En bref : rédigez dans Word ou Google Docs, envoyez en PDF. Word et Google Docs servent aux documents qui évoluent encore. Ils recomposent le texte pendant la saisie, suivent les modifications et permettent à d’autres d’y travailler. Un PDF sert aux documents terminés qui doivent s’afficher de la même façon pour tous ceux qui les ouvrent, sur n’importe quel appareil.

La question n’est donc pas de savoir quel format est le meilleur, mais à quelle étape en est le document. Utilisez Word si vous rédigez seul, Google Docs si plusieurs personnes rédigent ensemble, et le PDF quand c’est terminé. La suite de ce guide couvre les cas où cette règle mérite réflexion.

Ce qui distingue vraiment les trois

  • Mise en page. Word et Google Docs recomposent le texte : changez la police, le format de page ou l’imprimante, et les lignes bougent. Un PDF fixe chaque mot à un endroit de la page : la page 3 est la page 3 partout.
  • Polices. Un fichier Word utilise les polices installées sur l’ordinateur qui l’ouvre. S’il manque une police, une autre la remplace et la mise en page peut se décaler. Un PDF contient en général ses polices dans le fichier.
  • Modification. Word et Google Docs sont faits pour modifier. Un PDF peut être modifié, mais c’est malcommode, car il stocke du texte positionné plutôt que des paragraphes qui se recomposent.
  • Collaboration. Google Docs permet à plusieurs personnes de modifier en même temps la même copie en direct. Word le permet aussi via OneDrive ou SharePoint, mais beaucoup de gens s’envoient encore des fichiers .docx par e-mail. Un PDF est en général la copie finale d’une seule personne.
  • Où il se trouve. Un .docx ou un .pdf est un fichier sur votre appareil. Un Google Doc se trouve dans un compte Google et se partage par lien et autorisations.

Quand Word est le bon choix

Utilisez Word quand vous êtes l’auteur principal et que vous voulez tout maîtriser : styles, titres, tableaux, notes de bas de page, table des matières, modèles de votre bureau. Il fonctionne hors ligne, et le .docx est le format que la plupart des autres outils lisent et écrivent de façon fiable.

Word est aussi le bon format quand l’autre partie doit modifier le texte. Un propriétaire qui rédige un contrat de location, par exemple, peut envoyer un .docx pour que vous proposiez des modifications avec le suivi des modifications. Une fois les deux parties d’accord, il devient un PDF à signer.

Quand Google Docs est le bon choix

Utilisez Google Docs quand le document est un travail collectif : un rapport d’équipe, un compte rendu de réunion, une proposition de comité. Tout le monde modifie une seule copie en direct, les commentaires sont à côté du texte, et l’historique des versions montre qui a changé quoi. Le mode suggestion fonctionne comme le suivi des modifications.

Les inconvénients : il se trouve dans le compte Google de quelqu’un, il faut une connexion sauf si le mode hors connexion a été configuré à l’avance, et les mises en page complexes sont plus difficiles que dans Word. Une fois terminé, utilisez Fichier, puis Télécharger, puis Document PDF (.pdf) pour envoyer la copie finale.

Quand envoyer un PDF

Envoyez un PDF dès que le document est final et ne doit plus changer : une facture, un devis, un contrat signé, une fiche de paie, un rapport destiné à l’imprimeur, un formulaire que vous avez rempli. Le destinataire voit exactement ce que vous voyez, qu’il l’ouvre sur un téléphone, un Mac ou un vieux PC de bureau.

  • Factures, reçus et fiches de paie : PDF, pour que les chiffres et la mise en page ne bougent pas.
  • Contrats et contrats de location : brouillon dans Word, puis signature et partage de la version finale en PDF.
  • Un CV : le PDF garde votre mise en page. Si un portail d’emploi ou un recruteur demande un .docx, envoyez ce qu’il demande, car certains systèmes de tri lisent plus facilement les fichiers Word.
  • Tout ce qui doit être imprimé : PDF, pour que l’imprimeur ait les mêmes sauts de page que ceux que vous avez vérifiés.
  • Quelque chose que le lecteur doit modifier : pas un PDF. Envoyez plutôt le fichier Word ou partagez le Google Doc.
Un PDF n’est pas un verrou. On envoie souvent un PDF en pensant que personne ne peut le modifier. N’importe qui disposant d’un éditeur PDF peut ajouter ou masquer du texte. Un PDF fige la mise en page, pas le contenu. Si vous devez prouver qu’un document n’a pas changé depuis son envoi, c’est le rôle d’une signature numérique, pas du format de fichier.

Convertir de l’un à l’autre, étape par étape

Vous n’êtes jamais coincé. La meilleure conversion est en général faite par l’application qui a créé le fichier, car elle connaît la mise en page d’origine.

  1. Word vers PDF : dans Word, utilisez Fichier, puis Enregistrer sous (ou Exporter), et choisissez PDF. Votre mise en page, vos tableaux et vos images sont conservés à l’identique.
  2. Google Docs vers PDF : Fichier, puis Télécharger, puis Document PDF (.pdf).
  3. Word vers PDF sans Word : ouvrez Convertir en PDF de Kopitiam, déposez le .docx et appuyez sur Convertir en PDF. Le texte, les titres, le gras et l’italique sont conservés sur des pages A4 nettes. Les tableaux, les colonnes et les images sont simplifiés : utilisez l’export de Word quand la mise en page compte.
  4. Images vers PDF : dans le même outil Convertir en PDF, ajoutez un ou plusieurs fichiers JPG ou PNG, choisissez un format de page (Taille de l’image, Page A4 ou Page Letter) et téléchargez un seul PDF.
  5. PDF vers Word : ouvrez PDF en Word et texte de Kopitiam, choisissez Word (.docx) sous Exporter en, et appuyez sur Extraire et télécharger. Vous obtenez un document modifiable avec les mots dans l’ordre de lecture. La mise en page, les tableaux et les images ne sont pas reconstruits.

Google Drive peut aussi ouvrir un PDF avec Google Docs, et les versions récentes de Word pour ordinateur peuvent ouvrir un PDF et le convertir. Les résultats varient avec les mises en page complexes : vérifiez le fichier converti avant de vous y fier.

Quand ça se passe mal

  • Le fichier Word issu du PDF est vide, ou l’outil indique qu’aucun texte sélectionnable n’a été trouvé. Le PDF est un scan, c’est-à-dire de simples images de pages. Il n’y a aucun texte à extraire. Il vous faut d’abord une OCR (reconnaissance de texte), ou vous pouvez retaper les passages dont vous avez besoin.
  • Le fichier Word converti a l’air sobre. C’est normal pour un export de texte. Si vous devez seulement corriger une date ou un chiffre, modifier le PDF est plus rapide que de le reconstruire dans Word.
  • Le PDF ne s’ouvre pas parce qu’il a un mot de passe. Kopitiam ne peut pas encore ouvrir les PDF verrouillés. Ouvrez-le avec son mot de passe dans votre lecteur PDF, utilisez Imprimer, puis Enregistrer au format PDF pour créer une copie déverrouillée, et utilisez cette copie.
  • La mise en page saute quand quelqu’un d’autre ouvre votre fichier Word. Il lui manque une police ou ses réglages de page sont différents. Envoyez un PDF pour tout ce dont la mise en page compte.
  • Certains caractères s’affichent sous forme de carrés ou de points d’interrogation après la conversion d’un .docx. Le convertisseur de Kopitiam vous indique quels caractères n’avaient aucune police utilisable. Vérifiez ces lignes, ou exportez plutôt depuis Word.

Petites modifications sur un PDF finalisé

Parfois, vous n’avez que le PDF : un formulaire d’une administration, un devis d’un fournisseur, un contrat que quelqu’un a déjà exporté. Revenir à Word pour une seule modification demande souvent plus d’efforts que ça n’en vaut la peine.

L’outil Modifier un PDF de Kopitiam couvre les cas courants. Texte ajoute du nouveau texte n’importe où sur la page. Masquer et remplacer pose sur un mot un cache de la même couleur et place dessus une zone de texte modifiable, ce qui convient pour corriger une faute de frappe ou une date. Signer vous permet de dessiner une signature, et Remplir trouve les champs à remplir d’un formulaire. Attention : Masquer et remplacer cache l’ancien texte au lieu de le supprimer, les mots d’origine sont donc toujours dans le fichier, en dessous. Pour supprimer un texte sensible, utilisez plutôt Caviarder, qui le supprime vraiment.

Si vous réécrivez des paragraphes entiers, revenez à la source. Demandez le fichier Word à l’expéditeur, ou convertissez le PDF en Word et reconstruisez la mise en page. Un éditeur PDF sert aux petites retouches finales.

Convertir et modifier, est-ce confidentiel ?

Tous les outils PDF de Kopitiam, y compris Convertir en PDF et PDF en Word et texte, fonctionnent dans votre navigateur. Votre fichier n’est pas envoyé sur un serveur, et les outils continuent de fonctionner si votre connexion tombe une fois la page chargée. La seule exception concerne le texte dans certaines écritures non latines, qui peut nécessiter le téléchargement d’une police depuis Kopitiam la première fois qu’elle est utilisée. Pas de compte, pas de filigrane. Les très gros fichiers ne sont limités que par la mémoire de votre appareil : un téléphone ancien peut peiner sur un gros scan qu’un ordinateur portable gère sans problème.