He d’enviar un document en PDF o en Word?

Envia un PDF quan el document és definitiu i s’ha de veure igual per a tothom. Envia un fitxer de Word només quan vols que qui el rep l’editi, o quan et demana expressament un .docx. Si dubtes, la regla és: edita amb Word i envia en PDF.

Un PDF és més segur que un document de Word?

No per si sol. Un PDF manté el disseny fix, però qualsevol persona amb un editor de PDF hi pot afegir o tapar text. Per demostrar que un document no ha canviat des que es va enviar, necessita una signatura digital, i per mantenir-lo privat has de controlar qui el rep.

Per què el meu document de Word es veu diferent a l’ordinador d’una altra persona?

Word recol·loca el text fent servir els tipus de lletra i la configuració de pàgina de l’ordinador que l’obre. Si falta un tipus de lletra, se’n fa servir un de substitut i les línies i els salts de pàgina es mouen. Exportar a PDF fixa el disseny per a tots els lectors.

Puc tornar a convertir un PDF en un document de Word editable?

Sí, si el PDF conté text real. L’eina PDF a Word i text de Kopitiam et dona un .docx amb les paraules en ordre de lectura, però no el disseny original, les taules ni les imatges. Un PDF escanejat no té text per extreure, així que primer necessita OCR.

Per a un projecte de grup, què va millor, Google Docs o Word?

Normalment Google Docs és més fàcil, perquè tothom edita una sola còpia en directe al navegador, amb comentaris i historial de versions. Word també funciona si el fitxer es comparteix a través de OneDrive o SharePoint. Enviar-se còpies .docx per correu d’una banda a l’altra és on es perden les versions.

PDF, Word o Google Docs: quin has de fer servir?

La resposta curta: escriu amb Word o Google Docs i envia’l en PDF. Word i Google Docs són per a un document que encara canvia. Recol·loquen el text mentre escrius, registren els canvis i deixen que altres persones hi treballin. Un PDF és per a un document acabat que s’ha de veure igual per a tothom que l’obri, en qualsevol dispositiu.

Així que la pregunta no és quin format és millor, sinó en quina fase és el document. Fes servir Word si escrius sol, Google Docs si escriviu diverses persones juntes, i PDF quan estigui enllestit. La resta d’aquesta guia tracta els casos en què aquesta regla demana pensar-s’ho dues vegades.

En què es diferencien de debò tots tres

Disseny. Word i Google Docs recol·loquen el text: canvia el tipus de lletra, la mida de pàgina o la impressora i les línies es mouen. Un PDF fixa cada paraula en un punt de la pàgina, així que la pàgina 3 és la pàgina 3 a tot arreu.
Tipus de lletra. Un fitxer de Word fa servir els tipus de lletra instal·lats a l’ordinador que l’obre. Si en falta un, se’n posa un altre i el disseny es pot desplaçar. Un PDF normalment porta els tipus de lletra dins del fitxer.
Edició. Word i Google Docs estan fets per editar. Un PDF es pot editar, però és incòmode, perquè desa text posicionat en lloc de paràgrafs que flueixen.
Col·laboració. Google Docs permet que diverses persones editin alhora la mateixa còpia en directe. Word també ho fa a través de OneDrive o SharePoint, però molta gent encara s’envia fitxers .docx per correu d’una banda a l’altra. Un PDF sol ser la còpia acabada d’una sola persona.
On es desa. Un .docx o un .pdf és un fitxer al teu dispositiu. Un document de Google Docs viu en un compte de Google i es comparteix amb un enllaç i permisos.

Quan Word és la millor opció

Fes servir Word quan ets l’autor principal i vols el control total: estils, títols, taules, notes al peu, un índex, plantilles de la teva oficina. Funciona sense connexió, i .docx és el format que la majoria d’eines llegeixen i escriuen de manera fiable.

Word també és el format adequat quan l’altra part ha de canviar el text. Un propietari que redacta un contracte d’arrendament, per exemple, pot enviar un .docx perquè hi proposis canvis amb el control de canvis. Quan totes dues parts hi estan d’acord, es converteix en un PDF per signar-lo.

Quan Google Docs és la millor opció

Fes servir Google Docs quan el document és un esforç de grup: un informe d’equip, unes notes de reunió, una proposta d’una comissió. Tothom edita una sola còpia en directe, els comentaris queden al costat del text i l’historial de versions mostra qui ha canviat què. El mode de suggeriments funciona com el control de canvis.

Els inconvenients són que viu al compte de Google d’algú, que necessita connexió tret que s’hagi configurat abans el mode sense connexió, i que els dissenys complexos costen més que a Word. Quan estigui acabat, fes servir Fitxer, després Baixa i després Document PDF (.pdf) per enviar la còpia final.

Quan cal enviar un PDF

Envia un PDF en el moment que el document és definitiu i no hauria de canviar: una factura, un pressupost, un acord signat, una nòmina, un informe que va a la impremta, un formulari que has emplenat. Qui el rep veu exactament el que veus tu, tant si l’obre amb un mòbil com amb un Mac o amb un ordinador vell de l’oficina.

Factures, rebuts i nòmines: PDF, perquè les xifres i el disseny no es puguin desplaçar.
Contractes i contractes d’arrendament: redacta’ls amb Word, i signa i comparteix la versió final en PDF.
Un currículum: el PDF manté el teu disseny. Si un portal de feina o un seleccionador et demana .docx, envia el que et demanen, perquè alguns sistemes de cribratge llegeixen més fàcilment els fitxers de Word.
Qualsevol cosa per imprimir: PDF, perquè la impremta rebi els mateixos salts de pàgina que tu has comprovat.
Una cosa que el lector ha d’editar: no un PDF. Envia el fitxer de Word o comparteix el document de Google Docs.

Un PDF no és un cadenat. Sovint la gent envia un PDF pensant que ningú no el pot canviar. Qualsevol persona amb un editor de PDF hi pot afegir o tapar text. Un PDF fixa el disseny, no el contingut. Si has de demostrar que un document no ha canviat des que el vas enviar, d’això se n’encarrega una signatura digital, no el format del fitxer.

Com convertir d’un a l’altre, pas a pas

Mai no hi quedes atrapat. La millor conversió normalment la fa l’aplicació que ha creat el fitxer, perquè coneix el disseny original.

De Word a PDF: a Word, fes servir Fitxer, després Desa com a (o Exporta), i tria PDF. Així es manté exactament el disseny, les taules i les imatges.
De Google Docs a PDF: Fitxer, després Baixa i després Document PDF (.pdf).
De Word a PDF sense Word: obre l’eina Convertir a PDF de Kopitiam, deixa-hi anar el .docx i prem Converteix i baixa el PDF. Conserva el text, els títols i la negreta o la cursiva en pàgines A4 netes. Les taules, les columnes i les imatges se simplifiquen, així que fes servir l’exportació del mateix Word quan el disseny importi.
D’imatges a PDF: a la mateixa eina Convertir a PDF, afegeix un o més fitxers JPG o PNG, tria una mida de pàgina (Mida de la imatge, Pàgina A4 o Pàgina Carta) i baixa un sol PDF.
De PDF a Word: obre l’eina PDF a Word i text de Kopitiam, tria Word (.docx) a Exporta com a i prem Extreu i baixa. Obtindràs un document editable amb les paraules en ordre de lectura. El disseny, les taules i les imatges no es reconstrueixen.

Google Drive també pot obrir un PDF amb Google Docs, i les versions d’escriptori recents de Word poden obrir un PDF i convertir-lo. Amb dissenys complexos els resultats varien, així que comprova el fitxer convertit abans de refiar-te’n.

Quan alguna cosa falla

El fitxer de PDF a Word surt buit o l’eina diu que no s’ha trobat text seleccionable. El PDF és un escaneig, que només són imatges de pàgines. No hi ha text per extreure. Primer necessites OCR (reconeixement de text), o pots tornar a escriure les parts que necessitis.
El fitxer de Word convertit es veu senzill. És el que s’espera d’una exportació de text. Si només has de corregir una data o una xifra, editar el PDF és més ràpid que reconstruir-lo a Word.
El PDF no s’obre perquè té contrasenya. Kopitiam encara no pot obrir PDF bloquejats. Obre’l amb la contrasenya al teu lector de PDF, fes servir Imprimeix i després Desa com a PDF per fer-ne una còpia desbloquejada, i fes servir aquesta còpia.
El disseny salta quan algú altre obre el teu fitxer de Word. Li falta un tipus de lletra o té una configuració de pàgina diferent. Envia un PDF per a qualsevol cosa en què el disseny importi.
Alguns caràcters surten com a quadrats o signes d’interrogació després de convertir un .docx. El convertidor de Kopitiam t’indica quins caràcters no tenien cap tipus de lletra que pogués fer servir. Comprova aquestes línies, o exporta des de Word.

Petits canvis en un PDF acabat

De vegades només tens el PDF: un formulari d’una oficina de l’administració, un pressupost d’un proveïdor, un acord que algú ja ha exportat. Tornar a Word per fer un sol canvi sovint dona més feina del que val la pena.

L’eina Editar PDF de Kopitiam resol els casos habituals. Text afegeix text nou a qualsevol lloc de la pàgina. Tapar i substituir posa un requadre del mateix color sobre una paraula i un quadre de text editable a sobre, cosa que va bé per corregir una errada o una data. Signa et deixa dibuixar una signatura, i Omple troba els camps que es poden emplenar d’un formulari. Tingues en compte que Tapar i substituir amaga el text antic en lloc d’esborrar-lo, així que les paraules originals continuen dins del fitxer, a sota. Per eliminar text sensible, fes servir Censurar PDF, que l’elimina de veritat.

Si has de reescriure paràgrafs sencers, torna a l’original. Demana el fitxer de Word a qui te l’ha enviat, o converteix el PDF a Word i reconstrueix-ne el disseny. Un editor de PDF és per a retocs petits i finals.

Convertir i editar és privat?

Totes les eines PDF de Kopitiam, incloses Convertir a PDF i PDF a Word i text, funcionen al teu navegador. El fitxer no es puja a cap servidor, i les eines continuen funcionant si la connexió es talla després que la pàgina s’hagi carregat. L’única excepció és el text en alguns alfabets no llatins, que pot necessitar un tipus de lletra baixat de Kopitiam la primera vegada que es fa servir. No cal compte i no hi ha marca d’aigua. Els fitxers molt grans només estan limitats per la memòria del teu dispositiu, així que a un mòbil antic li pot costar un escaneig gran que un portàtil gestiona sense problemes.