Was bedeutet es, eine PDF zu reduzieren (flatten)?

Interaktive Teile wie ausgefüllte Formularfelder, Kommentare und eingesetzte Unterschriften werden in gewöhnlichen Seiteninhalt umgewandelt. Sie sehen noch genauso aus, lassen sich aber nicht mehr als Felder oder Kommentare bearbeiten, verschieben oder löschen.

Kann man das Reduzieren einer PDF rückgängig machen?

Nein. Sind Felder und Kommentare erst mit der Seite verschmolzen, gibt es nichts mehr, was sich trennen ließe. Behalte dein nicht reduziertes Original, falls du die Antworten noch ändern musst.

Macht das Reduzieren eine PDF sicher?

Nein. Es verhindert das beiläufige Bearbeiten von Feldern und Kommentaren, verschlüsselt die Datei aber nicht und entfernt nichts. Die Seite selbst lässt sich weiterhin mit einem PDF-Editor bearbeiten, und alles, was unter einem gezeichneten Kasten versteckt ist, ist noch da.

Soll ich eine PDF vor oder nach dem Unterschreiben reduzieren?

Bei einer gezeichneten oder getippten Unterschrift fixiert das Reduzieren danach sie auf der Seite. Bei einer digitalen Signatur mit Zertifikat reduziere zuerst und signiere zuletzt, denn jede Änderung nach dem Signieren macht sie ungültig.

Reduziert Kopitiam ein PDF-Formular, wenn ich es ausfülle?

Deine eigenen Antworten, Häkchen und Unterschriften werden beim Download in die Seite gezeichnet, sie sind also keine bearbeitbaren Felder. Formularfelder und Kommentare, die schon in der Originaldatei waren, werden übernommen, prüf das Ergebnis also in einem anderen Reader und nutze „PDF in JPG“ und dann „JPG in PDF“, wenn es vollständig reduziert sein muss.

PDF reduzieren (flatten): Was heißt das, wann und wie?

Eine PDF zu reduzieren (englisch „flatten“) heißt, ihre separaten, interaktiven Teile in gewöhnlichen Seiteninhalt umzuwandeln. Ausgefüllte Formularfelder, Kommentare, Markierungen, Stempel und eingesetzte Unterschriften liegen normalerweise als eigene Objekte über der Seite. Nach dem Reduzieren sehen sie noch genauso aus, sind aber Teil der Seite selbst, ein Reader kann sie also nicht mehr als Felder oder Kommentare bearbeiten, verschieben oder löschen.

Du reduzierst eine PDF, wenn das, was du siehst, endgültig sein soll: ein ausgefülltes Formular, dessen Antworten sich nicht ändern sollen, oder ein unterschriebenes Dokument, das in jeder App gleich aussehen soll. Es ist ein Schritt ohne Rückweg, behalte also eine nicht reduzierte Kopie, falls du später noch etwas ändern musst.

Was das Reduzieren betrifft

Formularfelder: Vorher kann jeder mit einem PDF-Reader deine Antworten neu eintippen. Danach sind die Antworten normaler Text auf der Seite, und die Felder sind weg.
Kommentare und Markierungen: Hervorhebungen, Notizzettel und gezeichnete Striche werden Teil der Seite. Der versteckte Text eines Notizzettels verschwindet meist, übrig bleibt höchstens das Symbol.
Unterschriftsbilder und Stempel: Ein Bild deiner Unterschrift, das obendrauf liegt, wird Teil der Seite.
Ebenen: In Dateien mit Ebenen, die sich ein- und ausblenden lassen, verschmilzt das Reduzieren das Sichtbare zu einer Ebene.

Dasselbe Wort hat noch zwei andere Bedeutungen. Druckereien sprechen vom Reduzieren der Transparenz, das durchscheinende Effekte für ältere Druckabläufe in feste Formen umwandelt. Und manche Tools bieten das Reduzieren zu einem Bild an, das jede ganze Seite in ein Bild umwandelt. Das ist die stärkste Form: Nichts auf der Seite bleibt bearbeitbar, aber der Text lässt sich auch nicht mehr markieren oder durchsuchen.

Wann du reduzieren solltest

Du hast eine Bewerbung oder ein Bankformular ausgefüllt und willst nicht, dass die Antworten nach dem Absenden geändert werden.
Du hast einen Mietvertrag mit einer gezeichneten Unterschrift unterschrieben und willst, dass die Unterschrift fest auf der Seite sitzt.
Ein Formular zeigt deine Antworten in einer App, in einer anderen aber leere Felder, oder die Antworten verschwinden beim Drucken. Reduzierter Text sieht überall gleich aus.
Du lädst in ein Portal hoch, das nur den Seiteninhalt behält oder Dateien mit Formularfeldern ablehnt.
Du bewahrst eine fertige Kopie für deine Unterlagen auf und willst sie genau so, wie sie verschickt wurde.

Wann du nicht reduzieren solltest

Jemand anderes muss seinen Teil noch ausfüllen, etwa ein Vermieter, der gegenzeichnet, oder die Personalabteilung, die Angaben ergänzt.
Das System des Empfängers liest die Formulardaten. Manche Organisationen importieren die Antworten aus den Feldern automatisch; ein reduziertes Formular hat keine, die sich lesen ließen.
Die Datei hat eine digitale Signatur, die Art, die ein Zertifikat und den Status gültig oder ungültig zeigt. Das Reduzieren verändert die Datei und bricht damit diese Signatur. Reduziere vor dem Signieren, nie danach.
Das Formular muss barrierefrei bleiben. Felder tragen Beschriftungen, die Screenreader nutzen; reduzierter Text verliert sie.

Reduzieren ist kein Schwärzen. Es fixiert Dinge an ihrem Platz, entfernt sie aber nicht. Text unter einem schwarzen Kasten, der auf die Seite gezeichnet wurde, bleibt in der Datei und lässt sich weiterhin kopieren. Um Informationen zu entfernen, nutze echtes Schwärzen, das den Text unter dem Kasten löscht.

Wie Kopitiam mit Formularen und Markierungen umgeht

Kopitiam hat keine eigene Schaltfläche zum Reduzieren. Stattdessen schreibt der Editor beim Download alles, was du hinzufügst, direkt in die Seite, das Hinzugefügte ist also von Anfang an reduziert.

Öffne deine PDF in „PDF bearbeiten“. Kopitiam sucht sofort nach Formularfeldern und hebt die gefundenen Felder hervor. Du kannst auch auf „Ausfüllen“ klicken, um erneut zu suchen.
Klicke in ein hervorgehobenes Feld, um zu tippen, oder auf ein Kontrollkästchen, um es anzukreuzen. Nutze „Signatur“, um eine Unterschrift zu zeichnen oder zu tippen, und „Text“, „Zeichnen“ oder „Marker“ für alles andere.
Klicke auf „Herunterladen“. Deine getippten Antworten werden als Text auf die Seite gezeichnet, Häkchen als X, und Unterschriften, Zeichnungen und Markierungen als Teil der Seite.

Niemand kann deine Antworten aus Kopitiam also als Formularfelder neu eintippen, denn es sind keine Felder mehr. Sie sind gewöhnlicher Seiteninhalt, genau wie die gedruckten Fragen daneben.

Eines solltest du prüfen. Alles, was schon in der Originaldatei war, etwa ihre eigenen Kommentare und ihre eigenen Formularfelder, wird mit der Seite übernommen. Der Download hat zwar keine Feldliste des Formulars mehr, aber manche Reader zeichnen die ursprünglichen leeren Felder womöglich trotzdem über deine Antworten und lassen jemanden hineintippen. Öffne die heruntergeladene Datei in einem anderen Reader und klicke auf eine Antwort. Erscheint ein bearbeitbares Feld, nutze einen der vollständig reduzierten Wege unten.

Vollständig reduzierte Wege und ihre Nachteile

„PDF in JPG“ und dann „JPG in PDF“: macht jede Seite zu einem Bild und wieder zu einer PDF. Nichts bleibt bearbeitbar. Der Text lässt sich nicht markieren oder durchsuchen, und die Datei ist oft größer.
„PDF komprimieren“ im Modus „Stark“: baut ebenfalls jede Seite als Bild neu auf und macht Scans meist kleiner. Bei einem Textformular kann es die Datei größer machen, und Kopitiam gibt dir keine größere Datei, daher bekommst du hier nicht immer einen Download.
„Drucken“, „Als PDF speichern“ in deinem Browser oder PDF-Reader: druckt, was am Bildschirm zu sehen ist, in eine neue PDF, meist ohne Formularfelder. Prüf das Ergebnis, denn es hängt von der App ab.
„PDF schwärzen“: Seiten, die du schwärzt, werden neu aufgebaut, oft als Bild, sie sind also reduziert und zugleich bereinigt. Seiten ohne Schwärzungskästen werden so kopiert, wie sie sind.

Sonderfälle

Gescannte Formulare: Ein Scan ist schon reduziert, denn die Felder sind Teil des Bildes. Kopitiam bietet „OCR starten“ an, um Felder darauf zu finden. Das sind beste Schätzungen, zieh sie also bei Bedarf an die richtige Stelle.
Passwortgeschützte oder beschränkte PDFs: Kopitiam kann gesperrte Dateien noch nicht öffnen. Öffne sie mit ihrem Passwort in deinem Reader und erstelle mit „Drucken“, „Als PDF speichern“ eine Kopie, die meist schon reduziert ist.
Antworten auf Arabisch, Hindi oder Thai: Kopitiam zeichnet diese Schriften als Bild auf die Seite, sie sind also reduziert, lassen sich aber nicht als Text markieren. Lateinisch, Kyrillisch, Griechisch, Chinesisch, Japanisch und Koreanisch bleiben markierbar.
Handys: Ausfüllen und Herunterladen funktionieren im mobilen Browser, aber die Prüfung auf übrig gebliebene bearbeitbare Felder ist in einem Desktop-Reader einfacher.
Sehr große Dateien: Alles passiert auf deinem Gerät, die praktische Grenze ist also sein Arbeitsspeicher. Bildbasierte Wege machen große Dateien größer und langsamer.

So prüfst du, ob eine PDF wirklich reduziert ist

Öffne sie in einem anderen Reader als dem, mit dem du sie erstellt hast.
Klicke auf jede Antwort. Erscheint ein Textcursor oder ein Eingabefeld, ist es noch ein Feld.
Öffne den Kommentarbereich. Eine reduzierte Datei hat keine Kommentare in der Liste.
Wenn du einen bildbasierten Weg genutzt hast, versuch, Text zu markieren. Lässt sich nichts markieren, sind die Seiten Bilder, und das ist zu erwarten.

Die PDF-Tools von Kopitiam laufen in deinem Browser, ein ausgefülltes Formular mit deiner IC-Nummer oder deinem Gehalt wird also nicht auf einen Server hochgeladen, während du es reduzierst.