Kısa cevap: Word’de ya da Google Docs’ta yaz, PDF olarak gönder. Word ve Google Docs hâlâ değişen bir belge içindir. Sen yazarken metni yeniden akıtırlar, düzenlemeleri izlerler ve başkalarının da üzerinde çalışmasına izin verirler. PDF ise bitmiş ve onu açan herkes için, her cihazda aynı görünmesi gereken bir belge içindir.

Yani soru hangi biçimin daha iyi olduğu değil, belgenin hangi aşamada olduğudur. Tek başına yazıyorsan Word’ü, birkaç kişi birlikte yazıyorsa Google Docs’u, iş bittiğinde de PDF’i kullan. Bu rehberin geri kalanı, bu kuralın üzerinde bir daha düşünmeyi gerektiren durumları ele alıyor.

Üçü gerçekte nasıl ayrılır?

  • Düzen. Word ve Google Docs metni yeniden akıtır: yazı tipini, sayfa boyutunu ya da yazıcıyı değiştir, satırlar kayar. Bir PDF her kelimeyi sayfada bir noktaya sabitler, bu yüzden 3. sayfa her yerde 3. sayfadır.
  • Yazı tipleri. Bir Word dosyası onu açan bilgisayarda kurulu yazı tiplerini kullanır. Bir yazı tipi eksikse yerine başkası konur ve düzen kayabilir. Bir PDF yazı tiplerini genellikle dosyanın içinde taşır.
  • Düzenleme. Word ve Google Docs düzenleme için yapılmıştır. Bir PDF düzenlenebilir, ama zahmetlidir, çünkü akan paragraflar yerine konumlandırılmış metin saklar.
  • İş birliği. Google Docs birkaç kişinin aynı canlı kopyayı aynı anda düzenlemesine izin verir. Word bunu OneDrive ya da SharePoint üzerinden yapar, ama birçok kişi hâlâ .docx dosyalarını e-postayla gidip getirir. Bir PDF genellikle tek bir kişinin bitmiş kopyasıdır.
  • Nerede durduğu. Bir .docx ya da .pdf cihazındaki bir dosyadır. Bir Google Doc ise bir Google hesabında durur ve bağlantı ile izinler üzerinden paylaşılır.

Word ne zaman doğru seçimdir?

Ana yazar sensen ve tam kontrol istiyorsan Word’ü kullan: stiller, başlıklar, tablolar, dipnotlar, bir içindekiler tablosu, ofisinin şablonları. Çevrimdışı çalışır ve .docx, diğer araçların çoğunun güvenilir şekilde okuyup yazdığı biçimdir.

Karşı tarafın metni değiştirmesi gerektiğinde de doğru biçim Word’dür. Örneğin bir kira sözleşmesi hazırlayan ev sahibi, Değişiklikleri İzle ile düzenleme önerebilmen için bir .docx gönderebilir. İki taraf anlaştığında belge imzalanmak üzere PDF olur.

Google Docs ne zaman doğru seçimdir?

Belge ortak bir çabaysa Google Docs’u kullan: bir ekip raporu, toplantı notları, bir komite önerisi. Herkes tek bir canlı kopyayı düzenler, yorumlar metnin yanında durur ve sürüm geçmişi kimin neyi değiştirdiğini gösterir. Öneri modu, Değişiklikleri İzle gibi çalışır.

Bedelleri şunlardır: belge birinin Google hesabında durur, önceden çevrimdışı mod ayarlanmadıysa bağlantı gerektirir ve karmaşık düzenler Word’e göre daha zordur. Bittiğinde son kopyayı göndermek için Dosya, ardından İndir, ardından PDF Belgesi (.pdf) yolunu kullan.

Ne zaman PDF gönderilmeli?

Belge son hâline geldiği ve artık değişmemesi gerektiği anda PDF gönder: bir fatura, bir fiyat teklifi, imzalı bir anlaşma, bir maaş bordrosu, matbaaya giden bir rapor, doldurduğun bir form. Alıcı, onu bir telefonda, bir Mac’te ya da eski bir ofis bilgisayarında açsa da tam olarak senin gördüğünü görür.

  • Faturalar, makbuzlar ve maaş bordroları: PDF, böylece rakamlar ve düzen kaymaz.
  • Sözleşmeler ve kira sözleşmeleri: taslağı Word’de hazırla, son sürümü imzalayıp PDF olarak paylaş.
  • Bir CV ya da özgeçmiş: PDF düzenini korur. Bir iş portalı ya da işe alım uzmanı .docx isterse istediklerini gönder, çünkü bazı ön eleme sistemleri Word dosyalarını daha kolay okur.
  • Baskıya gidecek her şey: PDF, böylece matbaa senin kontrol ettiğin sayfa sonlarının aynısını alır.
  • Okuyucunun düzenlemesi gereken bir şey: PDF değil. Bunun yerine Word dosyasını gönder ya da Google Doc’u paylaş.
PDF bir kilit değildir. İnsanlar çoğu zaman kimsenin değiştiremeyeceğini düşünerek PDF gönderir. PDF düzenleyicisi olan herkes metin ekleyebilir ya da metnin üstünü kapatabilir. PDF içeriği değil, düzeni sabitler. Bir belgenin gönderdiğinden beri değişmediğini göstermen gerekiyorsa bu, dosya biçiminin değil, dijital imzanın işidir.

Adım adım biçimler arasında dönüştürme

Hiçbir zaman bir biçime mahkûm değilsin. En iyi dönüştürmeyi genellikle dosyayı oluşturan uygulama yapar, çünkü orijinal düzeni bilir.

  1. Word’den PDF’e: Word’de Dosya, ardından Farklı Kaydet’i (ya da Dışarı Aktar’ı) kullan ve PDF’i seç. Bu, düzenini, tablolarını ve görsellerini birebir korur.
  2. Google Docs’tan PDF’e: Dosya, ardından İndir, ardından PDF Belgesi (.pdf).
  3. Word olmadan Word’den PDF’e: Kopitiam’ın PDF’e dönüştür aracını aç, .docx dosyasını bırak ve Dönüştür ve PDF’i indir’e bas. Metni, başlıkları ve kalın ya da italik yazıyı temiz A4 sayfalarda korur. Tablolar, sütunlar ve görseller sadeleştirilir, bu yüzden düzen önemliyse Word’ün kendi dışa aktarmasını kullan.
  4. Görsellerden PDF’e: aynı PDF’e dönüştür aracında bir ya da daha fazla JPG veya PNG dosyası ekle, bir sayfa boyutu seç (Resme sığdır, A4 sayfa ya da Letter sayfa) ve tek bir PDF indir.
  5. PDF’ten yeniden Word’e: Kopitiam’ın PDF’den Word ve metne aracını aç, Dışa aktarma biçimi altında Word (.docx) seç ve Çıkar ve indir’e bas. Kelimeleri okuma sırasıyla içeren düzenlenebilir bir belge elde edersin. Düzen, tablolar ve görseller yeniden oluşturulmaz.

Google Drive da bir PDF’i Google Docs ile açabilir ve Word’ün yeni masaüstü sürümleri bir PDF’i açıp dönüştürebilir. Karmaşık düzenlerde sonuçlar değişir, bu yüzden dönüştürülen dosyaya güvenmeden önce onu kontrol et.

İşler ters gittiğinde

  • PDF’ten Word’e dönüştürülen dosya boş ya da araç seçilebilir metin bulunamadığını söylüyor. PDF bir taramadır, yani yalnızca sayfaların resimleridir. Çıkarılacak metin yoktur. Önce OCR’ye (metin tanıma) ihtiyacın var ya da ihtiyacın olan kısımları yeniden yazabilirsin.
  • Dönüştürülen Word dosyası sade görünüyor. Bir metin dışa aktarımından beklenen budur. Yalnızca bir tarihi ya da bir rakamı düzeltmen gerekiyorsa PDF’i düzenlemek onu Word’de yeniden kurmaktan daha hızlıdır.
  • PDF parolası olduğu için açılmıyor. Kopitiam henüz kilitli PDF’leri açamıyor. Dosyayı PDF okuyucunda parolasıyla aç, kilitsiz bir kopya oluşturmak için Yazdır’ı ve ardından PDF olarak kaydet’i kullan ve o kopyayı kullan.
  • Word dosyan başka biri tarafından açıldığında düzen kayıyor. Onda bir yazı tipi eksik ya da sayfa ayarları farklı. Düzenin önemli olduğu her şey için PDF gönder.
  • Bir .docx dönüştürüldükten sonra bazı karakterler kutu ya da soru işareti olarak görünüyor. Kopitiam’ın dönüştürücüsü, hangi karakterler için kullanabileceği bir yazı tipi olmadığını sana söyler. O satırları kontrol et ya da bunun yerine Word’den dışa aktar.

Bitmiş bir PDF’te küçük değişiklikler

Bazen elinde yalnızca PDF vardır: bir devlet dairesinden gelen bir form, bir tedarikçiden gelen bir fiyat teklifi, birinin çoktan dışa aktardığı bir anlaşma. Tek bir değişiklik için Word’e geri dönmek çoğu zaman değdiğinden fazla iştir.

Kopitiam’ın PDF Düzenle aracı sık karşılaşılan durumların üstesinden gelir. Metin, sayfanın herhangi bir yerine yeni metin ekler. Örtüp değiştir, bir kelimenin üstüne aynı renkte bir kutu koyar ve üstüne düzenlenebilir bir metin kutusu yerleştirir; bu, bir yazım hatasını ya da bir tarihi düzeltmeye uygundur. İmza bir imza çizmeni sağlar, Oto doldur ise bir formdaki doldurulabilir alanları bulur. Örtüp değiştir’in eski metni silmediğini, gizlediğini unutma; yani orijinal kelimeler hâlâ altta, dosyanın içindedir. Hassas metni kaldırmak için bunun yerine onu gerçekten silen PDF Karart’ı kullan.

Paragrafların tamamını yeniden yazıyorsan kaynağa geri dön. Gönderenden Word dosyasını iste ya da PDF’i Word’e dönüştürüp düzeni yeniden kur. PDF düzenleyici küçük, son dokunuşlar içindir.

Dönüştürmek ve düzenlemek gizli mi?

PDF’e dönüştür ve PDF’den Word ve metne dahil her Kopitiam PDF aracı tarayıcında çalışır. Dosyan bir sunucuya yüklenmez ve sayfa yüklendikten sonra bağlantın kopsa da araçlar çalışmaya devam eder. Tek istisna, bazı Latin olmayan yazılardaki metindir; bu metin ilk kullanıldığında Kopitiam’dan bir yazı tipi indirilmesini gerektirebilir. Hesap yok, filigran yok. Çok büyük dosyaları yalnızca cihazının belleği sınırlar, bu yüzden bir dizüstü bilgisayarın kolayca halledeceği büyük bir taramada eski bir telefon zorlanabilir.