホ、Mac、古い会社のパソコンのどれで開いても、あなたが見ているのとまったく同じものが見えます。

  • 請求書、領収書、給与明細：数字やレイアウトがずれないようにPDFで。
  • 契約書や賃貸契約書：Wordで下書きし、最終版はPDFで署名して共有します。
  • 履歴書：PDFならレイアウトが保たれます。求人サイトや採用担当者から.docxを求められたら、求められた形式で送ってください。選考システムによってはWordファイルのほうが読み取りやすいからです。
  • 印刷するもの：確認したとおりの改ページで印刷所に届くようにPDFで。
  • 相手が編集しなければならないもの：PDFではありません。代わりにWordファイルを送るか、Google Docsを共有してください。
PDFは鍵ではありません。誰にも変更できないと思ってPDFを送る人がよくいますが、PDFエディターがあれば誰でもテキストを追加したり覆ったりできます。PDFが固定するのはレイアウトで、内容ではありません。送った後に文書が変わっていないことを示す必要があるなら、それはファイル形式ではなくデジタル署名の役目です。

形式を変換する手順

どの形式に決めても、後から変えられます。いちばんきれいに変換できるのは、たいていファイルを作ったアプリです。元のレイアウトを知っているからです。

  1. WordからPDF：Wordで「ファイル」→「名前を付けて保存」（または「エクスポート」）を選び、PDFを選びます。レイアウト、表、画像がそのまま保たれます。
  2. Google DocsからPDF：「ファイル」→「ダウンロード」→「PDFドキュメント（.pdf）」。
  3. WordなしでWordからPDF：Kopitiamの「ファイルをPDFに変換」を開き、.docxをドロップして「PDFに変換してダウンロード」を押します。テキスト、見出し、太字・斜体を保ったまま、すっきりしたA4のページにします。表、段組み、画像は簡略化されるので、レイアウトが大事なときはWord自体の書き出しを使ってください。
  4. 画像からPDF：同じ「ファイルをPDFに変換」ツールで、JPGかPNGのファイルを1つ以上追加し、ページサイズ（「画像に合わせる」「A4」「レター」）を選んで、1つのPDFとしてダウンロードします。
  5. PDFからWordに戻す：Kopitiamの「PDF Word・テキスト変換」を開き、「書き出し形式」で「Word（.docx）」を選んで「抽出してダウンロード」を押します。文字が読む順に並んだ、編集できる文書ができます。レイアウト、表、画像は再現されません。

GoogleドライブでもPDFをGoogle Docsで開けますし、最近のパソコン版のWordもPDFを開いて変換できます。複雑なレイアウトでは結果にばらつきがあるので、変換したファイルを頼りにする前に確認してください。

うまくいかないとき

  • PDFから変換したWordファイルが空、または選択できるテキストが見つからないと表示される：そのPDFはスキャンで、ページを写した画像にすぎません。取り出せるテキストがないのです。先にOCR（文字認識）が必要です。または、必要な部分だけ打ち直してください。
  • 変換したWordファイルの見た目が素っ気ない：テキストの書き出しなので、それが普通です。日付や数字を1つ直したいだけなら、Wordで作り直すよりPDFを編集したほうが早いです。
  • パスワードがかかっていてPDFが開けない：Kopitiamはまだロックされたファイルを開けません。PDFリーダーでパスワードを入れて開き、「印刷」→「PDFとして保存」でロックのないコピーを作って、それを使ってください。
  • ほかの人がWordファイルを開くとレイアウトが崩れる：相手のパソコンにフォントがないか、ページ設定が違います。レイアウトが大事なものはPDFで送ってください。
  • .docxを変換した後、一部の文字が四角や疑問符になる：Kopitiamの変換ツールは、使えるフォントがなかった文字を教えてくれます。その行を確認するか、代わりにWordから書き出してください。

完成したPDFを少しだけ直す

手元にPDFしかないこともあります。役所のフォーム、業者からの見積書、誰かがすでに書き出した契約書などです。1か所の変更のためにWordに戻るのは、手間に見合わないことがよくあります。

Kopitiamの「PDF編集」ツールなら、よくあるケースに対応できます。「テキスト」はページのどこにでも新しいテキストを追加します。「修正・書き換え」は言葉の上に同じ色の四角を置き、その上に編集できるテキストボックスを載せるので、誤字や日付の修正に向いています。「署名」では署名を手書きでき、「自動入力」はフォームの入力できる欄を見つけます。ただし「修正・書き換え」は古いテキストを削除するのではなく隠すだけなので、元の言葉はその下でファイルに残っています。機密性の高いテキストを取り除くには、代わりに本当に削除する「PDF墨消し」を使ってください。

段落をまるごと書き直すなら、元のファイルに戻りましょう。送り主にWordファイルを頼むか、PDFをWordに変換してレイアウトを作り直してください。PDFエディターは、最後の小さな手直しのためのものです。

変換や編集はプライバシーが守られますか？

「ファイルをPDFに変換」や「PDF Word・テキスト変換」を含め、KopitiamのPDFツールはすべてブラウザで動きます。ファイルはサーバーにアップロードされず、ページを読み込んだ後なら、接続が切れてもツールは動き続けます。ただひとつの例外は一部の非ラテン文字のテキストで、初めて使うときにKopitiamからフォントをダウンロードする必要がある場合があります。アカウントも透かしもありません。とても大きなファイルの上限は端末のメモリだけなので、ノートパソコンなら楽に処理できる大きなスキャンでも、古いスマホでは苦労することがあります。