Die kurze Antwort: in Word oder Google Docs schreiben, als PDF verschicken. Word und Google Docs sind für ein Dokument, das sich noch ändert. Sie brechen den Text beim Tippen neu um, verfolgen Änderungen und lassen andere daran mitarbeiten. Eine PDF ist für ein Dokument, das fertig ist und für alle, die es öffnen, auf jedem Gerät gleich aussehen muss.

Die Frage ist also nicht, welches Format besser ist, sondern in welcher Phase das Dokument steckt. Nimm Word, wenn du allein schreibst, Google Docs, wenn mehrere zusammen schreiben, und PDF, wenn es fertig ist. Der Rest dieser Anleitung behandelt die Fälle, in denen diese Regel einen zweiten Gedanken braucht.

Wie sich die drei tatsächlich unterscheiden

  • Layout. Word und Google Docs brechen neu um: Ändere Schrift, Seitengröße oder Drucker, und die Zeilen verschieben sich. Eine PDF legt jedes Wort an einer Stelle der Seite fest, Seite 3 ist also überall Seite 3.
  • Schriften. Eine Word-Datei nutzt die Schriften, die auf dem Computer installiert sind, der sie öffnet. Fehlt eine Schrift, wird eine andere eingesetzt, und das Layout kann sich verschieben. Eine PDF bringt ihre Schriften meist in der Datei mit.
  • Bearbeiten. Word und Google Docs sind zum Bearbeiten gemacht. Eine PDF lässt sich bearbeiten, aber umständlich, weil sie positionierten Text speichert statt fließender Absätze.
  • Zusammenarbeit. In Google Docs können mehrere Leute gleichzeitig dieselbe Live-Kopie bearbeiten. Word kann das über OneDrive oder SharePoint auch, aber viele schicken sich weiterhin .docx-Dateien per E-Mail hin und her. Eine PDF ist meist die fertige Kopie einer Person.
  • Wo es liegt. Eine .docx oder .pdf ist eine Datei auf deinem Gerät. Ein Google-Dokument liegt in einem Google-Konto und wird per Link und Berechtigungen geteilt.

Wann Word die richtige Wahl ist

Nimm Word, wenn du der Hauptautor bist und volle Kontrolle willst: Formatvorlagen, Überschriften, Tabellen, Fußnoten, ein Inhaltsverzeichnis, Vorlagen aus deinem Büro. Es funktioniert offline, und .docx ist das Format, das die meisten anderen Tools zuverlässig lesen und schreiben.

Word ist auch das richtige Format, wenn die andere Seite den Text ändern muss. Ein Vermieter, der einen Mietvertrag entwirft, kann zum Beispiel eine .docx schicken, damit du mit „Änderungen nachverfolgen“ Änderungen vorschlagen kannst. Sind sich beide Seiten einig, wird daraus eine PDF zum Unterschreiben.

Wann Google Docs die richtige Wahl ist

Nimm Google Docs, wenn das Dokument Gemeinschaftsarbeit ist: ein Teambericht, ein Besprechungsprotokoll, ein Antrag für einen Ausschuss. Alle bearbeiten eine Live-Kopie, Kommentare stehen direkt neben dem Text, und der Versionsverlauf zeigt, wer was geändert hat. Der Vorschlagsmodus funktioniert wie „Änderungen nachverfolgen“.

Die Nachteile: Es liegt im Google-Konto von jemandem, es braucht eine Verbindung, sofern der Offlinemodus nicht vorher eingerichtet wurde, und komplexe Layouts sind schwieriger als in Word. Wenn es fertig ist, nutze „Datei“, dann „Herunterladen“, dann „PDF-Dokument (.pdf)“, um die endgültige Kopie zu verschicken.

Wann du eine PDF schicken solltest

Schick eine PDF, sobald das Dokument endgültig ist und sich nicht mehr ändern soll: eine Rechnung, ein Angebot, ein unterschriebener Vertrag, eine Gehaltsabrechnung, ein Bericht für die Druckerei, ein ausgefülltes Formular. Der Empfänger sieht genau das, was du siehst, ob er es auf dem Handy, einem Mac oder einem alten Büro-PC öffnet.

  • Rechnungen, Belege und Gehaltsabrechnungen: PDF, damit sich Zahlen und Layout nicht verschieben können.
  • Verträge und Mietverträge: in Word entwerfen, die endgültige Version als PDF unterschreiben und teilen.
  • Ein Lebenslauf: Eine PDF behält dein Layout. Wenn ein Jobportal oder Recruiter nach .docx fragt, schick, was verlangt wird, denn manche Auswahlsysteme lesen Word-Dateien leichter.
  • Alles für den Druck: PDF, damit die Druckerei dieselben Seitenumbrüche bekommt, die du geprüft hast.
  • Etwas, das der Leser bearbeiten muss: keine PDF. Schick stattdessen die Word-Datei oder teile das Google-Dokument.
Eine PDF ist kein Schloss. Viele schicken eine PDF in dem Glauben, niemand könne sie ändern. Jeder mit einem PDF-Editor kann Text hinzufügen oder abdecken. Eine PDF fixiert das Layout, nicht den Inhalt. Wenn du zeigen musst, dass sich ein Dokument seit dem Versand nicht verändert hat, ist das die Aufgabe einer digitalen Signatur, nicht des Dateiformats.

Zwischen den Formaten umwandeln, Schritt für Schritt

Du bist nie festgelegt. Am besten wandelt meist die App um, mit der die Datei erstellt wurde, denn sie kennt das ursprüngliche Layout.

  1. Word in PDF: Nutze in Word „Datei“, dann „Speichern unter“ (oder „Exportieren“), und wähle PDF. So bleiben Layout, Tabellen und Bilder exakt erhalten.
  2. Google Docs in PDF: „Datei“, dann „Herunterladen“, dann „PDF-Dokument (.pdf)“.
  3. Word in PDF ohne Word: Öffne „In PDF umwandeln“ von Kopitiam, zieh die .docx hinein und drück „In PDF umwandeln & laden“. Text, Überschriften sowie Fett- und Kursivschrift bleiben auf sauberen A4-Seiten erhalten. Tabellen, Spalten und Bilder werden vereinfacht, nutze also den Export von Word selbst, wenn es auf das Layout ankommt.
  4. Bilder in PDF: Füge im selben Tool „In PDF umwandeln“ eine oder mehrere JPG- oder PNG-Dateien hinzu, wähle eine Seitengröße („Ans Bild anpassen“, „A4-Seite“ oder „US-Letter“) und lade eine PDF herunter.
  5. PDF zurück in Word: Öffne „PDF in Word & Text“ von Kopitiam, wähle unter „Exportieren als“ „Word (.docx)“ und drück „Auslesen & laden“. Du bekommst ein bearbeitbares Dokument mit den Wörtern in Lesereihenfolge. Layout, Tabellen und Bilder werden nicht nachgebaut.

Google Drive kann eine PDF auch mit Google Docs öffnen, und neuere Desktop-Versionen von Word können eine PDF öffnen und umwandeln. Bei komplexen Layouts schwanken die Ergebnisse, prüf die umgewandelte Datei also, bevor du dich darauf verlässt.

Wenn etwas schiefgeht

  • Die Word-Datei aus der PDF ist leer, oder das Tool meldet, dass kein markierbarer Text gefunden wurde. Die PDF ist ein Scan, also nur Bilder von Seiten. Es gibt keinen Text zum Herausholen. Du brauchst zuerst eine OCR (Texterkennung), oder du tippst die benötigten Teile ab.
  • Die umgewandelte Word-Datei sieht schlicht aus. Das ist bei einem Text-Export zu erwarten. Wenn du nur ein Datum oder eine Zahl korrigieren musst, ist es schneller, die PDF zu bearbeiten, als sie in Word neu aufzubauen.
  • Die PDF lässt sich nicht öffnen, weil sie ein Passwort hat. Kopitiam kann gesperrte PDFs noch nicht öffnen. Öffne sie mit ihrem Passwort in deinem PDF-Reader, erstelle mit „Drucken“, dann „Als PDF speichern“ eine ungesperrte Kopie und nutze diese Kopie.
  • Das Layout springt, wenn jemand anderes deine Word-Datei öffnet. Ihm fehlt eine Schrift, oder er hat andere Seiteneinstellungen. Schick eine PDF für alles, bei dem es auf das Layout ankommt.
  • Nach dem Umwandeln einer .docx erscheinen manche Zeichen als Kästchen oder Fragezeichen. Der Konverter von Kopitiam sagt dir, für welche Zeichen er keine nutzbare Schrift hatte. Prüf diese Zeilen, oder exportiere stattdessen aus Word.

Kleine Änderungen an einer fertigen PDF

Manchmal hast du nur die PDF: ein Formular von einer Behörde, ein Angebot von einem Lieferanten, einen Vertrag, den jemand schon exportiert hat. Für eine einzige Änderung zurück zu Word zu gehen, ist oft mehr Arbeit, als es wert ist.

Das Tool „PDF bearbeiten“ von Kopitiam deckt die häufigen Fälle ab. „Text“ fügt überall auf der Seite neuen Text ein. „Abdecken & ersetzen“ legt einen farblich passenden Kasten über ein Wort und setzt ein bearbeitbares Textfeld darauf, das passt, um einen Tippfehler oder ein Datum zu korrigieren. Mit „Signatur“ zeichnest du eine Unterschrift, und „Ausfüllen“ findet die ausfüllbaren Felder eines Formulars. Denk daran, dass „Abdecken & ersetzen“ den alten Text versteckt statt ihn zu löschen, die ursprünglichen Wörter sind also darunter noch in der Datei. Um sensiblen Text zu entfernen, nutze stattdessen „PDF schwärzen“, das ihn wirklich entfernt.

Wenn du ganze Absätze umschreibst, geh zurück zur Quelle. Bitte den Absender um die Word-Datei, oder wandle die PDF in Word um und bau das Layout neu auf. Ein PDF-Editor ist für kleine, letzte Handgriffe.

Ist das Umwandeln und Bearbeiten privat?

Jedes PDF-Tool von Kopitiam, auch „In PDF umwandeln“ und „PDF in Word & Text“, läuft in deinem Browser. Deine Datei wird nicht auf einen Server hochgeladen, und die Tools funktionieren weiter, wenn deine Verbindung abbricht, nachdem die Seite geladen ist. Die einzige Ausnahme ist Text in manchen nicht-lateinischen Schriften, für den beim ersten Gebrauch eventuell eine Schrift von Kopitiam heruntergeladen werden muss. Es gibt kein Konto und kein Wasserzeichen. Sehr große Dateien sind nur durch den Arbeitsspeicher deines Geräts begrenzt, ein älteres Handy hat also vielleicht Mühe mit einem großen Scan, den ein Laptop problemlos schafft.