Jawapan ringkasnya: tulis dalam Word atau Google Docs, hantar sebagai PDF. Word dan Google Docs untuk dokumen yang masih berubah. Ia mengalirkan semula teks semasa anda menaip, menjejak suntingan dan membolehkan orang lain mengusahakannya. PDF untuk dokumen yang sudah siap dan mesti kelihatan sama bagi semua orang yang membukanya, pada mana-mana peranti.

Jadi soalannya bukan format mana yang lebih baik. Soalannya ialah dokumen itu berada di peringkat mana. Gunakan Word jika anda menulis seorang diri, Google Docs jika beberapa orang menulis bersama, dan PDF apabila ia sudah siap. Selebihnya panduan ini membincangkan kes di mana peraturan itu perlu difikirkan semula.

Beza sebenar antara ketiga-tiganya

  • Susun atur. Word dan Google Docs mengalirkan semula teks: tukar fon, saiz halaman atau pencetak dan baris-barisnya beralih. PDF menetapkan setiap perkataan pada satu tempat di halaman, jadi halaman 3 tetap halaman 3 di mana-mana.
  • Fon. Fail Word menggunakan fon yang dipasang pada komputer yang membukanya. Jika sesuatu fon tiada, fon lain digunakan sebagai ganti dan susun atur boleh beralih. PDF biasanya membawa fonnya di dalam fail.
  • Suntingan. Word dan Google Docs dibina untuk menyunting. PDF boleh disunting, tetapi ia janggal, kerana ia menyimpan teks yang diletakkan pada kedudukan tertentu, bukan perenggan yang mengalir.
  • Kerjasama. Google Docs membolehkan beberapa orang menyunting salinan langsung yang sama serentak. Word juga boleh melakukannya melalui OneDrive atau SharePoint, tetapi ramai orang masih menghantar fail .docx berulang-alik melalui e-mel. PDF biasanya salinan siap milik seorang.
  • Tempat ia disimpan. Fail .docx atau .pdf ialah fail dalam peranti anda. Google Doc disimpan dalam akaun Google dan dikongsi melalui pautan dan kebenaran.

Bila Word pilihan yang betul

Gunakan Word apabila anda penulis utama dan anda mahu kawalan penuh: gaya, tajuk, jadual, nota kaki, isi kandungan, templat daripada pejabat anda. Ia berfungsi di luar talian, dan .docx ialah format yang paling boleh dipercayai untuk dibaca dan ditulis oleh kebanyakan alat lain.

Word juga format yang betul apabila pihak lain perlu mengubah teks. Tuan rumah yang mendraf perjanjian sewa, sebagai contoh, boleh menghantar .docx supaya anda boleh mencadangkan suntingan dengan Track Changes. Apabila kedua-dua pihak bersetuju, ia dijadikan PDF untuk ditandatangani.

Bila Google Docs pilihan yang betul

Gunakan Google Docs apabila dokumen itu usaha berkumpulan: laporan pasukan, catatan mesyuarat, cadangan jawatankuasa. Semua orang menyunting satu salinan langsung, komen terletak di sebelah teks, dan sejarah versi menunjukkan siapa mengubah apa. Mod Mencadangkan berfungsi seperti Track Changes.

Kelemahannya: ia disimpan dalam akaun Google seseorang, ia memerlukan sambungan internet melainkan mod luar talian telah disediakan lebih awal, dan susun atur yang kompleks lebih sukar dibuat berbanding dalam Word. Apabila siap, gunakan Fail, kemudian Muat turun, kemudian Dokumen PDF (.pdf) untuk menghantar salinan akhir.

Bila perlu hantar PDF

Hantar PDF sebaik sahaja dokumen itu muktamad dan tidak sepatutnya berubah: invois, sebut harga, perjanjian yang sudah ditandatangani, slip gaji, laporan yang akan dihantar ke kedai cetak, borang yang telah anda isi. Penerima melihat sama seperti yang anda lihat, sama ada mereka membukanya pada telefon, Mac atau PC pejabat yang lama.

  • Invois, resit dan slip gaji: PDF, supaya angka dan susun atur tidak boleh beralih.
  • Kontrak dan perjanjian sewa: draf dalam Word, tandatangan dan kongsi versi akhir sebagai PDF.
  • CV atau resume: PDF mengekalkan susun atur anda. Jika portal kerja atau perekrut meminta .docx, hantar apa yang mereka minta, kerana sesetengah sistem saringan membaca fail Word dengan lebih mudah.
  • Apa-apa untuk dicetak: PDF, supaya pencetak mendapat pemisah halaman yang sama seperti yang anda semak.
  • Sesuatu yang perlu disunting oleh pembaca: bukan PDF. Hantar fail Word atau kongsi Google Doc itu sebaliknya.
PDF bukan kunci. Ramai orang menghantar PDF dengan sangkaan tiada siapa boleh mengubahnya. Sesiapa yang ada editor PDF boleh menambah atau menutup teks. PDF menetapkan susun atur, bukan kandungan. Jika anda perlu menunjukkan bahawa dokumen tidak berubah sejak anda menghantarnya, itu tugas tandatangan digital, bukan format fail.

Menukar antara format, langkah demi langkah

Anda tidak pernah terikat. Penukaran terbaik biasanya dibuat oleh aplikasi yang menghasilkan fail itu, kerana ia tahu susun atur asalnya.

  1. Word ke PDF: dalam Word, gunakan Fail, kemudian Simpan Sebagai (atau Eksport), dan pilih PDF. Ini mengekalkan susun atur, jadual dan gambar anda dengan tepat.
  2. Google Docs ke PDF: Fail, kemudian Muat turun, kemudian Dokumen PDF (.pdf).
  3. Word ke PDF tanpa Word: buka alat Tukar ke PDF Kopitiam, lepaskan fail .docx dan tekan Tukar & muat turun PDF. Ia mengekalkan teks, tajuk dan huruf tebal atau condong pada halaman A4 yang kemas. Jadual, lajur dan gambar dipermudah, jadi gunakan eksport Word sendiri apabila susun atur penting.
  4. Gambar ke PDF: dalam alat Tukar ke PDF yang sama, tambah satu atau lebih fail JPG atau PNG, pilih saiz halaman (Ikut saiz gambar, Halaman A4 atau Halaman Letter) dan muat turun satu PDF.
  5. PDF kembali ke Word: buka PDF ke Word & teks Kopitiam, pilih Word (.docx) di bawah Eksport sebagai, dan tekan Ekstrak & muat turun. Anda mendapat dokumen yang boleh disunting dengan perkataan mengikut urutan bacaan. Susun atur, jadual dan gambar tidak dibina semula.

Google Drive juga boleh membuka PDF dengan Google Docs, dan versi desktop Word yang terkini boleh membuka PDF dan menukarnya. Hasilnya berbeza-beza untuk susun atur yang kompleks, jadi semak fail yang ditukar sebelum anda bergantung padanya.

Bila ada masalah

  • Fail daripada PDF ke Word kosong atau alat itu menyatakan tiada teks boleh dipilih ditemui. PDF itu imbasan, iaitu sekadar gambar halaman. Tiada teks untuk dikeluarkan. Anda perlukan OCR (pengecaman teks) dahulu, atau anda boleh menaip semula bahagian yang anda perlukan.
  • Fail Word yang ditukar kelihatan ringkas. Itu memang dijangka daripada eksport teks. Jika anda hanya perlu membetulkan tarikh atau angka, menyunting PDF lebih cepat daripada membinanya semula dalam Word.
  • PDF tidak boleh dibuka kerana ada kata laluan. Kopitiam belum boleh membuka PDF yang berkunci. Buka fail itu dengan kata laluannya dalam pembaca PDF anda, gunakan Cetak dan kemudian Simpan sebagai PDF untuk membuat salinan tidak berkunci, dan gunakan salinan itu.
  • Susun atur melompat apabila orang lain membuka fail Word anda. Mereka tiada fon tertentu atau tetapan halaman mereka berbeza. Hantar PDF untuk apa-apa yang susun aturnya penting.
  • Sesetengah aksara muncul sebagai kotak atau tanda soal selepas menukar .docx. Penukar Kopitiam memberitahu anda aksara mana yang tiada fon yang boleh digunakannya. Semak baris-baris itu, atau eksport daripada Word sebaliknya.

Perubahan kecil pada PDF yang sudah siap

Kadangkala anda hanya ada PDF: borang daripada pejabat kerajaan, sebut harga daripada pembekal, perjanjian yang sudah dieksport oleh orang lain. Kembali ke Word untuk satu perubahan selalunya lebih banyak kerja daripada nilainya.

Alat Sunting PDF Kopitiam mengendalikan kes yang biasa. Teks menambah teks baharu di mana-mana pada halaman. Tutup & ganti meletakkan kotak berwarna sepadan di atas sesuatu perkataan dan kotak teks yang boleh disunting di atasnya, sesuai untuk membetulkan salah taip atau tarikh. Tandatangan membolehkan anda melukis tandatangan, dan Isi auto mencari ruangan boleh diisi pada borang. Ambil perhatian bahawa Tutup & ganti menyorokkan teks lama dan bukan memadamnya, jadi perkataan asal masih ada dalam fail di bawahnya. Untuk membuang teks sensitif, gunakan Hitamkan sebaliknya, yang benar-benar membuangnya.

Jika anda menulis semula perenggan penuh, kembali ke sumbernya. Minta fail Word daripada pengirim, atau tukar PDF ke Word dan bina semula susun aturnya. Editor PDF adalah untuk sentuhan akhir yang kecil.

Adakah menukar dan menyunting itu peribadi?

Setiap alat PDF Kopitiam, termasuk Tukar ke PDF dan PDF ke Word & teks, berjalan dalam pelayar anda. Fail anda tidak dimuat naik ke pelayan, dan alat-alat itu terus berfungsi jika sambungan anda terputus selepas halaman dimuatkan. Satu-satunya pengecualian ialah teks dalam sesetengah tulisan bukan Latin, yang mungkin memerlukan fon dimuat turun daripada Kopitiam kali pertama ia digunakan. Tiada akaun dan tiada tera air. Fail yang sangat besar hanya dihadkan oleh memori peranti anda, jadi telefon yang lebih lama mungkin bergelut dengan imbasan besar yang mudah dikendalikan oleh komputer riba.