Was ist der Unterschied zwischen PDF/A und einer normalen PDF?

Eine normale PDF kann sich auf Dinge außerhalb der Datei verlassen, etwa auf deinem Rechner installierte Schriften, und Passwörter und Skripte nutzen. PDF/A (ISO 19005) verbietet das und verlangt eingebettete Schriften und definierte Farbe, damit die Datei auch Jahre später gleich aussieht. Archive und manche Behördensysteme verlangen es.

Was bedeuten PDF/A-1b, PDF/A-2b und PDF/A-2u?

Die Zahl ist der Teil des Standards, der jeweils auf einer anderen PDF-Version aufbaut. Der Buchstabe ist die Konformitätsstufe: b (basic) garantiert das Aussehen, u ergänzt zuverlässigen Unicode-Text zum Suchen und Kopieren, und a ergänzt eine getaggte Struktur für Barrierefreiheit. PDF/A-4 nutzt diese Buchstaben nicht mehr.

Ist PDF/X dasselbe wie eine PDF in hoher Qualität?

Nein. Eine Exportvorgabe für hohe Qualität steuert nur Dinge wie die Bildauflösung. PDF/X ist ein Standard mit festen Regeln zu Schriften, Farbe, Seitenrahmen und Ausgabebedingung, auf den sich eine Druckerei verlassen kann. Frag deine Druckerei, welche PDF/X-Version sie will.

Wie prüfe ich, ob meine PDF wirklich PDF/A ist?

Acrobat Reader zeigt die Angabe im Bereich „Standards“, aber eine Angabe ist kein Beweis. Lass die Datei durch einen Validator wie veraPDF laufen, der kostenlos und quelloffen ist, um zu sehen, ob sie tatsächlich konform ist.

Kann ich in Kopitiam eine PDF in PDF/A umwandeln?

Nein. Kopitiam erstellt oder validiert kein PDF/A oder PDF/X, und seine Bearbeitungen können eine vorhandene PDF/A-Angabe entfernen oder ungültig machen. Erledige zuerst deine Bearbeitungen und wandle das Ergebnis dann mit einem Tool um, das PDF/A erzeugt und prüft, oder exportiere erneut aus dem Quelldokument.

PDF/A vs. PDF/X vs. normale PDF: Was ist der Unterschied?

Eine normale PDF ist zum Ansehen und Teilen im Alltag gedacht. PDF/A ist eine strengere Teilmenge von PDF für die Langzeitarchivierung: Die Datei muss alles mitbringen, was sie braucht, etwa ihre Schriften, damit sie sich auch in Jahren noch öffnen lässt und gleich aussieht. PDF/X ist eine strengere Teilmenge für den professionellen Druck, mit Regeln zu Farbe, Schriften und Seitenrahmen, damit eine Druckerei ein vorhersehbares Ergebnis bekommt.

Alle drei nutzen dieselbe Endung .pdf und öffnen sich in denselben Readern. Der Unterschied ist das Versprechen, das die Datei gibt. Wenn niemand PDF/A oder PDF/X von dir verlangt hat, ist eine normale PDF die richtige Wahl, und du musst nichts ändern.

Was eine normale PDF ist und warum sie meist reicht

Eine normale PDF kann fast jede Funktion nutzen, die das Format erlaubt: nicht eingebettete Schriften, Links zu externen Inhalten, Skripte, Passwörter, Video und ausfüllbare Formulare. Diese Flexibilität ist der Grund, warum sie für Gehaltsabrechnungen, Mietverträge, Lebensläufe und Bordkarten funktioniert.

Der Preis dafür: Nichts ist garantiert. Eine Datei, die sich auf eine auf dem Rechner des Absenders installierte Schrift verlässt, kann auf deinem anders aussehen. Bei einem Dokument, das du diese Woche liest, spielt das selten eine Rolle. Bei einem Dokument, das jemand in 20 Jahren öffnen muss, oder einer Broschüre, die in Druck geht, schon.

PDF/A: gemacht für die Archivierung

PDF/A ist der Standard ISO 19005. Seine Grundregel: Die Datei ist in sich geschlossen, und ihr Aussehen lässt sich ohne irgendetwas außerhalb der Datei wiedergeben. In der Praxis heißt das:

Jede verwendete Schrift ist in die Datei eingebettet.
Farbe ist geräteunabhängig definiert, meist mit einem eingebetteten Farbprofil.
Keine Verschlüsselung und keine Passwörter.
Kein JavaScript, kein Audio oder Video und keine Inhalte, die von einer externen Datei oder Website abhängen.
Metadaten werden in einer Standardform (XMP) gespeichert, und dort erklärt die Datei auch, dass sie PDF/A ist.

Der Standard besteht aus Teilen, die jeweils auf einer anderen PDF-Version aufbauen:

PDF/A-1 (2005), basiert auf PDF 1.4. Der strengste: Transparenz ist nicht erlaubt.
PDF/A-2 (2011), basiert auf PDF 1.7. Erlaubt Transparenz, Ebenen und JPEG-2000-Bilder und lässt dich andere PDF/A-Dateien einbetten.
PDF/A-3 (2012). Wie PDF/A-2, aber du kannst Dateien jedes Typs anhängen. Formate für elektronische Rechnungen wie Factur-X und ZUGFeRD nutzen das, um maschinenlesbare Rechnungsdaten in einer lesbaren PDF mitzuführen.
PDF/A-4 (2020), basiert auf PDF 2.0. Verzichtet auf die alten Konformitätsbuchstaben und hat Varianten wie PDF/A-4f für Dateien mit Anhängen.

In den Teilen 1 bis 3 sagt ein Buchstabe nach der Zahl, wie streng die Datei ist. Stufe B (basic) garantiert, dass die Seiten richtig aussehen. Stufe U ergänzt zuverlässigen Unicode-Text, sodass du ihn durchsuchen und kopieren kannst; sie gibt es in PDF/A-2 und PDF/A-3. Stufe A (accessible) verlangt zusätzlich eine getaggte Struktur, etwa Überschriften und Lesereihenfolge, für Screenreader. PDF/A-2b heißt also Teil 2, Stufe B.

PDF/X: gemacht für den Druck

PDF/X ist die Normenfamilie ISO 15930, damit eine Datei auf jeder konformen Druckmaschine gleich gedruckt wird. Jede Version verlangt eingebettete Schriften, keine Verschlüsselung, einen festgelegten Endformatrahmen (TrimBox, oder ArtBox) für die fertige Seitengröße und eine Ausgabebedingung (Output Intent), die die Druckbedingungen nennt, für die die Farben vorbereitet wurden.

PDF/X-1a: nur CMYK und Sonderfarben, keine Transparenz. Der alte, sichere Standard, den viele Druckereien noch annehmen.
PDF/X-3: erlaubt außerdem farbverwaltetes RGB und Lab-Farbe.
PDF/X-4: erlaubt Live-Transparenz und Ebenen. Eine häufige moderne Wahl für Design-Apps.
PDF/X-6: die Version auf Basis von PDF 2.0.

Beschnitt ist eine eigene Frage. Wenn dein Design bis zum Seitenrand reicht, braucht die Druckerei zusätzliches Bild über die Schnittlinie hinaus, und sie sagt dir, wie viel. Eine PDF/X-Datei kann das mit einem Beschnittrahmen (BleedBox) festhalten, aber der Standard fügt den Beschnitt nicht für dich hinzu.

Im direkten Vergleich

Zweck: Eine normale PDF ist zum Teilen und Lesen; PDF/A zum Aufbewahren; PDF/X zum Drucken.
Schriften: In einer normalen PDF optional; in PDF/A und PDF/X müssen sie eingebettet sein.
Passwörter: In einer normalen PDF erlaubt; in PDF/A und PDF/X nicht erlaubt.
Farbe: In einer normalen PDF ist alles möglich; PDF/A braucht geräteunabhängige Farbe; PDF/X zielt auf eine benannte Druckbedingung.
Formulare und Skripte: In einer normalen PDF kein Problem; PDF/A verbietet Skripte und schränkt interaktive Funktionen ein.
Wer es verlangt: Für eine normale PDF niemand; für PDF/A Archive, Registraturen und manche Systeme für elektronische Einreichung oder E-Rechnungen; für PDF/X Druckereien.

So erkennst du, welche du hast

Öffne die Datei in Adobe Acrobat oder Acrobat Reader. Eine Datei, die PDF/A für sich beansprucht, öffnet sich meist mit einer Hinweisleiste zum Standard, und der Bereich „Standards“ zeigt Teil und Stufe.
In anderen Readern schau in die Dokumenteigenschaften. Manche zeigen die Angabe PDF/A oder PDF/X, viele nicht.
Für eine sichere Antwort lass die Datei durch einen Validator laufen. veraPDF ist ein kostenloser, quelloffener PDF/A-Validator. Für PDF/X können die Preflight-Werkzeuge professioneller Drucksoftware oder deine Druckerei sie prüfen.

Eine Kennzeichnung als PDF/A oder PDF/X ist nur eine Angabe, die in die Datei geschrieben wurde. Jede App kann sie schreiben, und eine spätere Bearbeitung der Datei kann sie unbemerkt unwahr machen. Wenn eine Registratur oder Druckerei eine Datei ablehnt, die nicht besteht, validiere sie, statt der Kennzeichnung zu vertrauen.

So erstellst du eine PDF/A- oder PDF/X-Datei

Erstelle sie nach Möglichkeit aus dem Quelldokument, nicht aus einer vorhandenen PDF. Die Umwandlung einer fertigen PDF scheitert oft an fehlenden Schriften oder ungewöhnlicher Farbe, und um das zu beheben, braucht man professionelle Werkzeuge.

Microsoft Word: Öffne beim Speichern als PDF die Optionen und setz das Häkchen bei der PDF/A-Einstellung.
LibreOffice: Nutze „Als PDF exportieren“ und wähle im Exportdialog die PDF/A-Option.
Design-Apps wie Adobe InDesign und Affinity Publisher: Wähle beim Export eine PDF/X-Vorgabe und frag deine Druckerei, welche sie will.
Scanner und Scan-Apps: Viele bieten PDF/A als Ausgabeformat an, was zum Archivieren von Papierunterlagen nützlich ist.

Was passiert, wenn du eine solche Datei in Kopitiam bearbeitest

Kopitiam erstellt kein PDF/A oder PDF/X, wandelt nicht darin um und prüft es nicht. Du kannst solche Dateien öffnen, weil sie PDFs sind, aber behandle das, was du herunterlädst, als normale PDF.

„PDF bearbeiten“, „PDF zusammenfügen“, „PDF teilen“, „Seiten extrahieren“, „PDF-Seiten ordnen“ und „PDF schwärzen“ erstellen aus deinen Seiten eine neue Datei. Die neue Datei übernimmt nicht die XMP-Metadaten des Originals, in denen die PDF/A-Angabe steht, und erklärt sich daher gar nicht mehr als PDF/A.
„PDF drehen“, „PDF-Wasserzeichen“ und „Seitenzahlen einfügen“ speichern die Änderungen in derselben Datei. Die PDF/A-Angabe bleibt, aber die Dokumentinformationen werden aktualisiert (Producer und Änderungsdatum), ohne das passende XMP zu aktualisieren, und diese Abweichung kann die Konformität brechen.
Wenn du mit dem Editor, dem Wasserzeichen oder den Seitenzahlen Text in lateinischer Schrift hinzufügst, nutzt Kopitiam eine eingebaute Standard-PDF-Schrift, die nicht in die Datei eingebettet wird. PDF/A und PDF/X verlangen beide eingebettete Schriften.

Wenn du also PDF/A oder PDF/X abgeben musst, erledige zuerst deine Bearbeitungen in Kopitiam und wandle das Ergebnis dann mit einem Tool um, das den Standard erzeugt und prüft. Oder nimm deine Änderungen im Quelldokument vor und exportiere erneut.

Welche solltest du nehmen?

Einen unterschriebenen Mietvertrag mailen, eine Gehaltsabrechnung schicken oder einen Lebenslauf hochladen: eine normale PDF.
Alte Grundstücksunterlagen oder Firmenakten zum Aufbewahren scannen: PDF/A, wenn dein Scanner oder Archiv es unterstützt.
Ein Portal, das PDF/A verlangt: Frag, welchen Teil und welche Stufe sie annehmen, und validiere vor dem Hochladen.
Ein Banner, Flyer oder eine Verpackung für die Druckerei: PDF/X, in der Version, die deine Druckerei nennt.

Die PDF-Tools von Kopitiam, die Dateien verändern (Bearbeiten, Zusammenfügen, Teilen, Ordnen, Komprimieren, Schwärzen und die übrigen), laufen in deinem Browser, deine Datei wird also nicht auf einen Server hochgeladen, während du daran arbeitest.