Para firmar un PDF sin imprimirlo, abre la herramienta Editar PDF de Kopitiam, suelta el documento, pulsa Firmar, dibuja o escribe tu firma y pulsa Añadir. Arrástrala hasta la línea de firma con la herramienta Elegir, añade la fecha con la herramienta Texto y pulsa Descargar. Sin impresora, sin escáner y sin cuenta.

La firma se hace en tu navegador, así que ni el documento ni tu firma se suben a ningún servidor. Eso importa, porque los formularios que firma la gente, como contratos de alquiler, cartas de oferta de empleo y formularios de consentimiento, suelen llevar direcciones, números de IC y datos bancarios.

Firmar un PDF paso a paso

  1. Abre Editar PDF y suelta tu PDF en la página, o haz clic para elegir un archivo.
  2. Desplázate hasta la página que necesita tu firma. Kopitiam la coloca en la página que estás viendo, así que haz esto primero.
  3. Pulsa Firmar en la barra de herramientas. Se abre la ventana Añadir firma.
  4. Elige Dibujar y firma en el recuadro con el ratón, el trackpad o el dedo, o elige Escribir e introduce tu nombre.
  5. Pulsa Añadir. Tu firma aparece cerca de la parte superior de la zona visible de la página.
  6. Elige Elegir y arrastra la firma hasta la línea.
  7. Elige Texto, haz clic junto a la firma y escribe la fecha o tu nombre en letra de imprenta.
  8. Pulsa Descargar. La copia firmada se guarda en tu dispositivo con -edited añadido al nombre del archivo.

Si el formulario tiene un campo llamado Firma y todavía no lo has firmado, Kopitiam hace la alineación por ti. Al abrir el archivo busca campos de formulario, y si encontró un campo Firma vacío en la página que estás viendo, la firma se coloca con su borde inferior apoyado en esa línea.

Dibujar o escribir: cuál elegir

Dibujar te da una firma que se parece a la tuya. Un trackpad o un lápiz en una tableta dan el trazo más suave. Con ratón cuesta más, así que date un par de intentos: pulsa Cancelar y vuelve a abrir Firmar para empezar de nuevo.

Escribir convierte tu nombre en una fuente de estilo manuscrito. Es rápido y queda limpio, y sirve para la mayoría de los formularios de todos los días. Los nombres muy largos pueden salirse por el borde derecho de la firma, así que si el tuyo se corta, usa tus iniciales y tu apellido, o dibújala.

Kopitiam no guarda tu firma entre visitas. Es a propósito: no se almacena nada de ella por nuestra parte. La contrapartida es que tienes que dibujarla o escribirla de nuevo cada vez que la necesitas.

Cómo acertar con el tamaño y la posición

Una firma nueva se coloca con un ancho fijo, más o menos el largo de una línea de firma normal. Todavía no hay tirador para cambiar el tamaño, así que si quieres una firma más pequeña, dibújala más pequeña dentro del recuadro, dejando espacio alrededor. Un garabato grande que llena el recuadro sale grande.

  • Para moverla, elige Elegir y arrástrala. Mover solo funciona con Elegir seleccionado, así que si al arrastrar se dibuja una línea, sigues en Dibujar.
  • Para quitarla, selecciónala y pulsa el pequeño botón ×, o pulsa Deshacer.
  • Si ha caído en la página equivocada, quítala, desplázate a la página correcta y vuelve a pulsar Firmar.
  • Amplía con los botones de la barra superior para alinearla con precisión sobre una línea de puntos.

Añadir la fecha, las iniciales y otros datos

La mayoría de los formularios piden algo más que una firma. Usa Texto para la fecha, tu nombre en letra de imprenta, un número de IC o los datos de un testigo. Ajusta el Tamaño en el panel de la derecha antes de hacer clic, porque se aplica al siguiente cuadro que añadas. Un tamaño parecido al del propio texto del formulario es lo que queda más limpio.

Algunos contratos, como un contrato de alquiler, piden iniciales en cada página. Desplázate a cada página y pulsa Firmar, o escribe tus iniciales con la herramienta Texto, que es más rápido en un documento largo. Dibujar sirve para marcar una casilla o tachar una opción que no corresponde.

Firmar un formulario escaneado

Los formularios escaneados también funcionan, porque la firma se coloca encima de la página como una pegatina. Lo que le falta a un escaneo es texto legible, así que Kopitiam no puede encontrar los campos por sí solo. Pulsa Rellenar y te ofrecerá Pasar OCR, que carga un lector de texto la primera vez y busca etiquetas en inglés como Name y Date. Sus recuadros son aproximaciones, así que revísalos. O sáltatelo y colócalo todo a mano.

¿Es legalmente válida una firma dibujada en un PDF?

Para los documentos de todos los días, una firma colocada en un PDF se acepta ampliamente. Muchos países, Malasia incluida, tienen leyes que reconocen las firmas electrónicas. Pero algunos documentos, como los testamentos y los poderes notariales, a menudo requieren firma manuscrita en papel, un testigo o un procedimiento concreto. Si tienes dudas, pregunta a quien te envió el documento qué acepta.

También conviene saber qué tipo de firma es esta. Kopitiam coloca una imagen de tu firma en la página. Una firma digital basada en certificado es distinta: está vinculada a una identidad verificada y muestra si el archivo se modificó después de firmarlo. Si un documento pide expresamente ese tipo de firma, usa un servicio de firma electrónica que la emita.

Una imagen de firma no bloquea el documento. Cualquiera que tenga el archivo podría editarlo después, igual que con una copia escaneada en papel. Envía el PDF firmado solo a quien lo necesita y guarda tu propia copia para poder demostrar lo que firmaste.

Cuando la firma no funciona

  • Este PDF está protegido con contraseña: Kopitiam todavía no puede abrir archivos bloqueados. Ábrelo con la contraseña en tu lector de PDF, usa Imprimir y luego Guardar como PDF, y firma esa copia.
  • Este PDF tiene restricciones de edición: quien lo envió bloqueó los cambios. El mismo paso de Imprimir y Guardar como PDF crea una copia que puedes firmar. Si la restricción está a propósito, pregunta a quien lo envió cómo quiere que se firme.
  • Añadir no hace nada: primero tienes que dibujar algo o escribir al menos una letra.
  • En una pantalla de móvil estrecha, el trazo no cae donde está tu dedo: gira el móvil en horizontal para tener un recuadro más ancho, o usa Escribir.

Los escaneos muy grandes se procesan en tu dispositivo, así que un contrato escaneado de 100 páginas puede ir lento en un móvil antiguo. Si pasa, ábrelo en un portátil o usa Extraer páginas para sacar solo las páginas que tienes que firmar.

Revisa la copia firmada antes de enviarla

  1. Abre el archivo descargado, el que termina en -edited, no tu original.
  2. Repasa cada página que necesitaba firma, iniciales o fecha, y amplía para comprobar que cada una está sobre su línea.
  3. Asegúrate de que nada tapa el texto impreso que debía quedar legible.
  4. Si el archivo es demasiado grande para el correo, pásalo por Comprimir PDF antes de adjuntarlo.

Tu firma, las fechas y los datos que escribiste se graban en la propia página, así que se ven igual para quien abra el archivo. Guarda la copia firmada en un sitio donde puedas encontrarla, por si más adelante necesitas demostrar lo que aceptaste.