PDF、Word 和 Google Docs 怎么选：各自适合什么时候用
简单来说：用 Word 或 Google Docs 写，用 PDF 发。Word 和 Google Docs 适合还在修改中的文档。你打字时文字会自动重排，可以记录修改，也能让别人一起编辑。PDF 适合已经定稿、无论谁在什么设备上打开都必须一模一样的文档。
所以问题不在于哪种格式更好，而在于文档处于哪个阶段。一个人写就用 Word，几个人一起写就用 Google Docs，写完了就用 PDF。本文其余部分讲的是这条规则需要多想一想的情况。
三者到底有什么不同
- 版式。Word 和 Google Docs 会重排：换字体、换页面尺寸或换打印机，行就会移动。PDF 把每个字固定在页面上的某个位置，所以第 3 页在哪里打开都是第 3 页。
- 字体。Word 文件使用打开它的电脑上安装的字体。如果缺少某种字体，就会换成另一种，版式可能因此变动。PDF 通常把字体嵌在文件里。
- 编辑。Word 和 Google Docs 就是为编辑而设计的。PDF 也能编辑，但不方便，因为它存储的是定好位置的文字，而不是可以流动的段落。
- 协作。Google Docs 让几个人同时编辑同一份在线文档。Word 通过 OneDrive 或 SharePoint 也能做到，但很多人还是用电子邮件来回发送 .docx 文件。PDF 通常是某一个人的定稿。
- 存放位置。.docx 或 .pdf 是你设备上的一个文件。Google Doc 存放在某个 Google 账号里，通过链接和权限来共享。
什么时候该用 Word
当你是主要作者、想完全掌控文档时，就用 Word：样式、标题、表格、脚注、目录，还有公司的模板。它可以离线使用，而且 .docx 是其他工具读写最可靠的格式。
如果对方需要修改文字，Word 也是合适的格式。比如房东起草租房合约（tenancy agreement）时，可以发一份 .docx 给你，让你用“修订”功能提出修改。双方都同意后，再转成 PDF 签署。
什么时候该用 Google Docs
当文档需要多人合作完成时，就用 Google Docs：团队报告、会议记录、委员会提案。所有人编辑同一份在线文档，评论就在文字旁边，版本历史会显示谁改了什么。“建议”模式的作用和“修订”一样。
代价是：它存放在某个人的 Google 账号里；除非事先设置了离线模式，否则需要联网；复杂的版式也比 Word 难做。写完后，依次点击“文件”“下载”“PDF 文档 (.pdf)”，把定稿发出去。
什么时候该发 PDF
文档一旦定稿、不应再改动，就发 PDF：发票、报价单、已签署的协议、工资单、要送去打印的报告、你已填好的表格。无论对方在手机、Mac 还是办公室的旧电脑上打开，看到的都和你看到的完全一样。
- 发票、收据和工资单：用 PDF，数字和版式就不会变动。
- 合同和租房合约：用 Word 起草，签署和分享最终版本时用 PDF。
- 简历：PDF 能保住你的版式。如果求职网站或招聘人员要求 .docx，就按要求发，因为有些筛选系统更容易读取 Word 文件。
- 任何要打印的东西：用 PDF，打印店拿到的分页就和你检查过的一样。
- 需要对方编辑的东西：不要用 PDF。改为发送 Word 文件，或共享 Google Doc。
如何互相转换：分步说明
你永远不会被一种格式绑死。转换效果通常最好的，是生成这个文件的那个应用，因为它了解原来的版式。
- Word 转 PDF：在 Word 中依次点击“文件”“另存为”（或“导出”），选择 PDF。这样能原样保留版式、表格和图片。
- Google Docs 转 PDF：依次点击“文件”“下载”“PDF 文档 (.pdf)”。
- 没有 Word 也能把 Word 转 PDF：打开 Kopitiam 的“转换为 PDF”，拖入 .docx，按“转换并下载 PDF”。它会把文字、标题以及粗体或斜体保留在整洁的 A4 页面上。表格、分栏和图片会被简化，所以版式重要时，请用 Word 自带的导出功能。
- 图片转 PDF：在同一个“转换为 PDF”工具中，添加一张或多张 JPG 或 PNG 图片，选择页面尺寸（“适应图片”“A4 纸”或“Letter 纸”），然后下载成一个 PDF。
- PDF 转回 Word：打开 Kopitiam 的“PDF 转 Word 和文本”，在“导出为”下选择“Word (.docx)”，然后按“提取并下载”。你会得到一份可编辑的文档，文字按阅读顺序排列。版式、表格和图片不会重建。
Google Drive 也能用 Google Docs 打开 PDF，较新的桌面版 Word 也能打开 PDF 并转换它。遇到复杂版式时效果参差不齐，所以在依赖转换后的文件之前，先检查一遍。
出问题时怎么办
- PDF 转出的 Word 文件是空的，或者工具提示没有找到可选中的文字。这个 PDF 是扫描件，只是页面的图片，里面没有文字可提取。你需要先做 OCR（文字识别），或者把需要的部分重新打一遍。
- 转换出来的 Word 文件看起来很朴素。文字导出本来就是这样。如果你只需要改一个日期或数字，直接编辑 PDF 比在 Word 里重建要快。
- PDF 有密码，打不开。Kopitiam 暂时还不能打开加密的 PDF。先在你的 PDF 阅读器中输入密码打开它，用“打印”再“另存为 PDF”生成一份解锁的副本，然后使用这份副本。
- 别人打开你的 Word 文件时版式乱了。对方缺少某种字体，或页面设置不同。凡是版式重要的东西，都发 PDF。
- 转换 .docx 后，有些字符显示成方框或问号。Kopitiam 的转换工具会告诉你哪些字符没有可用的字体。检查这些行，或者改用 Word 导出。
对已定稿的 PDF 做小改动
有时你手上只有 PDF：政府部门的表格、供应商的报价单、别人已经导出的协议。为了改一处而回到 Word，往往得不偿失。
Kopitiam 的“编辑 PDF”工具能处理常见情况。“文字”可以在页面任意位置添加新文字。“覆盖并替换”会在某个词上盖一个颜色相同的框，并在上面放一个可编辑的文本框，适合修正错别字或日期。“签名”可以手写签名，“自动填写”会找出表格上的可填写字段。要注意，“覆盖并替换”是把旧文字盖住，而不是删除，所以原来的文字仍在下面的文件里。要删除敏感文字，请改用“涂黑”，它会真正把文字删除。
如果要重写整段文字，就回到源文件。向发送者要 Word 文件，或者把 PDF 转成 Word 再重建版式。PDF 编辑器只适合最后的小修小补。
转换和编辑是私密的吗？
Kopitiam 的每个 PDF 工具，包括“转换为 PDF”和“PDF 转 Word 和文本”，都在你的浏览器中运行。你的文件不会上传到服务器，页面加载完后即使断网，工具也能继续使用。唯一的例外是某些非拉丁文字，第一次使用时可能需要从 Kopitiam 下载字体。无需账号，没有水印。超大文件只受你设备内存的限制，所以笔记本电脑轻松处理的大扫描件，旧手机可能会吃力。
常见问题
- 文档应该发 PDF 还是 Word 文件？
- 文档已定稿、必须在所有人那里看起来都一样时，发 PDF。只有当你希望对方编辑，或对方明确要求 .docx 时，才发 Word 文件。拿不准的话，规则就是：用 Word 编辑，用 PDF 发送。
- PDF 比 Word 文档更安全吗？
- 本身并不会。PDF 能固定版式，但任何人只要有 PDF 编辑器，就能添加或遮盖文字。要证明文档自发出后没有改动，需要数字签名；要保护隐私，需要控制谁能收到它。
- 为什么我的 Word 文档在别人电脑上看起来不一样？
- Word 会用打开它的电脑上的字体和页面设置来重排文字。如果缺少某种字体，就会用替代字体，行和分页都会移动。导出为 PDF 就能为每位读者固定版式。
- 能把 PDF 转回可编辑的 Word 文档吗？
- 可以，前提是 PDF 里有真正的文字。Kopitiam 的“PDF 转 Word 和文本”会给你一份 .docx，文字按阅读顺序排列，但不包括原来的版式、表格或图片。扫描版 PDF 没有文字可提取，所以需要先做 OCR。
- 小组项目用 Google Docs 还是 Word 更好？
- 通常 Google Docs 更方便，因为所有人都在浏览器中编辑同一份在线文档，还有评论和版本历史。如果通过 OneDrive 或 SharePoint 共享文件，Word 也可以。用电子邮件来回发 .docx 副本，才是版本容易弄丢的地方。