Um eine PDF ohne Drucken zu unterschreiben, öffne das Tool „PDF bearbeiten“ von Kopitiam, zieh das Dokument hinein, klicke auf „Signatur“, zeichne oder tippe deine Unterschrift und klicke auf „Hinzufügen“. Zieh sie mit dem Werkzeug „Auswahl“ auf die Unterschriftslinie, füg mit dem Werkzeug „Text“ das Datum hinzu und klicke auf „Herunterladen“. Kein Drucker, kein Scanner, kein Konto.

Das Unterschreiben passiert in deinem Browser, das Dokument und deine Unterschrift werden also nicht auf einen Server hochgeladen. Das zählt, denn die Formulare, die man unterschreibt, etwa Mietverträge (tenancy agreements), Arbeitsangebote und Einwilligungserklärungen, enthalten meist Adressen, IC-Nummern und Bankdaten.

PDF unterschreiben, Schritt für Schritt

  1. Öffne „PDF bearbeiten“ und zieh deine PDF auf die Seite oder klicke, um eine Datei zu wählen.
  2. Scroll zu der Seite, die deine Unterschrift braucht. Kopitiam setzt sie auf die Seite, die du gerade ansiehst, also mach das zuerst.
  3. Klicke in der Werkzeugleiste auf „Signatur“. Das Fenster „Unterschrift hinzufügen“ öffnet sich.
  4. Wähle „Zeichnen“ und unterschreib im Feld mit Maus, Trackpad oder Finger, oder wähle „Tippen“ und gib deinen Namen ein.
  5. Klicke auf „Hinzufügen“. Deine Unterschrift erscheint oben im sichtbaren Teil der Seite.
  6. Wähle „Auswahl“ und zieh die Unterschrift auf die Linie.
  7. Wähle „Text“, klicke neben die Unterschrift und tippe das Datum oder deinen Namen in Druckschrift.
  8. Klicke auf „Herunterladen“. Die unterschriebene Kopie wird auf deinem Gerät gespeichert, mit -edited im Dateinamen.

Wenn das Formular ein Feld mit der Beschriftung „Unterschrift“ hat und du es noch nicht unterschrieben hast, übernimmt Kopitiam das Ausrichten für dich. Beim Öffnen der Datei sucht es nach Formularfeldern, und wenn es auf der Seite, die du ansiehst, ein leeres Unterschriftsfeld gefunden hat, landet die Unterschrift mit ihrer Unterkante genau auf dieser Linie.

Zeichnen oder tippen: was du wählen solltest

„Zeichnen“ ergibt eine Unterschrift, die wie deine aussieht. Ein Trackpad oder ein Stift auf einem Tablet ergibt die glatteste Linie. Mit einer Maus ist es schwerer, nimm dir also ein paar Versuche: Klicke auf „Abbrechen“ und öffne „Signatur“ erneut, um von vorn zu beginnen.

„Tippen“ macht aus deinem Namen eine handschriftähnliche Schrift. Das geht schnell, sieht ordentlich aus und reicht für die meisten alltäglichen Formulare. Sehr lange Namen können über den rechten Rand der Unterschrift hinauslaufen. Wenn deiner abgeschnitten wird, nimm deine Initialen und deinen Nachnamen oder zeichne die Unterschrift stattdessen.

Kopitiam speichert deine Unterschrift nicht zwischen zwei Besuchen. Das ist Absicht: Nichts davon wird bei uns gespeichert. Der Preis dafür ist, dass du sie jedes Mal neu zeichnest oder tippst, wenn du sie brauchst.

Größe und Position richtig hinbekommen

Eine neue Unterschrift wird mit einer festen Breite gesetzt, ungefähr so lang wie eine typische Unterschriftslinie. Einen Griff zum Ändern der Größe gibt es noch nicht. Wenn du ein kleineres Zeichen willst, zeichne es also kleiner im Feld und lass Platz drumherum. Ein großes Gekritzel, das das ganze Feld füllt, wird auch groß.

  • Zum Verschieben wähle „Auswahl“ und zieh. Verschieben funktioniert nur, wenn „Auswahl“ gewählt ist. Wenn Ziehen stattdessen eine Linie zeichnet, bist du noch in „Zeichnen“.
  • Zum Entfernen wähle die Unterschrift aus und klicke auf die kleine ×-Schaltfläche oder auf „Rückgängig“.
  • Wenn sie auf der falschen Seite gelandet ist, entferne sie, scroll zur richtigen Seite und klicke erneut auf „Signatur“.
  • Zoom mit den Buttons in der oberen Leiste hinein, um sie genau an einer gepunkteten Linie auszurichten.

Datum, Initialen und andere Angaben hinzufügen

Die meisten Formulare wollen mehr als eine Unterschrift. Nimm „Text“ für das Datum, deinen Namen in Druckschrift, eine IC-Nummer oder die Angaben eines Zeugen. Stell „Größe“ im Bereich rechts ein, bevor du klickst, denn sie gilt für das nächste Feld, das du hinzufügst. Eine Größe nahe am Text des Formulars sieht am ordentlichsten aus.

Manche Verträge, etwa ein Mietvertrag, verlangen Initialen auf jeder Seite. Scroll zu jeder Seite und klicke auf „Signatur“, oder tippe deine Initialen mit dem Werkzeug „Text“, was bei einem langen Dokument schneller geht. „Zeichnen“ ist praktisch, um ein Kästchen anzukreuzen oder eine nicht zutreffende Option durchzustreichen.

Ein gescanntes Formular unterschreiben

Gescannte Formulare funktionieren auch, weil die Unterschrift wie ein Aufkleber über die Seite gelegt wird. Was einem Scan fehlt, ist lesbarer Text, deshalb kann Kopitiam die Felder nicht von selbst finden. Klicke auf „Ausfüllen“, und es bietet „OCR starten“ an. Das lädt beim ersten Mal eine Texterkennung und sucht nach englischen Beschriftungen wie Name und Date. Die Felder sind Schätzungen, prüf sie also. Oder lass das weg und setz alles von Hand.

Ist eine auf eine PDF gezeichnete Unterschrift rechtsgültig?

Bei alltäglichen Dokumenten wird eine auf eine PDF gesetzte Unterschrift weithin akzeptiert. Viele Länder, auch Malaysia, haben Gesetze, die elektronische Signaturen anerkennen. Manche Dokumente wie Testamente und Vollmachten brauchen aber oft eine handschriftliche Unterschrift mit Tinte, einen Zeugen oder ein bestimmtes Verfahren. Wenn du unsicher bist, frag die Person, die dir das Dokument geschickt hat, was sie akzeptiert.

Es hilft auch zu wissen, um welche Art von Unterschrift es sich handelt. Kopitiam setzt ein Bild deiner Unterschrift auf die Seite. Eine zertifikatsbasierte digitale Signatur ist etwas anderes: Sie ist an eine geprüfte Identität gebunden und zeigt, ob die Datei nach dem Unterschreiben verändert wurde. Wenn ein Dokument ausdrücklich danach verlangt, nutze einen E-Signatur-Dienst, der eine solche ausstellt.

Ein Bild einer Unterschrift sperrt das Dokument nicht. Jeder, der die Datei hat, könnte sie später bearbeiten, genau wie bei einer gescannten Papierkopie. Schick die unterschriebene PDF nur an die Person, die sie braucht, und behalte eine eigene Kopie, damit du zeigen kannst, was du unterschrieben hast.

Wenn das Unterschreiben nicht klappt

  • Diese PDF ist passwortgeschützt: Kopitiam kann gesperrte Dateien noch nicht öffnen. Öffne sie mit dem Passwort in deinem PDF-Reader, nutze Drucken und dann Als PDF speichern und unterschreib diese Kopie.
  • Diese PDF hat Bearbeitungsbeschränkungen: Der Absender hat Änderungen blockiert. Derselbe Schritt mit Drucken und Als PDF speichern erstellt eine Kopie, die du unterschreiben kannst. Wenn die Beschränkung absichtlich da ist, frag den Absender, wie er die Unterschrift haben möchte.
  • „Hinzufügen“ tut nichts: Du musst zuerst etwas zeichnen oder mindestens einen Buchstaben tippen.
  • Die gezeichnete Linie landet auf einem schmalen Handybildschirm nicht dort, wo dein Finger ist: Dreh das Handy quer, um ein breiteres Feld zu bekommen, oder nimm „Tippen“.

Sehr große Scans werden auf deinem Gerät verarbeitet, ein 100-seitiger gescannter Vertrag kann auf einem älteren Handy also langsam sein. Wenn das passiert, öffne ihn auf einem Laptop oder nutze „Seiten extrahieren“, um nur die Seiten herauszuziehen, die du unterschreiben musst.

Prüf die unterschriebene Kopie, bevor du sie verschickst

  1. Öffne die heruntergeladene Datei, die auf -edited endet, nicht dein Original.
  2. Geh jede Seite durch, die eine Unterschrift, Initialen oder ein Datum brauchte, und zoom hinein, um zu prüfen, dass alles auf seiner Linie sitzt.
  3. Achte darauf, dass nichts den gedruckten Text verdeckt, der lesbar bleiben sollte.
  4. Wenn die Datei zu groß für eine E-Mail ist, schick sie durch „PDF komprimieren“, bevor du sie anhängst.

Deine Unterschrift, die Daten und getippten Angaben werden direkt auf die Seite geschrieben, sie sehen für die Person, die die Datei öffnet, also genauso aus. Bewahr die unterschriebene Kopie dort auf, wo du sie wiederfindest, falls du später zeigen musst, wozu du zugestimmt hast.