Краткият отговор: пишете в Word или Google Docs, изпращайте като PDF. Word и Google Docs са за документ, който все още се променя. Те пренареждат текста, докато пишете, проследяват промените и позволяват на други хора да работят по него. PDF е за документ, който е завършен и трябва да изглежда еднакво за всеки, който го отвори, на всяко устройство.

Така че въпросът не е кой формат е по-добър. Въпросът е на какъв етап е документът. Използвайте Word, ако пишете сами, Google Docs, ако няколко души пишат заедно, и PDF, когато е готов. Останалата част от това ръководство обхваща случаите, в които това правило изисква повече мисъл.

По какво всъщност се различават трите

  • Оформление. Word и Google Docs пренареждат текста: сменете шрифта, размера на страницата или принтера и редовете се преместват. PDF закрепва всяка дума на място на страницата, така че страница 3 е страница 3 навсякъде.
  • Шрифтове. Word файлът използва шрифтовете, инсталирани на компютъра, който го отваря. Ако шрифт липсва, се заменя с друг и оформлението може да се измести. PDF обикновено носи шрифтовете си във файла.
  • Редактиране. Word и Google Docs са създадени за редактиране. PDF може да се редактира, но е неудобно, защото съхранява позициониран текст, а не течащи абзаци.
  • Съвместна работа. Google Docs позволява на няколко души да редактират едно и също живо копие едновременно. Word също го може чрез OneDrive или SharePoint, но много хора все още си пращат .docx файлове по имейл напред-назад. PDF обикновено е завършеното копие на един човек.
  • Къде се намира. Файлът .docx или .pdf е на устройството ви. Google документът се намира в профил в Google и се споделя чрез връзка и разрешения.

Кога Word е правилният избор

Използвайте Word, когато сте основният автор и искате пълен контрол: стилове, заглавия, таблици, бележки под линия, съдържание, шаблони от офиса ви. Работи без връзка, а .docx е форматът, който повечето други инструменти четат и записват надеждно.

Word е правилният формат и когато другата страна трябва да промени текста. Наемодател, който подготвя договор за наем, например, може да изпрати .docx, за да предложите промени с проследяване на промените (Track Changes). След като двете страни се съгласят, той става PDF за подписване.

Кога Google Docs е правилният избор

Използвайте Google Docs, когато документът е общо усилие: екипен отчет, бележки от среща, предложение на комисия. Всички редактират едно живо копие, коментарите стоят до текста, а историята на версиите показва кой какво е променил. Режимът за предлагане работи като проследяването на промените.

Компромисите са, че се намира в нечий профил в Google, изисква връзка, освен ако предварително не е настроен режим без връзка, а сложните оформления са по-трудни, отколкото в Word. Когато е готов, използвайте „Файл“, после „Изтегляне“, после „PDF документ (.pdf)“, за да изпратите окончателното копие.

Кога да изпратите PDF

Изпратете PDF в момента, в който документът е окончателен и не бива да се променя: фактура, оферта, подписано споразумение, фиш за заплата, отчет, който отива за печат, формуляр, който сте попълнили. Получателят вижда точно това, което виждате вие, независимо дали го отваря на телефон, Mac или стар офис компютър.

  • Фактури, касови бележки и фишове за заплата: PDF, за да не могат числата и оформлението да се изместят.
  • Договори и договори за наем: чернова в Word, подписване и споделяне на окончателната версия като PDF.
  • CV или автобиография: PDF запазва оформлението ви. Ако портал за работа или рекрутър поиска .docx, изпратете каквото искат, защото някои системи за подбор четат Word файлове по-лесно.
  • Всичко за печат: PDF, за да получи печатницата същите прекъсвания на страниците, които сте проверили.
  • Нещо, което читателят трябва да редактира: не PDF. Изпратете Word файла или споделете Google документа.
PDF не е ключалка. Хората често изпращат PDF с мисълта, че никой не може да го промени. Всеки с PDF редактор може да добави или покрие текст. PDF закрепва оформлението, а не съдържанието. Ако трябва да покажете, че документът не е променян, откакто сте го изпратили, това е работа на цифровия подпис, а не на файловия формат.

Конвертиране между тях стъпка по стъпка

Никога не сте заключени. Най-доброто конвертиране обикновено се прави от приложението, което е създало файла, защото то познава оригиналното оформление.

  1. Word в PDF: в Word използвайте „Файл“, после „Запиши като“ (или „Експортиране“) и изберете PDF. Така оформлението, таблиците и изображенията се запазват точно.
  2. Google Docs в PDF: „Файл“, после „Изтегляне“, после „PDF документ (.pdf)“.
  3. Word в PDF без Word: отворете „Конвертиране в PDF“ на Kopitiam, пуснете .docx файла и натиснете „Конвертирай и изтегли PDF“. Запазва текста, заглавията и удебеления или курсивния текст на изчистени страници A4. Таблиците, колоните и изображенията се опростяват, затова използвайте собствения експорт на Word, когато оформлението има значение.
  4. Изображения в PDF: в същия инструмент „Конвертиране в PDF“ добавете един или повече JPG или PNG файла, изберете размер на страницата („По изображението“, „A4“ или „Letter“) и изтеглете един PDF.
  5. PDF обратно в Word: отворете „PDF в Word и текст“ на Kopitiam, изберете „Word (.docx)“ под „Експорт като“ и натиснете „Извлечи и изтегли“. Получавате редактируем документ с думите в реда на четене. Оформлението, таблиците и изображенията не се възстановяват.

Google Drive също може да отвори PDF с Google Docs, а последните версии на Word за компютър могат да отворят PDF и да го конвертират. Резултатите варират при сложни оформления, затова проверете конвертирания файл, преди да разчитате на него.

Когато нещо се обърка

  • Word файлът от PDF е празен или инструментът казва, че не е открит селектируем текст. PDF файлът е скан, тоест просто картинки на страници. Няма текст за изваждане. Първо ви трябва OCR (разпознаване на текст) или можете да напишете наново нужните части.
  • Конвертираният Word файл изглежда семпъл. Това е очаквано от експорт на текст. Ако трябва само да поправите дата или число, редактирането на PDF е по-бързо, отколкото изграждането наново в Word.
  • PDF файлът не се отваря, защото има парола. Kopitiam все още не може да отваря заключени PDF файлове. Отворете го с паролата в програмата си за PDF, използвайте „Печат“, после „Запазване като PDF“, за да направите отключено копие, и използвайте него.
  • Оформлението подскача, когато някой друг отвори Word файла ви. Липсва му шрифт или има различни настройки на страницата. Изпращайте PDF за всичко, при което оформлението има значение.
  • Някои знаци се показват като квадратчета или въпросителни след конвертиране на .docx. Конверторът на Kopitiam ви казва за кои знаци не е намерил шрифт, който да използва. Проверете тези редове или експортирайте от Word.

Малки промени в завършен PDF

Понякога имате само PDF: формуляр от държавна служба, оферта от доставчик, споразумение, което някой вече е експортирал. Връщането към Word заради една промяна често е повече работа, отколкото си струва.

Инструментът „Редактиране на PDF“ на Kopitiam се справя с честите случаи. „Текст“ добавя нов текст навсякъде на страницата. „Покриване и замяна“ поставя правоъгълник в същия цвят върху дума и слага редактируемо текстово поле отгоре, което е подходящо за поправяне на правописна грешка или дата. „Подпис“ ви позволява да нарисувате подпис, а „Попълни“ открива попълваемите полета във формуляр. Имайте предвид, че „Покриване и замяна“ скрива стария текст, а не го изтрива, така че оригиналните думи все още са във файла отдолу. За премахване на чувствителен текст използвайте „Заличаване в PDF“, което наистина го премахва.

Ако пренаписвате цели абзаци, върнете се към източника. Поискайте Word файла от изпращача или конвертирайте PDF в Word и изградете оформлението наново. PDF редакторът е за малки, финални щрихи.

Поверителни ли са конвертирането и редактирането?

Всеки PDF инструмент на Kopitiam, включително „Конвертиране в PDF“ и „PDF в Word и текст“, работи в браузъра ви. Файлът ви не се качва на сървър, а инструментите продължават да работят, ако връзката ви прекъсне, след като страницата се е заредила. Единственото изключение е текстът на някои нелатински писмености, за който може да е нужен шрифт, изтеглен от Kopitiam първия път, когато се използва. Няма профил и няма воден знак. Много големите файлове са ограничени само от паметта на устройството ви, така че по-стар телефон може да се затрудни с голям скан, с който лаптопът се справя лесно.