Um eine PDF richtig zu schwärzen, brauchst du ein Tool, das den Inhalt unter dem schwarzen Kasten entfernt, nicht eines, das nur den Kasten darüberzeichnet. Danach prüfst du die gespeicherte Datei: Versuch, die geschwärzten Wörter zu markieren, zu kopieren und nach ihnen zu suchen. Wenn nichts herauskommt, hat das Schwärzen funktioniert.

Ein schwarzes Rechteck in einem Editor zu zeichnen oder einen schwarzen Textmarker zu verwenden, ändert nur, wie die Seite aussieht. Der Text steckt weiterhin in der Datei, und jeder kann ihn in Sekunden herauskopieren. Gerichte, Behörden und Zeitungen haben schon Dokumente versehentlich auf diese Weise veröffentlicht. Hier erfährst du, warum das passiert und wie du es vermeidest.

Warum ein schwarzer Kasten nichts entfernt

Eine PDF-Seite ist eine Liste von Zeichenanweisungen: diesen Text hierhin, diese Linie dorthin, dieses Foto in jene Ecke. Ein schwarzer Kasten ist eine weitere Anweisung, obendrauf gesetzt. Die Textanweisung darunter bleibt unberührt, also findet „Alles auswählen“ mit Kopieren, eine Suche oder jedes Textextraktionstool die Wörter weiterhin.

Dasselbe gilt für andere Wege, mit denen man versucht, etwas zu verbergen:

  • Schwarze Hervorhebung in Word und dann Export als PDF. Die Wörter werden als normaler Text mit schwarzem Hintergrund exportiert.
  • Eine weiße oder farblich passende Abdeckung. Das Werkzeug „Ersetzen“ in Kopitiams eigenem „PDF bearbeiten“ funktioniert so. Das ist richtig, um einen Tippfehler zu korrigieren, und falsch, um eine Kontonummer zu verbergen.
  • Eine Form oder ein Aufkleber, als Kommentar eingefügt. Kommentare kann jeder, der die Datei öffnet, ausblenden, verschieben oder löschen.
  • Die Seite zuschneiden. Ein Zuschnitt ändert oft nur den sichtbaren Bereich, und der abgeschnittene Teil kann weiterhin in der Datei stecken.
Der Test, der Klarheit schafft: Öffne die gespeicherte Datei, zieh über den schwarzen Bereich, kopiere und füge in eine Notiz ein. Such dann in der Datei nach einem Wort, das du entfernt hast. Wenn einer der beiden Wege etwas findet, ist der Text noch da.

So schwärzt du eine PDF mit Kopitiam

  1. Öffne „PDF schwärzen“ und zieh deine Datei auf die Seite oder klicke, um sie zu wählen. Jede Seite wird angezeigt, beschriftet mit Seite 1, Seite 2 und so weiter.
  2. Zieh über jede Textstelle, die verschwinden soll. Wo du ziehst, erscheint ein schwarzer Balken. Der Zähler über den Seiten zeigt, wie viele Balken du gesetzt hast.
  3. Einen an die falsche Stelle gesetzt? Klicke auf das × an diesem Balken, um ihn zu entfernen, und zieh dann neu.
  4. Geh jede Seite durch. Es gibt kein Suchen und Schwärzen, ein Name, der auf acht Seiten vorkommt, braucht also auf jeder einen Balken.
  5. Klicke auf „Schwärzen & laden“. Die neue Datei wird unter deinem Dateinamen mit -redacted am Ende gespeichert. Deine Originaldatei wird nicht verändert.
  6. Lies den Hinweis, der erscheint. Darin sollte stehen, dass in keinem geschwärzten Bereich noch markierbarer Text ist.

Mach jeden Balken etwas größer als die Wörter. Buchstaben wie g, j und y reichen unter die Zeile, und bei einem knapp gezogenen Balken können ihre Unterlängen sichtbar bleiben. Sehr kleine Ziehbewegungen von weniger als ein paar Pixeln werden ignoriert, ein versehentlicher Klick fügt also keinen Balken hinzu.

Was Kopitiam tatsächlich mit deiner Datei macht

Jede Seite mit mindestens einem Balken wird in ein hochauflösendes Bild umgewandelt, bei dem die schwarzen Balken in die Pixel gemalt sind. Die neue Seite enthält nur dieses Bild. Der ursprüngliche Text, die Schriften und alle versteckten Ebenen dieser Seite werden nicht übernommen, es gibt also nichts zum Markieren oder Auslesen.

Bevor die Datei gespeichert wird, liest Kopitiam die Pixel an den Stellen zurück, an denen jeder Balken sein sollte, und bricht mit einem Fehler ab, wenn ein Balken dort, wo du ihn gezogen hast, nicht durchgehend schwarz ist. Nach dem Speichern prüft es die neue Datei auf Text innerhalb deiner Balken. Würde welcher gefunden, sähest du eine Warnung, die Datei nicht als sicher geschwärzt zu betrachten.

Das hat einen Nachteil, den du kennen solltest. Auf einer geschwärzten Seite lässt sich auch der restliche Text nicht mehr markieren oder durchsuchen, und Links oder Formularfelder auf dieser Seite funktionieren nicht mehr. Seiten ohne Balken werden unverändert übernommen und behalten ihren markierbaren Text. All das passiert in deinem Browser, und das Dokument wird nie hochgeladen.

Was deine Informationen sonst noch verraten kann

  • Andere Seiten. Ein Name, den du auf Seite 2 entfernt hast, steht vielleicht noch in der Fußzeile von Seite 9 oder in einem Inhaltsverzeichnis.
  • Kommentare und Notizen auf Seiten, die du nicht geschwärzt hast. Diese Seiten werden unverändert übernommen, eine Notiz auf Seite 7 ist also noch da.
  • Der Zusammenhang. Wenn du einen Namen entfernst, aber Berufsbezeichnung, Datum und Filiale stehen lässt, ist die Person womöglich leicht zu erkennen.
  • Der Dateiname. „Ahmad-Gehaltsgespraech.pdf“ sagt eine Menge. Benenne die Datei um, bevor du sie verschickst.
  • Dokumenteigenschaften. Kopitiam erstellt eine neue Datei, die ursprünglichen Felder für Titel und Autor werden also nicht übernommen. Trotzdem lohnt es sich, vor dem Teilen die Eigenschaften jeder Datei in deinem PDF-Reader zu prüfen.

Scans, Passwörter, Handys und lange Dokumente

  • Gescannte Dokumente. Viele Scanner fügen eine unsichtbare Textebene hinzu, damit du den Scan durchsuchen kannst. Ein schwarzer Kasten in einem gewöhnlichen Editor lässt diese Ebene zurück. Kopitiam baut jede geschwärzte Seite als neues Bild auf, also verschwindet auch die versteckte Textebene dieser Seite.
  • Passwortgeschützte PDFs. Kopitiam kann gesperrte Dateien noch nicht öffnen. Öffne sie mit dem Passwort in deinem PDF-Reader, nutze Drucken und dann Als PDF speichern, um eine ungesperrte Kopie zu erstellen, und schwärze diese Kopie.
  • PDFs mit Bearbeitungsbeschränkungen. Du siehst eine Meldung, dass das Tool die Datei nicht ändern kann. Derselbe Schritt Drucken → Als PDF speichern erstellt eine Kopie, die du schwärzen kannst.
  • Auf dem Handy. Ziehen auf einer Seite zeichnet einen Balken, statt zu scrollen, setz deinen Finger also mit Bedacht. Für Dokumente mit vielen kleinen Details zum Entfernen ist ein Laptop einfacher.
  • Lange oder große Dateien. Geschwärzte Seiten werden zu Bildern, eine Datei mit vielen geschwärzten Seiten wird also größer. Wenn sie dann zu groß zum Mailen ist, schick sie durch „PDF komprimieren“. Jede Seite wird zuerst in deinem Browser gerendert, ein sehr langer Scan kann auf einem älteren Gerät also langsam sein.

Prüf das Ergebnis, bevor du es verschickst

  1. Öffne die heruntergeladene Datei in deinem üblichen PDF-Reader, nicht die, die noch auf dem Bildschirm ist.
  2. Zieh über jeden schwarzen Balken und versuch zu kopieren. Beim Einfügen sollte nichts erscheinen.
  3. Such mit der Suchfunktion des Readers nach zwei oder drei Wörtern, die du entfernt hast.
  4. Für eine gründliche Prüfung schick die geschwärzte Datei durch „PDF in Word & Text“ und lies das Ergebnis. Entfernte Wörter sollten nirgends auftauchen.
  5. Scroll einmal durch jede Seite und such nach allem, was du übersehen hast.

Wann Kopitiam nicht das richtige Werkzeug ist

Kopitiam eignet sich für alltägliches Schwärzen: ein Kontoauszug für einen Visumantrag, eine Gehaltsabrechnung für eine Wohnungsbewerbung, ein Reisepass-Scan mit geschwärzter Nummer. Für rechtliche Offenlegungsverfahren oder Anfragen nach Informationsfreiheitsgesetzen ist es nicht gebaut. Dort musst du vielleicht jedes Vorkommen eines Wortes über Hunderte Seiten finden, jeden Balken mit einem Begründungscode versehen, den Rest der Seite durchsuchbar halten oder protokollieren, was entfernt wurde. Professionelle Schwärzungssoftware erledigt solche Aufgaben.