Devo inviare un documento in PDF o in Word?

Invia un PDF quando il documento è definitivo e deve apparire uguale per tutti. Invia un file Word solo quando vuoi che il destinatario lo modifichi, o quando chiede espressamente un .docx. Nel dubbio, la regola è: modifica in Word, invia in PDF.

Un PDF è più sicuro di un documento Word?

Non di per sé. Un PDF mantiene fissa l’impaginazione, ma chiunque abbia un editor PDF può aggiungere o coprire testo. Per dimostrare che un documento non è cambiato da quando è stato inviato serve una firma digitale, e per tenerlo privato devi controllare chi lo riceve.

Perché il mio documento Word appare diverso sul computer di qualcun altro?

Word ridistribuisce il testo usando i font e le impostazioni di pagina del computer che lo apre. Se un font manca, ne viene usato uno sostitutivo e righe e interruzioni di pagina si spostano. Esportare in PDF fissa l’impaginazione per ogni lettore.

Posso trasformare di nuovo un PDF in un documento Word modificabile?

Sì, se il PDF contiene testo vero. PDF in Word e testo di Kopitiam ti dà un .docx con le parole nell’ordine di lettura, ma non l’impaginazione, le tabelle o le immagini originali. Un PDF scansionato non ha testo da estrarre, quindi prima serve l’OCR.

Per un progetto di gruppo è meglio Google Docs o Word?

Google Docs di solito è più semplice, perché tutti modificano una sola copia dal vivo nel browser, con commenti e cronologia delle versioni. Anche Word funziona se il file è condiviso tramite OneDrive o SharePoint. È mandandosi copie .docx avanti e indietro via email che le versioni si perdono.

PDF, Word o Google Docs: quale usare?

La risposta breve: scrivi in Word o Google Docs, invia in PDF. Word e Google Docs servono per un documento che sta ancora cambiando. Ridistribuiscono il testo mentre scrivi, tengono traccia delle modifiche e permettono ad altre persone di lavorarci. Un PDF serve per un documento finito che deve apparire uguale per chiunque lo apra, su qualsiasi dispositivo.

Quindi la domanda non è quale formato sia migliore, ma in quale fase si trova il documento. Usa Word se scrivi da solo, Google Docs se scrivete in tanti insieme, e PDF quando è finito. Il resto di questa guida copre i casi in cui la regola merita una seconda riflessione.

In cosa sono davvero diversi

Impaginazione. Word e Google Docs ridistribuiscono il testo: cambi font, formato pagina o stampante e le righe si spostano. Un PDF fissa ogni parola in un punto della pagina, quindi pagina 3 è pagina 3 ovunque.
Font. Un file Word usa i font installati sul computer che lo apre. Se un font manca, ne viene usato un altro e l’impaginazione può spostarsi. Un PDF di solito contiene i suoi font dentro il file.
Modifica. Word e Google Docs sono fatti per modificare. Un PDF si può modificare, ma è scomodo, perché contiene testo posizionato e non paragrafi che scorrono.
Collaborazione. Google Docs permette a più persone di modificare la stessa copia dal vivo nello stesso momento. Word lo fa tramite OneDrive o SharePoint, ma molti si mandano ancora file .docx avanti e indietro via email. Un PDF di solito è la copia finita di una persona.
Dove si trova. Un .docx o un .pdf è un file sul tuo dispositivo. Un documento Google sta in un account Google e si condivide con link e autorizzazioni.

Quando Word è la scelta giusta

Usa Word quando sei l’autore principale e vuoi il pieno controllo: stili, titoli, tabelle, note a piè di pagina, un sommario, i modelli del tuo ufficio. Funziona offline, e .docx è il formato che la maggior parte degli altri strumenti legge e scrive in modo affidabile.

Word è anche il formato giusto quando l’altra parte deve cambiare il testo. Un padrone di casa che prepara un contratto di locazione, per esempio, può inviare un .docx così puoi proporre modifiche con Revisioni. Quando entrambe le parti sono d’accordo, diventa un PDF da firmare.

Quando Google Docs è la scelta giusta

Usa Google Docs quando il documento è un lavoro di gruppo: un report del team, appunti di una riunione, una proposta di un comitato. Tutti modificano una sola copia dal vivo, i commenti stanno accanto al testo e la cronologia delle versioni mostra chi ha cambiato cosa. La modalità Suggerimento funziona come Revisioni.

I compromessi sono che sta nell’account Google di qualcuno, richiede una connessione a meno che la modalità offline non sia stata impostata prima, e le impaginazioni complesse sono più difficili che in Word. Quando è finito, usa File, poi Scarica, poi Documento PDF (.pdf) per inviare la copia definitiva.

Quando inviare un PDF

Invia un PDF nel momento in cui il documento è definitivo e non deve cambiare: una fattura, un preventivo, un accordo firmato, una busta paga, un report che va in stampa, un modulo che hai compilato. Il destinatario vede esattamente quello che vedi tu, che lo apra su un telefono, un Mac o un vecchio PC d’ufficio.

Fatture, ricevute e buste paga: PDF, così numeri e impaginazione non possono spostarsi.
Contratti e contratti di locazione: bozza in Word, firma e condivisione della versione definitiva in PDF.
Un CV o curriculum: il PDF mantiene la tua impaginazione. Se un portale di lavoro o un selezionatore chiede un .docx, invia quello che chiedono, perché alcuni sistemi di selezione leggono più facilmente i file Word.
Tutto ciò che va stampato: PDF, così la tipografia riceve le stesse interruzioni di pagina che hai controllato.
Qualcosa che il lettore deve modificare: non un PDF. Invia invece il file Word o condividi il documento Google.

Un PDF non è un lucchetto. Spesso si invia un PDF pensando che nessuno possa cambiarlo. Chiunque abbia un editor PDF può aggiungere o coprire testo. Un PDF fissa l’impaginazione, non il contenuto. Se devi dimostrare che un documento non è cambiato da quando l’hai inviato, quello è il compito di una firma digitale, non del formato del file.

Convertire da un formato all’altro, passo dopo passo

Non sei mai bloccato. La conversione migliore di solito la fa l’app che ha creato il file, perché conosce l’impaginazione originale.

Da Word a PDF: in Word, usa File, poi Salva con nome (o Esporta), e scegli PDF. Così mantieni esattamente impaginazione, tabelle e immagini.
Da Google Docs a PDF: File, poi Scarica, poi Documento PDF (.pdf).
Da Word a PDF senza Word: apri Convertire in PDF di Kopitiam, trascina dentro il .docx e premi Converti e scarica PDF. Mantiene testo, titoli e grassetto o corsivo su pagine A4 pulite. Tabelle, colonne e immagini vengono semplificate, quindi usa l’esportazione di Word quando l’impaginazione conta.
Da immagini a PDF: nello stesso strumento Convertire in PDF, aggiungi uno o più file JPG o PNG, scegli un formato pagina (Come l’immagine, Pagina A4 o Pagina Letter) e scarica un unico PDF.
Da PDF di nuovo a Word: apri PDF in Word e testo di Kopitiam, scegli Word (.docx) in Esporta come e premi Estrai e scarica. Ottieni un documento modificabile con le parole nell’ordine di lettura. Impaginazione, tabelle e immagini non vengono ricostruite.

Anche Google Drive può aprire un PDF con Google Docs, e le versioni desktop recenti di Word possono aprire un PDF e convertirlo. Con le impaginazioni complesse i risultati variano, quindi controlla il file convertito prima di farci affidamento.

Quando qualcosa va storto

Il file Word ottenuto dal PDF è vuoto, o lo strumento dice che non è stato trovato testo selezionabile. Il PDF è una scansione, cioè solo immagini di pagine. Non c’è testo da estrarre. Ti serve prima l’OCR (riconoscimento del testo), oppure puoi riscrivere le parti che ti servono.
Il file Word convertito sembra spoglio. È normale per un’esportazione del testo. Se devi solo correggere una data o una cifra, modificare il PDF è più veloce che ricostruirlo in Word.
Il PDF non si apre perché ha una password. Per ora Kopitiam non può aprire i PDF bloccati. Aprilo con la sua password nel tuo lettore PDF, usa Stampa, poi Salva come PDF per creare una copia sbloccata, e usa quella copia.
L’impaginazione salta quando qualcun altro apre il tuo file Word. Gli manca un font o ha impostazioni di pagina diverse. Invia un PDF per tutto ciò in cui l’impaginazione conta.
Alcuni caratteri appaiono come quadratini o punti interrogativi dopo aver convertito un .docx. Il convertitore di Kopitiam ti dice quali caratteri non avevano un font utilizzabile. Controlla quelle righe, oppure esporta da Word.

Piccole modifiche a un PDF finito

A volte hai solo il PDF: un modulo di un ufficio pubblico, un preventivo di un fornitore, un accordo che qualcuno ha già esportato. Tornare a Word per una sola modifica spesso è più lavoro di quanto valga.

Lo strumento Modifica PDF di Kopitiam copre i casi comuni. Testo aggiunge nuovo testo in qualsiasi punto della pagina. Copri e sostituisci mette un riquadro di colore abbinato sopra una parola e ci posa sopra una casella di testo modificabile, il che va bene per correggere un errore di battitura o una data. Firma ti permette di disegnare una firma, e Compila trova i campi compilabili di un modulo. Tieni presente che Copri e sostituisci nasconde il vecchio testo invece di eliminarlo, quindi le parole originali sono ancora nel file, sotto. Per rimuovere testo riservato, usa invece Oscurare, che lo rimuove davvero.

Se stai riscrivendo interi paragrafi, torna all’origine. Chiedi al mittente il file Word, oppure converti il PDF in Word e ricostruisci l’impaginazione. Un editor PDF serve per piccoli ritocchi finali.

Convertire e modificare è privato?

Ogni strumento PDF di Kopitiam, compresi Convertire in PDF e PDF in Word e testo, funziona nel browser. Il tuo file non viene caricato su un server, e gli strumenti continuano a funzionare se la connessione cade dopo il caricamento della pagina. L’unica eccezione è il testo in alcuni alfabeti non latini, che può richiedere un font scaricato da Kopitiam la prima volta che viene usato. Non ci sono account né filigrane. I file molto grandi sono limitati solo dalla memoria del tuo dispositivo, quindi un telefono vecchio può faticare con una scansione grande che un portatile gestisce senza problemi.