¿Debo enviar un documento en PDF o en Word?

Envía un PDF cuando el documento sea definitivo y deba verse igual para todos. Envía un archivo de Word solo cuando quieras que el destinatario lo edite, o cuando te pida expresamente .docx. Si dudas, la regla es: edita en Word y envía en PDF.

¿Un PDF es más seguro que un documento de Word?

Por sí solo, no. Un PDF mantiene fija la maquetación, pero cualquiera con un editor de PDF puede añadir o tapar texto. Para demostrar que un documento no ha cambiado desde que se envió necesita una firma digital, y para mantenerlo privado tienes que controlar quién lo recibe.

¿Por qué mi documento de Word se ve distinto en el ordenador de otra persona?

Word reajusta el texto con las fuentes y la configuración de página del ordenador que lo abre. Si falta una fuente, se usa otra en su lugar y las líneas y los saltos de página se mueven. Exportar a PDF fija la maquetación para todos los lectores.

¿Puedo volver a convertir un PDF en un documento de Word editable?

Sí, si el PDF contiene texto real. PDF a Word y texto de Kopitiam te da un .docx con las palabras en orden de lectura, pero no la maquetación original, las tablas ni las imágenes. Un PDF escaneado no tiene texto que extraer, así que primero necesita OCR.

¿Qué es mejor para un trabajo en grupo, Google Docs o Word?

Google Docs suele ser más fácil, porque todo el mundo edita una sola copia en vivo en el navegador, con comentarios e historial de versiones. Word también sirve si el archivo se comparte a través de OneDrive o SharePoint. Enviarse copias .docx por correo es donde se pierden las versiones.

PDF, Word o Google Docs: ¿cuál deberías usar?

La respuesta corta: escribe en Word o Google Docs y envía en PDF. Word y Google Docs son para un documento que todavía está cambiando. Reajustan el texto mientras escribes, registran los cambios y dejan que otras personas trabajen en él. Un PDF es para un documento terminado que debe verse igual para todo el que lo abra, en cualquier dispositivo.

Así que la pregunta no es qué formato es mejor, sino en qué fase está el documento. Usa Word si escribes solo, Google Docs si varias personas escriben juntas y PDF cuando esté terminado. El resto de esta guía trata los casos en los que esa regla merece pensarse dos veces.

En qué se diferencian de verdad los tres

Maquetación. Word y Google Docs reajustan el texto: cambia la fuente, el tamaño de página o la impresora y las líneas se mueven. Un PDF fija cada palabra en un punto de la página, así que la página 3 es la página 3 en todas partes.
Fuentes. Un archivo de Word usa las fuentes instaladas en el ordenador que lo abre. Si falta una fuente, se sustituye por otra y la maquetación puede moverse. Un PDF suele llevar sus fuentes dentro del archivo.
Edición. Word y Google Docs están hechos para editar. Un PDF se puede editar, pero es incómodo, porque guarda texto colocado en posiciones en vez de párrafos que fluyen.
Colaboración. Google Docs deja que varias personas editen a la vez la misma copia en vivo. Word también lo hace a través de OneDrive o SharePoint, pero mucha gente sigue enviándose archivos .docx por correo. Un PDF suele ser la copia terminada de una sola persona.
Dónde vive. Un .docx o un .pdf es un archivo en tu dispositivo. Un documento de Google Docs vive en una cuenta de Google y se comparte con enlaces y permisos.

Cuándo Word es la opción correcta

Usa Word cuando eres el autor principal y quieres control total: estilos, títulos, tablas, notas al pie, un índice, las plantillas de tu oficina. Funciona sin conexión, y .docx es el formato que la mayoría de las demás herramientas leen y escriben de forma fiable.

Word también es el formato correcto cuando la otra parte necesita cambiar el texto. Un casero que redacta un contrato de alquiler, por ejemplo, puede enviarte un .docx para que propongas cambios con Control de cambios. Cuando las dos partes están de acuerdo, se convierte en un PDF para firmar.

Cuándo Google Docs es la opción correcta

Usa Google Docs cuando el documento es un trabajo de grupo: un informe de equipo, unas actas de reunión, una propuesta de un comité. Todo el mundo edita una sola copia en vivo, los comentarios están junto al texto y el historial de versiones muestra quién cambió qué. El modo Sugerencias funciona como el Control de cambios.

Las contrapartidas son que vive en la cuenta de Google de alguien, necesita conexión salvo que se haya configurado antes el modo sin conexión y las maquetaciones complejas son más difíciles que en Word. Cuando esté terminado, usa Archivo, luego Descargar y luego Documento PDF (.pdf) para enviar la copia final.

Cuándo enviar un PDF

Envía un PDF en cuanto el documento sea definitivo y no deba cambiar: una factura, un presupuesto, un contrato firmado, una nómina, un informe que va a imprenta, un formulario que has rellenado. El destinatario ve exactamente lo que ves tú, tanto si lo abre en un móvil como en un Mac o en un PC viejo de oficina.

Facturas, recibos y nóminas: PDF, para que los números y la maquetación no se muevan.
Contratos y contratos de alquiler: redacta en Word, firma y comparte la versión final en PDF.
Un currículum: el PDF mantiene tu maquetación. Si un portal de empleo o un reclutador te pide .docx, envía lo que te piden, porque algunos sistemas de selección leen mejor los archivos de Word.
Cualquier cosa para imprimir: PDF, para que la imprenta reciba los mismos saltos de página que tú revisaste.
Algo que el lector tiene que editar: no un PDF. Envía el archivo de Word o comparte el documento de Google Docs.

Un PDF no es un candado. La gente suele enviar un PDF pensando que nadie puede cambiarlo. Cualquiera con un editor de PDF puede añadir o tapar texto. Un PDF fija la maquetación, no el contenido. Si necesitas demostrar que un documento no ha cambiado desde que lo enviaste, eso es trabajo de una firma digital, no del formato de archivo.

Convertir de uno a otro, paso a paso

Nunca te quedas atrapado. La mejor conversión suele hacerla la app que creó el archivo, porque conoce la maquetación original.

De Word a PDF: en Word, usa Archivo, luego Guardar como (o Exportar), y elige PDF. Así se mantienen exactamente tu maquetación, tus tablas y tus imágenes.
De Google Docs a PDF: Archivo, luego Descargar y luego Documento PDF (.pdf).
De Word a PDF sin Word: abre Convertir a PDF de Kopitiam, suelta el .docx y pulsa Convertir y descargar. Mantiene el texto, los títulos y la negrita o la cursiva en páginas A4 limpias. Las tablas, las columnas y las imágenes se simplifican, así que usa la exportación del propio Word cuando la maquetación importe.
De imágenes a PDF: en la misma herramienta Convertir a PDF, añade uno o varios archivos JPG o PNG, elige un tamaño de página (Ajustar a imagen, Página A4 o Carta) y descarga un único PDF.
De PDF a Word: abre PDF a Word y texto de Kopitiam, elige Word (.docx) en Exportar como y pulsa Extraer y descargar. Obtienes un documento editable con las palabras en orden de lectura. La maquetación, las tablas y las imágenes no se reconstruyen.

Google Drive también puede abrir un PDF con Google Docs, y las versiones de escritorio recientes de Word pueden abrir un PDF y convertirlo. Los resultados varían con maquetaciones complejas, así que revisa el archivo convertido antes de fiarte de él.

Cuando algo sale mal

El archivo de PDF a Word sale vacío o la herramienta dice que no se encontró texto seleccionable. El PDF es un escaneo, que no son más que imágenes de páginas. No hay texto que sacar. Primero necesitas OCR (reconocimiento de texto), o puedes volver a escribir las partes que necesites.
El archivo de Word convertido se ve muy sencillo. Es lo esperable en una exportación de texto. Si solo necesitas corregir una fecha o una cifra, editar el PDF es más rápido que reconstruirlo en Word.
El PDF no se abre porque tiene contraseña. Kopitiam todavía no puede abrir PDF bloqueados. Ábrelo con su contraseña en tu lector de PDF, usa Imprimir y luego Guardar como PDF para crear una copia desbloqueada, y usa esa copia.
La maquetación salta cuando otra persona abre tu archivo de Word. Le falta una fuente o tiene otra configuración de página. Envía un PDF para todo aquello en lo que la maquetación importe.
Algunos caracteres se ven como cuadrados o signos de interrogación después de convertir un .docx. El conversor de Kopitiam te dice qué caracteres no tenían ninguna fuente que pudiera usar. Revisa esas líneas, o exporta desde Word.

Pequeños cambios en un PDF terminado

A veces solo tienes el PDF: un formulario de una oficina de la administración, un presupuesto de un proveedor, un contrato que otra persona ya exportó. Volver a Word por un solo cambio suele dar más trabajo del que merece.

La herramienta Editar PDF de Kopitiam resuelve los casos habituales. Texto añade texto nuevo en cualquier parte de la página. Tapar y reemplazar coloca un recuadro del mismo color sobre una palabra y pone encima un cuadro de texto editable, algo ideal para corregir una errata o una fecha. Firmar te deja dibujar una firma, y Rellenar encuentra los campos rellenables de un formulario. Ten en cuenta que Tapar y reemplazar oculta el texto antiguo en vez de borrarlo, así que las palabras originales siguen en el archivo, debajo. Para quitar texto confidencial, usa Censurar, que lo elimina de verdad.

Si vas a reescribir párrafos enteros, vuelve al original. Pide el archivo de Word a quien te lo envió, o convierte el PDF a Word y reconstruye la maquetación. Un editor de PDF es para retoques pequeños y finales.

¿Convertir y editar es privado?

Todas las herramientas PDF de Kopitiam, incluidas Convertir a PDF y PDF a Word y texto, funcionan en tu navegador. Tu archivo no se sube a un servidor, y las herramientas siguen funcionando si se corta la conexión después de cargar la página. La única excepción es el texto en algunos alfabetos no latinos, que puede necesitar descargar una fuente de Kopitiam la primera vez que se usa. No hay cuenta ni marca de agua. Los archivos muy grandes solo están limitados por la memoria de tu dispositivo, así que a un móvil antiguo puede costarle un escaneo grande que un portátil procesa sin problema.