Коротко: пишите в Word или Google Docs, отправляйте в PDF. Word и Google Docs — для документа, который ещё меняется. Они перестраивают текст по мере набора, отслеживают правки и позволяют работать над документом другим людям. PDF — для готового документа, который должен выглядеть одинаково у всех, кто его откроет, на любом устройстве.

Так что вопрос не в том, какой формат лучше, а в том, на какой стадии документ. Используйте Word, если пишете в одиночку, Google Docs, если пишете вместе с другими, и PDF, когда всё готово. Дальше — случаи, в которых это правило стоит обдумать ещё раз.

Чем на самом деле отличаются все три

  • Вёрстка. Word и Google Docs перестраивают текст: поменяйте шрифт, размер страницы или принтер, и строки сдвинутся. PDF закрепляет каждое слово на своём месте на странице, поэтому страница 3 везде остаётся страницей 3.
  • Шрифты. Файл Word использует шрифты, установленные на компьютере, где его открывают. Если шрифта нет, подставляется другой, и вёрстка может поехать. PDF обычно несёт свои шрифты внутри файла.
  • Редактирование. Word и Google Docs созданы для редактирования. PDF редактировать можно, но неудобно, потому что он хранит размещённый по местам текст, а не перетекающие абзацы.
  • Совместная работа. Google Docs позволяет нескольким людям одновременно редактировать одну живую копию. Word тоже умеет это через OneDrive или SharePoint, но многие по-прежнему пересылают файлы .docx туда-сюда по почте. PDF — обычно готовая копия одного человека.
  • Где он хранится. Файл .docx или .pdf лежит на вашем устройстве. Документ Google Docs живёт в аккаунте Google, и доступ к нему дают ссылкой и разрешениями.

Когда стоит выбрать Word

Используйте Word, когда вы основной автор и хотите полного контроля: стили, заголовки, таблицы, сноски, оглавление, шаблоны вашей организации. Он работает без интернета, а .docx — формат, который большинство других инструментов надёжно читают и записывают.

Word — подходящий формат и тогда, когда другой стороне нужно менять текст. Например, арендодатель, составляющий договор аренды, может прислать .docx, чтобы вы предложили правки в режиме записи исправлений. Когда обе стороны согласны, документ превращается в PDF для подписания.

Когда стоит выбрать Google Docs

Используйте Google Docs, когда документ — общий труд: отчёт команды, протокол встречи, предложение комитета. Все редактируют одну живую копию, комментарии стоят рядом с текстом, а история версий показывает, кто что изменил. Режим советов работает как запись исправлений.

Компромиссы такие: документ живёт в чьём-то аккаунте Google, без интернета он работает, только если офлайн-режим настроили заранее, а сложную вёрстку сделать труднее, чем в Word. Когда всё готово, выберите «Файл», затем «Скачать», затем «Документ PDF (.pdf)», чтобы отправить итоговую копию.

Когда отправлять PDF

Отправляйте PDF, как только документ готов и не должен меняться: счёт, коммерческое предложение, подписанный договор, расчётный листок, отчёт для типографии, заполненная форма. Получатель видит ровно то, что видите вы, открывает ли он файл на телефоне, на Mac или на старом офисном компьютере.

  • Счета, чеки и расчётные листки: PDF, чтобы цифры и вёрстка не могли сдвинуться.
  • Договоры и договоры аренды: черновик в Word, итоговую версию подписывайте и отправляйте в PDF.
  • Резюме: PDF сохраняет вашу вёрстку. Если портал вакансий или рекрутер просит .docx, отправьте то, что просят, потому что некоторые системы отбора легче читают файлы Word.
  • Всё для печати: PDF, чтобы типография получила те же разрывы страниц, которые проверили вы.
  • То, что читатель должен редактировать: не PDF. Вместо этого отправьте файл Word или откройте доступ к документу Google Docs.
PDF — не замок. Часто PDF отправляют в уверенности, что никто не сможет его изменить. Любой, у кого есть редактор PDF, может добавить или закрыть текст. PDF закрепляет вёрстку, а не содержание. Если нужно показать, что документ не менялся с момента отправки, это задача цифровой подписи, а не формата файла.

Как переводить один формат в другой: пошагово

Вы никогда не заперты в одном формате. Лучше всего конвертирует обычно то приложение, в котором создан файл, потому что оно знает исходную вёрстку.

  1. Word в PDF: в Word выберите «Файл», затем «Сохранить как» (или «Экспорт») и выберите PDF. Так вёрстка, таблицы и изображения сохраняются в точности.
  2. Google Docs в PDF: «Файл», затем «Скачать», затем «Документ PDF (.pdf)».
  3. Word в PDF без Word: откройте в Kopitiam «Конвертировать в PDF», перетащите .docx и нажмите «Конвертировать в PDF». Текст, заголовки и жирный или курсив переносятся на аккуратные страницы A4. Таблицы, колонки и изображения упрощаются, поэтому, когда важна вёрстка, используйте экспорт самого Word.
  4. Изображения в PDF: в том же инструменте «Конвертировать в PDF» добавьте один или несколько файлов JPG или PNG, выберите размер страницы («По картинке», «Лист A4» или «Лист Letter») и скачайте один PDF.
  5. PDF обратно в Word: откройте в Kopitiam «PDF в Word и текст», в разделе «Сохранить как» выберите «Word (.docx)» и нажмите «Извлечь и скачать». Вы получите редактируемый документ со словами в порядке чтения. Вёрстка, таблицы и изображения не восстанавливаются.

Google Диск тоже умеет открывать PDF в Google Docs, а последние версии Word для компьютера могут открыть PDF и конвертировать его. Со сложной вёрсткой результаты бывают разными, поэтому проверяйте конвертированный файл, прежде чем на него полагаться.

Когда что-то идёт не так

  • Файл после «PDF в Word» пустой, или инструмент сообщает, что выделяемый текст не найден. Этот PDF — скан, то есть просто картинки страниц. Вытаскивать текст неоткуда. Сначала нужно OCR (распознавание текста), или можно перепечатать нужные части.
  • Конвертированный файл Word выглядит просто. Для экспорта текста это ожидаемо. Если нужно исправить только дату или цифру, отредактировать PDF быстрее, чем пересобирать его в Word.
  • PDF не открывается, потому что защищён паролем. Kopitiam пока не умеет открывать заблокированные PDF. Откройте его с паролем в программе для чтения PDF, выберите «Печать», затем «Сохранить как PDF», чтобы получить незаблокированную копию, и работайте с ней.
  • Вёрстка прыгает, когда ваш файл Word открывает кто-то другой. У него нет нужного шрифта или другие параметры страницы. Для всего, где важна вёрстка, отправляйте PDF.
  • После конвертации .docx некоторые символы показаны квадратиками или вопросительными знаками. Конвертер Kopitiam сообщает, для каких символов не нашлось подходящего шрифта. Проверьте эти строки или экспортируйте из Word.

Небольшие изменения в готовом PDF

Иногда у вас есть только PDF: форма из госучреждения, коммерческое предложение поставщика, договор, который кто-то уже экспортировал. Возвращаться ради одного изменения в Word часто выходит дороже, чем оно того стоит.

Инструмент «Редактировать PDF» в Kopitiam справляется с типичными случаями. «Текст» добавляет новый текст в любом месте страницы. «Закрыть и заменить» кладёт поверх слова прямоугольник подходящего цвета и ставит сверху редактируемое текстовое поле, что подходит для исправления опечатки или даты. «Подпись» позволяет нарисовать подпись, а «Заполнить» находит поля для заполнения в форме. Учтите, что «Закрыть и заменить» прячет старый текст, а не удаляет его, поэтому исходные слова остаются в файле под ним. Чтобы убрать конфиденциальный текст, используйте вместо этого «Скрыть данные в PDF», который действительно его удаляет.

Если вы переписываете целые абзацы, вернитесь к исходнику. Попросите у отправителя файл Word или конвертируйте PDF в Word и восстановите вёрстку. Редактор PDF — для небольших финальных штрихов.

Конвертация и редактирование конфиденциальны?

Каждый PDF-инструмент Kopitiam, включая «Конвертировать в PDF» и «PDF в Word и текст», работает в браузере. Ваш файл не загружается на сервер, а если связь пропадёт после загрузки страницы, инструменты продолжают работать. Единственное исключение — текст на некоторых нелатинских письменностях: при первом использовании может понадобиться скачать шрифт с Kopitiam. Нет ни регистрации, ни водяных знаков. Очень большие файлы ограничены только памятью устройства, поэтому старый телефон может не справиться с большим сканом, который ноутбук обработает легко.