A resposta curta: escreva no Word ou no Google Docs e envie em PDF. O Word e o Google Docs servem para um documento que ainda está mudando. Eles reorganizam o texto enquanto você digita, registram as alterações e deixam outras pessoas trabalharem nele. O PDF serve para um documento pronto, que precisa aparecer igual para todo mundo que abrir, em qualquer dispositivo.

Então a pergunta não é qual formato é melhor. É em que fase o documento está. Use o Word se você escreve sozinho, o Google Docs se várias pessoas escrevem juntas e o PDF quando estiver pronto. O resto deste guia trata dos casos em que essa regra merece uma segunda olhada.

No que os três realmente diferem

  • Layout. O Word e o Google Docs reorganizam o texto: mude a fonte, o tamanho da página ou a impressora e as linhas se mexem. O PDF fixa cada palavra em um ponto da página, então a página 3 é a página 3 em qualquer lugar.
  • Fontes. Um arquivo Word usa as fontes instaladas no computador que o abre. Se faltar uma fonte, outra entra no lugar e o layout pode mudar. Um PDF geralmente leva as fontes dentro do arquivo.
  • Edição. O Word e o Google Docs foram feitos para editar. Um PDF pode ser editado, mas é trabalhoso, porque ele guarda texto posicionado, e não parágrafos corridos.
  • Colaboração. O Google Docs permite que várias pessoas editem a mesma cópia ao vivo ao mesmo tempo. O Word também faz isso pelo OneDrive ou pelo SharePoint, mas muita gente ainda troca arquivos .docx por e-mail. Um PDF costuma ser a cópia final de uma pessoa.
  • Onde fica. Um .docx ou um .pdf é um arquivo no seu dispositivo. Um Google Doc fica em uma conta do Google e é compartilhado por link e permissões.

Quando o Word é a escolha certa

Use o Word quando você é o autor principal e quer controle total: estilos, títulos, tabelas, notas de rodapé, sumário, modelos do seu escritório. Ele funciona offline, e o .docx é o formato que a maioria das outras ferramentas lê e grava de forma confiável.

O Word também é o formato certo quando o outro lado precisa mudar o texto. Um proprietário que redige um contrato de aluguel, por exemplo, pode enviar um .docx para você propor alterações com o Controlar Alterações. Quando os dois lados concordam, ele vira um PDF para assinar.

Quando o Google Docs é a escolha certa

Use o Google Docs quando o documento é um trabalho em grupo: um relatório da equipe, uma ata de reunião, uma proposta de comissão. Todos editam uma única cópia ao vivo, os comentários ficam ao lado do texto e o histórico de versões mostra quem mudou o quê. O modo Sugestão funciona como o Controlar Alterações.

As desvantagens são que ele fica na conta do Google de alguém, precisa de conexão a menos que o modo offline tenha sido ativado antes, e layouts complexos são mais difíceis do que no Word. Quando estiver pronto, use Arquivo, depois Fazer download, depois Documento PDF (.pdf) para enviar a cópia final.

Quando enviar um PDF

Envie um PDF assim que o documento estiver final e não deva mudar: uma fatura, um orçamento, um contrato assinado, um holerite, um relatório que vai para a gráfica, um formulário que você preencheu. Quem recebe vê exatamente o que você vê, seja no celular, em um Mac ou em um PC antigo do escritório.

  • Faturas, recibos e holerites: PDF, para que os números e o layout não mudem.
  • Contratos e contratos de aluguel: redija no Word, assine e compartilhe a versão final em PDF.
  • Um currículo: o PDF mantém o seu layout. Se um site de vagas ou um recrutador pedir .docx, envie o que pedirem, porque alguns sistemas de triagem leem arquivos Word com mais facilidade.
  • Qualquer coisa para imprimir: PDF, para que a gráfica receba as mesmas quebras de página que você conferiu.
  • Algo que o leitor precisa editar: não use PDF. Envie o arquivo Word ou compartilhe o Google Doc.
Um PDF não é um cadeado. Muita gente envia um PDF achando que ninguém pode mudá-lo. Qualquer pessoa com um editor de PDF pode adicionar ou cobrir texto. O PDF fixa o layout, não o conteúdo. Se você precisa mostrar que um documento não mudou desde que você o enviou, isso é trabalho de uma assinatura digital, não do formato do arquivo.

Como converter entre eles, passo a passo

Você nunca fica preso. A melhor conversão costuma ser feita pelo app que criou o arquivo, porque ele conhece o layout original.

  1. Word para PDF: no Word, use Arquivo, depois Salvar como (ou Exportar), e escolha PDF. Isso mantém exatamente o seu layout, as tabelas e as imagens.
  2. Google Docs para PDF: Arquivo, depois Fazer download, depois Documento PDF (.pdf).
  3. Word para PDF sem o Word: abra o Converter para PDF do Kopitiam, solte o .docx e aperte Converter e baixar PDF. Ele mantém o texto, os títulos e o negrito ou itálico em páginas A4 limpas. Tabelas, colunas e imagens são simplificadas, então use a exportação do próprio Word quando o layout importar.
  4. Imagens para PDF: na mesma ferramenta Converter para PDF, adicione um ou mais arquivos JPG ou PNG, escolha um tamanho de página (Ajustar à imagem, Página A4 ou Página Carta) e baixe um único PDF.
  5. PDF de volta para Word: abra o PDF para Word e texto do Kopitiam, escolha Word (.docx) em Exportar como e aperte Extrair e baixar. Você recebe um documento editável com as palavras na ordem de leitura. Layout, tabelas e imagens não são reconstruídos.

O Google Drive também abre um PDF com o Google Docs, e as versões recentes do Word para computador abrem um PDF e o convertem. O resultado varia com layouts complexos, então confira o arquivo convertido antes de confiar nele.

Quando dá errado

  • O arquivo de PDF para Word sai vazio ou a ferramenta diz que não encontrou texto selecionável. O PDF é uma digitalização, ou seja, só imagens das páginas. Não há texto para extrair. Você precisa de OCR (reconhecimento de texto) antes, ou pode redigitar as partes de que precisa.
  • O arquivo Word convertido parece simples. Isso é esperado de uma exportação de texto. Se você só precisa corrigir uma data ou um valor, editar o PDF é mais rápido do que refazê-lo no Word.
  • O PDF não abre porque tem senha. O Kopitiam ainda não abre PDFs bloqueados. Abra com a senha no seu leitor de PDF, use Imprimir e depois Salvar como PDF para criar uma cópia desbloqueada, e use essa cópia.
  • O layout pula quando outra pessoa abre o seu arquivo Word. Falta uma fonte no computador dela ou as configurações de página são outras. Envie um PDF para tudo em que o layout importa.
  • Alguns caracteres aparecem como quadradinhos ou pontos de interrogação depois de converter um .docx. O conversor do Kopitiam avisa quais caracteres ficaram sem uma fonte que ele pudesse usar. Confira essas linhas, ou exporte pelo Word.

Pequenas mudanças em um PDF pronto

Às vezes você só tem o PDF: um formulário de um órgão público, um orçamento de um fornecedor, um contrato que alguém já exportou. Voltar ao Word por causa de uma mudança muitas vezes dá mais trabalho do que vale.

A ferramenta Editar PDF do Kopitiam resolve os casos comuns. Texto adiciona texto novo em qualquer lugar da página. Cobrir e substituir coloca uma caixa da mesma cor sobre uma palavra e uma caixa de texto editável por cima, o que serve para corrigir um erro de digitação ou uma data. Assinar permite desenhar uma assinatura, e Preencher encontra os campos preenchíveis de um formulário. Saiba que o Cobrir e substituir esconde o texto antigo em vez de apagá-lo, então as palavras originais continuam no arquivo, por baixo. Para remover texto sensível, use o Tarjar, que remove de verdade.

Se você vai reescrever parágrafos inteiros, volte à origem. Peça o arquivo Word a quem enviou, ou converta o PDF para Word e refaça o layout. Um editor de PDF serve para pequenos retoques finais.

Converter e editar é privado?

Todas as ferramentas de PDF do Kopitiam, incluindo o Converter para PDF e o PDF para Word e texto, rodam no seu navegador. O seu arquivo não é enviado a um servidor, e as ferramentas continuam funcionando se a conexão cair depois que a página carregou. A única exceção é texto em alguns alfabetos não latinos, que pode precisar de uma fonte baixada do Kopitiam na primeira vez que for usada. Não há conta nem marca d’água. Arquivos muito grandes só são limitados pela memória do seu dispositivo, então um celular mais antigo pode ter dificuldade com uma digitalização grande que um notebook processa sem esforço.